醫(yī)院檔案信息管理的作用與對(duì)策分析

趙 挺

醫(yī)院檔案信息管理的作用與對(duì)策分析

趙 挺

隨著信息化技術(shù)飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理已從傳統(tǒng)的人工管理逐漸走向了自動(dòng)化、信息化和電子化，在減輕人員工作負(fù)擔(dān)的同時(shí)，也可以提高檔案管理效率和質(zhì)量。強(qiáng)化醫(yī)院檔案信息管理，對(duì)于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院整體現(xiàn)代化管理意義重大，應(yīng)該予以足夠重視。針對(duì)目前醫(yī)院檔案信息管理中存在的認(rèn)識(shí)不足、人員素質(zhì)不高、管理方法落后、管理制度不完善等問(wèn)題，采取切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)策略，從強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)、完善檔案管理制度以及引入先進(jìn)管理技術(shù)等方面加以改進(jìn)，已推動(dòng)醫(yī)院檔案信息管理專業(yè)化水平不斷提高，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平提高，為醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展提供良好保障。

醫(yī)院檔案信息；管理；作用；存在問(wèn)題；解決對(duì)策

醫(yī)院檔案是指醫(yī)院各個(gè)部門在日常工作中形成的文件、圖表、錄像等，不僅記錄了醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中的重大事件，而且存儲(chǔ)有大量醫(yī)療科技成果，能夠?yàn)獒t(yī)學(xué)研究提供可靠數(shù)據(jù)支持。近年來(lái)，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，醫(yī)院檔案數(shù)量呈持續(xù)增長(zhǎng)趨勢(shì)，對(duì)于檔案管理工作也提出了許多新要求，信息化管理逐漸取代人工管理，其可有效提高檔案管理效果，但同時(shí)也暴露出一些問(wèn)題，需引起醫(yī)院管理人員的高度重視。

1 醫(yī)院檔案信息管理的作用

醫(yī)院檔案信息管理是指利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，針對(duì)醫(yī)院各部門和科室在日常工作中所形成的各種信息資料等進(jìn)行管理，其在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)管理和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展中發(fā)揮著非常重要的作用。

1.1 保證醫(yī)療工作效果在醫(yī)療工作中，經(jīng)常會(huì)遇到一些需要搶救的突發(fā)性事件或疑難雜癥，要對(duì)病癥進(jìn)行快速準(zhǔn)確分析，于第一時(shí)間確定有效的治療方案，就需要檔案信息的支持。通過(guò)快速檢索檔案信息，醫(yī)護(hù)人員便可從以往成功案例中汲取經(jīng)驗(yàn)，然后借助先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備，及時(shí)對(duì)患者進(jìn)行搶救[1]。

1.2 解決醫(yī)患爭(zhēng)端隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院數(shù)量和規(guī)模持續(xù)增長(zhǎng)，在為人們提供更加全面、細(xì)致的醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)的同時(shí)，醫(yī)患糾紛問(wèn)題也頻繁發(fā)生，其影響醫(yī)院正常運(yùn)營(yíng)。在這種情況下，合理運(yùn)用病例檔案信息，可以為司法機(jī)關(guān)作出公正法律判決提供可靠依據(jù)，進(jìn)而保護(hù)醫(yī)院或患者基本權(quán)益，解決醫(yī)患爭(zhēng)端問(wèn)題[2]。

1.3 推動(dòng)醫(yī)院文化建設(shè)隨著醫(yī)療體制改革的持續(xù)深化，醫(yī)院開始逐漸參與至市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，強(qiáng)化醫(yī)院文化建設(shè)，是推動(dòng)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素。醫(yī)院文化建設(shè)離不開醫(yī)院檔案信息管理工作的支持，利用醫(yī)院檔案信息中記錄的醫(yī)院本身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程，可以從中發(fā)掘出醫(yī)院賴以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)信息，建設(shè)醫(yī)院本身所特有的文化體系，在激發(fā)員工積極性、促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)健發(fā)展方面具有重要意義[3]。

1.4 服務(wù)醫(yī)院發(fā)展全局醫(yī)院檔案信息管理能夠?yàn)獒t(yī)院發(fā)展全局提供良好的服務(wù)，滿足各部門和科室對(duì)于信息的需求。在當(dāng)今信息時(shí)代，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等的出現(xiàn)，數(shù)據(jù)信息數(shù)量持續(xù)遞增，但是如果缺乏有效的信息提取和整合，想要挖掘出有用信息非常困難。而醫(yī)院檔案信息管理不僅能夠收集和整理醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理中產(chǎn)生的各種數(shù)據(jù)信息，還可以將整理好的信息提供給所需部門，起到資源共享的效果，為醫(yī)院發(fā)展提供良好的信息服務(wù)。

2 醫(yī)院檔案信息管理的現(xiàn)狀

從目前來(lái)看，多數(shù)醫(yī)院在開展檔案信息管理過(guò)程中，存在著一些不足和問(wèn)題，影響其作用的充分發(fā)揮，同時(shí)也制約了醫(yī)院全面信息化管理的實(shí)現(xiàn)。具體來(lái)講，存在的問(wèn)題包括以下幾點(diǎn)。

2.1 認(rèn)識(shí)問(wèn)題目前，許多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)乃至檔案管理人員對(duì)于醫(yī)院檔案信息管理的重要性仍缺乏足夠認(rèn)識(shí)，在制訂管理方案時(shí)存在著很大隨意性，導(dǎo)致檔案資料無(wú)法及時(shí)歸檔，出現(xiàn)了缺失、損壞等問(wèn)題[4]。同時(shí)，部分醫(yī)院在檔案管理中仍采用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式，不僅需要占用大量存儲(chǔ)空間，而且會(huì)受到外部因素影響，存在著保存難、查找難、調(diào)閱難等問(wèn)題。檔案信息資源開發(fā)嚴(yán)重不足，信息共享性差，檔案利用率極低，其本身的作用完全得不到發(fā)揮。

2.2 人員問(wèn)題管理人員是確保醫(yī)院檔案信息管理工作有效展開的關(guān)鍵，其必須具備檔案管理專業(yè)知識(shí)以及相應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)。但目前許多醫(yī)院在設(shè)置檔案信息管理人員時(shí)，缺乏必要的考核工作，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)偏低，同時(shí)缺乏責(zé)任意識(shí)，雖然部分非專業(yè)人員在經(jīng)過(guò)一定培訓(xùn)后，能夠從事檔案信息管理工作，但在工作中易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案資料遺失或損壞，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案信息的合理利用[5]。

2.3 制度問(wèn)題醫(yī)院檔案本身并不具備直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的能力，這也是其容易被忽視的主要原因。醫(yī)院因?qū)n案信息管理缺乏明確制度規(guī)定，檔案管理相關(guān)制度缺乏完善性，導(dǎo)致管理人員無(wú)法結(jié)合制度相關(guān)內(nèi)容對(duì)檔案信息管理的要求進(jìn)行明確，也無(wú)法有效指導(dǎo)檔案信息管理工作順利開展，影響了檔案信息資源的整合。另外，在醫(yī)院檔案信息管理中，還存在著主次不分以及重要信息遺漏等問(wèn)題，在很大程度上阻礙了醫(yī)院發(fā)展，使得無(wú)法滿足信息化時(shí)代的新要求[6]。

2.4 技術(shù)問(wèn)題部分醫(yī)院在檔案信息管理方面缺乏先進(jìn)技術(shù)支撐，導(dǎo)致管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，給醫(yī)院檔案信息的查找和更新維護(hù)帶來(lái)了諸多不便，而保密技術(shù)相對(duì)落后也使醫(yī)院檔案信息的安全性得不到保障，經(jīng)常出現(xiàn)檔案信息丟失和損壞問(wèn)題，影響應(yīng)用效果。

3 醫(yī)院檔案信息管理的對(duì)策

針對(duì)上述問(wèn)題，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)予以高度重視，采取切實(shí)有效的措施，確保醫(yī)院檔案信息管理發(fā)揮應(yīng)有的作用。

3.1 強(qiáng)化檔案信息管理意識(shí)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和管理層應(yīng)及時(shí)更新觀念，了解檔案信息管理在醫(yī)院發(fā)展中的重要作用，強(qiáng)化檔案信息管理意識(shí)，將檔案管理工作放在醫(yī)院重要議事日程上，提升對(duì)于檔案管理工作的重視程度[7]。同時(shí)，應(yīng)該在醫(yī)院內(nèi)部加強(qiáng)宣傳工作，使醫(yī)院全體員工均能夠樹立檔案信息管理意識(shí)，從思想層面上提升對(duì)于檔案管理工作的重視，使其主動(dòng)參與至檔案信息收集和管理中，通過(guò)各個(gè)部門相互協(xié)調(diào)，確保醫(yī)院檔案信息管理的效果。

3.2 提升檔案管理人員素質(zhì)隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)快速發(fā)展，醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各種檔案信息數(shù)量也在不斷增加，檔案管理工作已不再是僅針對(duì)檔案收集和整理，而是需要從海量檔案信息中提取出有用信息，做好經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)分析，為醫(yī)院后續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。因此，檔案管理人員必須具備更高的專業(yè)素質(zhì)和檔案管理能力，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其培訓(xùn)和教育，通過(guò)定期專業(yè)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)以及專家技術(shù)講座兩種方式，促進(jìn)其專業(yè)素質(zhì)和實(shí)踐能力得以提升[8]。在培訓(xùn)中，不僅需包括檔案管理相關(guān)內(nèi)容，還需包括一些先進(jìn)信息技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、設(shè)備管理技術(shù)等，確保檔案管理人員能夠順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化。做好檔案管理人員的定期考核，一方面能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在缺陷和漏洞，及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)，另一方面也可以督促檔案管理人員嚴(yán)格要求自身，不斷提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，以便更好地適應(yīng)醫(yī)院檔案信息管理的要求，促進(jìn)管理水平提高[9]。

3.3 完善檔案信息管理制度健全完善的管理制度是確保醫(yī)院檔案信息管理工作順利開展的基礎(chǔ)和保障，也是醫(yī)院檔案管理中必須重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。一是應(yīng)該成立專門的檔案管理部門，從醫(yī)院自身的實(shí)際情況出發(fā)，對(duì)檔案信息管理制度進(jìn)行完善，對(duì)檔案管理人員的權(quán)利及職責(zé)進(jìn)行明確，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，確保其能夠有序展開；二是應(yīng)該熟悉檔案管理工作的流程，對(duì)照《檔案法》的相關(guān)條款，結(jié)合醫(yī)院的具體情況，健全醫(yī)院檔案信息管理制度，從管理層面、技術(shù)層面和業(yè)務(wù)層面建立起相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)化體系，為檔案管理工作提供制度保障；三是應(yīng)該對(duì)檔案管理的細(xì)節(jié)進(jìn)行明確，減少管理中存在的問(wèn)題[10]。例如，對(duì)于醫(yī)院人員檔案的管理，可以以科室為單位，進(jìn)行信息的整理和歸納總計(jì)，形成完整的人員檔案表，如表1。而對(duì)于醫(yī)院設(shè)備檔案的管理，同樣可以形成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)信息表，如表2。

表2 某醫(yī)院設(shè)備檔案信息統(tǒng)計(jì)表

3.4 引進(jìn)檔案信息管理技術(shù)在條件允許情況下，醫(yī)院應(yīng)該適當(dāng)增加對(duì)于檔案信息管理的資金投入，積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理系統(tǒng)，提升系統(tǒng)技術(shù)性，構(gòu)建相應(yīng)檔案管理信息服務(wù)平臺(tái)，確保醫(yī)院檔案的分類、收集、整理、編制以及存儲(chǔ)等工作能夠有序開展，醫(yī)院內(nèi)各部門和科室也可以通過(guò)服務(wù)平臺(tái)，查找相應(yīng)檔案資料，以提升檔案的實(shí)用價(jià)值。同時(shí)，醫(yī)院應(yīng)該立足自身實(shí)際，開發(fā)專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案室與其他科室間的相互聯(lián)系，對(duì)檔案管理工作的服務(wù)范圍進(jìn)行拓展；對(duì)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施進(jìn)行完善，一方面加強(qiáng)對(duì)于掃描儀、復(fù)印機(jī)等設(shè)備的配置，另一方面需注重管理軟件和系統(tǒng)軟件的開發(fā)及更新?lián)Q代，為醫(yī)院檔案信息管理工作提供良好的基礎(chǔ)條件[11]。

4 結(jié)束語(yǔ)

醫(yī)院檔案信息管理在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展中意義重大，需引起醫(yī)院管理層的高度重視，針對(duì)目前醫(yī)院檔案信息管理中存在的認(rèn)識(shí)不足、人員素質(zhì)不高、管理方法落后、管理制度不完善等問(wèn)題，采取切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)策略，從強(qiáng)化檔案管理意識(shí)、加強(qiáng)人員素質(zhì)培訓(xùn)、完善檔案管理制度以及引入先進(jìn)管理技術(shù)等方面加以改進(jìn)，以推動(dòng)醫(yī)院檔案信息管理專業(yè)化水平不斷提高，促進(jìn)醫(yī)院整體管理水平提高，為醫(yī)院穩(wěn)定健康發(fā)展提供良好保障。

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R197.323.1

A【DOI】10.12010/j.issn.1673-5846.2016.12.076

遼寧省本溪市醫(yī)學(xué)交流中心，遼寧本溪 117000