新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用及研究

■文/魏艷明

新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用及研究

■文/魏艷明

21世紀(jì)是信息化的網(wǎng)絡(luò)時代，隨著新媒體技術(shù)的逐漸普及，計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為了發(fā)展的必然趨勢。檔案信息管理是一項非常復(fù)雜的工作，而且具有一定的特殊性，所以要求檔案信息管理人員要不斷提高自身綜合水平，與時俱進(jìn)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)與手段，跟上時代發(fā)展的步伐。計算機技術(shù)運用在企業(yè)檔案信息管理中已經(jīng)成為企業(yè)單位檔案信息管理方面的必要保障。本文主要介紹新媒體技術(shù)對檔案信息管理所產(chǎn)生的影響，闡述了新媒體技術(shù)在運用過程中的主要優(yōu)勢，針對新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的實際應(yīng)用進(jìn)行具體研究。

新媒體技術(shù)；檔案信息管理；應(yīng)用研究

引言

新媒體技術(shù)具有先天的技術(shù)優(yōu)勢，是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟與傳媒產(chǎn)業(yè)實現(xiàn)對接的最佳選擇。具有社會與經(jīng)濟雙重屬性的新媒體既負(fù)有傳播先進(jìn)文化的責(zé)任，又有盈利的需求。隨著新媒體技術(shù)的發(fā)展與運用，計算機技術(shù)對人們的生產(chǎn)生活產(chǎn)生非常大的影響，新媒體技術(shù)在社會中的地位也變得越來越重要，計算機技術(shù)在各企事業(yè)單位中已經(jīng)逐漸滲透到各個崗位，在一定程度上也帶動了檔案信息管理方式的巨大變化。檔案信息管理人員在企業(yè)單位中的地位不可小覷，隨著檔案信息量的不斷增加，給檔案管理人員的工作帶來巨大挑戰(zhàn)。檔案信息管理工作具有一定的復(fù)雜性，為了保證檔案信息的安全性，提高管理效率，要對新媒體技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加以合理運用，推進(jìn)檔案管理工作的高效開展，為社會提供更優(yōu)質(zhì)的檔案資源服務(wù)。

1.新媒體對檔案管理的影響

新媒體技術(shù)具有便捷性、互動性、及時性等特點，在信息傳播方面體現(xiàn)出獨特的優(yōu)勢，作為企業(yè)的信息管理人員，要及時地了解與掌握新知識，學(xué)習(xí)與新媒體有關(guān)的知識，了解新媒體的傳播特性、傳播手段和發(fā)展方向，在實際運用中與檔案管理工作相結(jié)合，通過科學(xué)的手段來不斷豐富檔案管理工作的具體內(nèi)容。同時需要掌握社會人文知識，提高自身的綜合素質(zhì)，豐富知識儲備，拓寬自身的知識層面，提高從事檔案管理的能力與水平。隨著新媒體技術(shù)的逐漸普及與廣泛應(yīng)用，使人們的視野更加寬廣，獲取信息的渠道也變得多樣化，對人們的生活和工作都會產(chǎn)生巨大影響。檔案管理人員在工作中要嚴(yán)格要求自己，在新媒體環(huán)境下，培養(yǎng)在檔案收集、運用、傳播過程中的積極主動意識，在案卷設(shè)計方面要謀求高標(biāo)準(zhǔn)，樹立服務(wù)理念，突破重點、難點，在查閱檔案信息時盡量縮短時間，提高效率。運用科學(xué)的方法，依靠先進(jìn)的技術(shù)手段，有計劃地進(jìn)行檔案管理工作的開展。

2.新媒體技術(shù)在檔案管理中的運用優(yōu)勢

2.1 利用電子技術(shù)，使信息查閱更加便捷

傳統(tǒng)的人力整理方式屬于比較粗放的管理方式，不但費時而且費力，管理效率也不高，對于檔案內(nèi)容的共享極為不利。新媒體技術(shù)的應(yīng)用，可以很好地改善當(dāng)前狀況，有效地提升檔案管理效率，通過電子技術(shù)的查閱，可以使信息的搜索與管理更加便捷，打破了傳統(tǒng)模式的局限性，使傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，讓更多的用戶可以隨時隨地獲取自己需要的信息。

2.2 通過網(wǎng)絡(luò)平臺，提高管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作效率比較低下，工作程序相對來講比較復(fù)雜。紙質(zhì)的檔案在管理的過程中需要完全依賴于工作人員的操作，在檢索時要逐一查找，通過新媒體技術(shù)可以使信息的錄入更加便捷，管理方式也更加高效。通過多種途徑來展示檔案的內(nèi)容，使資料變成無圍欄檔案，并借助網(wǎng)絡(luò)平臺可以提高使用者獲取相關(guān)信息的積極性，減輕管理人員的工作任務(wù)與難度。

2.3 運用新媒體技術(shù)，加大宣傳力度

在過去的檔案管理工作中，主要的交流方式是檔案管理部門所創(chuàng)辦的內(nèi)部刊物、資料等。其影響范圍比較小，在整理的過程中容易出現(xiàn)紕漏，僅憑資料的介紹對所需內(nèi)容的展示不夠直觀。當(dāng)前社會，微信、微博等先進(jìn)的通信方式已經(jīng)在人們的生活中得到普及，在檔案管理中，結(jié)合新媒體技術(shù)來開展網(wǎng)絡(luò)宣傳，通過建立微信、微博公眾號，來不斷擴大檔案宣傳的影響區(qū)域，向更多人們來宣傳珍貴的檔案內(nèi)容，由此來提升社會影響力，從而提升新媒體的社會價值。

3.新媒體技術(shù)在檔案管理中的實際應(yīng)用

檔案的信息化是社會科技發(fā)展的必然產(chǎn)物，是計算機技術(shù)結(jié)合檔案信息管理為一體的新時代檔案管理創(chuàng)新，計算機技術(shù)在檔案信息管理中的運用會體現(xiàn)出大量優(yōu)點，比較重要的檔案信息在計算機技術(shù)的支持下可以被保護(hù)起來，大大降低了工作人員的工作量。關(guān)于新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的實際應(yīng)用主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 促進(jìn)信息管理向數(shù)字化轉(zhuǎn)換

關(guān)于新媒體技術(shù)中計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，主要是基于數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上來實現(xiàn)的?？梢源龠M(jìn)檔案信息的管理向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)換，更好地滿足社會的發(fā)展對檔案信息資源利用的需求，可以有效地提高檔案信息管理的靈活性與有效性。基于新媒體技術(shù)之上促進(jìn)了電子檔案的形成，并且對各種信息進(jìn)行分類與篩選，通過加工與整理之后，使檔案管理工作更加便捷，檔案的存儲與傳遞也方便起來，降低了檔案管理的復(fù)雜程序，為后續(xù)檔案的使用奠定基礎(chǔ)。

3.2 有利于檔案信息的存儲與檢索

檔案信息的管理主要是通過一些技術(shù)和手段對一些重要的檔案信息進(jìn)行安全管理的過程。在對檔案信息的搜集與存儲方面，計算機技術(shù)體現(xiàn)出了重要作用，相對于人力管理，計算機體現(xiàn)出巨大優(yōu)勢，無論是查找的精準(zhǔn)度、檢索速度，還是存儲容量，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于人力管理。在檔案信息管理過程中，信息量的龐大是一個不易解決的問題，通過計算機掃描技術(shù)可以快速地錄入信息，在信息輸入之后，計算機可以自助處理，將有用的信息進(jìn)行壓縮，從而實現(xiàn)檔案信息的存儲，不但可以節(jié)約時間與空間，而且可以提高工作效率。

3.3 為檔案的信息安全作出保障

檔案信息對于每個人具有非常重要的意義，一旦信息泄露，會造成不必要的損失。所以檔案信息管理要充分做到安全可靠，安全保障工作是管理過程中的重中之重，首先要建立起完善的安全保障制度，運用計算機技術(shù)，制作防病毒軟件，對檔案信息進(jìn)行防毒保護(hù)，防止黑客對檔案信息進(jìn)行攻擊。另外對于一些重要文件信息要進(jìn)行雙重加密處理，放置在加密計算機中，設(shè)置密碼并且進(jìn)行身份權(quán)限的設(shè)定，安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，充分地確保檔案信息管理的安全性。

3.4 提高檔案信息的管理

關(guān)于新媒體技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用，在一定程度上可以拓寬檔案信息管理的空間，尤其是在當(dāng)前社會經(jīng)濟與科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，檔案信息管理將面臨非常嚴(yán)峻的形式，通過計算機技術(shù)的有效處理，可以規(guī)范檔案信息的管理環(huán)節(jié)，提高信息管理的實效性，為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案信息管理包含著非常復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，在管理方面具有一定的特殊性，所以在運用新媒體技術(shù)時要準(zhǔn)確地掌握檔案信息管理的具體內(nèi)容與情況，對檔案進(jìn)行加強管理，推進(jìn)檔案信息管理工作的高效開展，確保新媒體技術(shù)的實際應(yīng)用價值得到最大化發(fā)揮。

4.結(jié)束語

檔案的數(shù)字化管理是隨著當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展而生成的全新的檔案管理方式，數(shù)字化的檔案管理對檔案的收集、整理、統(tǒng)計、傳播等工作具有極大優(yōu)勢。運用新媒體技術(shù)來進(jìn)行檔案信息管理已經(jīng)成為必然趨勢。通過建立微信、微博公眾號、手機APP等，來滿足人們隨時隨地查閱信息的需求，使人們享受全新的體驗。企事業(yè)單位中的檔案管理運用新媒體技術(shù)，可以提高檔案管理效率，對企業(yè)未來的規(guī)劃具有一定的參考價值。所以我們要從全新的角度來考慮問題，加強檔案管理人員知識的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)新知識、新技能，提高服務(wù)水平，跟上新時代發(fā)展的步伐，積極制定相關(guān)的策略來處理影響檔案管理的種種問題。運用新媒體技術(shù)促進(jìn)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

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[2]張笑天.計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應(yīng)用分析[J].“決策論壇——創(chuàng)新思維與領(lǐng)導(dǎo)決策學(xué)術(shù)研討會”論文集（下），2017.

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[4]喻念念.淺析信息技術(shù)在高職院校檔案管理工作中的應(yīng)用[J].人才資源開發(fā)，2016.

[5]莊虔前.淺談信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015.

（作者單位：河北省承德日報社）

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10.19483/j.cnki.11-4653/n.2017.06.041