醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中“加減乘除法”的應(yīng)用分析

耿玲

淄博市中心醫(yī)院社保科，山東淄博 255036

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中“加減乘除法”的應(yīng)用分析

耿玲

淄博市中心醫(yī)院社保科，山東淄博 255036

檔案管理是醫(yī)院中一項(xiàng)重要的工作，是指通過紙張、光盤等媒介對(duì)于醫(yī)院中的日常工作進(jìn)行記錄和保存的過程，對(duì)于醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展具有非常積極的意義。過去醫(yī)院檔案管理工作未受到足夠的重視，管理體制較為落后，檔案管理工作的效率較低。日前，各大小醫(yī)院提出的“精細(xì)化管理”方法有效提高了醫(yī)院檔案管理工作的效率。為使醫(yī)院檔案精細(xì)化管理不斷得到完善，該文對(duì)于管理工作中“加減乘除法”的應(yīng)用策略進(jìn)行探討。

精細(xì)化管理；檔案；加減乘除法

近年來，隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，醫(yī)療條件也不斷得到改善，醫(yī)院中的醫(yī)療技術(shù)條件以及管理水平得到不斷的提升。檔案管理作為醫(yī)院管理中的重要組成部分，其管理質(zhì)量直接影響著醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展，因此，應(yīng)該采用科學(xué)的管理方法來對(duì)檔案進(jìn)行管理，提高管理效率，降低管理成本，減少管理工作中出錯(cuò)的概率。

1 醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

就目前而言，醫(yī)院檔案管理工作中主要存在以下兩個(gè)問題：①管理制度不夠完善：管理制度不夠完善是我國很多醫(yī)院普遍存在的問題，尤其是中小型醫(yī)院。相關(guān)管理?xiàng)l例的缺失直接導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理水平的下降，從而導(dǎo)致重要文件的缺失，并且會(huì)影響醫(yī)院相關(guān)工作的高效開展。例如，若醫(yī)護(hù)人員不能及時(shí)找到重要的研究資料，就會(huì)導(dǎo)致工作效率的降低。②管理模式較為粗放：由于醫(yī)院管理人員對(duì)于檔案管理工作的忽略，導(dǎo)致醫(yī)院中檔案管理工作水平較低，沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并且沒有科學(xué)的管理方法、管理模式，因此造成了管理效率低下、檔案內(nèi)容混亂，為醫(yī)院檔案的歸檔和查閱增加了一定的難度。同時(shí)，醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的低下也會(huì)影響到整個(gè)醫(yī)院管理水平。

2 “精細(xì)化管理”與“加減乘除法”的含義

2.1 精細(xì)化管理

精細(xì)化管理是管理學(xué)中一個(gè)常見的概念，指通過落實(shí)管理責(zé)任，將管理責(zé)任具體化、明確化，來實(shí)現(xiàn)管理工作的高效性。精細(xì)化管理的本質(zhì)是將管理目標(biāo)進(jìn)行分解和細(xì)化，使之落實(shí)到每一個(gè)工作人員的身上，從而實(shí)現(xiàn)管理的有效性[1]。精細(xì)化管理方法最先應(yīng)用于企業(yè)管理中，但隨著市場經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，很多事業(yè)單位也逐漸采用精細(xì)化管理方式進(jìn)行管理。醫(yī)院中的檔案精細(xì)化管理指的是按照規(guī)范的管理方法安排好單位中的各項(xiàng)管理工作，不斷將工作細(xì)致化，精益求精，從而達(dá)到更好的管理效果。

2.2 精細(xì)化管理中的“加減乘除法”

“加減乘除法”在數(shù)學(xué)中是最基本的運(yùn)算方法，將該原理應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中能夠有效提高管理質(zhì)量?！凹臃ā敝傅氖遣粩嘣黾有碌臋n案內(nèi)容、不斷采用新的保管方法、不斷提高檔案保護(hù)的技術(shù)、不斷增加檔案的利用者，不斷增加檔案錄入的項(xiàng)目數(shù)、被管理的檔案數(shù)、被整理和鑒定的檔案數(shù)、被數(shù)字化與開放化的檔案數(shù)，加大管理內(nèi)容的范圍；“減法”是指采用先進(jìn)的管理方法，降低管理成本，減少管理工作中的出錯(cuò)率；“乘法”指不斷采用先進(jìn)的管理方法來完善檔案管理的制度，調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性，提高管理工作的效率，使管理工作達(dá)到事半功倍的效果；“除法”是指消除管理工作的安全隱患以及摒棄管理工作中的弊端，不斷提高檔案管理的安全性和高效性[2]。將“加減乘除法”應(yīng)用到醫(yī)院檔案精細(xì)化管理中，能夠?qū)τ诂F(xiàn)有管理工作制度進(jìn)行精細(xì)的分析，做得好的方面繼續(xù)發(fā)揚(yáng)，做得不好的方面盡量避免，從而使檔案管理工作的效率更高。

3 “加減乘除法”在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用策略

3.1 通過“加法”來加大檔案管理范圍

根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)規(guī)定可知，檔案管理的內(nèi)容應(yīng)該包括國家相關(guān)機(jī)構(gòu)、社會(huì)團(tuán)體或者是個(gè)人所從事的與軍事、政治、經(jīng)濟(jì)、文化、技術(shù)等能夠促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的并具有保存價(jià)值的文字、聲像、圖表等。本院已根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)將符合以上特點(diǎn)的資料作為檔案管理的對(duì)象，并采用紙質(zhì)或是電子的形式進(jìn)行保存，包括上級(jí)的一些通知與通報(bào)、請(qǐng)示與批復(fù)，以及醫(yī)院運(yùn)營期間的合同、規(guī)劃、協(xié)議、醫(yī)教研防文書、獎(jiǎng)杯、證書等。

然而精細(xì)化管理要求，在醫(yī)院不斷發(fā)展、醫(yī)療水平不斷提升的現(xiàn)如今，醫(yī)院檔案管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷增加和細(xì)化檔案管理的內(nèi)容，著重強(qiáng)調(diào)將醫(yī)患糾紛加入醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容中。醫(yī)患糾紛是指醫(yī)患雙方對(duì)于治療后果的認(rèn)定產(chǎn)生分歧，或者是患方認(rèn)為在治療過程中，其權(quán)益受到侵害，并要求相關(guān)的醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)患方損失進(jìn)行賠償?shù)氖录3]。對(duì)于醫(yī)患糾紛事件檔案的記錄應(yīng)該注重細(xì)節(jié)，包括相關(guān)科室、責(zé)任人、糾紛原因、解決方式等，并將醫(yī)患糾紛與醫(yī)護(hù)人員的評(píng)價(jià)評(píng)級(jí)、績效考核等相掛鉤。糾紛案件的相關(guān)材料與說明收集后，應(yīng)由科室主任審閱和簽字，并以一案一卷的形式進(jìn)行保存。

3.2 通過“乘法”來強(qiáng)化檔案管理力度

醫(yī)院檔案傳統(tǒng)管理方法中，管理模式單一、管理制度落后，因此管理效率低下。因此，應(yīng)該加強(qiáng)檔案的管理力度。首先，應(yīng)該制定明確的管理制度，相關(guān)制度應(yīng)該參照《中華人民共和國檔案法》，并緊密結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況來進(jìn)行，不斷完善制度，嚴(yán)格執(zhí)行制度。①檔案管理人員應(yīng)該執(zhí)證上崗，并進(jìn)行定期培訓(xùn)，確保其具有較高管理專業(yè)知識(shí)，了解管理工作的相關(guān)內(nèi)容，并能及時(shí)更新自身知識(shí)，并將先進(jìn)的技術(shù)手段應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理當(dāng)中。②檔案室應(yīng)該具有足夠的面積，并實(shí)施較好的防盜措施，例如安裝防盜門、防盜網(wǎng)等，檔案室內(nèi)應(yīng)該明確區(qū)分區(qū)域，并對(duì)于存放文件的區(qū)域?qū)嵤┍O(jiān)控?cái)z像管理[4]。③應(yīng)該加強(qiáng)檔案室人員出入的記錄管理。所有進(jìn)出檔案室的人員必須進(jìn)行如實(shí)登記，且檔案的借閱必須有相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的簽字。

其次，加強(qiáng)對(duì)于醫(yī)院運(yùn)行過程中各類數(shù)據(jù)的收集和存檔管理，以便通過對(duì)于相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，為醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)開展的管理和決策提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。醫(yī)院中相關(guān)總結(jié)、計(jì)劃、督辦以及年鑒編纂等文稿的撰寫工作，應(yīng)該由院辦副主任來完成。同時(shí)，應(yīng)該將編纂年鑒、檔案收集、醫(yī)院重大事件以及相關(guān)宣傳工作相結(jié)合，完善醫(yī)院中各方面資料的采編，并生成固定院內(nèi)刊物，對(duì)于醫(yī)院中各大小事件、工作動(dòng)態(tài)進(jìn)行記錄。該刊物將作為醫(yī)院中各項(xiàng)情報(bào)的第一手資料，客觀反映醫(yī)院各項(xiàng)科研成果、工作計(jì)劃等。

3.3 通過“減法”來降低管理成本

傳統(tǒng)管理方法中，很多檔案采用紙質(zhì)記錄方式。大規(guī)模的檔案撰寫工作不但會(huì)花費(fèi)很大的人力、物力，并且出錯(cuò)概率極高，并且紙質(zhì)檔案會(huì)由于重復(fù)翻閱受到磨損，無論從人力、物力、財(cái)力角度而言，管理的成本均較高。尤其是在精細(xì)化管理的制度下，管理的內(nèi)容、計(jì)算難度都不斷增大，手工抄錄和計(jì)算已經(jīng)不能滿足相關(guān)檔案管理的要求。隨著電子科技的進(jìn)步，數(shù)字化管理已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于各項(xiàng)管理工作中[5]。因此，在允許的范圍內(nèi)，我們可通過電子存檔的方法取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔，實(shí)現(xiàn)管理工作的數(shù)字化、規(guī)范化，不但能夠降低管理成本，節(jié)省大量的人力、物力，還能夠有效減少管理工作中的錯(cuò)誤率。

同時(shí)，可以采用電子監(jiān)控設(shè)備對(duì)于檔案室進(jìn)行監(jiān)控，并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)控室，也能有效減少檔案管理工作中人力成本。在電子監(jiān)控室中，監(jiān)控人員可以同時(shí)對(duì)于幾個(gè)或是十幾個(gè)檔案室進(jìn)行監(jiān)控，不但能夠提高監(jiān)控的效率，還能將檔案室中的實(shí)時(shí)狀況進(jìn)行記錄。當(dāng)有突發(fā)狀況發(fā)生時(shí)，電子監(jiān)控記錄能夠?yàn)檗k案提供強(qiáng)有力的線索。電子監(jiān)控設(shè)備在檔案管理的應(yīng)用中發(fā)揮了極大的作用。

3.4 通過“除法”來消除安全隱患

醫(yī)院檔案管理工作中的安全隱患較多，例如火災(zāi)、潮濕、盜竊、蟲咬等都可能會(huì)導(dǎo)致檔案的損壞。因此，檔案管理室中應(yīng)該做好防火、防潮、防竊、防蟲的工作，將檔案保管安全工作精細(xì)化。檔案保管室內(nèi)，應(yīng)該杜絕火源，并且應(yīng)備有足夠數(shù)量的滅火器，以免意外的火災(zāi)導(dǎo)致檔案的損壞[6]。同時(shí)，紙質(zhì)檔案應(yīng)該妥善保存，避免直接與地面、墻壁接觸；還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理室內(nèi)的巡邏工作，以免出現(xiàn)機(jī)密文件被盜的現(xiàn)象，還應(yīng)做好檔案室內(nèi)的定期殺蟲工作，避免紙質(zhì)文檔遭到蟲咬破壞。

除了檔案管理方式上的安全隱患，還應(yīng)包括管理內(nèi)容上的隱患。采用數(shù)字化檔案管理方式，能夠?qū)⑾嚓P(guān)的資料進(jìn)行合理收集、科學(xué)歸檔，并定期對(duì)于相關(guān)檔案進(jìn)行整理、歸類、排序、編號(hào)等，查閱時(shí)只需要將關(guān)鍵詞、檔案編號(hào)、文件名等輸入，就能快速搜索出相應(yīng)的文檔、文件，有效消除傳統(tǒng)管理過程中亂序、遺失等危險(xiǎn)因素。同時(shí)，還能有效實(shí)現(xiàn)多人同時(shí)查閱，提高查閱效率。

4 結(jié)語

醫(yī)院檔案精細(xì)化管理扭轉(zhuǎn)了醫(yī)院檔案管理制度不完善、管理方法不科學(xué)、管理效率低下的趨勢(shì)，有效提高醫(yī)院中檔案管理工作的質(zhì)量。將“加減乘除法”應(yīng)用到醫(yī)院檔案精細(xì)化管理工作中，拓寬了管理內(nèi)容的范圍、強(qiáng)化管理工作的力度、降低管理工作的成本，同時(shí)還能有效降低管理工作的安全隱患，使醫(yī)院相關(guān)檔案管理工作效率更高，為醫(yī)院的發(fā)展作出更大貢獻(xiàn)。

[1]張嘉偉.論精細(xì)化管理與公立醫(yī)院檔案建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2016（3）:50-52.

[2]朱麗麗，李娜，宋茂民，等.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的探討[J].中國病案,2016（6）:51-53.

[3]趙躍玲.探討精細(xì)化管理在病案管理當(dāng)中的應(yīng)用[J].經(jīng)營管理者，2016（16）:436.

[4]高蓉.醫(yī)院檔案建設(shè)中精細(xì)化管理的方法[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）:27.

[5]高萌.精細(xì)化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（13）:115.

[6]李莉,李秀云,段慧.談我院磁性載體檔案的精細(xì)化管理與保養(yǎng)維護(hù)探討[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2014（7）:22-23，30.

[7]王欣宇.檔案資源建設(shè)對(duì)提升醫(yī)院運(yùn)營管理作用探析[J].蘭臺(tái)世界，2016（22）:71-73.

R19

A

1672-5654（2017）05（c）-0147-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.15.147

2017-02-28）

耿玲（1973-），女，山東桓臺(tái)人，碩士，館員，研究方向：檔案管理。