物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案館智能化管理服務(wù)模式的創(chuàng)新

文 / 左婷婷

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案館智能化管理服務(wù)模式的創(chuàng)新

文 / 左婷婷

文章從當(dāng)前高校檔案館智能化管理服務(wù)模式的發(fā)展現(xiàn)狀出發(fā)，分析了實(shí)現(xiàn)智能化管理服務(wù)模式的必要性和存在的問題，提出智能化管理的服務(wù)模式創(chuàng)新路徑：強(qiáng)化線上職能，關(guān)注個(gè)性需求；優(yōu)化線下服務(wù)，擴(kuò)大自助范圍；加快引入法治觀念，重視人員的培養(yǎng)；強(qiáng)化信息安全，提升安全意識(shí)。

物聯(lián)網(wǎng)；高校檔案館；智能化管理；服務(wù)模式

傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)模式在實(shí)用性、靈活性、發(fā)展性等方面存在明顯不足，高校需要將現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)引入檔案館中，提升檔案館管理服務(wù)水平，優(yōu)化檔案館資源利用效率。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)雖然能夠促進(jìn)高校檔案館智能化管理的實(shí)現(xiàn)，但是對(duì)技術(shù)、資金、人力等都有著較高的要求，在實(shí)際操作過程中由于缺乏應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)更新過快，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些無法預(yù)料的問題。這要求高校創(chuàng)新管理觀念，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)發(fā)展實(shí)際，不斷優(yōu)化檔案智能化管理服務(wù)模式。

一、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案館創(chuàng)新智能化管理服務(wù)模式的必要性

（一）實(shí)現(xiàn)線上線下有效對(duì)接

互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，將檔案信息成功轉(zhuǎn)移到網(wǎng)絡(luò)空間，提升了檔案管理的效率，擴(kuò)大了檔案資源的應(yīng)用范圍。而物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，在現(xiàn)有數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行了又一次升級(jí)，實(shí)現(xiàn)了線上與線下的有效對(duì)接，能夠通過線上操作對(duì)線下進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)實(shí)體服務(wù)產(chǎn)生影響，有效地打破了線上與線下的界限，縮短了實(shí)體服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)間的距離，讓高校師生在管理、查詢、應(yīng)用檔案資源的過程中能夠更加方便、快捷。

（二）減少人力投入，實(shí)現(xiàn)智能管理

物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)為高校檔案館實(shí)現(xiàn)智能化管理奠定了基礎(chǔ)，國(guó)外先進(jìn)的管理服務(wù)系統(tǒng)已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)人機(jī)對(duì)話，由人提出訴求，管理平臺(tái)基于訴求迅速做出反應(yīng)，并給出答案。我國(guó)部分高校已經(jīng)著手構(gòu)建高校檔案智能化管理服務(wù)模式，希望基于物聯(lián)網(wǎng)的支持，實(shí)現(xiàn)智能化卷宗管理、智能化卷宗查詢、智能化風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、智能化風(fēng)險(xiǎn)處理。這一方面能夠減少高校檔案館人力投入，提高服務(wù)效率；另一方面，也能夠減少人為失誤，提升高校檔案管理工作的規(guī)范性、安全性及靈活性。

（三）提升查詢能力，融入人本思想

傳統(tǒng)檔案查詢工作主要以關(guān)鍵詞為線索，用戶通過關(guān)鍵詞輸入實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的檢索。而基于物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的高校檔案館智能管理服務(wù)模式則在此基礎(chǔ)上進(jìn)行了優(yōu)化，提升了查詢能力，融入了人本思想。用戶在查詢過程中，系統(tǒng)不僅能夠從多個(gè)分類中篩選出符合條件的資料，為用戶提供綜合全面的信息，同時(shí)系統(tǒng)能夠根據(jù)存入的用戶信息及用戶的搜索歷史，為用戶整理并提供其可能需要的各項(xiàng)信息，減少用戶查找的困難，避免信息搜索中出現(xiàn)遺漏。

二、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案館智能化管理服務(wù)模式創(chuàng)新面臨的問題

（一）資金支持不足，管理成本增加

RFID電子標(biāo)簽是物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)高校檔案館智能化管理的基礎(chǔ)。在進(jìn)行智能化管理之前，高校首先應(yīng)完成RFID電子標(biāo)簽的更換，并配置符合要求的閱讀器、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施。經(jīng)費(fèi)不足是高校檔案館長(zhǎng)期存在的問題。在這種情況下，要求它們將智能化管理進(jìn)一步升級(jí)，存在一定的困難。由于高校檔案資源眾多，更換RFID電子標(biāo)簽的過程中需要投入大量的人力和時(shí)間。這實(shí)際上也增加了高校檔案館的管理成本。同時(shí)，在實(shí)際使用過程中RFID電子標(biāo)簽的耗損也是不容忽視的問題，標(biāo)簽更換也是檔案館需要考慮的成本之一。

（二）兼容性能不足，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

RFID行業(yè)處于自由生長(zhǎng)狀態(tài)，當(dāng)前雖然較發(fā)展初期在規(guī)范性、統(tǒng)一性方面有所改善，但是在兼容性上仍舊存在較大的問題。這主要是因?yàn)?，?duì)于RFID這一新興行業(yè)，國(guó)際上還沒有形成共識(shí)，國(guó)家與國(guó)家間存在差異，現(xiàn)階段還難以實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。我國(guó)政府一直致力于推動(dòng)RFID統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立，并出臺(tái)了部分具有實(shí)際應(yīng)用價(jià)值的管理標(biāo)準(zhǔn)，但當(dāng)前也沒有一個(gè)能夠廣泛應(yīng)用的強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)。因此，在實(shí)際操作過程中，高校圖書館智能化管理可能因校際差別而僅能在校內(nèi)實(shí)現(xiàn)，無法擴(kuò)大應(yīng)用范圍而與其它學(xué)?；騿挝粯?gòu)建合作關(guān)系。

（三）隱私存在威脅，安全性能偏低

與互聯(lián)網(wǎng)一樣，物聯(lián)網(wǎng)同樣存在無法回避的安全隱患，由于RFID的特殊性，物聯(lián)網(wǎng)最大的安全隱患在于用戶隱私保護(hù)問題。高校檔案館的目標(biāo)用戶相對(duì)單純，安全隱患較低。因此，很多高校在進(jìn)行檔案智能化管理的過程中忽視了用戶隱私的保護(hù)及物聯(lián)網(wǎng)安全的維護(hù)。與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展一樣，信息竊取技術(shù)也在不斷發(fā)展，通過RFID或第三方軟件漏洞對(duì)用戶隱私進(jìn)行竊取，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更改等現(xiàn)象層出不窮。這已經(jīng)成為阻礙高校智能化管理服務(wù)模式發(fā)展的主要因素，極需高校予以重視[1]。

（四）人員能力不足，素質(zhì)有待提升

物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案館實(shí)現(xiàn)智能化管理服務(wù)模式創(chuàng)新，最主要的問題仍是在人力資源上。其一，隨著物聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和智能化管理模式的應(yīng)用，高校檔案館對(duì)人員的需求量逐漸縮小，檔案館內(nèi)部容易出現(xiàn)工作人員過剩、人員無法安置等問題；其二，高校檔案館內(nèi)部工作人員多為傳統(tǒng)型管理人員，整體年齡偏大，多為即將退休的高校教職工，他們?cè)诠芾矸?wù)理念上較為傳統(tǒng)守舊，很難接受現(xiàn)代物聯(lián)網(wǎng)思維，在技術(shù)應(yīng)用、實(shí)際操作等方面都存在較多問題，嚴(yán)重影響了高校檔案館智能化管理服務(wù)模式的開展[2]。

三、物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案館智能化管理服務(wù)模式創(chuàng)新的有效路徑

（一）強(qiáng)化線上職能，關(guān)注個(gè)性需求

線上與線下的有效配合成就了物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校智能化管理服務(wù)模式的運(yùn)行。在對(duì)該模式進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，我們既要關(guān)注二者的銜接，也要對(duì)線上線下進(jìn)行針對(duì)性發(fā)展。這要求注重對(duì)線上職能的進(jìn)一步強(qiáng)化，融入個(gè)性化的思考，以個(gè)性化的視角提高智能化管理的水平。首先，要實(shí)現(xiàn)差異性服務(wù)，即考慮用戶需求，根據(jù)不同用戶提供差異性的服務(wù)內(nèi)容；其次，要實(shí)現(xiàn)智能化推送，即針對(duì)用戶訂閱內(nèi)容、用戶高頻搜索內(nèi)容、與用戶相關(guān)內(nèi)容、熱點(diǎn)內(nèi)容，向用戶提供推送服務(wù)，并滿足多客戶端的需要，除了PC端外，還應(yīng)開發(fā)移動(dòng)端，滿足各種系統(tǒng)的需求[3]；再次，要實(shí)現(xiàn)精確化檢索，這要求高校對(duì)檢索功能進(jìn)一步升級(jí)，在檢索的基礎(chǔ)上增加引導(dǎo)功能和傳送功能，在操作過程中系統(tǒng)會(huì)根據(jù)用戶輸入的內(nèi)容，幫助用戶優(yōu)化搜索詞匯，便于更好地搜索，并根據(jù)用戶個(gè)人定制要求，將檢索到的內(nèi)容數(shù)據(jù)傳送到用戶郵箱或手機(jī)移動(dòng)端等；第四，要設(shè)置一鍵分享功能，即讓用戶能夠?qū)⒆约韩@取的資源，在一定范圍內(nèi)進(jìn)行分享和發(fā)布，滿足用戶交流討論的需要；第五，要實(shí)現(xiàn)自我管理，讓用戶通過登錄賬戶，了解自己的借閱情況、賬號(hào)信息、書籍位置等，通過自我管理的方式，獲得更大自助權(quán)限。

（二）優(yōu)化線下服務(wù)，擴(kuò)大自助范圍

線上服務(wù)雖然具有諸多優(yōu)點(diǎn)，但仍舊不能取代線下服務(wù)。高校需要結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)對(duì)線下服務(wù)進(jìn)行優(yōu)化。首先，要升級(jí)借閱卡功能。當(dāng)前檔案館應(yīng)用的借閱卡融入了RFID技術(shù)，能夠滿足智能化管理的基礎(chǔ)需求，但是在功能性上還稍顯狹隘，僅具有借閱功能，為了方便管理，應(yīng)對(duì)借閱卡功能進(jìn)行升級(jí)，實(shí)現(xiàn)多卡合一，方便用戶利用該卡進(jìn)行充值、認(rèn)證、借閱等多項(xiàng)操作。其次，要實(shí)現(xiàn)人性化導(dǎo)讀。檔案館資料眾多、門類繁雜，為了幫助用戶高效快捷地找到目標(biāo)檔案，檔案館應(yīng)開發(fā)智能導(dǎo)讀服務(wù)，通過讀取借閱證上的信息，根據(jù)讀者身份、借閱目標(biāo)進(jìn)行針對(duì)性的導(dǎo)讀；需要應(yīng)用現(xiàn)代GPS技術(shù)，在RFID技術(shù)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建智能導(dǎo)圖，對(duì)檔案館內(nèi)部資源進(jìn)行立體化展示，便于用戶對(duì)目標(biāo)檔案進(jìn)行精確定位。再次，擴(kuò)大自助范圍。自助已經(jīng)成為提升效率、減少人工的重要手段。當(dāng)前高校檔案館在自助服務(wù)方面還存在局限，僅提供自助查詢、自助充值服務(wù)，高校檔案館應(yīng)進(jìn)一步擴(kuò)大自助服務(wù)的范圍，將借閱、歸還、復(fù)印等工作也納入到自助的范圍中，給用戶創(chuàng)造更多的自由和便利[4]。

（三）引入法治觀念，重視人員培養(yǎng)

除了搞好線上線下服務(wù)外，制度和人員也是高校檔案館實(shí)現(xiàn)智能化管理服務(wù)模式創(chuàng)新不可忽略的兩大要素。在智能化發(fā)展的過程中，檔案信息資源不斷優(yōu)化、推廣，如果忽視了檔案信息的法律保護(hù)，就極易導(dǎo)致信息侵權(quán)問題。因此，高校檔案館需要引入法治理念，嚴(yán)格遵守我國(guó)相關(guān)法律法規(guī)，并在檔案智能化管理過程中設(shè)置隱私保護(hù)功能，嚴(yán)禁不符合權(quán)限的用戶調(diào)取特定檔案信息。我國(guó)當(dāng)前這方面的立法還處于初步發(fā)展階段，立法與實(shí)際工作之間還存在差距。高校應(yīng)發(fā)揮自身能動(dòng)性，在制定管理制度的過程中納入權(quán)益保護(hù)方面的內(nèi)容。

在人員培養(yǎng)方面，高校檔案館需要對(duì)現(xiàn)有人員的素質(zhì)進(jìn)行考核，再根據(jù)考核情況，確定符合智能化管理需求的工作人員；對(duì)不符合要求及過剩的工作人員進(jìn)行調(diào)崗；組織已考核通過的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，樹立智能化管理理念，并對(duì)員工技術(shù)上的不足進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng)。

（四）強(qiáng)化信息安全，提升安全意識(shí)

杜絕信息泄密，保障用戶隱私是物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下信息安全首先要解決的問題，高校檔案館在進(jìn)行智能化管理服務(wù)模式創(chuàng)新的過程中應(yīng)予以重視，并積極應(yīng)對(duì)。首先，高校要引入互聯(lián)網(wǎng)安全防范措施，構(gòu)建安全系統(tǒng)。互聯(lián)網(wǎng)與物聯(lián)網(wǎng)有著密切的聯(lián)系，前者是后者的基礎(chǔ)。在實(shí)際操作過程中應(yīng)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，強(qiáng)化信息安全防護(hù)的規(guī)范性；做好物理防護(hù)，注重檔案信息存檔。其次，高校要落實(shí)安全防護(hù)意識(shí)，針對(duì)隨時(shí)可能發(fā)生的安全問題進(jìn)行提前預(yù)設(shè)，提升工作人員臨時(shí)應(yīng)變的能力；及時(shí)關(guān)注RFID技術(shù)的更新升級(jí)，通過加密技術(shù)、混淆信息技術(shù)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)信息的防護(hù)。最后，高校要重視信息備份的重要性。任何安全技術(shù)在應(yīng)用過程中都存在局限性，都會(huì)有被攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。為了保證檔案信息安全，避免檔案信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)損毀、篡改等問題，高校檔案館應(yīng)在信息備份方面下功夫，采取分散存儲(chǔ)的方式，確保任何一臺(tái)設(shè)備如果出現(xiàn)問題，都有備份數(shù)據(jù)可以繼續(xù)應(yīng)用，在支持系統(tǒng)服務(wù)不受影響的同時(shí)，保障數(shù)據(jù)信息的完整性、安全性[5]。

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)絕大多數(shù)高校建立了檔案館智能化管理服務(wù)模式，這對(duì)高校檔案管理工作的發(fā)展起到了重要的推動(dòng)作用。RFID技術(shù)的不斷發(fā)展和智能化管理要求的不斷提升，對(duì)高校檔案館智能化管理服務(wù)模式提出了新的要求。這需要高校檔案館站在用戶視角，從服務(wù)職能、安全保護(hù)等方面入手，不斷完善該模式，促進(jìn)物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下高校檔案館智能化管理服務(wù)模式創(chuàng)新的早日實(shí)現(xiàn)。

[1]張麗娜.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對(duì)策[J].山西檔案,2017(3).

[2]劉露.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代公共圖書館智慧服務(wù)體系的構(gòu)建[J].山西檔案,2017(3).

[3]邢士民.基于云數(shù)據(jù)資源驅(qū)動(dòng)下圖書館信息化管理模式的升級(jí)[J].出版廣角,2017(2).

[4]韓晗.“互聯(lián)網(wǎng)+”語境下北京地區(qū)公共圖書館借閱情況的研究報(bào)告——以首都圖書館與國(guó)家圖書館2015年借閱排行榜為例[J].出版廣角,2017(2).

[5]沈沛.物聯(lián)網(wǎng)關(guān)鍵技術(shù)及在高校中的應(yīng)用[J].企業(yè)技術(shù)開發(fā),2014(1).

G270.7；G647

A

1005-9652（2017）04-0054-03

本文系2016年江蘇省高校檔案研究會(huì)檔案科研立項(xiàng)課題 “教育‘新常態(tài)’下高校檔案的服務(wù)功能拓展研究”（編號(hào)：jsgdf2016-10）階段性成果。

（責(zé)任編輯：虞志堅(jiān)）

左婷婷（1983-），女，江蘇鹽城人，鹽城工學(xué)院檔案館館員，研究方向：高校檔案管理。