房地產(chǎn)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)與整合策略
——以陜西金泰恒業(yè)房地產(chǎn)有限公司為例

文/魏絨芳

房地產(chǎn)企業(yè)檔案信息資源建設(shè)與整合策略
——以陜西金泰恒業(yè)房地產(chǎn)有限公司為例

文/魏絨芳

日前，陜西省出臺了《陜西省檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃》，提出了“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”五個(gè)發(fā)展理念，確立了檔案事業(yè)信息化的發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)思想，確立了企事業(yè)單位建設(shè)數(shù)字檔案室的要求,為房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案室指明了方向?；ヂ?lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)已成為社會(huì)發(fā)展的大趨勢，企業(yè)檔案工作應(yīng)創(chuàng)新思路，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息資源的共享

房地產(chǎn)企業(yè)檔案是房地產(chǎn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的真實(shí)記錄，是房地產(chǎn)企業(yè)寶貴的信息資源。它承擔(dān)著“記錄歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的使命。隨著公司的發(fā)展和集團(tuán)化管理運(yùn)營模式的加強(qiáng)，本地和異地員工對檔案信息的需求量日益增長。如何開發(fā)檔案信息資源，更好地為公司及子公司項(xiàng)目建設(shè)、運(yùn)營管理服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)公司及分、子公司之間檔案信息資源的共享和有效利用，是近幾年公司檔案工作者思考和著手在做的一項(xiàng)重要工作。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案資源管理中的問題

（一）分散的檔案管理模式不利于利用

陜西金泰恒業(yè)房地產(chǎn)有限公司為大型集團(tuán)化房地產(chǎn)公司，下設(shè)三個(gè)項(xiàng)目公司、三個(gè)全資子公司、一個(gè)分公司、三個(gè)控投公司。集團(tuán)總部、全資子公司、控投公司、分子公司各自建有自己的檔案室，檔案資料采用相對集中的管理模式，但從整個(gè)集團(tuán)系統(tǒng)的檔案管理來看，是分散管理，不利于檔案信息資源的統(tǒng)一管理。另一方面，檔案查詢利用審批流程復(fù)雜。房地產(chǎn)企業(yè)總部、分、子公司檔案交互利用主要為審批報(bào)建及部分生產(chǎn)技術(shù)人員和管理人員，這部分員工借閱利用多為機(jī)密重要文件，而重要文件的利用審批程序繁雜。目前通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行網(wǎng)上查閱電子檔案的權(quán)限僅限于公司內(nèi)部員工，不對外部員工開放，包括分、子公司之間，分、子公司員工如需利用公司總部檔案（包括紙質(zhì)檔案和電子檔案），需要經(jīng)過分、子公司二層審批，總部領(lǐng)導(dǎo)三級審批簽字同意，審批程序繁雜。有些利用者嫌麻煩便放棄了，來利用的員工也是抱怨不已，同時(shí)利用地點(diǎn)也限制在檔案室查閱，復(fù)印、利用數(shù)量有限，導(dǎo)致利用率低下，不利于工作。

（二）檔案資源管理模式與集團(tuán)化管控不相匹配

目前集團(tuán)化的管控模式是項(xiàng)目前期可行性論證、土地的獲取、報(bào)批報(bào)建、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同會(huì)簽、工程監(jiān)管等絕大部分職責(zé)在公司總部。這些階段性工作完成后，形成的與各分、子公司相關(guān)的檔案資料要按時(shí)移交給各分、子公司檔案室，各分子公司自行保管。這種分散的檔案管理模式已不適應(yīng)集團(tuán)化管控需求，不利于集團(tuán)公司的長遠(yuǎn)發(fā)展；同時(shí)，檔案人員分散在各分子公司，不利于集團(tuán)總部統(tǒng)一管理和指導(dǎo)；分散的檔案管理模式不利于公司檔案管理系統(tǒng)的集成使用，會(huì)造成系統(tǒng)資源的重復(fù)投資。因此，迫切需要集團(tuán)公司整合檔案信息資源，統(tǒng)一部署集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)檔案工作。

二、整合檔案信息資源帶來的優(yōu)勢

（一）集成檔案管理軟硬件設(shè)施，節(jié)省人員和資金

檔案實(shí)體和檔案信息資源整合后，一方面壓縮了檔案管理人員，有利于近距離指導(dǎo)檔案人員，能快速提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作技能；一方面能有效利用公司總部已使用的檔案管理系統(tǒng)、電子文件歸檔管理系統(tǒng)和數(shù)字化設(shè)施及公司目前正在運(yùn)行的各管理系統(tǒng)，在集團(tuán)公司建立數(shù)字檔案室，各分公司可以充分利用局域網(wǎng)平臺、通過VPN加密訪問集團(tuán)公司數(shù)字檔室，完成網(wǎng)絡(luò)歸檔、查詢等應(yīng)用，節(jié)省了各分子公司建立數(shù)字檔案室購買軟件、服務(wù)器成本及數(shù)字檔案室的維護(hù)成本。避免在信息化建設(shè)中重復(fù)投資，節(jié)省資金。對公司目前正在運(yùn)行的OA辦公系統(tǒng)、銷售管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等，應(yīng)與本單位數(shù)字檔案管理系統(tǒng)之間建立接口；正在規(guī)劃、尚未實(shí)施的業(yè)務(wù)系統(tǒng)在規(guī)劃設(shè)計(jì)時(shí)，檔案部門應(yīng)提前介入，將檔案工作要求納入流程管理。使后續(xù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)更加合理、高效。

（二）有效提高工作效率和利用效率

整合檔案實(shí)體和檔案信息資源，建立數(shù)字檔案室，統(tǒng)一管理集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，建立共同的用戶群（集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)員工），建立集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)一站式的檔案利用服務(wù)平臺，集團(tuán)與分、子公司之間互相兼容，通過網(wǎng)絡(luò)平臺、遠(yuǎn)程存取、在線傳遞，快速獲取信息，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率和利用效率。同時(shí)減少對原始檔案的磨損，從而產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

（三）有利于檔案規(guī)范化管理，檔案安全更有保障

集團(tuán)總部通過了陜西省檔案工作目標(biāo)管理AAA認(rèn)證，管理規(guī)范，檔案保管條件好，檔案管理設(shè)施配置齊全，檔案庫房面積充足，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)高。而分、子公司多為臨時(shí)租賃房，檔案保管條件差，檔案人員多為兼職，業(yè)務(wù)能力較差。檔案信息資源整合后，檔案實(shí)體和檔案信息安全有了保障，有利于檔案規(guī)范化管理。

三、檔案信息資源建設(shè)的途徑

加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)與整合，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手。

（一）加強(qiáng)檔案收集過程控制，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，擴(kuò)大室藏，為檔案信息資源的建設(shè)與整合奠定基礎(chǔ)

檔案工作規(guī)范化管理是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)。分、子公司檔案信息資源是大數(shù)據(jù)庫信息資源的重要來源。房地產(chǎn)企業(yè)集團(tuán)總部應(yīng)制定規(guī)范的適應(yīng)整個(gè)系統(tǒng)的企業(yè)檔案移交歸檔整理辦法、分類編號方案及檔案收集控制措施。保證檔案資料的齊全完整。規(guī)范準(zhǔn)確，特別是規(guī)范檔號、題名、卷內(nèi)信息，保證輸入數(shù)據(jù)庫的信息準(zhǔn)確無誤，便于查詢。為實(shí)現(xiàn)資源共享奠定數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。特別是加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案、電子檔案、聲像檔案、建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，確保這些涉及部門職能工作、涉及項(xiàng)目建設(shè)的檔案保質(zhì)保量移交檔案室。依據(jù)國家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等業(yè)務(wù)規(guī)范來指導(dǎo)電子檔案的整理和移交工作，在日常做好備份、轉(zhuǎn)存等工作，在備份時(shí)，注意保存和利用分開，確保電子檔案提前于紙制檔案及時(shí)移交檔案室，保證公司檔案信息資源的實(shí)體安全和信息安全。

目前，室藏檔案絕大部分為紙制文書檔案、會(huì)計(jì)檔案和項(xiàng)目建設(shè)檔案，其它門類、載體的檔案數(shù)量較少。為了保留公司歷史，為利用者提供更為豐富、翔實(shí)的檔案資料，集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)檔案室及各部門應(yīng)加強(qiáng)電子檔案的收集工作力度，力爭使不同門類、不同載體的反映公司歷史、文化、項(xiàng)目建設(shè)信息的檔案資料進(jìn)入檔案室，使檔案室成為公司的“博物館”和“信息庫”。

應(yīng)從以下幾個(gè)方面加強(qiáng)收集工作：

（1）注重收集上級及省市領(lǐng)導(dǎo)人的題字、題詞，視察、檢查工作時(shí)形成的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等；

（2）注重收集反映公司重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重大事件的電子及紙質(zhì)檔案資料；

（3）本著檔案工作服務(wù)“生產(chǎn)經(jīng)營第一線”的指導(dǎo)思想，注重指導(dǎo)整理并收集與項(xiàng)目有關(guān)的前期資料及重要的竣工驗(yàn)收資料。

（二）加強(qiáng)室藏檔案的開發(fā)利用及編研工作

開發(fā)利用室藏檔案信息資源，是實(shí)現(xiàn)檔案資源建設(shè)與整合的最終目的。應(yīng)加強(qiáng)檔案的編研工作。打破傳統(tǒng)的提供利用模式，通過網(wǎng)上論壇、編研資料、結(jié)合重大節(jié)慶活動(dòng)拍攝專題片、QQ群、以及區(qū)域網(wǎng)設(shè)立檔案專題欄目等形式，向各分、子公司提供方便、快捷的全方位的利用服務(wù)，以利用服務(wù)來推動(dòng)檔案信息資源的建設(shè)與整合。

（三）培訓(xùn)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍

檔案管理人員既要精通檔案管理業(yè)務(wù)，也要熟悉計(jì)算機(jī)信息專業(yè)知識，這是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵。公司系統(tǒng)應(yīng)加大人才的培訓(xùn)力度，制訂詳實(shí)的培訓(xùn)計(jì)劃，結(jié)合工作實(shí)際進(jìn)行培訓(xùn)，注重檔案人員網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用，注重檔案人員之間的學(xué)習(xí)和交流，注重學(xué)習(xí)和實(shí)踐相結(jié)合，注重檔案管理規(guī)范更新方面知識的學(xué)習(xí)。

（四）整合檔案資源，加強(qiáng)室藏檔案信息資源的信息化、數(shù)字化建設(shè)，共建共享數(shù)據(jù)庫

在集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)積極宣傳“大檔案”意識及資源共享意識。大檔案就是整個(gè)集團(tuán)系統(tǒng)的檔案資料，不僅僅限制在一個(gè)分、子公司，而是通過檔案部門和信息部門合作，通過硬件和軟件建設(shè)，在確保安全的前提下，共享大數(shù)據(jù)庫信息。建立共同的用戶群，合作共建數(shù)據(jù)庫，提高檔案信息檢索服務(wù)速度和檢出準(zhǔn)確率，加強(qiáng)檔案資源的深層次開發(fā)，從而實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

通過數(shù)字化建設(shè)與整合，努力構(gòu)建內(nèi)容豐富、門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、特色鮮明的檔案資源結(jié)構(gòu)體系。建立適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的“數(shù)字檔案室”，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，實(shí)施紙制檔案數(shù)字化。逐步實(shí)施室藏檔案資源的“兩網(wǎng)四庫”建設(shè)?！皟删W(wǎng)”即局域網(wǎng)、因特網(wǎng)；“四庫”即室藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫、照片檔案數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫。

1、統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實(shí)施

大數(shù)據(jù)建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，各分、子公司應(yīng)互相配合，做好人力、財(cái)力、物力方面的支持。在規(guī)劃總體架構(gòu)、技術(shù)方案時(shí)要一步到位，在系統(tǒng)開發(fā)、整合方面應(yīng)為以后留有發(fā)展空間，避免后期出現(xiàn)系統(tǒng)集成和到互不兼容問題。

由集團(tuán)公司辦公室建立統(tǒng)一機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案信息資源整合事項(xiàng)，建立由集團(tuán)總部、各分、子公司檔案人員、信息人員、相關(guān)技術(shù)人員參與的信息資源整合小組，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一協(xié)調(diào)，有計(jì)劃、分步驟地進(jìn)行。制定信息化規(guī)劃及實(shí)施方案；制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)制度，建立數(shù)據(jù)上傳與共享機(jī)制，使用統(tǒng)一的管理軟件，統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫及存儲、描述格式、管理模式等。建立一站式的數(shù)據(jù)建設(shè)服務(wù)平臺，平臺設(shè)在公司總部。

2、整合方案

首先，是檔案實(shí)體、人力和設(shè)備的整合，檔案實(shí)體和信息資源同步整合。撤銷西安周邊分、子公司檔案全宗，撤銷后的分、子公司組合成一個(gè)新的檔案全宗。新形成的檔案全宗由集團(tuán)公司進(jìn)行管理。原檔案全宗不變，原各分、子公司檔案由集團(tuán)總部進(jìn)行接收保管整合，檔案實(shí)體進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。異地公司（山東、海南、漢中公司）實(shí)體不整合，只對數(shù)據(jù)信息資源進(jìn)行整合。實(shí)體自行保管。

山東、海南、漢中公司各自完善自己的檔案管理系統(tǒng)，建立以本單位檔案室為中心的信息庫，有計(jì)劃地進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，整理保存相配套的電子文件目錄和紙質(zhì)目錄，重要檔案電子文件和紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔保存，為實(shí)現(xiàn)室蔵檔案信息資源共享打好數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)。

建立數(shù)字檔案室，定期上傳數(shù)據(jù)到集團(tuán)總部，實(shí)現(xiàn)共享和數(shù)據(jù)更新。在建立數(shù)字檔案室的過程中，應(yīng)優(yōu)先對使用頻率高、利用效果明顯的重要文件進(jìn)行數(shù)字化，保證利用需求。同時(shí)，有計(jì)劃地進(jìn)行專題數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，比如：領(lǐng)導(dǎo)任職專題數(shù)據(jù)庫、中層干部任職專題數(shù)據(jù)庫、董事會(huì)、股東會(huì)專題數(shù)據(jù)庫、榮譽(yù)專題數(shù)據(jù)庫；建設(shè)項(xiàng)目專題數(shù)據(jù)庫等發(fā)揮數(shù)字檔案資源價(jià)值。

3、注重安全保密工作

集團(tuán)和各分子公司應(yīng)通過硬件和軟件建設(shè)，保證信息資源的安全，做好防病毒和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作。做到環(huán)境、設(shè)備和介質(zhì)等物理安全，嚴(yán)格遵守國家及行業(yè)安全保密制度，保證信息的安全，在數(shù)字檔案資源的接收、整理、傳遞及利用過程中，保證其運(yùn)行的安全。

員工通過互聯(lián)網(wǎng)站和集團(tuán)內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案、實(shí)體檔案的查詢閱讀、在線預(yù)約、多級審核和查詢接待管理，現(xiàn)場利用等；管理員通過身份認(rèn)證，上網(wǎng)審批、授權(quán)管理、數(shù)據(jù)庫設(shè)置權(quán)限等措施，充分保證數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的安全及針對不同利用對象，通過不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

檔案信息資源建設(shè)的最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案信息的集團(tuán)共享、有效利用。為此，集團(tuán)總部應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃，各分、子公司應(yīng)采取有效措施，積極配合。加強(qiáng)檔案信息資源整合，充分利用已建立的"二網(wǎng)四庫"和已建立的文件檔案信息共享系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)非機(jī)密文件檔案資源集團(tuán)內(nèi)部共享、檔案室開放檔案信息集團(tuán)共享，機(jī)密檔案實(shí)行網(wǎng)上審核授權(quán)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的最大限度的融合和利用。

（作者單位：陜西金泰恒業(yè)房地產(chǎn)有限公司）