做好區(qū)縣檔案館利用工作的思考

張龍英

（常州市武進(jìn)區(qū)檔案局，江蘇常州，213159）

做好區(qū)縣檔案館利用工作的思考

張龍英

（常州市武進(jìn)區(qū)檔案局，江蘇常州，213159）

檔案工作在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中發(fā)揮著獨(dú)特的重要作用，如何有效解決目前在檔案利用服務(wù)方面存在著的工作基礎(chǔ)不夠扎實(shí)、社會意識不夠強(qiáng)烈、需求規(guī)律把握不夠精準(zhǔn)等現(xiàn)實(shí)問題，進(jìn)一步做好新時期檔案利用服務(wù)工作，是當(dāng)前各級檔案行政管理部門和實(shí)體保管單位必須面對的重要課題。本文聯(lián)系常州市武進(jìn)區(qū)檔案館近幾年來加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作的具體實(shí)踐，就做好區(qū)縣檔案館檔案利用服務(wù)工作談些粗淺認(rèn)識。

一、利用前預(yù)測與效果反饋相結(jié)合

利用前預(yù)測，即通過召開座談會、開展問卷調(diào)查、推出網(wǎng)絡(luò)征求意見等方式，主要面向轄區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、事業(yè)單位及有代表性企業(yè)等檔案利用服務(wù)對象，有針對性地聽取各方面的意見和建議，深入開展檔案利用服務(wù)的調(diào)查分析和預(yù)測判斷，主動掌握可能產(chǎn)生的檔案利用服務(wù)新需求和新趨勢，積極采取有效對策及時做好檔案利用服務(wù)工作。隨著城市化建設(shè)、新農(nóng)村建設(shè)、小城鎮(zhèn)建設(shè)進(jìn)程的不斷推進(jìn)，武進(jìn)區(qū)加大了所轄湖塘鎮(zhèn)、牛塘鎮(zhèn)及高新區(qū)、經(jīng)發(fā)區(qū)等區(qū)域拆遷工作的推進(jìn)力度。拆遷工作必然涉及大量房屋的拆遷和土地使用權(quán)屬的變更，離不開查閱利用相關(guān)檔案材料，為此我們在預(yù)先積極主動做好各鎮(zhèn)房地產(chǎn)檔案、宅基地清理及建房批復(fù)材料的統(tǒng)計等前期摸查準(zhǔn)備工作的基礎(chǔ)上，面向廣大被拆遷農(nóng)戶和拆遷公司等，大量提供利用1950年土地房產(chǎn)所有證存根，1987年、1991年非農(nóng)業(yè)用地清理登記表、歷年建房批復(fù)，1983年第一輪分田到戶的經(jīng)濟(jì)結(jié)算方案等館藏檔案，充分發(fā)揮這些民生檔案在明晰房屋土地等資產(chǎn)權(quán)屬、核實(shí)房地產(chǎn)面積和合理計算拆遷補(bǔ)償?shù)确矫娴膽{證作用，為順利推進(jìn)拆遷工作創(chuàng)造了條件。

利用后反饋，即通過建立檔案利用效果登記簿，跟蹤了解不同階段檔案利用服務(wù)的各種對象，利用檔案后所產(chǎn)生的實(shí)際效果，從中梳理和歸納出不同時期檔案利用服務(wù)的重點(diǎn)范圍和主要領(lǐng)域，從而把握檔案利用服務(wù)的發(fā)展趨勢及其規(guī)律。1995年，我們通過調(diào)閱當(dāng)時的利用效果登記簿，發(fā)現(xiàn)為了落實(shí)村干部合并計算工齡及生活補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)等退休待遇的需要，有不少曾經(jīng)擔(dān)任過大隊(duì)正副書記、正副大隊(duì)長及會計的老同志，因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)，又幾經(jīng)蓋新房搬了家，無法提供有關(guān)自己擔(dān)任村干部的原始證明，紛紛到區(qū)檔案館查閱檔案。根據(jù)這一情況，我們編制了38349條干部任免卡片專題目錄，將文件內(nèi)容中涉及的每個人都作為一個條目，按文號、案卷號、頁號、所任職務(wù)等內(nèi)容一一作了詳細(xì)的著錄，為此后更多前來查閱“四職”老村干部落實(shí)個人待遇提供了可靠證據(jù)，受到廣泛好評。

二、豐富館藏與信息共享相結(jié)合

開展“6.9國際檔案日”廣場宣傳暨《政風(fēng)熱線》現(xiàn)場直播活動

豐富館藏，即通過收集更多的檔案資源，特別是民生檔案資源，盡可能滿足社會各界對檔案信息資源的需求，切實(shí)為廣大人民群眾解決困難、辦理實(shí)事。依法開展檔案接收工作，按期接收102個應(yīng)進(jìn)館單位2001年以前的檔案進(jìn)館；隨時接收因區(qū)劃調(diào)整劃出武進(jìn)的鄭陸、魏村等19個鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案進(jìn)館；及時接收因機(jī)構(gòu)改革的撤并單位，如糧食局、計生局、衛(wèi)生局等檔案進(jìn)館。全程主動參與武進(jìn)區(qū)非典、花博會等重大活動各階段的檔案工作，從源頭上確保歸檔檔案的齊全完整，及時接收重大活動檔案進(jìn)館，豐富館藏。與經(jīng)信局、法院等單位合作，對武進(jìn)柴油機(jī)廠、武進(jìn)電機(jī)廠等國有企業(yè)改制單位以及鐵本公司等22個停產(chǎn)、破產(chǎn)單位的檔案實(shí)行委托管理。在依法接收的同時，建立征集網(wǎng)絡(luò)、擴(kuò)大征集渠道，大力征集反映武進(jìn)地方特色的檔案材料進(jìn)館，如征集光緒、同治、宣統(tǒng)、民國等不同年代的土地契約，宗譜，各類史志，劉海粟大師字畫，國家領(lǐng)導(dǎo)人視察武進(jìn)的照片、題詞等，以及揭露日本侵略歷史的《先驅(qū)報》《太湖報》《支那畫報》等檔案資料。豐富的館藏也為利用者提供了便利，“十二五”期間，共接待利用檔案近3萬人次、調(diào)閱案卷5萬余卷、復(fù)制提供5.2萬余頁，切實(shí)為機(jī)關(guān)日常工作和史志編修、城市建設(shè)、拆遷安置等工作，以及人民群眾享受改善民生政策待遇提供了檔案查證服務(wù)。

信息共享，即通過擴(kuò)大信息和數(shù)據(jù)的使用范圍，由封閉轉(zhuǎn)向開放、互相分享，全面提高檔案資源的利用效率，切實(shí)解決檔案利用服務(wù)工作中的“最后一公里”問題，讓群眾不出家門就能充分享受到高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的現(xiàn)代化檔案公共服務(wù)。2012年在創(chuàng)建全國社會主義新農(nóng)村檔案工作中，區(qū)檔案館將館藏開放檔案目錄掛接到“中國武進(jìn)”門戶網(wǎng)站，使老百姓在網(wǎng)上就可以清楚地看到檔案館內(nèi)有沒有所需的檔案材料，省卻了奔波之苦，大大方便了村民查閱房產(chǎn)、辦理戶口遷移等民生事項(xiàng)。特別是近幾年來，區(qū)檔案館加強(qiáng)館藏檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，至2015年末，基本完成館藏檔案全文數(shù)字化，累計有18余萬卷2000余萬幅。我們將包含婚姻登記信息、第二輪土地承包產(chǎn)權(quán)、企業(yè)轉(zhuǎn)制等檔案在內(nèi)的全文數(shù)據(jù)信息，在簽署保密協(xié)議情況下，無償反饋給區(qū)婚姻登記中心、農(nóng)工辦、湖塘鎮(zhèn)等原歸檔單位使用，返鄉(xiāng)目錄達(dá)108萬條、近830萬幅，真正實(shí)現(xiàn)各類檔案數(shù)據(jù)在區(qū)檔案館與基層檔案室之間的信息共享。區(qū)婚姻登記中心借此數(shù)據(jù)庫實(shí)行了全省婚姻數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)、各鄉(xiāng)鎮(zhèn)在開展農(nóng)村土地承包經(jīng)營權(quán)確權(quán)登記頒證、拆遷核實(shí)房地產(chǎn)面積、戶口遷移等工作時，不用來回奔波，就可以方便地查閱到所需檔案。

三、檔案知識普及與專業(yè)技能提升相結(jié)合

檔案知識普及是通過向社會廣泛宣傳，讓社會公眾充分認(rèn)識和了解檔案、檔案館與人們?nèi)粘９ぷ骱蜕畹年P(guān)系，不斷增強(qiáng)利用檔案的意識，為解決落實(shí)政策、維護(hù)權(quán)益、滿足文化需求等各方面問題提供可靠的檔案信息支持。2014年年初，我局經(jīng)與區(qū)委組織部、區(qū)人力社會資源和社會保障局等多次溝通協(xié)商，將檔案法律法規(guī)知識以及區(qū)檔案館館藏資源結(jié)構(gòu)、檔案利用服務(wù)方式、檔案利用典型實(shí)例等相關(guān)內(nèi)容，作為一個專題納入全區(qū)公務(wù)員基本能力提升主題培訓(xùn)選修內(nèi)容，向區(qū)、鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)干部作廣泛的檔案知識普及，引導(dǎo)他們增強(qiáng)利用檔案意識，學(xué)會自覺到檔案館查閱利用檔案。從我們對日常查檔接待登記所反映的情況分析，近兩年來機(jī)關(guān)干部來館查閱利用檔案的人數(shù)和卷次、件次明顯增多，比以往增長20%左右，目前區(qū)、鎮(zhèn)兩級機(jī)關(guān)工作人員已經(jīng)成為來館查閱利用檔案的主要對象。

專業(yè)技能提升，即提高相關(guān)工作人員檔案開發(fā)利用的業(yè)務(wù)能力和水平。長期以來，我們注意加強(qiáng)全體人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，幫助和引導(dǎo)他們不斷提升自身業(yè)務(wù)能力和水平，尤其是對于從事檔案開發(fā)利用工作相關(guān)部門人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，促進(jìn)他們不斷提高開發(fā)利用檔案資源的能力和水平，取得了顯著成效。早些年，企事業(yè)單位人員開始實(shí)行養(yǎng)老保險制度改革，負(fù)責(zé)查檔接待工作的同志在調(diào)閱檔案時發(fā)現(xiàn)，勞動局全宗內(nèi)1986年勞動合同鑒證檔案的利用率特別高，且利用價值也比較大。與勞動局聯(lián)系后得知，不論固定工、計內(nèi)工、計外工，也不論是全民企業(yè)還是集體所有制企業(yè)，勞動合同鑒證檔案中凡參加工作時間一欄，如果經(jīng)勞動局加蓋鑒證印章認(rèn)定過的時間可作為參加工作時間的依據(jù)，就不需要再重新查找當(dāng)年的錄用通知書、計內(nèi)工批復(fù)等材料，這為檔案館窗口人員處理同類情況提供了幫助，節(jié)省了查檔時間，收到事半功倍的效果。

窗口工作人員接待百姓查檔

四、傳統(tǒng)利用方式與現(xiàn)代利用方式相結(jié)合

傳統(tǒng)利用方式，即根據(jù)不同利用者的各種實(shí)際需求，通過提供相關(guān)檔案給利用者閱讀、摘抄、復(fù)印，或提供檔案證明等方式，滿足利用者利用檔案信息的需要。這是各級各類檔案館開展檔案利用最基本、最原始的方式。隨著利用服務(wù)工作的不斷深入，各地檔案館積極創(chuàng)新，通過來電、來函和走訪等途徑，廣泛了解利用者的需求，及時有效做好利用服務(wù)工作，使傳統(tǒng)檔案利用方式產(chǎn)生了良好的效果。2005年9月，區(qū)檔案館接到香港著名收藏家張永芳老先生電話，希望通過查閱檔案幫助其尋親問祖。在查閱大量檔案資料和多方聯(lián)系后得知，其失散40多年的遠(yuǎn)房堂弟仍住在武進(jìn)橫林老家，當(dāng)區(qū)檔案館工作人員將這些信息告訴張永芳時，老先生激動萬分，終于找到了祖籍武進(jìn)的證明。從《武進(jìn)檔案信息網(wǎng)》“武進(jìn)人物”欄目中獲知，介紹其祖父張楫如的一篇文章是從《橫林鎮(zhèn)志》上轉(zhuǎn)載的，作者早已仙逝，無法查找來源。為此，當(dāng)年10月份張老先生一行在認(rèn)親的同時，還專門來到武進(jìn)區(qū)檔案館，當(dāng)面感謝檔案館工作人員這種永不放棄、堅(jiān)持不懈的敬業(yè)精神，也表達(dá)了對祖籍武進(jìn)的深情厚意。

現(xiàn)代利用方式，即檔案館主動適應(yīng)科技發(fā)展的新形勢，充分利用以計算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)，通過開設(shè)網(wǎng)站、微博、微信公眾號、手機(jī)檔案館等方式，以創(chuàng)新的思維拓展檔案利用方式的多元化，在空間上縮短大眾利用檔案的距離，從而提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，開創(chuàng)檔案館檔案開發(fā)利用的新局面。區(qū)檔案館為適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，經(jīng)過一年的準(zhǔn)備和努力，《武進(jìn)檔案信息網(wǎng)》于2003年12月30日正式上線運(yùn)行，共有14個欄目。2004年經(jīng)過改版，欄目增加到20個，其中在網(wǎng)站首頁增設(shè)了“網(wǎng)上在線查檔”按鈕，在空間上大大縮短了與查檔者的距離，為利用者提供了網(wǎng)上互動交流、查閱檔案的便捷服務(wù)方式。2015年在保持原有欄目的基礎(chǔ)上，對版面再次進(jìn)行優(yōu)化整合，改版后的網(wǎng)站功能更加突出、可讀性更強(qiáng)、與利用者的互動性也更明顯，新增設(shè)查檔須知、查檔服務(wù)、民生檔案服務(wù)指南、檔案利用實(shí)例選編、館藏資料目錄查詢、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案案卷目錄查詢、政務(wù)公開等與民生有關(guān)的欄目，從而使網(wǎng)站各欄目更加新穎接地氣，同時也為利用者提供了一種更加現(xiàn)代化的檔案利用新途徑。

總之，檔案部門要以貫徹落實(shí)中央《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》為契機(jī)，善于謀大局、觀大勢，不斷創(chuàng)新工作思路和方式，進(jìn)一步挖掘檔案利用潛能，建立健全檔案利用體系，更好地為黨和國家大局服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展服務(wù)，為廣大人民群眾服務(wù)。