房地產(chǎn)檔案管理存在的問題與應(yīng)對策略

唐建麗 煙臺房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)有限公司

房地產(chǎn)檔案管理存在的問題與應(yīng)對策略

唐建麗 煙臺房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)有限公司

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，推動(dòng)了房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展，居民數(shù)量的增加，使房地產(chǎn)企業(yè)的檔案數(shù)據(jù)越來越多，有效的檔案管理措施，有利于居民產(chǎn)權(quán)登記的方便、快捷，同時(shí)也有利于促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展，對此，本文根據(jù)房地產(chǎn)檔案管理存在的問題與應(yīng)對策略進(jìn)行分析。

房地產(chǎn) 檔案管理 應(yīng)對策略

引言

房地產(chǎn)檔案管理工作是指房地產(chǎn)企業(yè)的行政管理部門，對企業(yè)所進(jìn)行的買賣交易、房屋拆遷、產(chǎn)權(quán)登記等活動(dòng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集和整理，同時(shí)將相關(guān)文字、圖片、影像等資料進(jìn)行歸案管理，使其形成歷史記錄，以便日后的查詢和調(diào)取，房地產(chǎn)檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展具有重要的作用。

一、房地產(chǎn)檔案管理的重要性

（一）提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)管理效率

在房地產(chǎn)檔案管理中，產(chǎn)權(quán)是最重要的組成部分之一，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，產(chǎn)權(quán)交易趨于多樣化，導(dǎo)致房屋產(chǎn)權(quán)變更比較頻繁，再加上不同房主對房屋的改造和裝修，產(chǎn)權(quán)信息在不斷發(fā)生改變，房產(chǎn)審查、認(rèn)證比較困難，而通過房地產(chǎn)檔案管理對產(chǎn)權(quán)的記錄，可以準(zhǔn)確的展現(xiàn)房屋的信息，可以有效提高產(chǎn)權(quán)管理效率。

（二）有利于國家進(jìn)行宏觀調(diào)控

房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)對我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有非常重要的作用，但隨著近年來房價(jià)上漲過快，出現(xiàn)房地產(chǎn)泡沫經(jīng)濟(jì)，不利于房地產(chǎn)市場的發(fā)展，而檔案資料有利于國家了解房地產(chǎn)市場，從而進(jìn)行宏觀調(diào)控，保證房地產(chǎn)市場的穩(wěn)定[1]。

（三）為司法鑒定提供依據(jù)

由于房地產(chǎn)行業(yè)的快速發(fā)展，使房屋交易更加頻繁，同時(shí)也存在一定的隱患，在市場上存在房地產(chǎn)企業(yè)違規(guī)操作，業(yè)主拿產(chǎn)權(quán)抵押貸款等現(xiàn)象，在遇到問題時(shí)不能有效進(jìn)行司法判定，而通過房地產(chǎn)檔案資料的記錄信息，可以有效了解情況，從而做出正確的司法鑒定，使房地產(chǎn)市場可以有序發(fā)展。

除此之外，房地產(chǎn)檔案管理對城市的發(fā)展以及房產(chǎn)交易上都有非常重要的作用，但在實(shí)際管理中還存在很多問題。

二、房地產(chǎn)檔案管理存在的問題

（一）房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理意識薄弱

目前，大多數(shù)的房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員，沒有明確的檔案管理意識，在進(jìn)行工作時(shí)，只是機(jī)械性的復(fù)制、粘貼，沒有對檔案中存在的問題進(jìn)行研究和分析，檔案容易出現(xiàn)問題。例如，在進(jìn)行檔案管理前，需要有專門的登記人員對客戶的房產(chǎn)信息進(jìn)行登記，登記人員的素質(zhì)很難保證，登記的信息是否完整、詳細(xì)也無法保證，而檔案管理人員沒有一定的檔案管理意識，就很難發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，導(dǎo)致檔案信息與居民的產(chǎn)權(quán)信息存在出入，不利于日后的管理和服務(wù)；其次，檔案信息不能及時(shí)歸檔，也是檔案管理中存在的問題，當(dāng)企業(yè)需要調(diào)取或查詢檔案資料時(shí)，容易因一時(shí)疏忽而忘記歸檔，管理人員缺少歸檔意識，非常容易造成檔案丟失或損壞。另外，所形成的檔案信息具備一定的法律效力，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，責(zé)任的劃分很難把握，不利于企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理方式單一

在我國，很多的房地產(chǎn)企業(yè)使用的還是傳統(tǒng)人工檔案管理模式，通過人工來完成檔案的收集、管理工作，隨著房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展，其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越大，加了人工管理的任務(wù)量和工作量，檔案管理人員不能及時(shí)將這些數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分類，工作效率比較低，部分房地產(chǎn)企業(yè)已經(jīng)配備了信息化技術(shù)，但使用率比較低，大部分的管理人員只實(shí)現(xiàn)了查詢和檢索的功能，而電子檔案中的圖形、影像、文字等功能沒有得到合理利用，檔案管理工作效率比較低[2]。

（三）檔案管理的安全系數(shù)較低

第一，在房地產(chǎn)檔案管理中，其登記的信息都屬于客戶的隱私，信息的保密性對客戶的安全有重要的作用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，接觸的人比較多，檔案信息存在泄漏情況。

第二，對檔案室的設(shè)備投入不足，紙質(zhì)檔案室里的數(shù)據(jù)信息易受外部因素的影響而存在安全隱患，例如，在檔案室里，沒有對溫度、濕度等進(jìn)行控制，容易導(dǎo)致檔案受潮，使紙張文字模糊、腐爛，圖片因受潮而褪色，無法核實(shí)圖片上的真實(shí)內(nèi)容，而錄音帶等無法正常使用，都對檔案資料的安全造成了威脅。另外，檔案室缺少相應(yīng)的監(jiān)控設(shè)備，不能對檔案進(jìn)行很好的保護(hù)。

（四）檔案管理人員素質(zhì)過低

檔案管理人員素質(zhì)過低主要指的是管理人員的信息化技術(shù)水平不高。檔案管理人員不能通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子建檔，大多數(shù)檔案管理人員還不具備熟練掌握計(jì)算機(jī)的能力，在操作上還停留在基礎(chǔ)水平；在進(jìn)行檔案錄入和管理上，容易因操作失誤而造成文件損壞，導(dǎo)致信息丟失；在進(jìn)行傳輸檔案時(shí)，常常會(huì)忽略電腦的安全情況，容易受病毒入侵而導(dǎo)致檔案丟失或泄露，對企業(yè)造成巨大的損失。

三、加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的有效策略

（一）完善檔案管理制度

首先，規(guī)范檔案管理制度，要求檔案管理人員，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要嚴(yán)格遵守建檔制度、歸檔制度、保密制度、銷毀制度、檔案安全保護(hù)制度等，加強(qiáng)對檔案的管理工作，提高管理效率。

其次，加強(qiáng)房管部門與檔案管理部門之間的聯(lián)系，建立信息網(wǎng)絡(luò)共享數(shù)據(jù)庫，使部門之間的信息可以資源共享，優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)。

最后，提高行政部門的權(quán)力，加大對檔案管理工作的監(jiān)督力度，提高檔案管理的質(zhì)量，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都合理合法：一是，在檔案收集上，應(yīng)建立立卷審核制，對各部門上報(bào)的材料進(jìn)行審核，保證材料準(zhǔn)確無誤后再交給檔案管理人員進(jìn)行入檔管理；二是，數(shù)據(jù)信息要符合質(zhì)量要求，對檔案內(nèi)的文字、圖片等材料進(jìn)行逐一審查，保證檔案材料的質(zhì)量，避免因外部因素而造成損壞；三是，加強(qiáng)檔案信息安全管理，由于檔案的重要性，當(dāng)需要進(jìn)行調(diào)取、查詢檔案資料以及歸檔時(shí)，必須以行政部門的最高領(lǐng)導(dǎo)簽字并蓋章的書面文件為主，避免因隨意調(diào)取而發(fā)生信息泄露情況，當(dāng)出現(xiàn)問題時(shí)，也方便追責(zé)處置[3]。

（二）提高檔案管理效率

檔案管理人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要遵照一定的流程進(jìn)行操作，做好材料的收集、整理、建檔、備份、保存這幾個(gè)環(huán)節(jié)的操作，在檔案信息收集環(huán)節(jié)中，應(yīng)以文字、圖片、表格收集為主，以電子指紋收集和影像收集為輔，保證材料收集的質(zhì)量和效率，同時(shí)，要根據(jù)實(shí)際情況，多渠道收集信息，保證材料信息的詳細(xì)和完整。在信息錄入階段，檔案管理人員應(yīng)仔細(xì)比對材料信息，減少錯(cuò)字的出現(xiàn)，而造成材料失真，避免發(fā)生法律糾紛等問題。

加大對檔案室的資金投入，一方面，加強(qiáng)檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，使用先進(jìn)的科技，保證檔案室溫度和濕度的穩(wěn)定，加大防火防盜安全設(shè)施建設(shè)，在防火問題上，根據(jù)檔案室的實(shí)際情況配備相應(yīng)的滅火設(shè)施，同時(shí)保障不會(huì)對檔案文件造成破壞；在防盜方面，應(yīng)建立自動(dòng)化監(jiān)控技術(shù)，通過自動(dòng)監(jiān)控、自動(dòng)報(bào)警等方式保證檔案室的安全；另一方面，加大對信息化基礎(chǔ)設(shè)施的投入，定期維護(hù)系統(tǒng)設(shè)備，對出現(xiàn)問題的設(shè)備及時(shí)更換，保證系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)正常，從而提高管理效率。

（三）提高風(fēng)險(xiǎn)抵抗能力

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要對檔案的安全情況做風(fēng)險(xiǎn)評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的隱性風(fēng)險(xiǎn)，采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行解決。例如，文字、圖片、表格的格式要嚴(yán)謹(jǐn)，信息要完整，在電子檔案中，要對重要的信息進(jìn)行加密處理，在進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸前，要對電腦進(jìn)行殺毒檢測，避免在數(shù)據(jù)傳輸時(shí)因病毒入侵而造成材料損壞或丟失。因此，企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理人員的安全防范意識，針對可能出現(xiàn)的問題做風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案，保證在遇到突發(fā)事件時(shí)可及時(shí)處理。另外，企業(yè)要向檔案管理人員宣傳相關(guān)的法律，增加檔案管理人員的法律意識，提高檔案管理的安全性[4]。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

第一，企業(yè)應(yīng)建立崗位資格認(rèn)證，對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，并在培訓(xùn)期間對檔案管理可能出現(xiàn)的隱患進(jìn)行模擬考核，考察培訓(xùn)人員處理問題的能力，并對考核結(jié)果做評價(jià)，對存在的問題進(jìn)行研究和分析，從而制定正確的培訓(xùn)方案。

第二，對檔案管理人員的信息化技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，要求檔案管理人員不僅要具備一定的管理能力，更要熟悉掌握信息化技術(shù)，對操作流程、操作方法、技巧等方面進(jìn)行培訓(xùn)，提高管理人員的管理效率和工作水平。

第三，加強(qiáng)企業(yè)之間的交流與合作，針對檔案管理問題進(jìn)行研究和分析，相互借鑒、相互吸收，取長補(bǔ)短，創(chuàng)新管理方法，使其符合企業(yè)檔案管理的需要，從而提高檔案管理的質(zhì)量和效率。

結(jié)束語：隨著房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展，檔案管理工作對居民、城市以及國家經(jīng)濟(jì)的發(fā)展都有重要的作用，因此，房地產(chǎn)企業(yè)要根據(jù)檔案管理存在的問題進(jìn)行分析，從而制定有效的管理措施，保證房地產(chǎn)企業(yè)順利發(fā)展。

[1]周國瑞. 淺談企業(yè)檔案管理存在的問題與應(yīng)對策略[J]. 文史月刊,2012,08:42.

[2]陸嫣. 房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的問題以及創(chuàng)新策略[J]. 中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2015,05:60-61.

[3]黃曉屏. 淺談房地產(chǎn)檔案管理工作中的常見難點(diǎn)和應(yīng)對策略[J]. 人力資源管理,2015,06:342.

[4]鄧茵. 企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及應(yīng)對策略分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù),2015,20:70+84.

唐建麗（1968-），女，山東省煙臺市人，大學(xué)本科學(xué)歷，助理會(huì)計(jì)師、助理館員職稱，煙臺房地產(chǎn)開發(fā)集團(tuán)有限公司，研究方向：房地產(chǎn)檔案管理。