企業(yè)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理存在的不足及應(yīng)采取的措施

文/劉小艷

企業(yè)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理存在的不足及應(yīng)采取的措施

文/劉小艷

檔案管理作為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和經(jīng)營(yíng)水平具有舉足輕重的作用。檔案管理人員必須要牢固樹立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，未雨綢繆，不斷加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，構(gòu)建檔案風(fēng)險(xiǎn)管控體系，以新的發(fā)展理念、新的發(fā)展舉措推進(jìn)檔案事業(yè)不斷邁向新的臺(tái)階

檔案管理作為企業(yè)日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和經(jīng)營(yíng)水平具有舉足輕重的作用。隨著社會(huì)的進(jìn)步和現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，企業(yè)檔案工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了管理信息化、載體多元化、服務(wù)社會(huì)化。安全管理環(huán)境的復(fù)雜多變決定了檔案部門必須從傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)管理轉(zhuǎn)向更加科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)管理，在更高層面上，強(qiáng)化安全意識(shí)，提升安全理念，優(yōu)化工作思路，改進(jìn)工作方式，建立科學(xué)、合理和可行的檔案風(fēng)險(xiǎn)管控體系。

一、存在的不足

按照《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》的工作要求，重新審視企業(yè)的檔案工作，發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問題和隱患依然不少，風(fēng)險(xiǎn)管理基礎(chǔ)薄弱的狀況還沒有從根本上得到解決，突出反映在檔案管理人員安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄、安全管理基礎(chǔ)薄弱、考核評(píng)估機(jī)制還有待完善等諸多方面。

1、職工風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄，檔案風(fēng)險(xiǎn)管理理念還需進(jìn)一步培育

2006年6月，《中央企業(yè)全面風(fēng)險(xiǎn)管理指引》文件的頒布實(shí)施，標(biāo)志著我國(guó)風(fēng)險(xiǎn)理論的研究與應(yīng)用進(jìn)入了一個(gè)新階段。但是，多年來，由于企業(yè)對(duì)檔案管理工作中存在的風(fēng)險(xiǎn)認(rèn)識(shí)不到位、重視力度不夠，企業(yè)職工普遍沒有正確把握安全風(fēng)險(xiǎn)管理的本質(zhì)和內(nèi)涵，部分職工甚至對(duì)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理的認(rèn)識(shí)還沒有完全到位，很多人在思想上還存在一些偏差和誤解，沒有真正把安全風(fēng)險(xiǎn)理念融入到檔案管理的全過程，尤其是在對(duì)現(xiàn)場(chǎng)“八防”工作進(jìn)行危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估時(shí)，只能憑傳統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)主義來判斷，而不會(huì)用風(fēng)險(xiǎn)管理的方法和相應(yīng)的評(píng)價(jià)工具去分析各種安全問題，預(yù)控各種風(fēng)險(xiǎn)，安全風(fēng)險(xiǎn)管控水平不能滿足現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐工作需要。

2、檔案風(fēng)險(xiǎn)管理基礎(chǔ)工作薄弱，保障機(jī)制還需進(jìn)一步完善

首先，有些企業(yè)安全風(fēng)險(xiǎn)管理運(yùn)作機(jī)制還不夠健全，部門間缺乏協(xié)調(diào)，在具體工作規(guī)范、檔案管理制度和運(yùn)行程序間缺乏銜接，導(dǎo)致檔案工作推進(jìn)乏力，資料收集不全面；其次，規(guī)章制度體系缺乏系統(tǒng)性，沒有根據(jù)國(guó)家層面的《檔案法》和《檔案管理辦法》等有關(guān)法規(guī)對(duì)本單位的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行梳理和修訂，不符合安全風(fēng)險(xiǎn)管理的要求及現(xiàn)場(chǎng)實(shí)踐的需要；第三，檔案管理人員不懂得如何運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)理論，只會(huì)背誦危險(xiǎn)源辨識(shí)卡片內(nèi)容，而不能將風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)與本崗位實(shí)際工作結(jié)合；第四，硬件設(shè)施不足，軟件建設(shè)滯后，難以滿足新時(shí)期檔案管理工作的需要。

3、檔案風(fēng)險(xiǎn)管理工作未實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管控，考核評(píng)估機(jī)制還有待進(jìn)一步健全

目前，從安全風(fēng)險(xiǎn)全過程閉環(huán)卡控的效果來看，檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管理在考核評(píng)估方面有幾個(gè)誤區(qū)值得注意：首先，檢查人員以發(fā)現(xiàn)問題代替風(fēng)險(xiǎn)控制，忽視了管理工作，沒有從管理這一風(fēng)險(xiǎn)源頭去研判檔案管理風(fēng)險(xiǎn)；其次，風(fēng)險(xiǎn)管理與崗位實(shí)際工作結(jié)合不緊密，職工對(duì)危險(xiǎn)源的卡控多數(shù)還停留在背誦危險(xiǎn)源卡片內(nèi)容，對(duì)危險(xiǎn)源只清楚、不明白，只能背、不會(huì)用，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、自身和響應(yīng)的控制措施間的關(guān)系思考較少，風(fēng)險(xiǎn)防控措施尚未與作業(yè)流程、崗位標(biāo)準(zhǔn)相結(jié)合；第三，管理層對(duì)安全風(fēng)險(xiǎn)的重視度不夠，風(fēng)險(xiǎn)研判能力低，再加上日常管理粗放，不能抓好具體措施的落實(shí)，導(dǎo)致安全生產(chǎn)責(zé)任制不能層層落實(shí)，考核力度逐級(jí)弱化，最終致使基層職工的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)控存在著嚴(yán)重的形式主義、兩張皮現(xiàn)象。

二、應(yīng)采取的措施

企業(yè)檔案管理工作深入推行安全風(fēng)險(xiǎn)管理，就是要結(jié)合檔案工作實(shí)際，以夯實(shí)安全基礎(chǔ)為前提，以規(guī)范安全管理和落實(shí)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，通過危險(xiǎn)源辨識(shí)、評(píng)價(jià)、控制等系列活動(dòng)，努力做到超前防范、過程控制、持續(xù)改進(jìn)，打造全面的檔案風(fēng)險(xiǎn)閉環(huán)管控網(wǎng)絡(luò)，從而達(dá)到防范和降低安全風(fēng)險(xiǎn)的目的。

1、統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)工作組織落實(shí)

檔案風(fēng)險(xiǎn)管控體系建設(shè)是一項(xiàng)綜合性的系統(tǒng)工程，絕非一朝一夕之功，也絕非哪一個(gè)部室的事情，需要企業(yè)上下統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，上下一心，通力合作，才能取得成效。為此，企業(yè)應(yīng)成立由檔案主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭、相關(guān)部室負(fù)責(zé)人為成員的工作推進(jìn)小組，以更高的視野、更廣闊的思路、更務(wù)實(shí)的舉措，全面部署、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，加強(qiáng)各部室間的橫縱向溝通協(xié)調(diào)，確保全員參與，努力推動(dòng)各項(xiàng)措施落實(shí)。

2、夯實(shí)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理基礎(chǔ)

第一，科學(xué)界定職責(zé)，明確工作標(biāo)準(zhǔn)與工作流程，完善規(guī)章制度體系。各級(jí)檔案部門和檔案工作者要牢固樹立風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，明晰職責(zé)權(quán)限，理順管理職責(zé)交叉等結(jié)合部問題，針對(duì)新情況、新問題，修訂完善相關(guān)規(guī)則；第二，提升職工的業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案部門要?jiǎng)?chuàng)造良好的氛圍，通過對(duì)內(nèi)培訓(xùn)與對(duì)外引進(jìn)的模式，加強(qiáng)職工隊(duì)伍的安全風(fēng)險(xiǎn)理論知識(shí)培訓(xùn)，使其掌握了解安全風(fēng)險(xiǎn)的特點(diǎn)、檔案風(fēng)險(xiǎn)的注意事項(xiàng)，全面提升職工的安全意識(shí)與業(yè)務(wù)能力。第三，創(chuàng)新技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)載體多元化，加大資金投入實(shí)現(xiàn)設(shè)施現(xiàn)代化，努力降低安全風(fēng)險(xiǎn)。第四，建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)管控體系。加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，明確考核標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建考核指標(biāo)，做好風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估工作，強(qiáng)化整改力度。

3、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)過程卡控

一方面，要教育檔案管理人員嚴(yán)格落實(shí)崗位職責(zé)、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)要求，提高作業(yè)自控能力；要補(bǔ)足聯(lián)控短板，強(qiáng)化協(xié)作機(jī)制，及時(shí)糾正違章行為，消除安全隱患；另一方面，定期組織開展安全風(fēng)險(xiǎn)管理考核評(píng)估工作，深入分析檔案風(fēng)險(xiǎn)隱患因素，明確把握檔案風(fēng)險(xiǎn)的種類、特點(diǎn)及其演變規(guī)律，及時(shí)掌握本單位檔案管理工作安全發(fā)展趨勢(shì)，從源頭上采取防范措施，確保檔案安全。

4、搞好安全風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急處置

首先，企業(yè)要從解決應(yīng)急處置過程中的實(shí)際問題出發(fā)，提升應(yīng)急預(yù)案的可操作性，做好救援物資的準(zhǔn)備，確保非正常情況下各項(xiàng)安全措施能夠得到有效落實(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的優(yōu)先搶救和妥善處置；其次，企業(yè)要有針對(duì)性地開展應(yīng)急處置演練，無論是管理人員還是作業(yè)人員，都應(yīng)該分層次、分崗位定期演練，做到熟知預(yù)案內(nèi)容、熟練救援處置措施，做到突發(fā)狀況時(shí)能夠應(yīng)急有備、招之即來、處置高效，把損失降到最低限度。

綜上所述，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)隱患將不斷增加，安全管理環(huán)境將更加復(fù)雜多變。檔案管理人員必須要牢固樹立科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，未雨綢繆，不斷加強(qiáng)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，構(gòu)建檔案風(fēng)險(xiǎn)管控體系，以新的發(fā)展理念、新的發(fā)展舉措推進(jìn)檔案事業(yè)不斷邁向新的臺(tái)階！

(作者單位：神木匯森涼水井礦業(yè)有限責(zé)任公司)