關(guān)于我國公司董事會秘書制度簡析

鄭立秋

（100088 中國政法大學(xué) 北京）

關(guān)于我國公司董事會秘書制度簡析

鄭立秋

（100088 中國政法大學(xué) 北京）

董事會秘書制度自1993年被動引進(jìn)我國，已有近二十年歷史，在實(shí)踐中凡上市公司也都實(shí)際設(shè)有該制度，該制度在上市公司的作用日益突出。另一方面，擬IPO數(shù)量以驚人的速度增加，因此，不得不探討上市公司中法人治理結(jié)構(gòu)占重要地位的董事會秘書制度?；谝陨峡紤]，本文首先簡單概述該制度，再評論我國上市公司的董事會秘書制度，最后得出應(yīng)在聘任、權(quán)責(zé)及法律責(zé)任方面探索該制度，真正發(fā)揮該制度的立法目的。

董事會秘書；法律地位；權(quán)責(zé)；法律責(zé)任

董事會秘書（簡稱“董秘”）為上市公司高級管理人員，由董事會聘任并對董事會負(fù)責(zé)，是上市公司與證券交易所之間的指定聯(lián)絡(luò)人。其對外負(fù)責(zé)公司信息披露、投資者關(guān)系管理；對內(nèi)負(fù)責(zé)股權(quán)事務(wù)管理、公司治理、股權(quán)投資、籌備董事會和股東大會，保障公司規(guī)范化運(yùn)作等事宜。

一、董事會秘書的職責(zé)

根據(jù)《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》、《上海證券交易所股票上市規(guī)則》、《深圳證券交易所創(chuàng)業(yè)板股票上市規(guī)則》，上市公司董事會秘書是證券交易所和上市公司之間的聯(lián)絡(luò)人，并負(fù)責(zé)管理上市公司的信息披露管理部門。董事會秘書的職責(zé)視公司具體情況而定，取決于公司的規(guī)模、經(jīng)營復(fù)雜程度、地理位置、組織結(jié)構(gòu)和公司所處的司法管轄區(qū)域等?！渡钲谧C券交易所股票上市規(guī)則》第三章第二節(jié)規(guī)定董事會秘書的基本職責(zé)如下：

（1）負(fù)責(zé)公司信息披露事務(wù)，協(xié)調(diào)公司信息披露工作，組織制訂公司信息披露事務(wù)管理制度，督促公司及相關(guān)信息披露義務(wù)人遵守信息披露相關(guān)規(guī)定；

（2）負(fù)責(zé)公司投資者關(guān)系管理和股東資料管理工作，協(xié)調(diào)公司與證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)、股東及實(shí)際控制人、保薦人、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)、媒體等之間的信息溝通；

（3）組織籌備董事會會議和股東大會，參加股東大會、董事會會議、監(jiān)事會會議及高級管理人員相關(guān)會議，負(fù)責(zé)董事會會議記錄工作并簽字；

（4）負(fù)責(zé)公司信息披露的保密工作，在未公開重大信息出現(xiàn)泄露時，及時向本所報(bào)告并公告；

（5）關(guān)注媒體報(bào)道并主動求證真實(shí)情況，督促董事會及時回復(fù)本所所有問詢；

（6）組織董事、監(jiān)事和高級管理人員進(jìn)行證券法律法規(guī)、本規(guī)則及相關(guān)規(guī)定的培訓(xùn)，協(xié)助前述人員了解各自在信息披露中的權(quán)利和義務(wù)；

（7）督促董事、監(jiān)事和高級管理人員遵守法律、法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件、本規(guī)則、本所其他相關(guān)規(guī)定及公司章程，切實(shí)履行其所作出的承諾；在知悉公司作出或可能作出違反有關(guān)規(guī)定的決議時，應(yīng)予以提醒并立即如實(shí)地向本所報(bào)告；

（8）《公司法》、《證券法》、中國證監(jiān)會和本所要求履行的其他職責(zé)。

二、我國上市公司董事會秘書制度主要內(nèi)容

1.法律地位

新《公司法》規(guī)定“上市公司設(shè)董事會秘書”，該條款置于“上市公司組織機(jī)構(gòu)的特別規(guī)定”一節(jié)中，表明立法者只強(qiáng)制上市公司中設(shè)立董事會秘書制度，而且《上海證券交易所股票上市規(guī)則》（2008年修訂）、《深圳證券交易所股票上市規(guī)則》（2008年修訂）均規(guī)定“上市公司應(yīng)當(dāng)設(shè)立董事會秘書”，在實(shí)踐中也并無除上市公司之外的組織主動設(shè)置董事會秘書，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于英美法系公司秘書制度的應(yīng)用范圍。2006年5月18日起實(shí)施的《首次公開發(fā)行股票并上市管理辦法》在第九節(jié)公司治理中第一條就規(guī)定“發(fā)行人應(yīng)披露股東大會、董事會、監(jiān)事會、獨(dú)立董事、董事會秘書制度的建立健全及運(yùn)行情況”，強(qiáng)調(diào)和突出了董事會秘書制度在法人治理結(jié)構(gòu)的重要地位，以至于在公司申請上市中成為衡量其法人治理結(jié)構(gòu)是否完善、運(yùn)行是否規(guī)范的主要依據(jù)之一，在券商的招股說明書和律師的法律工作報(bào)告中都可見對該制度的描述和判斷，我國對董事會秘書制度重視可見一斑。以此推理，法律法規(guī)賦予董事會秘書以高級管理人員地位就理所當(dāng)然。新《公司法》等規(guī)定“高級管理人員，是指公司的經(jīng)理、副經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，上市公司董事會秘書和公司章程規(guī)定的其他人員”。

2.任職資格

基于董事會秘書以上如此高的重要性和地位，英美法系，包括我國都從積極條件和消極條件方面嚴(yán)格規(guī)定了其任職資格。積極條件方面，“高級”管理人員身份必然要求較高的職業(yè)道德和人品，其工作職責(zé)的綜合性決定了財(cái)務(wù)、法律、管理等個人素質(zhì)的綜合性，而考核個人綜合素質(zhì)的方式之一就是獲得相應(yīng)資格證書；消極條件方面，則強(qiáng)調(diào)最近三年違規(guī)違法行為的存在阻礙其任職。值得一提的是，任職資格中只規(guī)定“本公司現(xiàn)任監(jiān)事”不得兼任董事會秘書，并沒有排除董事，這就為實(shí)踐買下了隱患——董事兼任董事會秘書，董事會秘書成為董事會的附屬物，使該制度形同虛設(shè)。

3.法律責(zé)任

新《公司法》“法律責(zé)任”一章并沒有涉及任何高級管理人員，包括董事會秘書的法律責(zé)任，在“公司董事、監(jiān)事、高級管理人員的資格和義務(wù)”里也只簡單提及違法行為所得收入歸公司、承擔(dān)公司的損失的賠償責(zé)任以及被提起訴訟的可能性。在深交所和上交所的規(guī)定中，也只是無管痛癢的通報(bào)批評、公開譴責(zé)、注銷董事會秘書資格證書。這些法律責(zé)任都過于簡單、籠統(tǒng)，不足以彌補(bǔ)董事會秘書導(dǎo)致的證券市場的損失。刑法第一百八十條內(nèi)幕交易、泄露內(nèi)幕信息罪也只是關(guān)于內(nèi)幕消息的惡意利用及傳播，并無真正涉及信息披露權(quán)責(zé)，更不用說公司治理、股權(quán)管理、投資者關(guān)系管理方面。也就是說當(dāng)今中國，并沒有建立符合實(shí)際情況的梯度法律責(zé)任制度，放縱了違法違規(guī)行為，也使得董事會秘書制度作用無法真正發(fā)揮，無法實(shí)現(xiàn)當(dāng)初立法和引進(jìn)目的。

三、結(jié)語

國外實(shí)踐表明董事會秘書制度能夠有效溝通各方、提高公司運(yùn)作效率、保護(hù)中小股東和債權(quán)人利益，因此我國從被動接受到積極探索和完善。歷經(jīng)近20年的發(fā)展，中國已經(jīng)建立相對完善的董事會秘書制度，明確了法律地位和資格，規(guī)定了權(quán)責(zé)和法律責(zé)任，但是問題仍然不容忽視：兼任隱患使其形同擺設(shè)，隸屬董事會的身份無法使其有效監(jiān)督“三會”，法律責(zé)任體系的缺乏助長其違法違規(guī)?，F(xiàn)階段應(yīng)該在現(xiàn)有董事會秘書框架結(jié)構(gòu)里進(jìn)一步解決以上問題，根據(jù)中國證券市場和上市公司的實(shí)際情況尋找完善之道，以助中國證券市場的健康和資本市場與國際真正的接軌。

[1]莊明.對我國董事會秘書制度問題的思考[J].中國市場，2013（5）：31-32.

[2]肖萌萌，劉云成.淺議我國上市公司董事會秘書制度[J].法制與社會，2012（16）：