加強科研檔案管理的若干要務(wù)

科研檔案是科學研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等資料，是對科研活動的真實記錄和總結(jié)，也是衡量科研水平的重要標志。隨著經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，科研檔案規(guī)范化管理的重要性日益突顯。但當前科研檔案管理在制度建設(shè)、收集歸檔、檔案監(jiān)管等方面還存在很多薄弱環(huán)節(jié)，對此應(yīng)給予高度重視并著力改進。

1 完善工作規(guī)范，明確工作職責

要完善科研檔案管理規(guī)范，明確工作職責?？蒲袡n案歸檔范圍包括文書檔案、科研課題檔案、專利和成果檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、會計檔案、聲像檔案等。對這些檔案，要明確歸檔要求、保管期限、檔案保管利用要求、鑒定要求與銷毀程序等。此外，要明確工作職責，科研單位綜合檔案室負責本單位各種門類、各種載體科研檔案的集中管理；專職檔案員負責制定和執(zhí)行科研檔案工作的各項規(guī)章制度，以及對各部門科研檔案工作進行業(yè)務(wù)指導與監(jiān)督。各部門兼職檔案員負責收集、整理和積累本部門應(yīng)歸檔的所有科研材料，并及時立卷歸檔和按時向綜合檔案室移交，確保科研檔案的齊全與完整。

2 強化檔案收集，完成立卷歸檔

應(yīng)強化科研檔案的收集與立卷歸檔工作。收集內(nèi)容包括科研準備階段材料（科研課題申請書、任務(wù)書、委托書、開題報告、調(diào)研報告、方案論證和協(xié)議書、合同等文件）、研究實驗階段材料（實驗報告、計算材料、設(shè)計文件、圖紙、關(guān)鍵工藝文件）、總結(jié)鑒定驗收階段材料（工作總結(jié)、科研報告、論文、專著、分析測試報告、查新報告、檢索證明、專家評審意見、鑒定申請書、鑒定證書）、成果和獎勵申報階段材料（科研成果登記表、科研成果報告表、獲獎項目的申報材料、科研成果獲獎證件）、推廣應(yīng)用階段材料（技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書、用戶反饋意見、成果宣傳報道文件）等。承擔科研項目的課題組對科研項目材料進行系統(tǒng)、全面、準確的收集與整理；在課題結(jié)束后由課題組負責人主持立卷，將形成積累的全部文件材料按要求匯總整理，在驗收合格后移交給綜合檔案室，由專職檔案管理員按照規(guī)范對移交的每一個案卷、每一份文件進行認真細致的鑒定、檢查。

3 加強數(shù)字化工作，推進電子檔案管理

筆者所在的省醫(yī)學科學院形成和保存的科研檔案多為紙質(zhì)檔案，因此單位基本采用紙質(zhì)檔案歸檔模式，這一模式存在工作量大、歸檔整理時間長、保存和查閱不方便、查檔過程中易出現(xiàn)檔案材料遺失或損毀等問題。對此，科研單位必須順應(yīng)形勢發(fā)展的需要，積極開展科研檔案數(shù)字化工作，著手建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)，把控電子文件的前端管理和全程管理，做好數(shù)據(jù)交換和技術(shù)對接，注重文件生命周期內(nèi)各個階段所有管理活動和管理要素的統(tǒng)籌兼顧。在系統(tǒng)建設(shè)期內(nèi)，單位采用電子科研檔案“雙套制”歸檔模式，要求電子文件歸檔的同時歸檔其紙質(zhì)版，確保歸檔文件的齊全性和完整性。并且考慮電子檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)有辦公管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)的銜接問題，如對科研管理系統(tǒng)進行升級，實現(xiàn)其與電子檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，為科研檔案的共享與利用打好基礎(chǔ)。

4 重視項目監(jiān)管，落實監(jiān)管責任

在國家級、省級和省級有關(guān)部門的重大項目管理中，專職檔案管理員需要組織項目中期檔案管理檢查，或開展跟蹤檢查，著重加強痕跡管理和立卷指導工作，確保檔案資料的完整性和真實性。項目結(jié)束后，專職檔案管理員應(yīng)督促并協(xié)助項目組根據(jù)要求向綜合檔案室提交完整的技術(shù)資料，包括項目合同、項目驗收材料、科研論文、實驗記錄等，如無特殊原因逾期不歸檔，項目驗收時應(yīng)評為不合格，項目負責人的科研信用將產(chǎn)生不良記錄。

5 納入崗位考核，實行績效管理

科研檔案是評價科研單位在某一階段內(nèi)的發(fā)展情況、綜合實力及學術(shù)水平的重要依據(jù)，也是考核科研項目參與人員的工作業(yè)績、評估其學術(shù)研究的重要參考。在日常工作中，應(yīng)將檔案管理工作納入崗位考核中，進行績效考評時把管理人員與科研人員檔案立卷歸檔情況列為評價指標，通過加強績效管理的方式，不斷提升有關(guān)部門和人員的檔案規(guī)范化管理意識。