淺談檔案數(shù)字化管理應(yīng)用

楊 陽(yáng)

晉冀魯豫烈士陵園管理處

淺談檔案數(shù)字化管理應(yīng)用

楊 陽(yáng)

晉冀魯豫烈士陵園管理處

隨著社會(huì)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,檔案信息利用的共享化已成為發(fā)展趨勢(shì)，但就當(dāng)前我國(guó)檔案管理發(fā)展進(jìn)展來看，檔案數(shù)字化管理應(yīng)用仍處在初級(jí)階段，多數(shù)基層檔案館或企事業(yè)單位還沒有進(jìn)入檔案數(shù)字化管理時(shí)代，對(duì)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的方法步驟缺乏清晰的認(rèn)識(shí)。針對(duì)這一問題，筆者就檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的方法步驟談了一些自己的粗淺認(rèn)識(shí)。

檔案管理；數(shù)字化；應(yīng)用

數(shù)字化,是指利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，把聲、光、電、磁等信號(hào)轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號(hào),或把語音、文字、圖像等信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字編碼，再以高速微型計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)字編碼進(jìn)行壓縮、調(diào)制與解調(diào)的信息處理技術(shù),通常稱為數(shù)字化技術(shù)。數(shù)字技術(shù)已經(jīng)滲透到社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，各行各業(yè)，改變了人們的生活方式、工作方式、思維方式。檔案管理作為社會(huì)管理中一個(gè)重要行業(yè)應(yīng)用數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、檔案信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化,檔案信息利用的共享化已成為發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)增加檔案存儲(chǔ)量，提高傳播速度，提升檔案社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化有著極其重要的意義和極大推動(dòng)作用。但就當(dāng)前我國(guó)檔案管理發(fā)展進(jìn)展來看，檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用仍處在初級(jí)階段，除少數(shù)國(guó)家級(jí)、省級(jí)或各著名高等院校檔案館實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理外，多數(shù)基層檔案館或企事業(yè)單位還沒有進(jìn)入檔案數(shù)字化管理時(shí)代，對(duì)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的方法步驟缺乏清晰的認(rèn)識(shí)。本文擬就這一問題談一些自己的粗淺認(rèn)識(shí)，借以擴(kuò)大和普及檔案數(shù)字化管理知識(shí)的宣傳，為檔案數(shù)字化管理應(yīng)用發(fā)揮拋磚引玉的作用。

筆者認(rèn)為：檔案數(shù)字化管理應(yīng)用應(yīng)按步驟做好以下五個(gè)方面的工作。

一、實(shí)現(xiàn)檔案資源信息數(shù)字化

檔案資源信息數(shù)字化，就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文字、圖像檔案以及在現(xiàn)實(shí)生活中新產(chǎn)生的紙質(zhì)、電子文件、非數(shù)碼影像等檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信號(hào)和數(shù)字編碼，生成數(shù)字化檔案。這是檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案資源信息數(shù)字化一般分兩個(gè)大的方面：一是對(duì)館藏傳統(tǒng)的紙質(zhì)文字、圖像等檔案資源有選擇性的通過依靠模數(shù)轉(zhuǎn)化技術(shù)，即使用數(shù)字模擬整合技術(shù)將各種檔案信息數(shù)字化，再運(yùn)用計(jì)算機(jī)、數(shù)碼照相機(jī)、掃描儀、語音輸入等技術(shù)將檔案原件進(jìn)行數(shù)字化處理，運(yùn)用多媒體技術(shù)對(duì)不同載體形式與記錄方式的檔案信息進(jìn)行處理并再次顯示。有選擇性，就是對(duì)于大量的歷史檔案資源不能全部轉(zhuǎn)化，而是進(jìn)行科學(xué)性選擇，體現(xiàn)系統(tǒng)性和特色性原則。二是對(duì)現(xiàn)實(shí)中生成的紙質(zhì)、電子、非數(shù)碼圖像依靠以上技術(shù)直接轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。形成完整的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

二、實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和信息資源的共享化

檔案管理數(shù)字化應(yīng)用最重要的標(biāo)志就是提升檔案信社會(huì)化服務(wù)的效率和效益，而檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化是提升檔案信息社會(huì)化服務(wù)的基礎(chǔ)。通過創(chuàng)建檔案自身網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，以寬帶網(wǎng)為傳輸通道，在高速網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務(wù)。并極大的提高信息轉(zhuǎn)播速度，擴(kuò)大傳播范圍。另一方面，由于各級(jí)、各地區(qū)檔案館或企事業(yè)的檔案各具特色，在高速發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)上只是一個(gè)節(jié)點(diǎn)，單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)，不能滿足全社會(huì)用戶的信息需求，而通過網(wǎng)絡(luò)升級(jí)和統(tǒng)一執(zhí)行國(guó)家檔案信息化運(yùn)行管理性標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)，各檔案部門所使用統(tǒng)一硬、軟件系統(tǒng)、電子文件格式，就能實(shí)現(xiàn)各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。

三、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)、傳輸安全化

存儲(chǔ)、傳輸安全保密既是檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，又存在不足。采取技術(shù)措施，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的安全性和保密性，是檔案數(shù)字化管理應(yīng)用不可缺少的環(huán)節(jié)。加密技術(shù)確保檔案的非公開性或分等級(jí)公開；身份驗(yàn)證技術(shù)確保用戶為網(wǎng)上合法用戶；簽署技術(shù)是證實(shí)該文確實(shí)出自作者，且內(nèi)容未被他人改動(dòng)；防寫技術(shù)確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動(dòng)；防火墻技術(shù)使本機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)與外界之間設(shè)置障礙，是保護(hù)層，阻止外界對(duì)本機(jī)構(gòu)的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。通過以上措施，設(shè)置檔案信息和網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)屏障，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化應(yīng)用安全化。

四、實(shí)現(xiàn)檔案管理方式現(xiàn)代化

檔案數(shù)字化管理應(yīng)用必然帶來檔案管理方式的變革。我國(guó)檔案管理經(jīng)歷了以存儲(chǔ)安全、長(zhǎng)久、注重館藏量為主向注重館藏檔案信息資源的應(yīng)用開發(fā)、增強(qiáng)檔案信息資料社會(huì)利用價(jià)值，提高傳播共享速率和效率的轉(zhuǎn)變，即側(cè)重于檔案資源管理。推行檔案數(shù)字化管理以后，以上的問題基本上解決，特別是在傳輸速率和共享方面實(shí)現(xiàn)了突破。檔案管理的方式應(yīng)該在此基礎(chǔ)上有新的發(fā)展，那就是由檔案信息資源管理向知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變。知識(shí)管理不僅涵蓋檔案信息資源管理內(nèi)容，深化了對(duì)信息技術(shù)的要求，對(duì)檔案信息的處理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)知識(shí)的識(shí)別、挖掘和重組。知識(shí)管理的目的就是通過知識(shí)挖掘和知識(shí)重組，實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。它的基本流程是知識(shí)的創(chuàng)造、存貯、分配、應(yīng)用。以滿足用戶對(duì)知識(shí)創(chuàng)新的需求。

五、實(shí)現(xiàn)檔案管理人員素質(zhì)復(fù)合化

檔案數(shù)字化管理應(yīng)用需要建設(shè)新型管理人員隊(duì)伍，鑒于檔案數(shù)字化管理應(yīng)用涉及多個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域，包含：檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、文學(xué)文字功底、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和原則等。因此，檔案管理人員應(yīng)是復(fù)合型人才。檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，需要組織、單位給予高度重視，投資進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和人才引進(jìn)。對(duì)于符合條件的檔案管理人員要給予一定的政治、經(jīng)濟(jì)待遇，增強(qiáng)其做好工作的積極性，激發(fā)其創(chuàng)造性。加強(qiáng)各檔案館和企事業(yè)單位檔案管理人員的相互交流學(xué)習(xí)，相互借鑒好的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理應(yīng)用的推廣和普及，推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步。

檔案數(shù)字化管理應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的標(biāo)志，是推動(dòng)檔案信息資源服務(wù)社會(huì)化有效手段，是社會(huì)發(fā)展進(jìn)步的體現(xiàn)。我們檔案工作者要積極研究探素這一科學(xué)管理方式，積極推動(dòng)其普及和應(yīng)用，為我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1]李莉.淺談企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的意義及內(nèi)容[J].城建檔案，2013年02

[2]陳郁華.淺談數(shù)字化檔案館建設(shè)[R].南京市檔案局，2013-11-18