現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的研究

譚旭

山東大學(xué)附屬濟(jì)南市中心醫(yī)院，山東濟(jì)南 250013

現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的研究

譚旭

山東大學(xué)附屬濟(jì)南市中心醫(yī)院，山東濟(jì)南 250013

繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育是繼畢業(yè)后醫(yī)學(xué)教育之后，以學(xué)習(xí)新理論、新知識(shí)、新技術(shù)和新方法為主的一種終身教育。隨著現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，人們的健康意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，因此，對(duì)醫(yī)院工作者的要求也在提高，所以，繼續(xù)教育是臨床工作者的必修課，亦是醫(yī)院重點(diǎn)關(guān)注對(duì)象，為此加強(qiáng)現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理顯得尤為重要。該文就以現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理進(jìn)行分析和探討，強(qiáng)調(diào)該工作的重要性，以便提高醫(yī)護(hù)工作人員的業(yè)務(wù)水平。

現(xiàn)代化醫(yī)院；繼續(xù)教育；檔案管理

繼續(xù)教育屬于特殊教育模式，針對(duì)醫(yī)學(xué)人員的理論知識(shí)與實(shí)踐技能予以補(bǔ)充、更新及提高，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提升專業(yè)技術(shù)能力。其目的是使衛(wèi)生技術(shù)人員在整個(gè)職業(yè)生涯中，保持高尚的職業(yè)道德，不斷提高專業(yè)工作能力和業(yè)務(wù)水平，提高服務(wù)質(zhì)量，適應(yīng)醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)和衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的需要，更好地為人民健康服務(wù)。參加繼續(xù)教育也是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員應(yīng)享有的權(quán)利和應(yīng)履行的義務(wù)。現(xiàn)代化管理是利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和資源，對(duì)檔案資料進(jìn)行整理與歸納，讓檔案資料最大程度地發(fā)揮其作用。目前我國(guó)醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理由于各種原因，缺乏標(biāo)準(zhǔn)的管理模式和管理體系，使檔案管理處于不健全的狀態(tài)，不能準(zhǔn)確反映衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員職業(yè)生涯的繼續(xù)教育狀態(tài)。該研究根據(jù)其存在的問(wèn)題，進(jìn)而探討可行的解決對(duì)策，以期為醫(yī)療機(jī)構(gòu)改善繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育檔案的管理提供建議,進(jìn)而推進(jìn)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育培訓(xùn)項(xiàng)目建設(shè)、促進(jìn)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育的發(fā)展。

1 現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的建設(shè)意義

現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理，在繼續(xù)教育檔案管理中發(fā)揮主導(dǎo)作用，主要有3個(gè)方面。①對(duì)醫(yī)護(hù)工作者的檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，積極開(kāi)拓檔案管理的路徑，還可防止檔案管理中出現(xiàn)的誤差等。②能提供完整的數(shù)據(jù)信息，通過(guò)使用搜索引擎，可以在設(shè)定的時(shí)間區(qū)域和條件區(qū)域下，即時(shí)顯示出有關(guān)人員的完整資料。③檔案管理工作與醫(yī)院繼續(xù)教育工作接軌。由此可見(jiàn)，在現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育管理工作中，要總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，讓檔案管理與醫(yī)學(xué)發(fā)展相配合，通過(guò)有效落實(shí)現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育管理工作，在節(jié)約物資、空間等的基礎(chǔ)上，提升管理者的工作效率，并為醫(yī)護(hù)工作者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，最終有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院繼續(xù)教育檔案的現(xiàn)代化建設(shè)的最有效使用。

2 當(dāng)前存在的問(wèn)題

2.1 醫(yī)院資金投入較少

近年來(lái)，繼續(xù)教育逐漸普遍化，而且規(guī)模不斷壯大，但大部分醫(yī)院更傾向于醫(yī)療設(shè)備的投入，忽視管理資金投入。雖然一些醫(yī)院改變了傳統(tǒng)觀念，但在檔案管理投入資金方面還是很有限。管理設(shè)施與設(shè)備過(guò)于老舊，加上配套設(shè)施不完善，不具備擴(kuò)展工作的能力。其次，管理軟件不適合檔案管理工作的發(fā)展，未能及時(shí)更新處理，且軟件功能過(guò)少，無(wú)法開(kāi)展軟件管理工作。在現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)中，需要配備專業(yè)的設(shè)備，若沒(méi)有軟件與硬件的支撐，會(huì)妨礙管理工作有序開(kāi)展。鑒于此，檔案室投入資金是現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的重要部分。

2.2 自身原因與專業(yè)限制

例如一些?？漆t(yī)院認(rèn)為自身專科性很強(qiáng)，進(jìn)而減少醫(yī)護(hù)人員培訓(xùn)或是進(jìn)修的機(jī)會(huì)，尤其是護(hù)理及藥理等專業(yè)人員，加上醫(yī)院不能提供相關(guān)培訓(xùn)和授課，都是按照以往經(jīng)驗(yàn)來(lái)管理，未達(dá)到科學(xué)檔案管理水平要求。醫(yī)院對(duì)檔案管理收錄方式不正確，檔案資料歸類復(fù)雜，導(dǎo)致檔案資料信息的丟失。這些都對(duì)檔案管理工作有一定的局限性，對(duì)此應(yīng)盡量完善醫(yī)院檔案管理措施，從而突破專業(yè)限制。

2.3 管理工作者素質(zhì)問(wèn)題

從目前現(xiàn)狀來(lái)看，大多數(shù)管理人員素質(zhì)很低。①由于大部分管理者年齡較大，工作知識(shí)過(guò)于老舊，對(duì)現(xiàn)代化管理理解能力不足。②大部分管理者是從其他部門調(diào)來(lái)或者是兼職，對(duì)檔案管理工作較為片面化，而且對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)使用率較少。③大多數(shù)醫(yī)護(hù)工作者把繼續(xù)教育當(dāng)作任務(wù)，以考核過(guò)關(guān)為主要目的，待職稱晉升后便停止學(xué)習(xí)。在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，大部分醫(yī)護(hù)工作者未取得學(xué)分，參加學(xué)時(shí)短、學(xué)分高的劣質(zhì)培訓(xùn)，不符合實(shí)際。還有部分醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人員通過(guò)非正規(guī)途徑取得學(xué)分證書(shū)，需要管理工作者予以分辨剔除。上述情況對(duì)現(xiàn)代化繼續(xù)教育檔案管理有巨大影響。

2.4 缺乏檔案管理工作的意識(shí)

管理范圍模糊、內(nèi)容不明確是很多醫(yī)院檔案存在的主要問(wèn)題。同時(shí)，很多醫(yī)院的檔案管理制度標(biāo)準(zhǔn)還沒(méi)有完善和統(tǒng)一。但在現(xiàn)代化的發(fā)展中，檔案的性質(zhì)和內(nèi)涵都在不斷延伸，而醫(yī)院檔案更是如此?；诤芏噌t(yī)院管理模式和標(biāo)準(zhǔn)的缺乏，對(duì)檔案的管理也是根據(jù)醫(yī)院的理解來(lái)獨(dú)立完成，導(dǎo)致檔案管理中缺乏很多重要、必要的檔案內(nèi)容。另外，一些檔案管理都是由各個(gè)科室自己完成，不僅不利于檔案的利用和分享，還不能有效確保檔案的安全性和完整性。如果每個(gè)科室都需要兼任一份管理工作，勢(shì)必需要有人來(lái)專門負(fù)責(zé)，其不僅是對(duì)醫(yī)療資源的浪費(fèi)，還不利于工作效率的提高。

3 完善對(duì)策

3.1 調(diào)整檔案管理方向

在日常管理工作中，醫(yī)院在成立繼續(xù)教育管理制度的同時(shí)，應(yīng)顧及醫(yī)院本身發(fā)展?fàn)顩r，考慮醫(yī)院繼續(xù)教育檔案的方向，改變傳統(tǒng)管理思想，以現(xiàn)代化管理為發(fā)展路徑。注重?cái)?shù)碼化、信息化發(fā)展，完善檔案管理建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)管理人才，除了培養(yǎng)學(xué)生之外，還應(yīng)培養(yǎng)醫(yī)院各科室人員，加強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員對(duì)管理工作的認(rèn)識(shí)能力，提高重視。在重視的前提下才能很好地開(kāi)展相關(guān)工作，讓繼續(xù)教育檔案管理方向發(fā)生改變，不局限于常規(guī)模式，從而科學(xué)化、合理化的管理，讓醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理更完善化，有利于操作[1]。另外，采用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，智能化系統(tǒng)的合理使用，可以改變常規(guī)管理模式，例如，對(duì)患者的病歷進(jìn)行查看時(shí)，利用電子文檔模式；以HLT、IHE為基礎(chǔ)建立交互平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)的整合，不僅能節(jié)約空間，還可更好地分類、匯總、歸納等，從而提高醫(yī)院檔案管理人員的工作效率，是以現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為發(fā)展方向的重要體現(xiàn)。

3.2 構(gòu)建檔案管理信息體系

在構(gòu)建繼續(xù)教育檔案信息期間，涉及到系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與結(jié)構(gòu)。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)分為檔案簡(jiǎn)明表、個(gè)人資料表、工作者簡(jiǎn)明表、個(gè)人學(xué)分表等形式。在登錄頁(yè)面，按照賬號(hào)密碼管理對(duì)人員管理與限制，在系統(tǒng)主頁(yè)，有對(duì)應(yīng)的眉欄用來(lái)輸入個(gè)人資料，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)到相關(guān)科室確認(rèn)。系統(tǒng)功能劃分有辦公、個(gè)人資料、學(xué)分輸入、學(xué)分考核與統(tǒng)計(jì)學(xué)分析，辦公區(qū)域有留言板與公告欄，學(xué)分輸入含有學(xué)術(shù)會(huì)議、學(xué)術(shù)論文、專題講座等，個(gè)人資料含有完整資料信息與學(xué)分情況，學(xué)分考核含有考核結(jié)果與獎(jiǎng)勵(lì)結(jié)果[2]。例如：ERP信息管理系統(tǒng)的運(yùn)用，OA信息互動(dòng)平臺(tái)的推廣，可以全方位記錄醫(yī)務(wù)工作人員參加繼續(xù)教育的情況，并自動(dòng)整理各科室工作人員參加繼續(xù)教育后的成績(jī)，以便領(lǐng)導(dǎo)、負(fù)責(zé)人等時(shí)刻關(guān)注。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)工作

為了讓繼續(xù)教育檔案管理人員提高依法歸檔的意識(shí)，《檔案法》的學(xué)習(xí)是必不可少的，同時(shí)，醫(yī)院要大力宣傳繼續(xù)教育檔案管理工作，讓所有醫(yī)務(wù)工作者都能對(duì)繼續(xù)教育檔案管理的必要性、意義有充分認(rèn)識(shí)，并了解到日常工作與繼續(xù)教育檔案的相關(guān)聯(lián)系，為繼續(xù)教育檔案管理工作提供最大的支持。目前，我國(guó)《檔案法》有明確的規(guī)定，所有的檔案必須確保安全性和完整性，并以“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的方式來(lái)進(jìn)行管理，為社會(huì)提供有力價(jià)值。為了避免一些醫(yī)務(wù)工作者缺乏檔案法制意識(shí)，醫(yī)院可以定期安排管理工作者進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，提高管理人員自身素質(zhì)及工作效率。在培訓(xùn)期間，還需要注重培養(yǎng)管理者的創(chuàng)新精神，有助于工作者對(duì)管理提出一些金點(diǎn)子。例如：注重現(xiàn)代化設(shè)備、軟件的應(yīng)用，如數(shù)碼照相機(jī)的使用方法、計(jì)算機(jī)操作技能、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方法等；定期召開(kāi)計(jì)算機(jī)培訓(xùn)班，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)現(xiàn)代辦公技能，如Excel、Word等的多種功能，以及客戶設(shè)備的自動(dòng)化操作等。在引進(jìn)技術(shù)人才情況來(lái)看，醫(yī)院應(yīng)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)較好的人群中挑選，有利于管理工作有序進(jìn)展，在培訓(xùn)情況來(lái)看，通過(guò)對(duì)內(nèi)部人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，采用多媒體上課模式，或是網(wǎng)上自學(xué)模式，拓展繼續(xù)教育路徑，將考核結(jié)果與績(jī)效獎(jiǎng)金掛鉤。

3.4 積極引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備

首先，加大對(duì)繼續(xù)教育檔案管理的資金投入，積極更新并引進(jìn)現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備，其中包括有：①空調(diào)設(shè)備；②滅火設(shè)備；③去濕設(shè)備等，其都是提高繼續(xù)教育檔案管理效用的基礎(chǔ)條件。其次，注重繼續(xù)教育檔案的開(kāi)發(fā)，對(duì)繼續(xù)教育檔案的有效利用是檔案管理的主要目標(biāo)。所以，相關(guān)管理工作者必須意識(shí)到自身的工作性質(zhì)，特別是服務(wù)意識(shí)需要提高，將繼續(xù)教育檔案信息資源通過(guò)多種渠道和途徑進(jìn)行開(kāi)發(fā)，將繼續(xù)教育檔案的作用充分發(fā)揮出來(lái)，為醫(yī)療事業(yè)、教學(xué)事業(yè)和醫(yī)學(xué)研究提供參考作用[3]。比如對(duì)不同專題進(jìn)行編寫，以保證信息的時(shí)效性和全面性，醫(yī)院還可以通過(guò)檔案的反饋信息來(lái)加強(qiáng)檔案的管理，提高各級(jí)醫(yī)院對(duì)檔案信息的共享，為提高社會(huì)效益發(fā)揮出有效作用。

3.5 確保檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院加強(qiáng)建設(shè)繼續(xù)教育檔案，要滿足現(xiàn)代化信息建設(shè)需求，規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)是主要準(zhǔn)則，其標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的內(nèi)容主要指幾個(gè)方面的內(nèi)容:①業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；②管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；③技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不僅能對(duì)管理工作效率進(jìn)行有效衡量，還是保證檔案管理規(guī)范的基礎(chǔ)。所以，繼續(xù)教育檔案管理人員除了要對(duì)相關(guān)現(xiàn)代化管理理念、法規(guī)進(jìn)行學(xué)習(xí)以外，還需要對(duì)國(guó)家的政策、法規(guī)有初步的認(rèn)識(shí)，并將工作中遇到的相關(guān)問(wèn)題及時(shí)和上級(jí)管理部門進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，為醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一提供參考意見(jiàn)，以全面完善醫(yī)院的檔案信息資源庫(kù)。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，現(xiàn)代化醫(yī)院繼續(xù)教育檔案管理工作的有序開(kāi)展，是當(dāng)前各個(gè)醫(yī)院關(guān)注的重點(diǎn)對(duì)象，應(yīng)該加強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，提高管理人員綜合素質(zhì)及工作能力，才能真正促進(jìn)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展，最終提高醫(yī)院整體管理水平。

[1]陳瑤.醫(yī)院技術(shù)人員繼續(xù)教育檔案管理研究[J].卷宗,2016,6(2):520.

[2]袁靜.醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(15):178-179.

[3]王桂蓮.醫(yī)院繼續(xù)教育檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理及應(yīng)用[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào),2012(7):23.

Study on File Management of Continuing Education in Modern Hospital

TAN Xu
Jinan Center Hospital Affiliated to Shandong University,Jinan,Shandong Province,250013 China

Continuing medical education is a lifelong education,focuses on the study of new theories,new knowledge,new techniques and new methods after graduation.With the development of modern medical technology,people's consciousness of health is becoming stronger and stronger.The requirements for hospital staff are also increasing.Therefore,continuing education is a required course for clinical workers,and the major concern of hospital.It is definitely important to strengthen the file management of continuing education in modern hospital.The article tries to analyze and explore the file management of continuing education in the modern hospital,to emphasize the importance of this work,and to improve the professional level of health care workers.

Modern hospital;Continuing education;File management

R197.32

A

1672-5654（2017）07（c）-0019-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.21.019

2017-04-29）

譚旭（1981-），女，山東濟(jì)南人，碩士，助理館員，主要從事繼續(xù)教育檔案管理。