知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館信息服務(wù)方式的創(chuàng)新

文 / 陳立香 思維

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館信息服務(wù)方式的創(chuàng)新

文 / 陳立香 思維

檔案館的信息服務(wù)質(zhì)量直接影響著查閱人員的切身體驗(yàn)。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)古板、老套、創(chuàng)新方式缺乏。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，檔案信息服務(wù)的方式出現(xiàn)了轉(zhuǎn)變。文章分析了檔案館信息服務(wù)方式現(xiàn)狀，闡述了知識(shí)經(jīng)濟(jì)下檔案館信息服務(wù)特征及要求，提出了檔案信息服務(wù)方式創(chuàng)新的對(duì)策。

檔案館；信息服務(wù)方式；創(chuàng)新

檔案信息既具有真實(shí)性，又具有極高的使用價(jià)值。各領(lǐng)域的檔案館是知識(shí)庫(kù)，是各個(gè)行業(yè)優(yōu)秀工作者的真實(shí)記錄，更是廣大學(xué)者研究社會(huì)生活與自然生活的重要資料來(lái)源地，對(duì)于檔案利用者來(lái)說(shuō)必不可少。檔案館提供怎樣的檔案信息服務(wù)直接影響著查閱人員的切身體驗(yàn)。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)古板、老套、創(chuàng)新方式缺乏。知識(shí)經(jīng)濟(jì)以知識(shí)為重要組成部分，知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)是社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的產(chǎn)業(yè)。然而，檔案作為人類社會(huì)生活與思想的真實(shí)記錄，不僅反映出人們的智慧，而且對(duì)社會(huì)各方面工作都有一定的借鑒價(jià)值。這呼喚檔案信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。檔案館應(yīng)充分把握好時(shí)機(jī)，促進(jìn)檔案信息服務(wù)管理水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

一、檔案館信息服務(wù)方式的發(fā)展現(xiàn)狀

檔案信息分為多種類型，如政治類、經(jīng)濟(jì)類、數(shù)據(jù)類等。不同類型的檔案信息管理方式的差異性非常明顯。當(dāng)前多數(shù)檔案管理人員習(xí)慣采用傳統(tǒng)的管理方式。檔案信息不僅僅是信息，而且是促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的知識(shí)源動(dòng)力。檔案工作者需要在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，不斷創(chuàng)新，使檔案信息成為最有效的信息檔案。

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)日益壯大，社會(huì)各領(lǐng)域均受到了一定的影響。檔案館信息服務(wù)方式的創(chuàng)新發(fā)展仍處于初始階段，整個(gè)過(guò)程中不可避免地出現(xiàn)了一些問(wèn)題。

第一，檔案館信息服務(wù)人員不足及專業(yè)素質(zhì)偏低。在檔案信息管理過(guò)程當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息整理不及時(shí)導(dǎo)致用戶不能正常使用的情況。當(dāng)管理人員把檔案信息整理出來(lái)時(shí)，相關(guān)信息對(duì)于用戶而言早已失去時(shí)效。更糟糕的是，檔案信息整理過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)亂，導(dǎo)致檔案缺乏完整性與有序性，引發(fā)用戶的嚴(yán)重不滿。

第二，檔案信息的分類沿用傳統(tǒng)的整理方式，沒(méi)有根據(jù)時(shí)代的需求進(jìn)行創(chuàng)新。古板的信息分類方式不僅影響了檔案管理人員的工作效率，而且導(dǎo)致用戶不能及時(shí)找到自己所需的檔案信息。檔案信息管理者并非專業(yè)性的工作人員，他們對(duì)檔案信息的編碼掌握不足，在查找或者整理時(shí)引發(fā)一系列的問(wèn)題；在無(wú)法解決問(wèn)題時(shí)，選擇自行跳過(guò)。這使檔案管理系統(tǒng)成為管理員個(gè)人隨意控制的系統(tǒng)。

第三，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不斷發(fā)展盡管對(duì)改善檔案信息管理工作起到了一定的促進(jìn)作用，解決了檔案難以保存及易丟失的問(wèn)題，但網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用并沒(méi)有解決傳統(tǒng)模式存在的收集與整理問(wèn)題，檔案館把重點(diǎn)放在了檔案的保存與查閱上，忽略了檔案信息收集與整理工作的重要性。

二、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案館信息服務(wù)的特征及要求

（一）服務(wù)內(nèi)容知識(shí)化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)背景下，知識(shí)是促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要力量，檔案信息知識(shí)化開始受到社會(huì)各領(lǐng)域的重視。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，檔案信息內(nèi)容逐漸向知識(shí)化形式轉(zhuǎn)變。檔案館應(yīng)重視對(duì)檔案信息內(nèi)容的收集、整合與存儲(chǔ)，不斷探究檔案信息的內(nèi)涵與意義[1]，對(duì)檔案服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新。檔案館需要?jiǎng)?chuàng)建以用戶檢索需求為主的知識(shí)化服務(wù)內(nèi)容，以便更好地應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展帶來(lái)的挑戰(zhàn)。

（二）服務(wù)手段技術(shù)化

檔案信息服務(wù)需要運(yùn)用多種技術(shù)。其中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用尤為重要。它為檔案信息有序服務(wù)提供了相應(yīng)保障。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，打破了傳統(tǒng)的時(shí)間與空間限制，可以隨時(shí)隨地傳播與交流檔案信息；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用，大大提升了用戶的信息搜索效率；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的運(yùn)用，可確保檔案信息存儲(chǔ)的安全性；網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用可以減少因管理人員不足或者管理人員經(jīng)驗(yàn)缺乏導(dǎo)致的檔案信息更新不及時(shí)、檔案信息不完整、檔案信息無(wú)序性等情況，能夠減少檔案信息人工管理的費(fèi)用，切實(shí)提高檔案整理與服務(wù)的效率。

（三）服務(wù)形式多樣化

檔案是記錄人們社會(huì)生活的一種工具，具有實(shí)用性和服務(wù)性。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，為用戶帶來(lái)了多樣化的服務(wù)形式。它可幫助人們查看各種形式的信息，如圖像、短視頻、音樂(lè)、文字、聲音等。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，上述檔案信息可流傳到世界各地的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。用戶可以通過(guò)檢索，直接找到自己需要的檔案信息，滿足自己的信息需求。用戶還可通過(guò)微信或者微博公眾平臺(tái)了解檔案信息運(yùn)用知識(shí)，由此提高檔案的使用價(jià)值。通過(guò)反饋平臺(tái)，用戶可提出對(duì)于檔案的意見與想法，有利于檔案館改善管理工作。多樣性的檔案信息服務(wù)形式，體現(xiàn)了檔案管理部門為廣大人民群眾服務(wù)的理念。

（四）服務(wù)管理規(guī)范化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)檔案信息管理的安全性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、時(shí)效性提出了更高的要求。我們?yōu)榱颂岣邫n案館的服務(wù)水平，應(yīng)不斷規(guī)范檔案信息服務(wù)管理，統(tǒng)一檔案館的規(guī)章制度，并要求管理人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，使檔案館信息更好地服務(wù)于廣大用戶。規(guī)范信息服務(wù)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的需要。規(guī)范化信息服務(wù)管理形式可以給用戶留下良好的印象，并樹立檔案管理部門的權(quán)威性。當(dāng)今，檔案信息的開發(fā)與利用日漸受到社會(huì)各領(lǐng)域的重視，檔案館也越來(lái)越主動(dòng)地服務(wù)于社會(huì)。

（五）交流方式直接化

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，用戶與傳播者之間不再需要面對(duì)面交流，也不需要用戶到檔案館查閱資料。他們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以直接交流。這打破了傳統(tǒng)的交流方式。運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器傳遞給用戶各種類型的檔案信息，如數(shù)據(jù)檔案信息、文本檔案信息、生態(tài)研究檔案信息、歷史研究檔案信息等。此外，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)還可以向用戶發(fā)送各種格式的資料，如超文本、壓縮包、超鏈接等。用戶可以通過(guò)檔案信息管理的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器來(lái)觀察整體信息形勢(shì)變化，以便更好地查閱資料。各組織、政府機(jī)構(gòu)和個(gè)人傳播者等，可借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)傳播檔案信息和反饋檔案信息，根據(jù)用戶提供的有效反饋信息及時(shí)更新與充實(shí)檔案信息[2]。隨時(shí)隨地提供用戶所需要信息，讓用戶工作效率及生活質(zhì)量獲得全面提升。

（六）服務(wù)時(shí)效快捷化

檔案館信息化的提升，為用戶帶來(lái)極為便捷的服務(wù)。人們通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)就可以隨時(shí)隨地檢索到所需要的形式多樣的信息，如音樂(lè)、視頻、電影、圖片等。這既豐富了用戶資源的內(nèi)容，又給用戶帶來(lái)了不一樣的體驗(yàn)。檔案館信息化的提升，不僅促使其擁有的檔案信息數(shù)量增多，而且使信息的更新速度加快，打破了以往用戶無(wú)法及時(shí)查閱所需信息的局限性。用戶能夠通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查閱到豐富的信息，適應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，反映了檔案信息服務(wù)方式的自動(dòng)化發(fā)展。

三、知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代檔案信息服務(wù)方式創(chuàng)新的對(duì)策

（一）提高管理人員的素質(zhì)

檔案館管理人員是檔案工作的主體。提高檔案信息管理人員的素質(zhì)和水平，有利于提高整個(gè)檔案管理部門服務(wù)質(zhì)量。因此，我們應(yīng)要求檔案管理人員嚴(yán)格遵守相關(guān)的工作原則。這具體包括：始終堅(jiān)持勤懇扎實(shí)的工作態(tài)度，樹立良好的工作風(fēng)范；愛崗敬業(yè)，嚴(yán)格遵守部門的管理制度，保障各類檔案的安全；掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)，做到不因個(gè)人而影響到整體；在管理的過(guò)程中虛心向他人學(xué)習(xí)，定期參加職業(yè)培訓(xùn)，并不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)自身努力不斷提升業(yè)務(wù)水平；及時(shí)整理和上傳檔案信息；仔細(xì)對(duì)檔案進(jìn)行歸納與分類，保障檔案信息的完整性與有序性[3]。

（二）更新服務(wù)觀念

檔案信息服務(wù)方式的創(chuàng)新，最重要的是服務(wù)觀念的更新。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，為檔案信息服務(wù)方式創(chuàng)新提供了巨大機(jī)遇。檔案信息管理人員應(yīng)充分利用好這個(gè)機(jī)遇，深入了解和學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，創(chuàng)立一個(gè)新型的檔案信息管理系統(tǒng)，提供多種運(yùn)用檔案信息的途徑，為用戶帶來(lái)快捷、實(shí)時(shí)的服務(wù)。創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)后，用戶可通過(guò)留言的方式來(lái)發(fā)表自己的想法及建議，這將極大提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量。此外，檔案工作者還需要及時(shí)與用戶實(shí)現(xiàn)溝通，在了解客戶需求的基礎(chǔ)上提供相對(duì)應(yīng)的信息服務(wù)，切實(shí)提高檔案信息服務(wù)效率。

（三）創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制

建立健全的服務(wù)機(jī)制是提升檔案信息服務(wù)的關(guān)鍵。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，完善服務(wù)機(jī)制很有必要。各級(jí)檔案管理部門必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，及時(shí)創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，以便為用戶提供更優(yōu)的服務(wù)。創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制的內(nèi)容具體包括：要明確各個(gè)管理人員的職責(zé)，做到各司其職；確立檔案管理部門的規(guī)章制度，依法管理內(nèi)部管理工作人員；要采取公平公正的考試制度錄取檔案管理人才，并建立相關(guān)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，定期對(duì)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)；構(gòu)建健全的評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)每個(gè)管理人員的工作情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，以激發(fā)管理人員的工作激情，最終提高工作效率；要利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)創(chuàng)建用戶反饋平臺(tái)，用戶可以反饋關(guān)于檔案館的各種建議，管理人員可根據(jù)用戶反饋的信息調(diào)整工作計(jì)劃。

（四）豐富服務(wù)方式

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代要求檔案管理人員運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，主動(dòng)為用戶提供多樣化的服務(wù)方式，滿足用戶所需。豐富檔案信息服務(wù)方式的途徑有：充分利用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，將檔案信息及時(shí)上傳到檔案服務(wù)器上，以便用戶能夠在第一時(shí)間找到所需的檔案信息；運(yùn)用當(dāng)代流行的社交軟件與用戶進(jìn)行交流，如微信、微博、郵箱等，構(gòu)建多類型交流平臺(tái)，提高檔案信息的使用率和檔案信息服務(wù)水平；變單一的檢索方式為多樣的檢索方式，如超文本檢索、數(shù)據(jù)檢索、關(guān)鍵詞檢索等；建立微信或微博公眾平臺(tái)，宣傳檔案管理和檔案檢索的相關(guān)知識(shí)。這有利于客戶充分掌握和運(yùn)用檔案信息，真正發(fā)揮出檔案的有效價(jià)值[4]。

（五）變更服務(wù)制度

檔案館應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)制度的建設(shè)，變更傳統(tǒng)服務(wù)制度，使自己的服務(wù)制度標(biāo)準(zhǔn)化，建立檔案信息傳輸標(biāo)準(zhǔn)、檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)、檔案引用標(biāo)準(zhǔn)等；提高服務(wù)質(zhì)量，優(yōu)先整理首要的檔案信息，使其數(shù)據(jù)化、技術(shù)化，使用戶能夠快速找到完整無(wú)誤的檔案信息；與高校構(gòu)建合作關(guān)系，鼓勵(lì)檔案學(xué)者把各方面的研究成果投放到學(xué)校檔案信息中心，為廣大學(xué)者提供豐厚的學(xué)術(shù)資源。只有針對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)方式變更服務(wù)制度，才能真正實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式的創(chuàng)新。

[1]閉線林.高校民生檔案信息服務(wù)面臨的問(wèn)題及其對(duì)策[J].山西檔案,2015(6).

[2]史向云.論圖書出版檔案管理的功能及強(qiáng)化[J].出版廣角,2015(11).

[3]戴廣珠.知識(shí)服務(wù):省級(jí)公共圖書館信息資源建設(shè)新走向[J].圖書館,2016(2).

[4]趙躍,周耀林.知識(shí)管理視閾下的檔案信息資源合作開發(fā)模式探析[J].檔案學(xué)研究,2015(5).

G273.5

A

1005-9652（2017）04-0066-03

本文系2015年度湖南省檔案局科技項(xiàng)目“企業(yè)檔案信息系統(tǒng)安全防護(hù)等級(jí)策略研究”（編號(hào)：2015-H-19）的階段性成果。

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

陳立香（1985-），女，湖南常德人，中聯(lián)重科股份有限公司檔案館館員，研究方向：檔案信息化、企業(yè)檔案管理。

思維（1980-），男，陜西榆林人，湖南涉外經(jīng)濟(jì)學(xué)院副教授，研究方向：公共管理。