項目管理技術(shù)在組織醫(yī)院學(xué)術(shù)會議中的應(yīng)用探討

——褚振海 劉建琪

項目管理技術(shù)在組織醫(yī)院學(xué)術(shù)會議中的應(yīng)用探討

——褚振海1劉建琪2*

大型會議的組織籌備工作任務(wù)繁重。通過應(yīng)用項目管理技術(shù)確定項目描述表、組織工作分解結(jié)構(gòu)、責(zé)任分配矩陣、項目進展甘特圖來明晰責(zé)任，合理管控，探討適用性及應(yīng)用效果，為醫(yī)院大型學(xué)術(shù)會議的組織籌備提供借鑒。

項目管理技術(shù)；醫(yī)院學(xué)術(shù)會議；組織；籌備

First-author's address Tianjin Eye Hospital, Tianjin,300020, China

項目管理(Project Management,PM)是一種系統(tǒng)管理技術(shù)方法，是通過一個臨時性的、專門性的組織，把工作任務(wù)作為一個項目來計劃、組織、協(xié)調(diào)與控制，以實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)管理[1]。它具有臨時性、目標性、制約性、一次性、系統(tǒng)性、完整性、周期性、多變性和相對重要性等特征。近年來，隨著管理學(xué)科的發(fā)展和普及，項目管理技術(shù)以其高效、有序和可控的優(yōu)勢被廣泛應(yīng)用于社會的各行各業(yè)[2]。醫(yī)療行業(yè)是高知識聚集、高頻率交流的典型行業(yè)，每年有大量的學(xué)術(shù)會議，會議的籌備和組織成為一項極其重要的工作。如何有效計劃、組織、推進和實施，保證會議的圓滿舉行，成為會議組織方不斷思考和研究的方向。天津眼科國際論壇是由天津眼科醫(yī)院發(fā)起并主辦的重要眼科學(xué)術(shù)會議，隨著影響力的不斷擴大，會議規(guī)模日益擴大，會議的組織與籌備任務(wù)日益繁重。該院通過應(yīng)用項目管理技術(shù)，僅耗費少量人力成本，就圓滿完成會議籌備工作。

1 應(yīng)用實踐

經(jīng)過可行性分析，確定天津眼科國際論壇可以作為一個項目來進行管理[3]。

1.1確定項目描述表

為了保證整個項目的順利實施，在項目起始階段，需要明確相關(guān)因素和關(guān)鍵節(jié)點，從而保證整個項目有序推進。這些因素包括項目名稱、項目目標、可交付成果、工作描述、重大里程碑等。項目目標是籌辦一期天津眼科國際論壇，總工期4個半月，從2015年3月1日-7月15日，配置固定人員19人，預(yù)算50萬元。工作內(nèi)容包括會議議程、后勤保障、專家接待、會場服務(wù)、財務(wù)管理等多個方面。根據(jù)項目相關(guān)因素和內(nèi)容確立項目描述表，保證后續(xù)籌備工作穩(wěn)步推進。

1.2確定組織分解結(jié)構(gòu)

組織分解結(jié)構(gòu)(Organization Breakdown Structur,OBS)是項目推進與完成的重要保證。它與傳統(tǒng)組織架構(gòu)圖不同，其更注重實際的角色和作用，而不單考慮職務(wù)與地位。運用項目管理技術(shù)組織會議，需明確項目執(zhí)行過程的每個具體單位，明確相關(guān)部門人員之間的關(guān)系，并通過清晰明了的圖形結(jié)構(gòu)予以明示，實現(xiàn)“事事有人管，人人有事做”的目標。根據(jù)天津眼科國際論壇的工作描述表和人員配置情況，確定了組織分解結(jié)構(gòu)：即由院長擔任項目經(jīng)理，確保決策權(quán)威性；在院長之下，設(shè)立1名總協(xié)調(diào)，擔任項目主管，具體負責(zé)項目管理工作。同時，按照工作任務(wù)種類，分出擔負不同工作職責(zé)的工作組，包括學(xué)術(shù)組、保障組、注冊組、接待組、布展組、幻燈組和財務(wù)組，各司其事，各負其責(zé)。

1.3確定工作分解結(jié)構(gòu)

工作分解結(jié)構(gòu)(Work Breakdown Structure,WBS)就是按照一定的原則和方式，將項目整體任務(wù)劃分為一個個的工作包，然后將工作包分配給具體工作人員，一層層分解，一層層落實。WBS是整個項目計劃的核心，也是保證工作進度、資源分配、過程管理等的重要基礎(chǔ)，可以說直接關(guān)乎項目的進度和成敗。按照工作分解流程，對天津眼科國際論壇的工作進行了分解。將整體任務(wù)劃分為7個部分，每個部分包含不同的工作包。包括學(xué)術(shù)工作(包含嘉賓邀請、會議日程、匯編文件)，后勤保障(包含酒店選擇、車輛調(diào)度、接站安排)，會場注冊(包含代表注冊、資料發(fā)放)，專家接待(包含志愿者、專家行程、講義催繳)，廠商布展(包含廠商篩選、布展設(shè)計)，會場幻燈(包含幻燈管理、幻燈播放、現(xiàn)場互動)以及財務(wù)管理(包含費用管理、收入管理)。通過工作任務(wù)分解結(jié)構(gòu)，梳理出需要完成的所有任務(wù)，并與OBS的組織分解結(jié)構(gòu)對接，避免出現(xiàn)紕漏。

1.4確定責(zé)任分配矩陣

為了建立起工作包與工作人員之間的對應(yīng)關(guān)系，明確工作職責(zé)，明晰責(zé)任范疇，保證每項工作落實到具體人，運用項目管理技術(shù)，確定了責(zé)任分配矩陣(Responsibility Assignment Matrix,RAM)。即將OBS確定的工作組，與WBS分解出的各工作包之間建立一一對應(yīng)關(guān)系。在此過程中，需區(qū)分不同的關(guān)聯(lián)級別，包括審核批準、具體負責(zé)、協(xié)助參與等。責(zé)任分配矩陣的建立，能夠有效避免因職責(zé)不清，責(zé)任不明而導(dǎo)致的推諉現(xiàn)象，而這一問題，恰恰是大型會議組織過程的主要困難所在。每個具體任務(wù)都能落實到責(zé)任人，就能使各組織間、人員間充分溝通，有效協(xié)作。

1.5運用甘特圖法管控項目進展

大型會議組織工作往往時間緊張，事務(wù)繁雜，稍有疏忽就會出現(xiàn)工作遺漏或進度拖延的現(xiàn)象。為了有效管控全過程，運用項目管理技術(shù)中的甘特圖法將整個項目進展情況進行直觀展示，以確定每一階段工作任務(wù)。通過制定天津眼科國際論壇甘特圖，可以明確了解，會議籌備前期的主要工作是完成嘉賓邀請并同步完成酒店選擇工作，接下來需依次完成會議議程確定、匯編文件制作等。另外甘特圖顯示，大量會務(wù)工作(包括車輛調(diào)度、接站安排、代表注冊、資料發(fā)放、幻燈管理、幻燈播放等)集中在會議期間，而財務(wù)相關(guān)工作主要集中在會議籌備后期，因此，可通過不同階段不同任務(wù)合理調(diào)度人員。通過制定甘特圖，可以便利明確工作內(nèi)容和時間安排，從而合理控制進度。

2 應(yīng)用效果

應(yīng)用項目管理技術(shù)后，2015年天津眼科國際論壇的整體籌備工作取得了良好效果。與會的國內(nèi)外專家學(xué)者共計30余名，全國各地學(xué)員近500名余。會務(wù)組完成了全部專家及學(xué)員的注冊、接送、講課、餐飲等相關(guān)安排工作，取得了圓滿成功。

(1)職責(zé)分工更加明確。天津眼科國際論壇會務(wù)組工作人員為該院職工，由于其本職工作與會議組織工作在時間和內(nèi)容上有較多沖突和交叉，因此，以往會議籌備經(jīng)常出現(xiàn)職責(zé)混亂與溝通不暢等問題。在進行OBS和RAM梳理后，會務(wù)組全體成員可以清晰自身職責(zé)，并根據(jù)組織架構(gòu)和職責(zé)劃分，有條不紊完成分內(nèi)工作，同時不影響本職工作的開展，大大提升了工作效率。

(2)時間管理更加有效。應(yīng)用項目管理技術(shù)之前，對各項工作的起始、持續(xù)、完成時間無法做到清晰化、條理化的表達與展示，常導(dǎo)致工作延誤和遺漏，組織者的精力更多用在漏洞修補、事務(wù)協(xié)調(diào)、事后追責(zé)等方面。而應(yīng)用項目管理技術(shù)后，尤其是運用甘特圖法進行工作包排序后，使會議組織者能夠把握核心環(huán)節(jié)，直觀監(jiān)督各項工作進展[4]，提升了會議標準化。

(3)風(fēng)險控制更加精準。大型會議籌備工作最大的挑戰(zhàn)就是不斷出現(xiàn)突發(fā)狀況，這成為影響會議成敗的關(guān)鍵風(fēng)險點。通過應(yīng)用項目管理技術(shù)，能夠?qū)h全過程、全細節(jié)進行直觀監(jiān)督和控制，最大程度地減少了突發(fā)狀況的發(fā)生，將風(fēng)險控制做到了精確化。

3 分析與討論

項目管理技術(shù)大大提升了大型會議的組織效率。主要體現(xiàn)在：合理安排項目進度，有效使用項目資源，確保項目按期完成，降低項目成本。通過OBS、WBS、甘特圖等一系列項目管理方法和技術(shù)，可以盡早制定項目任務(wù)規(guī)劃，合理安排各項任務(wù)先后順序，有效利用資源，特別是項目中的關(guān)鍵資源和重點資源，從而保證項目的順利實施。

雖然項目管理理論的誕生與醫(yī)療行業(yè)并無關(guān)聯(lián)，但它已經(jīng)廣泛應(yīng)用于醫(yī)療行業(yè)。如將醫(yī)院信息化建設(shè)作為一個項目進行范圍、進度控制與質(zhì)量管理[5]；利用項目管理方法和理念進行醫(yī)院人才學(xué)科建設(shè)，使醫(yī)院的人才培養(yǎng)達到一定的高度，為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展提供人力支撐[6]。由此可以看出，項目管理技術(shù)已經(jīng)得到了醫(yī)療行業(yè)管理者的認可，并逐步應(yīng)用到各個方面。

通過應(yīng)用項目管理技術(shù)，大型學(xué)術(shù)會議籌備與組織工作得到有效改進。但在具體實施過程中，也存在一些不足。一方面，會議組織決策者對于一項新技術(shù)的應(yīng)用存在一定的畏難心理，會議組織工作的不可逆性導(dǎo)致其害怕因此產(chǎn)生較多變數(shù)，從而影響會議正常進行。另一方面，工作人員對于新工具下的工作任務(wù)安排與自身定位存在一定程度的理解偏差，這影響了項目管理技術(shù)作用的發(fā)揮[7]。為此，建議加強項目管理理論與方法的宣講，以及成功經(jīng)驗的推廣，讓決策者意識到該技術(shù)的優(yōu)勢與可行性，消除畏難情緒。同時，對執(zhí)行人員進行知識培訓(xùn)，增強其理解力與執(zhí)行力。

[1] 韓 慧.企業(yè)項目管理成熟度模型的構(gòu)建與應(yīng)用研究[J].商品與質(zhì)量：科教方法，2014(9).

[2] 王 淼，謝 娟.項目管理在四川大學(xué)華西醫(yī)院管理實踐中的應(yīng)用[J].中國循證醫(yī)學(xué)雜志，2014,14(3):369-372.

[3] 戚安邦.項目管理學(xué)(第2版)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2016.

[4] 徐 宏.項目管理在醫(yī)務(wù)志愿服務(wù)工作中的應(yīng)用和思考[J].中國社會醫(yī)學(xué)雜志，2014,31(1):11-13.

[5] 曹 茂，誠陳旭，何及夫，等．論項目管理在HIS系統(tǒng)建設(shè)中的重要作用[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理，2012,19(4):71-74.

[6] 于成成，項黎明．項目管理在醫(yī)院人才建設(shè)中的應(yīng)用[J].中醫(yī)藥管理雜志，2013,21(7):722-723.

[7] 鄭 部，趙 靜．某醫(yī)院應(yīng)用項目管理的啟示[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2013,20(5):430-431.

劉建琪：天津市中心婦產(chǎn)科醫(yī)院醫(yī)保科助理研究員

保護醫(yī)患權(quán)益 化解醫(yī)患矛盾

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Organizational preparation of large conferences has become a complicated and important work. Through the application of project management technology to determine the project description table, organizational work decomposition structure, responsibility distribution matrix, and project progress Gantt chart to clarify the responsibility, reasonable control, and to explore the applicability and application effect, it provided reference for large-scale academic conference organization in hospital.

Project Management Technology; Hospital Academic Conference; Organization; Preparation

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褚振海1劉建琪2*

劉建琪1 天津市眼科醫(yī)院 天津 300020 2 天津市中心婦產(chǎn)科醫(yī)院 天津 300100

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