新形勢(shì)下企業(yè)檔案保密工作的問(wèn)題與對(duì)策

文/趙昕

新形勢(shì)下企業(yè)檔案保密工作的問(wèn)題與對(duì)策

文/趙昕

新形勢(shì)下，檔案保密管理工作既要確保檔案使用時(shí)的安全，又要最大程度地利用檔案文件。檔案管理人員必須加強(qiáng)保密管理，防范泄密，要努力提高綜合素質(zhì)，恪守職業(yè)道德，遵守規(guī)章制度，保證各項(xiàng)檔案資料的安全和完整，確保檔案利用工作的順利展開

在科學(xué)技術(shù)日新月異和各類業(yè)務(wù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案的數(shù)量和種類顯著增加，檔案的作用越來(lái)越重要，檔案保密工作也出現(xiàn)了新情況、新問(wèn)題，檔案的保密管理工作已經(jīng)超出了傳統(tǒng)的保管好文件的概念。面臨更加嚴(yán)峻和復(fù)雜的形勢(shì)，企業(yè)檔案工作需要與時(shí)俱進(jìn)，使檔案事業(yè)不斷健康發(fā)展，為經(jīng)濟(jì)的發(fā)展保駕護(hù)航。

一、檔案保密工作的意義

企業(yè)檔案中含有大量的科技資源和知識(shí)信息等內(nèi)容，尤其是涉密檔案，涉及企業(yè)的商業(yè)秘密，甚至包含國(guó)家的核心秘密信息和數(shù)據(jù)，直接關(guān)系到國(guó)家和企業(yè)的安全和利益，稍有不慎就會(huì)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性。做好檔案保密管理工作，容不得半點(diǎn)疏忽大意，要求檔案部門不斷增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，高度重視和重新審視檔案保密工作，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，對(duì)檔案從業(yè)人員素質(zhì)和保密管理水平提出更高的要求。

二、現(xiàn)狀與問(wèn)題

1、檔案保密規(guī)章制度不健全

很多企業(yè)的檔案日常管理措施不夠全面嚴(yán)密，沒有融合和充實(shí)保密工作的內(nèi)容，在檔案閱覽、外借、復(fù)制等工作中未對(duì)不同層次的利用人員采取不同的利用方式，涉密檔案的利用工作無(wú)章可循。在實(shí)際工作中，檔案部門大力開展檔案的開發(fā)利用工作，挖掘檔案價(jià)值，而同時(shí)保密部門關(guān)注涉密檔案的安全性，確保在保密期限內(nèi)不發(fā)生失泄密，在做好保密與利用工作的緊密銜接方面無(wú)專門的規(guī)章制度，容易忽略涉密檔案的時(shí)效和范圍，對(duì)涉密檔案保而不用，致使其失去檔案的價(jià)值。

2、檔案人員綜合素質(zhì)欠缺

檔案人員保密意識(shí)淡薄，疏于防范，或違反有關(guān)保密規(guī)定行事，工作中有失泄密的隱患和漏洞。把涉密和非密文件混合組卷、存放、提供，未做分類管理，容易造成檔案泄密。缺乏保密專業(yè)知識(shí)，難以準(zhǔn)確區(qū)分保管期限與保密期限兩個(gè)不同的概念。涉密檔案的借閱缺乏審批程序，對(duì)知悉范圍控制不夠嚴(yán)格。當(dāng)涉密檔案保密期限已滿或定密機(jī)關(guān)解密后，未及時(shí)進(jìn)行密級(jí)調(diào)整或解密，按照公開檔案進(jìn)行管理和開放利用。在信息化快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用越來(lái)越廣泛的新形勢(shì)下，部分檔案人員缺乏計(jì)算機(jī)知識(shí)，電腦中存在各種安全漏洞，容易讓不法分子有可乘之機(jī)，造成檔案信息泄露。

3、檔案庫(kù)房硬件設(shè)施不完善

檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是維護(hù)檔案安全保密的基本保障，直接影響檔案的安全性與完整性。在實(shí)際工作中，許多企業(yè)對(duì)檔案庫(kù)房的選址不重視，不科學(xué)，隨意安排一間辦公室用作檔案庫(kù)房，無(wú)法做到庫(kù)房、辦公室、閱覽室三分開。有的企業(yè)將檔案庫(kù)房設(shè)置在人員密集的場(chǎng)所或一樓大廳出入口處，前來(lái)辦事人員和非檔案管理人員進(jìn)出檔案庫(kù)房未實(shí)行登記制度，有很大的安全隱患。還有的企業(yè)認(rèn)為檔案工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，片面地認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)，對(duì)檔案的保密工作也缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，檔案安全意識(shí)淡薄，投入資金不足，導(dǎo)致檔案庫(kù)房基礎(chǔ)設(shè)施不完善，如未按照保密要求安裝鐵門、鐵窗、保險(xiǎn)柜、電子監(jiān)控等設(shè)備，防盜措施不嚴(yán)密，涉密檔案未在保密文件柜中隔離存放，未實(shí)行專人管理，這樣的保管條件狀況將直接影響到檔案實(shí)體的安全與檔案信息的保密。

三、對(duì)策與措施

1、完善檔案保密管理制度

加強(qiáng)日常保密管理，實(shí)行崗位責(zé)任制，對(duì)保密責(zé)任進(jìn)行細(xì)化和分解，把保密要素滲透到檔案管理的立卷歸檔、分類保管、開發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。落實(shí)保密措施，對(duì)涉密文件資料實(shí)行單獨(dú)立卷歸檔、專人管理、專柜保存。規(guī)范涉密檔案借閱程序，認(rèn)真履行登記、審批、簽字等手續(xù)，及時(shí)與制發(fā)機(jī)關(guān)和保密部門會(huì)商，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。查閱范圍嚴(yán)格控制在文件材料原知悉范圍內(nèi)，做到傳閱范圍不擴(kuò)大、對(duì)象不擴(kuò)散。

嚴(yán)格控制復(fù)制涉密檔案，檔案資料的復(fù)印必須在企業(yè)涉密復(fù)印機(jī)或有保密資質(zhì)的印刷廠定點(diǎn)復(fù)印，不在企業(yè)外隨意復(fù)制，復(fù)印件視同原件管理。對(duì)密級(jí)發(fā)生變化或秘密期限屆滿的檔案文件，應(yīng)及時(shí)調(diào)整密級(jí)，按公開文件進(jìn)行管理。

2、提高檔案人員保密素質(zhì)

檔案人員保守秘密責(zé)任重大，必須有較強(qiáng)的責(zé)任心和高度的保密意識(shí)，在工作中養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣，防止在不知不覺中泄密。通過(guò)開展保密培訓(xùn)、觀看保密宣傳片、訂閱保密宣傳教育書籍、雜志等方式，使檔案人員了解保密工作的基本知識(shí)，認(rèn)識(shí)保密形勢(shì)的嚴(yán)峻性和保密任務(wù)的艱巨性，不斷提高檔案人員保密意識(shí)。同時(shí)加大檔案保密工作宣傳力度，通過(guò)保密手冊(cè)、知識(shí)競(jìng)賽、宣傳欄等多種宣傳方式，增強(qiáng)廣大員工的檔案保密觀念。加強(qiáng)檔案人員對(duì)保密和計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，學(xué)會(huì)基本密級(jí)調(diào)整方法，會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)采取加密措施，提升檔案工作綜合業(yè)務(wù)水平。

3、加強(qiáng)檔案庫(kù)房安全管理

檔案庫(kù)房是存放檔案的重要場(chǎng)所，要遵循安全保密、功能合理、因地制宜的建筑設(shè)計(jì)原則。一般來(lái)說(shuō)，要按照國(guó)家規(guī)定單獨(dú)興建，對(duì)于不具備條件或規(guī)模較小的企業(yè)，根據(jù)實(shí)際情況將庫(kù)房設(shè)置在較高樓層，選址要符合防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜、防水、防有害氣體等“十防”措施要求，遠(yuǎn)離易燃、易爆、潮濕、有污染的場(chǎng)所。涉密檔案要采取保密安全措施，加強(qiáng)保密設(shè)施建設(shè)，配備防盜門窗、防盜報(bào)警器、密碼文件柜、保險(xiǎn)柜、碎紙機(jī)和消防器材等，從保管條件上確保檔案的安全。存儲(chǔ)涉密檔案的箱柜實(shí)行定人、定崗、定責(zé)管理。外來(lái)辦事人員因工作需要確需進(jìn)出檔案室的實(shí)行登記管理，提高安全性。

檔案保密管理工作任重而道遠(yuǎn)，在革命戰(zhàn)爭(zhēng)年代，保密就是保生命，而在和平建設(shè)年代，保密就是保發(fā)展。檔案保密是現(xiàn)行文件資料保密的延伸和拓展，不能因?yàn)樯婷芪募Y料已經(jīng)立卷歸檔，進(jìn)了檔案室保管，就如同進(jìn)入了保險(xiǎn)柜，可以高枕無(wú)憂。新形勢(shì)下，檔案保密管理工作也變得更加復(fù)雜，在檔案的保密管理中既要確保檔案在使用時(shí)的安全性，又要最大程度地利用檔案文件，保密工作責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，必須加強(qiáng)保密管理，防范泄密。檔案管理人員要努力提高綜合素質(zhì)，恪守職業(yè)道德，遵守規(guī)章制度，保證各項(xiàng)資料的安全和完整，確保檔案工作的順利展開，同時(shí)進(jìn)一步提高檔案保密意識(shí)，投入必需的人力、物力和財(cái)力，切實(shí)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立一個(gè)堅(jiān)固、安全的檔案保管場(chǎng)所，不給不法份子提供竊取檔案信息的機(jī)會(huì)，更好地維護(hù)國(guó)家和個(gè)人利益。

（作者單位：陜西省地方電力（集團(tuán)）有限公司）