新成立高校兼職檔案人員的管理

董秀銳，馬峰濤河北中醫(yī)學(xué)院

新成立高校兼職檔案人員的管理

董秀銳，馬峰濤
河北中醫(yī)學(xué)院

新成立高校各項事業(yè)發(fā)展都處于起步階段，檔案工作基于其為高校建設(shè)提供參考和佐證的重要作用，謀劃發(fā)展自然也在其中。而要做好新成立高校檔案工作，兼職檔案人員必然作為一支主要力量，支撐高校檔案事業(yè)的發(fā)展。而如何做好新成立高校兼職檔案人員的管理，成為我們要研究的一項重要內(nèi)容。

高校；兼職；檔案人員；管理

隨著我國高等教育體制的改革發(fā)展，為了進一步提升高校的辦學(xué)水平和質(zhì)量，一些地方高校通過合并、重組等方式組建成立了新的大學(xué)，從而實現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。河北中醫(yī)學(xué)院正是在這種大背景下，經(jīng)過黨和政府的深思熟慮和高瞻遠矚，于2013年，由河北醫(yī)科大學(xué)中醫(yī)學(xué)院與河北醫(yī)科大學(xué)西山校區(qū)組建成立。在學(xué)校各項事業(yè)起步發(fā)展的同時，檔案事業(yè)也迎來了機遇與挑戰(zhàn)。在萬象更新的局面下，要想做好新形勢下的檔案工作，除了要有堅強的領(lǐng)導(dǎo)和專職人員做后盾外，還需要依靠一支能力強、素質(zhì)高的兼職檔案人員隊伍，積極為檔案工作凝神聚力，為助推學(xué)校各項事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

一、明確兼職檔案人員的組成

兼職檔案人員是高校檔案工作隊伍的重要組成部分，是高校檔案工作網(wǎng)絡(luò)眾多環(huán)節(jié)中的重要一環(huán)。由于新成立高校內(nèi)部機構(gòu)重新調(diào)整，各部門工作人員崗位諸多變化，致使一些部門檔案兼職人員出現(xiàn)調(diào)整和暫時缺位的情況。為了加強學(xué)校檔案規(guī)范化管理，進一步健全學(xué)校檔案管理網(wǎng)絡(luò)，確保學(xué)校檔案工作順利進行，圓滿完成檔案工作任務(wù)，需要各部門重新確定好檔案兼職人員，且最好是本部門負責(zé)文件收發(fā)的工作人員或者辦公室主任、行政秘書、教學(xué)秘書等。部門兼職人員的人數(shù)應(yīng)該根據(jù)部門業(yè)務(wù)和工作情況確定，一般設(shè)置1名，對科室較多、工作量大的部門設(shè)置2-3名。通過兼職檔案人員的合理布局，為高校檔案工作的后續(xù)開展提供了必要的人力支持。

二、發(fā)揮兼職檔案人員的作用

兼職檔案員本身的工作性質(zhì)，決定了檔案工作只是其日常工作中的一部分，他們往往身兼數(shù)職，哪方面工作時間緊、任務(wù)重，他們就會傾向于哪方面的工作。檔案工作如果沒有硬性任務(wù)指標(biāo)或者無人監(jiān)管，那么很有可能就會被遺忘在角落，以至于最終影響高校檔案整體工作的有序進展。尤其在新建高校，檔案工作可以說是從一窮二白的起點出發(fā)，從某種意義上來講，檔案工作的開展更需要各位兼職檔案員的全力支持和大力配合才能完成，工作雖然平凡，但卻意義重大。兼職檔案員要充分認識到自己肩上的重任，將檔案管理工作融入到平時的各項工作之中，找好定位，做好角色擔(dān)當(dāng)。兼職檔案人員要對本部門辦理完畢的具有保存價值的各種文件材料加以清點整理、收集齊全、組卷歸檔。凡是需要歸檔的文件材料，兼職檔案員都應(yīng)督促有關(guān)人員做到書寫材料優(yōu)良、字跡工整、圖樣清晰，歸檔材料一般在年底移交給檔案（館）室專職檔案員。

三、注重兼職檔案人員的自身發(fā)展

兼職檔案人員由于其工作的特殊性，新任職的各基層部門領(lǐng)導(dǎo)對兼職檔案人員的工作不夠重視，加之并非專職檔案工作人員，沒有接受過專業(yè)的檔案學(xué)習(xí)，導(dǎo)致其檔案意識薄弱，責(zé)任心不強，工作效率不高，工作質(zhì)量欠佳。這就要求高校各級領(lǐng)導(dǎo)要從根本上重視兼職檔案人員隊伍的管理，用實際行動支持他們的工作，主動關(guān)心特們的生活，具體從工資、待遇、職稱職務(wù)晉升上給予政策傾斜，鼓勵兼職檔案員激情從事工作，增強事業(yè)心和責(zé)任感。要通過集體學(xué)習(xí)和自主學(xué)習(xí)的方式，切實提升兼職檔案工作人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。鼓勵兼職檔案人員參加校內(nèi)外各種培訓(xùn)班、檔案知識講座及專題報告，從法律層面提高本職工作的政治素養(yǎng)，從業(yè)務(wù)能力層面提高檔案管理工作的效率，真正實現(xiàn)兼職檔案人員質(zhì)與量的升華。

四、平衡專、兼職檔案員之間的關(guān)系

專職檔案人員是指在高校檔案館（室）專門從事檔案管理相關(guān)工作的人員，全面負責(zé)高校檔案的分類、編目和加工整理、系統(tǒng)排列，集中統(tǒng)一管理，負責(zé)編制檢索工具和參考資料，積極開展檔案利用工作，主動、高質(zhì)量為學(xué)校各項工作服務(wù)。各部門、各二級單位兼職檔案人員是分別兼職從事本部門、本單位檔案管理工作的人員，并定期向高校檔案（館）室移交本部門檔案，在檔案業(yè)務(wù)上接受檔案（館）室專職管理人員的管理和指導(dǎo)。作為業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，檔案（館）室專職管理人員要經(jīng)常下基層實地了解并檢查指導(dǎo)兼職檔案人員工作情況，并負責(zé)答疑解惑，現(xiàn)場指導(dǎo)檔案工作各個環(huán)節(jié)中容易出現(xiàn)的紕漏與難題，幫助督促兼職人員把檔案工作做實做細。作為檔案管理部門的專職檔案員，要明確兼職檔案員的崗位職責(zé)，制定嚴(yán)格的考核制度，以制度作為標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，定期或不定期檢查兼職檔案員的工作情況，量化工作目標(biāo)，同時與獎懲、工資待遇等掛鉤，對業(yè)績突出的兼職人員予以表彰獎勵，對沒有完成工作目標(biāo)或表現(xiàn)較差的兼職檔案員予以警告或處分。通過嚴(yán)明的獎懲制度，來充分調(diào)動兼職檔案人員的工作積極性，確保各項檔案材料完整、及時、安全的移交至檔案（館）室，保證檔案工作的正常有序開展。

總之，檔案工作作為一門具有專業(yè)性、實踐性、科學(xué)性、技術(shù)性很強的工作，各崗位兼職檔案人員一定要加強自身管理，注重學(xué)習(xí)與實踐相結(jié)合，努力掌握檔案相關(guān)法律知識與檔案管理基本技能，進一步提升檔案工作認知度與認同感，在意識和行動上展現(xiàn)檔案工作人員應(yīng)有的態(tài)度和風(fēng)采，為新建高校檔案事業(yè)的建設(shè)添磚加瓦。

馬峰濤，男，河北大學(xué)檔案學(xué)本科專業(yè)畢業(yè)，就業(yè)于河北中醫(yī)學(xué)院，綜合檔案室副主任、館員。

董秀銳，女，河北大學(xué)檔案學(xué)本科專業(yè)畢業(yè)，就業(yè)于河北中醫(yī)學(xué)院綜合檔案室，館員；