淺談公路工程竣工資料整編及歸檔

冉雪萍

(貴州高速公路集團(tuán)有限公司)

1 公路工程竣工資料整編及歸檔工作概述

在公路建設(shè)和管理中，工程竣工資料主要是指在整個(gè)公路工程項(xiàng)目過(guò)程中形成的一系列資料，如:公路項(xiàng)目簡(jiǎn)介、相關(guān)施工數(shù)據(jù)、竣工驗(yàn)收文件、圖表等。對(duì)整個(gè)公路工程項(xiàng)目而言，工程竣工資料是整個(gè)過(guò)程的真實(shí)記錄，合格的公路工程竣工資料應(yīng)對(duì)公路建設(shè)活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)、完整的記錄，這也是對(duì)其進(jìn)行整編和歸檔的基本要求。公路工程竣工資料具有十分重要的作用，主要體現(xiàn)在對(duì)公路的養(yǎng)護(hù)工作、工程改建提供指導(dǎo)，這也是實(shí)現(xiàn)公路工程項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求。公路工程具有周期長(zhǎng)、工作量大、技術(shù)復(fù)雜的特點(diǎn)，因此，對(duì)其資料的收集和整理是一項(xiàng)相當(dāng)復(fù)雜的工作，一般而言，在整個(gè)項(xiàng)目過(guò)程中，應(yīng)實(shí)時(shí)對(duì)工程資料進(jìn)行收集和整理，且公路工程項(xiàng)目的參建單位，如:設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位、勘察單位等，都應(yīng)參與到這項(xiàng)工作中，并制定相應(yīng)的計(jì)劃，加強(qiáng)管理工作，實(shí)現(xiàn)工程資料有條理、有計(jì)劃的整編和歸檔。

2 公路工程竣工資料整編及歸檔存在的問(wèn)題

2.1 施工文件本身存在的問(wèn)題

(1)在公路建設(shè)和管理工作中，部分施工單位、監(jiān)理單位以及業(yè)主單位不重視文件的管理，因此，收集到的資料大多不完整，且多是原件資料已丟失，進(jìn)行歸檔的多是施工文件的復(fù)印件。(2)工程資料極不完善且歸檔缺乏規(guī)劃性，一方面是各參建單位的資料整理工作只是流于形式，并未從思想上重視這一工作，大多存檔的資料沒(méi)有蓋章明示，失去了資料的真實(shí)性;另一方面只重視資料本身的整理工作，而忽視內(nèi)里質(zhì)量，如果發(fā)生文件丟失的問(wèn)題，也只是在工程竣工后象征性地補(bǔ)資料，沒(méi)有及時(shí)按照規(guī)定程序?qū)Y料補(bǔ)充完整。(3)由于管理人員和資料整理人員的變動(dòng)，導(dǎo)致竣工資料出現(xiàn)積累斷檔問(wèn)題，但是并沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)的整理，導(dǎo)致在工程竣工后，資料的整編和歸檔工作遇到一系列的麻煩，甚至難以完成資料的歸檔工作。

2.2 缺乏相關(guān)規(guī)范

(1)簽字不規(guī)范。由于整個(gè)工程的復(fù)雜性，公路工程建設(shè)往往由于一些因素的影響導(dǎo)致工程進(jìn)度沒(méi)有按照預(yù)定計(jì)劃進(jìn)行，在這種情況下，為保證工程在規(guī)定的工期內(nèi)完成整個(gè)項(xiàng)目，施工單位和監(jiān)理單位對(duì)一些文件只是敷衍了事，在書(shū)面簽字方面極不規(guī)范，漏簽、代簽問(wèn)題嚴(yán)重，經(jīng)常發(fā)生資料與實(shí)際工程情況不相符的問(wèn)題。(2)圖紙編制不符合規(guī)范。這一問(wèn)題主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面:①設(shè)計(jì)單位未按照?qǐng)D紙編制規(guī)范進(jìn)行相關(guān)圖紙的編制，而只是在施工圖的基礎(chǔ)上進(jìn)行一系列的改動(dòng)，如:更改工程量、標(biāo)高、尺寸等問(wèn)題，并以此作為歸檔資料，這顯然是不合理的。②個(gè)別設(shè)計(jì)單位在圖紙的繪制方面缺乏專(zhuān)業(yè)人士，導(dǎo)致圖紙中的標(biāo)注、附帶文件不符合規(guī)定，嚴(yán)重時(shí)導(dǎo)致工程返工問(wèn)題。(3)資料書(shū)寫(xiě)不規(guī)范。在公路項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，工程實(shí)際情況不能與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，資料格式、書(shū)寫(xiě)不符合規(guī)范，例如:在資料書(shū)寫(xiě)時(shí)，用鉛筆填寫(xiě)，這顯然會(huì)影響長(zhǎng)期存檔和保存，這些工程資料的收集工作達(dá)不到要求。(4)驗(yàn)收簽證不規(guī)范。

3 做好公路工程竣工資料整編及歸檔工作的對(duì)策

3.1 建立和健全機(jī)制和機(jī)構(gòu)

(1)提高對(duì)公路工程竣工資料整編及歸檔工作的認(rèn)識(shí)，充分了解其重要性，以在思想上重視這項(xiàng)工作，并在此基礎(chǔ)上健全責(zé)任機(jī)制。公路項(xiàng)目的各參建單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的統(tǒng)一管理，并落實(shí)各方職責(zé)，針對(duì)此項(xiàng)工作建立領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并由各參建單位的管理人員參加，落實(shí)各方責(zé)任，并制定統(tǒng)一的管理計(jì)劃。(2)施工單位的原始文件、施工圖等資料對(duì)公路工程竣工資料的整編及歸檔具有十分重要的作用，因此，在工程施工過(guò)程中，不僅應(yīng)保證施工現(xiàn)場(chǎng)技術(shù)管理人員嚴(yán)格管理竣工文件，使其不丟失、不遺漏的，而且應(yīng)保證竣工文件的質(zhì)量。(3)在公路工程施工項(xiàng)目中，一般實(shí)行項(xiàng)目總工程師負(fù)責(zé)制，因此，作為項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人，應(yīng)充分重視竣工資料的管理工作，建立健全公路工程竣工資料管理制度。①保持竣工資料管理人員的穩(wěn)定性，以保證公路工程竣工資料的連完整性和連續(xù)性;②對(duì)公路工程竣工資料的整編、移交、歸檔等方面工作，應(yīng)充分重視，做好這方面知識(shí)的普及和更新工作，并分階段制定周詳?shù)挠?jì)劃，以保證有針對(duì)性地完成資料的整編及歸檔工作;③對(duì)工程資料管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)、講座，使其充分理解國(guó)家相關(guān)規(guī)定，不斷提升其工作能力、建立可供資料管理人員交流和分享工作經(jīng)驗(yàn)的工作平臺(tái)，以提升竣工資料的整編和歸檔水平。

3.2 提升資料管理的規(guī)范性

(1)竣工文件的收集和整理應(yīng)與工程進(jìn)度相一致，并在此過(guò)程中，派專(zhuān)人對(duì)其管理工作進(jìn)行督促和管理，以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作之中存在的問(wèn)題，并采取彌補(bǔ)措施，以減少工程竣工后再反過(guò)來(lái)補(bǔ)資料的問(wèn)題。(2)加強(qiáng)日常管理。公路工程竣工資料的整編和歸檔工作是一個(gè)相當(dāng)龐大和復(fù)雜的工作，因此，應(yīng)在日常管理工作中，加強(qiáng)管理工作，對(duì)設(shè)計(jì)圖紙和設(shè)計(jì)變更文件做好登記和保存工作。(3)嚴(yán)格把關(guān)竣工驗(yàn)收工作，充分發(fā)揮工程竣工資料的作用?？⒐べY料是對(duì)公路工程質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收和評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)，因此，應(yīng)對(duì)驗(yàn)收工作嚴(yán)格把關(guān)，審查竣工資料，包括竣工圖、文字資料、施工報(bào)告等，檢查是否齊全，驗(yàn)收記錄、工程變更資料是否落實(shí)，審查資料的簽證、分類(lèi)組卷、裝訂等方面是否規(guī)范。

3.3 強(qiáng)化工程資料管理的監(jiān)督工作

(1)在業(yè)主對(duì)施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位進(jìn)行合同條款的制定時(shí)，應(yīng)把工程資料的整編和歸檔工作應(yīng)作為一個(gè)重要內(nèi)容來(lái)進(jìn)行管理，做到分工明確、責(zé)任分明。(2)在公路項(xiàng)目施工前，業(yè)主應(yīng)制定一整套完整的管理策略，規(guī)定工程資料的格式和填寫(xiě)要求，使資料的管理工作有章可循。監(jiān)理單位應(yīng)實(shí)施對(duì)工程資料的全過(guò)程監(jiān)管，例如:在監(jiān)理過(guò)程中，把施工單位對(duì)工程資料的審查、簽證、驗(yàn)收等工作納入監(jiān)理的范圍，并作為一項(xiàng)重要工作來(lái)抓，同時(shí)對(duì)施工資料的整編及歸檔工作加強(qiáng)指導(dǎo)，嚴(yán)格控制其工作質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上分析，在公路工程項(xiàng)目管理工作中，竣工資料的整編及歸檔工作是一項(xiàng)非常重要的工作，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其管理和審查工作，從建立和健全機(jī)制和機(jī)構(gòu)、提升資料管理的規(guī)范性、強(qiáng)化工程資料管理的監(jiān)督工作角度解決其在管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，以不斷提升公路項(xiàng)目管理水平。

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