淺談南水北調(diào)工程檔案整編實(shí)踐

趙彬

淺談南水北調(diào)工程檔案整編實(shí)踐

趙彬

一、檔案整編工作的重要性

工程檔案是工程建設(shè)的真實(shí)記錄，是工程驗(yàn)收、審計(jì)稽察、運(yùn)行管理、維修養(yǎng)護(hù)、改建、擴(kuò)建以及工程質(zhì)量認(rèn)定等工作的重要依據(jù)和參考；是工程建設(shè)歷史察考、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)交流和科學(xué)研究的信息資源。工程項(xiàng)目一般都具有隱蔽性，所以對(duì)于工程質(zhì)量的檢查以及規(guī)范，就要通過(guò)檔案材料來(lái)實(shí)現(xiàn)。工程材料作為工程項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)，其完整與否、質(zhì)量好壞等都直接影響工程建設(shè)各環(huán)節(jié)或工序的進(jìn)展、進(jìn)度及工程結(jié)算。所以工程檔案材料整編是工程建設(shè)管理中非常重要的組成環(huán)節(jié)。隨著工程建設(shè)的推進(jìn)，須及時(shí)收集齊全過(guò)程資料，并及時(shí)分門(mén)別類地整編歸檔。

二、工程檔案整編要求

1.基本要求

檔案材料整編必須首先符合《中華人民共和國(guó)檔案法》，符合《國(guó)家重大工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與整編規(guī)范》（中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T28-2002）和《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）等法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求；其次要符合工程建設(shè)主管部門(mén)所制定檔案及工程管理各相關(guān)規(guī)定要求，如《南水北調(diào)東中線第一期工程檔案管理規(guī)定》（國(guó)調(diào)辦綜〔2007〕7號(hào)）、《南水北調(diào)工程檔案分類編號(hào)及保管期限對(duì)照表》（國(guó)調(diào)辦綜〔2009〕13號(hào)）、《南水北調(diào)工程驗(yàn)收工作規(guī)定》（國(guó)調(diào)辦綜〔2016〕13號(hào)）和《南水北調(diào)工程驗(yàn)收導(dǎo)則》等。

2.外觀質(zhì)量要求

隨著社會(huì)的發(fā)展，人們對(duì)檔案外觀形式和外觀質(zhì)量要求也在不斷提升，由以前的僅注重于實(shí)用性，向既注重實(shí)用性又重視檔案實(shí)體的外觀質(zhì)量轉(zhuǎn)變，即在保證檔案實(shí)體內(nèi)容質(zhì)量的前提下，對(duì)外觀質(zhì)量要求不斷提高。南水北調(diào)工程?hào)|線蘇魯省際工程和中線陶岔渠首樞紐工程檔案整編過(guò)程中，學(xué)習(xí)借鑒了兄弟單位好的做法，摸索形成了自己的做法，檔案外觀統(tǒng)一，整齊美觀，保證了檔案實(shí)體和外觀質(zhì)量，得到了國(guó)務(wù)院南水北調(diào)建設(shè)委員會(huì)辦公室認(rèn)可和有關(guān)專家的好評(píng)。

三、南水北調(diào)工程檔案整編做法

1.組卷

組卷是根據(jù)工程的特點(diǎn)，結(jié)合項(xiàng)目劃分，遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，把若干內(nèi)容相同或相近文件材料組合在一起，便于保管和利用。

2.案卷題名

案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明準(zhǔn)確地反映本卷具體內(nèi)容，體式要一致。主要由工程名稱、內(nèi)容、文種等組成，部分檔案案卷題名可以是項(xiàng)目名稱代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱，寫(xiě)在卷面，不超過(guò)60個(gè)字。

案卷題名不是一個(gè)完整的句子，而是偏正詞組，未尾不用句號(hào)。

3.卷內(nèi)文件材料排列

卷內(nèi)文件材料的排列順序一般是文字在前、圖樣在后，譯文在前、原文在后，正文在前、附件在后，印件在前、定（草）稿在后，批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，復(fù)印件在前、原件在后（熱敏紙或不能耐久保存的書(shū)寫(xiě)材料），一般按重要性和時(shí)間先后順序排列。

4.頁(yè)碼編制

卷內(nèi)文件材料有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)碼，一般使用打號(hào)機(jī)或手寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)碼號(hào)書(shū)寫(xiě)位置：?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)文件在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，編寫(xiě)在正面的右下角和反面的左下角；成套或裝訂成冊(cè)圖樣或文件，如果頁(yè)號(hào)是連續(xù)的，可不重新編寫(xiě)頁(yè)碼；各卷之間不連續(xù)編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。

5.案卷目錄與卷內(nèi)目錄

案卷目錄用A4紙單面打印，采用固定表格格式，內(nèi)容字體一般采用統(tǒng)一字體、字號(hào)，內(nèi)容文字較多時(shí)調(diào)小字號(hào)和行距，不改變字體，采用單行或多行排列，但對(duì)齊格式保持一致。

6.案卷封皮書(shū)寫(xiě)

為保持檔案整齊美觀，我們?cè)跈n案主管部門(mén)指定或備案的檔案用品生產(chǎn)廠家專門(mén)定制無(wú)酸牛皮紙專用封皮，并將工程名稱印制在封面上。案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限等相關(guān)內(nèi)容，全部采用計(jì)算機(jī)打印，字體、字號(hào)、排版格式等統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)了美觀、整齊和統(tǒng)一的效果。

7.案卷的裝訂

案卷各部分順序?yàn)椋喊妇矸饷?、卷?nèi)目錄、文件材料、備考表、封底。

案卷裝訂采用三孔一線的方法（線裝主要為以后信息化建設(shè)全文掃描提供拆卷方便），孔距為90mm，位置在案卷左側(cè)中部，距訂口邊12～15mm，裝訂牢固、整齊，不掉頁(yè)、不倒頁(yè)、不壓字，便于閱讀。裝訂時(shí)去除金屬物、塑料夾等，對(duì)損壞的文件進(jìn)行修補(bǔ)。若裝訂線上有字跡，加貼裝訂邊。

成冊(cè)的膠裝書(shū)本式文件，若無(wú)其他散裝文件自成一卷的保持原貌，并在該卷右上角加蓋檔號(hào)章，填寫(xiě)案卷檔號(hào)，卷內(nèi)目錄和備考表分別放置于該卷上下方裝入檔案盒；有多份文件組成的案卷，加裝案卷封皮裝訂。

散裝圖紙不裝訂，按A4紙大小折疊，圖面向里手風(fēng)琴式折疊，標(biāo)題欄處于折疊漏出圖標(biāo)欄內(nèi)容，并在圖紙右上角空白處逐張加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)填寫(xiě)本卷圖紙檔號(hào)，序號(hào)填每張圖紙?jiān)诒揪韴D紙中的排列順序，用分?jǐn)?shù)表示，分母為本卷圖紙累計(jì)張數(shù)，分子為本張圖紙?jiān)诒揪碇械呐判?，?/30表示本卷共30張圖紙，此張為第1張圖紙。

8.案卷排列

案卷排列一般是在保持案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，按照工程項(xiàng)目建設(shè)程序先后順序排列。

項(xiàng)目前期文件及建設(shè)管理文件一般按照“立項(xiàng)、科研、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、合同、征遷、開(kāi)工后建設(shè)管理文件”等順序排列。

施工文件一般從合同項(xiàng)目開(kāi)工至合同項(xiàng)目驗(yàn)收的施工程序排列。

監(jiān)理文件一般按照監(jiān)理工作程序排列。

設(shè)備文件一般按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。

9.檔案盒的選擇

為保證檔案外觀整體整齊統(tǒng)一美觀，我們按工程項(xiàng)目專門(mén)定制硬紙板科技檔案盒，工程項(xiàng)目名稱統(tǒng)一印制在盒面，背脊內(nèi)容全部采用統(tǒng)一格式排版打印件粘貼，既能較好地保護(hù)檔案實(shí)體，又體現(xiàn)檔案裝具的整齊美觀和直觀性。

10.聲像檔案的整理

（1）照片材料整編

照片檔案按照立卷單位撰寫(xiě)照片總說(shuō)明。內(nèi)容包括：照片檔案的卷數(shù)、收集歸檔總照片數(shù)量、拍攝起止時(shí)間段、反映工程項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容等，并編制歸檔照片檔案總目錄和分卷目錄。

照片材料選擇重要的、有代表性照片歸檔。紙質(zhì)照片沖印為6英寸，按照照片號(hào)順序裝于照片檔案案卷中，并填寫(xiě)照片說(shuō)明。照片說(shuō)明包括題名、照片編號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、時(shí)間、攝影人、文字說(shuō)明等內(nèi)容。

（2）錄音、錄像材料整編

錄音歸檔材料簡(jiǎn)要標(biāo)明錄音講話的內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄音日期、錄制長(zhǎng)度等。

錄像歸檔材料整理出簡(jiǎn)要說(shuō)明，包括拍攝的內(nèi)容、制式、密級(jí)、規(guī)格、聲道、錄制日期、錄制長(zhǎng)度等。

數(shù)碼錄音、錄像材料采用DVD光盤(pán)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備（U盤(pán)或硬盤(pán)）存儲(chǔ)。

四、做好檔案整編工作的體會(huì)

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)是關(guān)鍵

工程建設(shè)之初，建設(shè)單位即牽頭成立由各參建單位相關(guān)人參加的工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。按照工程建設(shè)主管部門(mén)檔案管理要求，結(jié)合工程實(shí)際制定檔案管理辦法和整理分類管理辦法。開(kāi)展日常監(jiān)督與檢查，指導(dǎo)和規(guī)范工程建設(shè)檔案管理與整編工作。

2.配備有責(zé)任心的工作人員是前提

檔案管理工作雖然不是技術(shù)最復(fù)雜的高難度技術(shù)崗位，但也不是任何人都能夠勝任和做好的。管理人員需要負(fù)責(zé)、沉穩(wěn)、細(xì)心，并具有甘于吃苦、樂(lè)于奉獻(xiàn)、細(xì)心認(rèn)真、精益求精的工作態(tài)度，這是做好檔案整編工作前提。

3.專業(yè)技能是基礎(chǔ)

熟悉檔案管理法律、法規(guī)，掌握檔案整編規(guī)范技能知識(shí)是做好檔案工作的基礎(chǔ)。檔案整編是專業(yè)性較強(qiáng)的技術(shù)工作，檔案管理崗位人員需要了解工程建設(shè)程序，熟悉工程建設(shè)過(guò)程，掌握工程管理和檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得工程建設(shè)內(nèi)容及各部分（環(huán)節(jié)）的相互關(guān)系與有機(jī)聯(lián)系，具有檔案整編的專業(yè)技能，才能對(duì)檔案材料進(jìn)行科學(xué)、合理分類、組卷、整編，這是做好檔案整編工作的基礎(chǔ)。

4.指導(dǎo)服務(wù)是支撐

淮委治淮工程建設(shè)管理局負(fù)責(zé)建設(shè)管理工作的南水北調(diào)東線蘇魯省際工程和中線陶岔渠首樞紐工程都與淮委治淮檔案館簽訂了工程檔案管理與整編技術(shù)服務(wù)協(xié)議。在工程建設(shè)的過(guò)程中，淮委治淮檔案館根據(jù)工程不同的建設(shè)階段安排專家到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)各參建單位檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)、指導(dǎo)，為有效地提高工程檔案管理水平和工程檔案整編質(zhì)量提供了技術(shù)支撐■

（作者單位：淮委治淮工程建設(shè)管理局 233001）