高校學院辦公室主任的工作職能和素質(zhì)修養(yǎng)

馬慧 張小斌

摘 要 高校二級學院辦公室是高?；鶎泳C合性辦事機構(gòu)，是高校管理的重要環(huán)節(jié)。辦公室主任是學校機構(gòu)最重要的負責人之一，對辦公室相關工作質(zhì)量水平的提升起到直接影響。本文從新時期高校學院辦公室工作的特點入手，分析了學院辦公室主任的工作職能，并對完善其工作職能所需要具備的素質(zhì)提出了幾點思考，以期使該崗位能夠為學校的相關教職工提供更好的幫助，進而為學院改革發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

關鍵詞 高校管理 學院辦公室主任 工作職能 素質(zhì)修養(yǎng)

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.06.009

Abstract The school office plays an important role in the management of a university， and it's the important link of school management. As the head， the dean of school office affects the working efficiency of the agent directly. This paper from the characteristics of the new period of office work in Colleges and universities of Institute， director of the office work of the function is analyzed， and puts forward some thoughts to perfect the function to have the quality， in order to make the post provide better help for school teaching staff， and create good conditions for the reform and development of our institute.

Key words University management； Dean of school office； function； qualities

學院辦公室是對學院各項工作實施管理的綜合性辦事機構(gòu)，隨著校院兩級管理體制改革的深入，學院內(nèi)部事務數(shù)量也在呈現(xiàn)出直線上升的趨勢，從另一個角度反映出了辦公室主任工作的重要性。具體來說，主任應正確認識新背景之下的工作要求，準確把握辦公室工作過程中需要掌握的內(nèi)在規(guī)律，然后對工作職能進行日益完善，促進工作水平的不斷提升，真正發(fā)揮辦公室主任的重要作用。

1 工作職能分析

學院辦公室在高校管理機構(gòu)中，發(fā)揮著上情下達、下情上報、左右協(xié)調(diào)的橋梁紐帶作用，工作具有頭緒多、要求高、難度大等特點，這就要求學院辦公室主任必須完善工作職能，迅速進入角色，達到工作要求。

1.1 參謀助手職能

學院辦公室主任是學院領導的參謀和助手，需要根據(jù)學校工作部署，做出工作預案，開展相關調(diào)查研究，注重信息數(shù)據(jù)的時效性、全面性和準確性，強化數(shù)據(jù)分析，及時準確地為領導決策提供有價值的資料和參考意見；針對學院相關領導工作當中存在的諸多不足，主任應該敢于進言，真正發(fā)揮自己的工作職責。此外，主任必須要正確認識自己所在的位置，堅決不可以越權(quán)行事，同時也不能夠仰仗自己的權(quán)力亂行事，行壞事，導致職權(quán)的濫用。而且主任必須要時刻清楚自己的工作性質(zhì)，主任的工作是參謀而并不是領導，因此在實際工作過程中，必須要做好配角的角色，當好工作當中的參謀，貢獻自己的力量。

1.2 發(fā)揮組織協(xié)調(diào)作用

從某種程度上講，組織協(xié)調(diào)工作屬于綜合性工作，同時也是高校方案計劃實施以及目標實現(xiàn)的關鍵性環(huán)節(jié)。而辦公室主任是整個管理系統(tǒng)當中的中間性環(huán)節(jié)，主任的位置在一定程度上決定了其工作性質(zhì)，主任必須要與日常工作過程中的各種人際關系打交道，對工作期間的相關矛盾進行科學化處理，做到矛盾的順利化解。此外，主任必須要實事求是，把握全局，從長遠利益、從中心任務出發(fā)，協(xié)調(diào)好辦公室各成員的關系，將各成員的力量凝聚在一起，形成合力，使辦公室的工作高效進行；加強與職能部處、學院各系、教研室、實驗室的溝通聯(lián)系，保障學院與上下級部門信息通暢；以謙虛、謹慎的態(tài)度，尋找解決問題的途徑，加強管理過程中的各環(huán)節(jié)配合。

1.3 發(fā)揮督辦落實作用

現(xiàn)階段，督辦過程主要是指上級政策以及領導決策的全過程。針對辦公室主任，在開展督辦落實工作的過程中首先需要根據(jù)不同時期的工作內(nèi)容，調(diào)整工作重點，比如落實學院年度工作計劃的執(zhí)行情況，落實學校黨委和行政布置的專項工作，以及落實校領導、職能部處領導的重要批示、交辦事項等；其次需要建立和形成良好的督辦落實機制，促進工作執(zhí)行力，專人專辦、急事急辦，及時反饋落實情況；最后需要主動解決在工作落實過程中出現(xiàn)的困難，尤其要圍繞教職工日常生活與工作當中的相關困難、積極反映問題，順利完成督辦工作，從而有效樹立領導形象，對干群關系進行合理化處理，體現(xiàn)出學校的良好政治風貌。

1.4 發(fā)揮服務保障作用

主任需要牢固樹立服務意識，一是為學院的相關領導服務，做好辦公室日常事務的協(xié)調(diào)和處理，進而有效完成上級交代的任務，從事務性工作當中解脫出來，然后集中精力促進學院快速發(fā)展；二是為各職能部門服務，加強與職能部處的溝通聯(lián)系，及時上報各類信息、情報，按時完成下達任務、指標，為各項工作的順利開展提供保障；三是為師生員工服務，將工作更加細致化、周全化，讓教師專注于教學、科研活動，不因具體事務而分心經(jīng)常了解師生員工的工作、學習和生活情況，熱心為他們解決實際困難，認真傾聽師生員工的意見和建議，及時調(diào)整或改進工作方法。

2 學院辦公室主任應具備的素質(zhì)

2.1 政治素質(zhì)

“三嚴三實”即“嚴以修身、嚴以用權(quán)、嚴以律己，謀事要實、創(chuàng)業(yè)要實、做人要實”是新形勢下對黨員領導干部政治品格作出的基本規(guī)范。學院辦公室主任要保持高尚的道德情操，以德服人、求真務實，做修身正己的表率；堅持馬克思主義在高校意識形態(tài)領域的指導地位，在大是大非面前保持清醒頭腦，做政治清醒的表率；遵守黨紀國法，自省自律，經(jīng)得起考驗，做遵規(guī)守紀的表率。作風建設永遠在路上，學院辦公室主任務必要樹立良好的思想作風和工作作風，將個人的發(fā)展和學院事業(yè)緊密結(jié)合在一起共成長。

2.2 業(yè)務素質(zhì)

（1）執(zhí)行能力執(zhí)行能力是把思想轉(zhuǎn)變?yōu)樾袆?，付諸行動的能力。從某種程度上講，學院工作的有序開展，往往與學院管理人員的相關決策息息相關，當管理人員對相關事務進行決議之后，再進入到非常重要的執(zhí)行環(huán)節(jié)。眾所周知，某件工作的執(zhí)行整個過程中所要涉及到的人和事是非常多的，所以從該角度出發(fā)來看，貫徹執(zhí)行的意義大于決策，而且執(zhí)行難度也相對較大。學院中，不管是學校工作或?qū)W校的各個部門的任務，許多決定是通過學校辦公室最終實施完成的，因此，我們可以說辦公室主任屬于“行而果”的關鍵。

（2）具備相應的協(xié)調(diào)能力。良好的協(xié)調(diào)能力是商務辦公的基本素質(zhì)。在學院日常工作中，有些任務是非常困難的，實際操作期間會存在較多障礙，這種情況下就要求主任樹立起全局意識，掌握科學化的溝通技巧，具備較好的協(xié)調(diào)能力，實現(xiàn)學院工作的內(nèi)外協(xié)調(diào)，使學院各個部門以及各個專業(yè)的工作在同一層次上，促進問題的順利解決。

（3）具備較強的語言表達能力。隨著社會的迅猛發(fā)展，人際交往在社會發(fā)展中的地位逐漸突出，如果在社會工作當中不能夠進行適當?shù)淖晕冶憩F(xiàn)，則傳播效果就會大打折扣。眾所周知，語言屬于人際交往中的重要手段之一，要想在日常生活以及工作期間獲得更大的發(fā)展空間，并獲得其他人的認可，則必須要有良好的口才技巧，熟練掌握人際交往的相關規(guī)則。此外，語言表達能力培養(yǎng)期間，知識儲備是必不可少的，必須要有知識儲備作保障，借助口語水平的提升與思考能力的培養(yǎng)，積累人際交往的豐富經(jīng)驗，從而做到日常工作中游刃有余。

（4）具備一定的文字寫作能力。目前，年度總結(jié)、工作匯報等材料，大多需要辦公室主任起草撰寫，文字寫作能力是辦公室主任的一項基本功。提高寫作能力，絕非一日之功，也無捷徑可走。第一，要敏而好學，將學習與日常工作進行緊密結(jié)合；第二，要做到博采眾長，在日常工作過程中，必須要高度重視對寫作素材的積累，豐富相應的詞匯量，不斷拓寬知識面；第三，必須要善于思考，有意識地對日常寫作期間的相關內(nèi)容進行科學化分析與評價，特別是要對領導已經(jīng)修改之后的相關稿件進行反復的揣摸，做到舉一反三，對所需要修改的原因進行思考，然后認真對比修改前后的文件，從而在發(fā)現(xiàn)問題的過程中，有效找出差距；第四要做到勤于實踐，盡可能寫出有分量、有價值的文稿。

3 學院辦公室主任素質(zhì)修養(yǎng)的提高途徑

3.1 對自己的角色進行重新定位

面對學院的教職工，主任應該扮演好具體較強高度與水平的大當家，而在學院辦公室的內(nèi)部，主任需要有思想、有凝聚力、有能力以及有主心骨，不可以動輒頤指氣使以及盛氣凌人?？偠灾?，若辦公室主任不能樹立起相對清醒的角色扮演意識，就難以取得領導信賴、下屬理解以及支持，從而使各個部門之間的協(xié)調(diào)性下降，最終導致工作寸步難行。

3.2 高度重視思考的價值

現(xiàn)代社會各種人際關系充斥在實際工作與生活當中，這種情況下，學院辦公室主任不僅要具有相對靈敏的反應，還必須要做到冷靜沉著以及善于思考。在實際工作過程中，辦公室主任必須要三思而后行，慎思、慎言以及慎行。面對日常工作中的大量信息，主任應將自己比作過濾器，學會分析與思考，然后在認真思考的前提下實施信息的篩選與科學加工，最終把有用信息傳達給學院領導，從而為部門管理工作提供參考依據(jù)。針對風傳，主任應耐心宣傳以及解釋，當遇到棘手事情的時候，應進行深入調(diào)查研究，然后在事情明確的情況下再進行處理，堅決不可以簡單上推下卸。總之，辦公室主任主要在養(yǎng)成良好思考習慣的基礎上，才可以常備不懈，當問題處理以及矛盾化解的時候做到游刃有余，能夠切實為領導以及部門排憂解難。

3.3 樹立學習意識

辦公室主任不僅要認真學習相應的業(yè)務知識，還必須要清楚了解相應的學院工作相關知識。人的精力以及時間往往是非常有限的，再加上辦公室的日常工作相對來說比較繁雜，學習的關鍵在一個“善”字上，一方面要學會合理支配時間，撥冗靜心而學； 另一方面主任應該結(jié)合學院工作情況，適應學校環(huán)境，為未來的發(fā)展而學習。

參考文獻

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