做好醫(yī)院招標檔案科學管理的探討

楊亦軍

青島大學附屬醫(yī)院,山東青島 266003

醫(yī)院招標檔案是在醫(yī)院招投標活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等各種不同載體的原始記錄?？茖W規(guī)范地管理招標檔案,是現(xiàn)代醫(yī)院行政工作的一項重要內容。近年來,醫(yī)政管理工作日臻完善、透明公開,而醫(yī)院招標檔案作為見證醫(yī)院招標過程的最原始記錄,有著非同小可的作用。它不僅可以客觀真實地反映招標過程,而且是降低招標風險,監(jiān)督招標是否規(guī)范的依據(jù)。但是,在部分醫(yī)院的招標工作中,存在對招標工作認識不足,招標工作檔案管理松散,職責不清,招標科室工作人員流動性大,招標檔案材料收集不及時等現(xiàn)象。如何解決存在的問題,推動招標檔案的科學規(guī)范發(fā)展,為醫(yī)院的管理和決策工作提供依據(jù),是擺在醫(yī)院檔案工作者面前的一項艱巨的任務。因此,尋求科學有效的醫(yī)院招標檔案管理是醫(yī)院檔案工作的重點。

1 醫(yī)院招標檔案的形成

形成一卷招標檔案從招標項目開始提出,經(jīng)過招標項目委托、開標及評標等一系列活動到招標活動結束中間需經(jīng)過多個環(huán)節(jié),每個招標環(huán)節(jié)都對招標活動產(chǎn)生重要影響,都會產(chǎn)生一系列書面文件,這些文件是對招標過程的真實、客觀反映,是招標行為是否合理合法的直接書面證據(jù),也是監(jiān)督招標工作是否規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)[1]。所以做好招標檔案管理對完成招標工作起著不可替代的作用。以青島大學附屬醫(yī)院為例,為科學管理招標工作,醫(yī)院專門成立招標管理部,負責組織協(xié)調全院各類招標工作。醫(yī)院每年有上百個招標項目,其中包含醫(yī)療設備招標、后勤物資招標、基建工程類招標以及其他類招標。按照招標管理規(guī)定,本著公平、公開、公正的原則,每次招標工作由招標管理部門負責組織,參加招標的院方人員由招標管理部門、設備使用部門、紀檢監(jiān)察部門、審計部門、計財?shù)炔块T的人員組成,招標工作完成會產(chǎn)生招標申請表、評委簽到表、投標單位登記表、招標文件、投標文件、中標通知書、采購合同、報價一覽表、最終報價單、紀委監(jiān)察部門審核記錄表以及辦公會紀要等相關文書,由負責檔案收集的專人將這些文書按照形成時間進行排列整理,并將每份卷內文件打印成卷內目錄,附備考表后,形成一卷完整的招標檔案并移交至醫(yī)院檔案科,由檔案科進行編號、整理、錄入、上架。醫(yī)院招標檔案是檢驗招標過程是否規(guī)范的重要依據(jù)。

2 招標檔案管理存在的問題

2.1 職責不清溝通不暢 造成招標檔案管理困難

在行政工作中,上傳下達,溝通便利、相互協(xié)作是高效工作的基礎,招標工作同樣如此。但在實際工作中,不少醫(yī)院常常存在招標管理部門與檔案管理部門職責界定不清,信息溝通不暢的現(xiàn)象,這樣大大制約了醫(yī)院各項管理工作的開展和辦事效率。在不少醫(yī)院的招標檔案收集過程中,存在這樣一種現(xiàn)象[2],醫(yī)院檔案科不清楚招標管理部門在收集整理歸檔過程中困難或瓶頸問題,而招標管理部門又不知道如何破解招標檔案收集難,如何達到準確規(guī)范整理招標檔案的問題,溝通不暢,影響著招標檔案收集及管理。此外,還存在招標管理部門與其他職能部門職責劃分不清的現(xiàn)象,各自為營的工作作風造成檔案規(guī)范管理的困難。總的來說,醫(yī)院招標過程涉及多個部門,職責界定不清,要么都管和要么都不管現(xiàn)象,對招標檔案的科學規(guī)范的管理帶來不利影響,加大招標檔案科學高效管理的難度。

2.2 歸檔材料隨意散亂無序 造成招標檔案管理困難

《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國招標投標法實施條例》都對各類檔案的管理有著具體要求。招標檔案的收集不同于一般文書檔案,文書檔案通常是在次年上半年收集前1年度檔案,通過1年的歸納整理,比較有條理,順序清楚。招標檔案不同于其他檔案,往往是在招標后招標材料短時間內匯集在一起,并且通常是多個招標項目同時進行,這樣就會出現(xiàn)大量材料堆積在一起的現(xiàn)象,一旦不及時整理,就會大批堆積,使人焦頭爛額。此外,不少醫(yī)院招標檔案在收集整理過程中還存在檔案資料隨意無序的現(xiàn)象,譬如不按規(guī)定使用標準紙張、檔案排列順序顛倒、材料頁碼標識不準、提交材料不全、檔案材料遲遲不歸檔等多種問題。這樣的問題檔案,匯集到檔案科后需要檔案科工作人員比對卷內目錄一一查對,給檔案收集整理工作帶來很大麻煩,嚴重影響檔案收集速度,造成立卷歸檔速度慢,檔案收集質量低的現(xiàn)象。也勢必會造成日后查閱困難,給檔案收集整理開發(fā)利用帶來重重障礙。

2.3 招標檔案管理硬件不足 影響招標檔案科學規(guī)范管理

提高醫(yī)院醫(yī)療技術,樹立學科優(yōu)秀人才,提升科技創(chuàng)新水平是醫(yī)院工作重點,而檔案工作往往是醫(yī)院管理工作的邊緣。許多醫(yī)院檔案管理配套設備遠遠落后于醫(yī)院醫(yī)療水平的發(fā)展,檔案庫房不足、設備落后,嚴重制約著檔案科學規(guī)范管理水平。單就招標檔案來說,每卷招標檔案少則近百頁,多則幾百上千頁,占地空間大給醫(yī)院檔案庫房帶來很大壓力。為緩解檔案庫房緊張,有的醫(yī)院對招標檔案能不收盡量不收,再不然對收集的招標檔案進行集中簡單堆砌,這種不負責任的粗放式管理方式,最終導致招標檔案資源的浪費。

3 科學管理招標檔案的途徑

3.1 建立健全相關的招標檔案管理制度

招標檔案具有可追溯性,它可以為醫(yī)院工作提供查考依據(jù),使醫(yī)院管理工作有據(jù)可循。因此,醫(yī)院應建立從收集整理到借查閱使用一系列檔案管理制度,并制定相應的檔案考評管理機制,將檔案管理工作作為年終工作考核的一項內容,形成領導重視,分級管理,責權清晰的管理模式。做到應歸盡歸、應收盡收。同時鑒于招標檔案的分散、涉及面廣的特點,由招標管理部門進行招標前及招標后的集中統(tǒng)一收集,在規(guī)定時間內完成招標檔案的歸檔,防止招標材料散亂無序現(xiàn)象的發(fā)生,最大限度保證招標檔案的收集質量。此外,為更好地做到管理有序,在招標檔案的借查閱過程中,應嚴格遵守借閱登記制度及保密制度,通常是由招標管理部借查閱,對招標管理職能部門之外需要借查閱檔案的部門,需在征得招標管理部知情同意的情況下方可借閱,杜絕檔案管理的隨意性。

3.2 加強招標檔案的信息化管理 提高招標檔案的電子化管理水平

隨著檔案管理信息化建設不斷增強,將招標檔案進行信息化管理不僅可以縮短查閱時間,而且可以通過信息分級管理,實現(xiàn)不同權限人員通過網(wǎng)絡即時查閱檔案的目標。這樣可以大大提高招標檔案使用率和查閱的準確率,是招標檔案科學管理有效途徑。以青島大學附屬醫(yī)院為例,醫(yī)院領導高度重視檔案管理工作,從長遠發(fā)展及科學化管理的角度考慮,為保證招標檔案的科學有效管理,醫(yī)院在檔案庫房安裝數(shù)字化檔案管理系統(tǒng),并在檔案管理系統(tǒng)內增添招標檔案模塊,由醫(yī)院檔案科對招標檔案進行統(tǒng)一管理。招標檔案歸檔后,檔案科對收集的檔案從醫(yī)療設備、后勤物資、基建工程以及其他類幾方面進行分類立卷,專職檔案工作人員編號后將檔案按年度、分類、卷號、招標編號、中標單位、案卷題名、申購科室等信息進行錄入,并在建立招標檔案基本信息的基礎上,完善卷內目錄,最終形成一份“含金量”高、利用價值高的招標檔案。事實證明,通過科學的信息化管理,醫(yī)院招標檔案不僅管理有序,查閱方便,而且最大程度的提高了招標檔案管理和使用效率。

3.3 加強招標檔案硬件設施建設 推進檔案管理規(guī)范化。

醫(yī)院的快速發(fā)展,不僅僅是大型醫(yī)療設備的上等級和醫(yī)院醫(yī)療技術上水平,更需要與之匹配的相關管理水平上層次。按照相關檔案管理規(guī)定,不同種類檔案,應劃區(qū)域進行不同種類檔案的存放[2]。招標檔案同樣應按照防火、防潮、防曬、防蟲、防塵等要求,定期進行整理。設立專門的招標檔案庫房或專柜,收集整理錄入后單獨進行上架存放。青大附院在醫(yī)療用房十分緊張的情況下,仍然留出足夠的檔案庫房,醫(yī)院在檔案庫房安裝了密集架,并配備自動滅火裝置、檔案消毒滅菌機、檔案庫房自動除濕機、加濕機、掃描儀、復印機等先進的辦公設備,各種硬件設備的齊備,保證了檔案工作的順利開展,進一步推動檔案設備自動化管理進程。

3.4 提高相關人員檔案管理業(yè)務素養(yǎng)

隨著醫(yī)院各類高科技醫(yī)療設備不斷引進,醫(yī)院建設維修工程開展,后勤物資使用量的增加,招標檔案的數(shù)量也在逐年上升。醫(yī)院各類檔案的收集與整理,單靠幾個專職檔案管理人員是力不能及的,許多前期收集整理工作需要各科室兼職檔案員協(xié)助完成。而兼職檔案員的檔案業(yè)務素養(yǎng)、對檔案材料的敏感程度,也決定了檔案收集的質量。因此,明確責任,增強兼職檔案員法律意識、檔案收集意識,提高兼職檔案員的素養(yǎng),是提供質量有保證的檔案的前提[4]。為此,醫(yī)院檔案主管部門應定期對兼職檔案員進行法律及檔案知識培訓,增強兼職檔案員檔案法律意識及歸檔意識。醫(yī)院檔案科既可以面向全體兼職檔案員進行檔案收集整理的基本常識培訓,同時還可以針對不同檔案類型進行檔案收集專題培訓。同時檔案科工作人員還可以定期深入到職能科室對檔案收集過程中遇到的問題可以進行面對面具體指導,最大限度保證檔案收集質量。此外建議相關部門兼職檔案員做到相對固定,不要頻繁更換,從而保證檔案的收集質量,最終實現(xiàn)招標檔案從收集整理到開發(fā)利用的高效統(tǒng)一。

[1]吳鋒霞.招標檔案管理中存在的問題及對策[J].企業(yè)改革與管理,2016(9):37-38.

[2]黃燕.醫(yī)療設備政府采購招標檔案管理初探[J].中國衛(wèi)生標準管理,2017,8(2):12-13.

[3]韓冰,沈鐵峰,周璇.科學管理醫(yī)院招標檔案管理的認識與思考[J].財經(jīng)界,2016(24):355 .

[4]歐豐霞,王健智,席鳳梅.科學管理招標檔案為醫(yī)院建設和發(fā)展服務[J].中醫(yī)藥管理雜志,2013,3(9):310-311.