長江水文財務(wù)信息化建設(shè)實踐與建議

葉連和，劉增明，黃 南，胡婷婷，王立海

（水利部長江水利委員會水文局，430010，武漢）

長江水文財務(wù)信息化建設(shè)實踐與建議

葉連和，劉增明，黃 南，胡婷婷，王立海

（水利部長江水利委員會水文局，430010，武漢）

事業(yè)單位目前簡單的財務(wù)記賬和會計核算方法，以及重賬表報送、輕內(nèi)部財務(wù)分析和管理的做法，無法滿足當(dāng)前財務(wù)管理的要求，無法實現(xiàn)資金使用效益的最大化。長江委水文局以信息化建設(shè)為契機(jī)，將預(yù)算管理、報銷管理、合同管理等財務(wù)事項融為一體，通過業(yè)財融合，使財務(wù)管理能力獲得了全面提升，真正實現(xiàn)了更好地為事業(yè)發(fā)展服務(wù)的目標(biāo)。以長江委水文局預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺為例，介紹長江水文財務(wù)信息化建設(shè)實踐并提出相關(guān)建議。

長江水文；財務(wù)；信息化

一、財務(wù)信息化建設(shè)的必要性

財務(wù)信息化建設(shè)可以對資源形成、資源分配進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計和運用，最終為決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

1.財務(wù)信息化建設(shè)可拓展財務(wù)管理空間

財務(wù)信息化不僅可以實現(xiàn)企業(yè)遠(yuǎn)程處理數(shù)據(jù)，而且方便掌握庫存數(shù)量，在此基礎(chǔ)上，還能在第一時間內(nèi)響應(yīng)上級為下級所布置的任務(wù)，各部門也能通過網(wǎng)絡(luò)對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理與管理，在一定程度上開拓了財務(wù)管理空間。

2.財務(wù)信息化建設(shè)可提高資金使用效率

實現(xiàn)財務(wù)管理信息化，可以從關(guān)注整個內(nèi)部財務(wù)的信息轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注整個單位的財務(wù)信息，極大地提高資金使用效率，使網(wǎng)上采購、預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行分析、信息調(diào)查等成為可能，對過去依賴部門局域網(wǎng)參與的財務(wù)決策方式來說有很大意義。

二、長江水文財務(wù)信息化建設(shè)方案

長江水利委員會水文局預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺包括初始化、預(yù)算管理、報銷管理、綜合查詢、個人設(shè)置、系統(tǒng)管理共6個功能模塊。報銷管理為主體功能模塊，預(yù)算管理為強化分析功能模塊，其具體建設(shè)方案如下：

1.報銷管理模塊

報銷管理模塊又稱網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，是長江水利委員會水文局預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺的核心和主要功能模塊。

（1）建設(shè)目標(biāo)

通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，固化財務(wù)報銷流程，規(guī)范財務(wù)報銷的填單、審批、支付流程。

（2）總體思路

①規(guī)范財務(wù)報銷填單格式，提高財務(wù)報銷速度。按報銷類別設(shè)計統(tǒng)一的填單格式，使填單流程簡明化、規(guī)范化，提高填單的效率和速度。

②規(guī)范財務(wù)報銷流程，完善內(nèi)部控制流程。一是梳理財務(wù)報銷流程，通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)，重設(shè)財務(wù)報銷流程，規(guī)范財務(wù)單據(jù)的傳遞順序，提高報銷信息采集的速度與質(zhì)量。二是以財務(wù)流程電子化的形式，再一次對日常管理制度進(jìn)行梳理，把規(guī)章制度通過流程的方式固化在網(wǎng)上報銷系統(tǒng)中。三是通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)內(nèi)部的預(yù)設(shè)流程，使得單據(jù)按照正規(guī)的流程逐級審批，審核會計則不需要將精力過多地投在流程檢查上，提高了財務(wù)審批速度。

③規(guī)范數(shù)據(jù)填寫形式，提供決策支持信息。一是網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將信息觸發(fā)過程前移到業(yè)務(wù)人員和相關(guān)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)參與人員即是報銷人員，使會計信息系統(tǒng)能夠收集到關(guān)于業(yè)務(wù)活動的所有信息特征，而不僅僅是價值或金額方面的信息，提高了信息的透明度。二是網(wǎng)上報銷系統(tǒng)按要求進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，并最終形成報表。通過權(quán)限設(shè)計，能夠提供個人、領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員所需要的相關(guān)報銷信息，提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了信息支持，也為財務(wù)管理工作服務(wù)水平的提高奠定基礎(chǔ)。

（3）建設(shè)內(nèi)容

主要包括個人業(yè)務(wù)處理、領(lǐng)導(dǎo)審批處理、財務(wù)業(yè)務(wù)處理。

①個人業(yè)務(wù)處理。提供在線填單功能，即個人根據(jù)業(yè)務(wù)需要選擇相應(yīng)的業(yè)務(wù)單據(jù)類型進(jìn)行填寫；在提交單據(jù)未經(jīng)審批之前，個人可以撤銷；提交單據(jù)后，系統(tǒng)自動生成唯一的單據(jù)號碼。

②領(lǐng)導(dǎo)審批處理。提供領(lǐng)導(dǎo)審批功能，可點擊查詢每條單據(jù)具體情況，同時為方便領(lǐng)導(dǎo)審批，可查詢提交單據(jù)員工的歷史單據(jù)情況。領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)情況審批單據(jù)，如同意，根據(jù)流程設(shè)定，單據(jù)將轉(zhuǎn)至上一級領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)至?xí)灢块T審批，或到財務(wù)審核；如不同意，可附說明，單據(jù)將返回提交人。平臺支持領(lǐng)導(dǎo)的手寫簽批功能。

③財務(wù)業(yè)務(wù)處理。一是提供會計審核功能。會計通過核對原始憑證，簽署審核意見，可查詢提交單據(jù)員工的歷史單據(jù)情況。審核同意后，由會計打印單據(jù)，并粘貼原始票據(jù)，傳遞至出納；如不同意，簽署意見后返回填單人。審核完畢后，可查詢審核人員審核的所有業(yè)務(wù)單據(jù)。二是提供出納支付功能。出納對于單據(jù)信息沒有任何修改的權(quán)限，但有權(quán)查看經(jīng)過會計核準(zhǔn)后的費用詳情，并根據(jù)最終的核準(zhǔn)金額和付款方式進(jìn)行支付處理，處理后簽署意見。

2.預(yù)算管理模塊

（1）建設(shè)目標(biāo)

通過預(yù)算管理模塊，將預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行（網(wǎng)上報銷模塊數(shù)據(jù)）有效結(jié)合，實現(xiàn)財務(wù)管理的動態(tài)化，強化各部門預(yù)算執(zhí)行的對比性分析。

（2）總體思路

各業(yè)務(wù)部門按固定格式通過系統(tǒng)填寫本部門預(yù)算，填寫完成后提交給財務(wù)部門，財務(wù)部門根據(jù)財務(wù)管理規(guī)定和預(yù)算編制要求對其進(jìn)行審核，經(jīng)審核后的預(yù)算作為編制單位年度控制的依據(jù)。同時，將預(yù)算編制情況與財務(wù)報銷系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，使預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行緊密結(jié)合，以達(dá)到預(yù)算管理精細(xì)化的要求。

（3）建設(shè)內(nèi)容

①各業(yè)務(wù)部門網(wǎng)上填報本部門預(yù)算。各業(yè)務(wù)部門結(jié)合本部門的職能職責(zé)，按照網(wǎng)上系統(tǒng)設(shè)定的項目、科目編制下一年度預(yù)算，對于會議費、培訓(xùn)費、設(shè)備購置、委托業(yè)務(wù)費、咨詢費、勞務(wù)費等重點科目需用單獨表格，填寫完之后提交財務(wù)審核。

②財務(wù)部門審核預(yù)算。財務(wù)部門按要求審核各部門預(yù)算，主要是項目、科目列支是否準(zhǔn)確，經(jīng)費需求是否符合實際等。

③預(yù)算執(zhí)行分析。通過計算機(jī)系統(tǒng)將財務(wù)報銷的數(shù)據(jù)與預(yù)算編制的數(shù)據(jù)自動進(jìn)行對比分析。

三、取得的成效

1.建立財務(wù)報銷信息數(shù)據(jù)庫，提升財務(wù)數(shù)據(jù)使用價值

（1）以個人報銷填單為流程起點，方便掌握報銷進(jìn)度

財務(wù)報銷以個人為流程起點，填寫報銷申請單，經(jīng)項目選擇、部門匯總、財務(wù)審核、領(lǐng)導(dǎo)簽批等多個選擇節(jié)點，每個節(jié)點均可對操作人進(jìn)行提醒，并方便報銷人進(jìn)行單據(jù)追蹤，提升報銷效率。

（2）按預(yù)算科目要求分類填報，平衡預(yù)算與執(zhí)行情況

財務(wù)報銷系統(tǒng)支出科目設(shè)置與預(yù)算申報時支出科目保持一致，方便報銷人員進(jìn)行查詢比對。報銷完成時系統(tǒng)自動記錄并歸集到相應(yīng)科目，報銷人員、部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員可隨時統(tǒng)計查看，及時了解預(yù)算執(zhí)行情況。

（3）按預(yù)算項目分類選擇，利于項目支付進(jìn)度安排

財務(wù)報銷時需按預(yù)算項目進(jìn)行選擇，有利于強化項目執(zhí)行人的項目預(yù)算概念，并推動項目預(yù)算的執(zhí)行。預(yù)算項目負(fù)責(zé)人可隨時查看項目執(zhí)行進(jìn)展情況，并進(jìn)行預(yù)算科目、預(yù)算項目的對比，找出預(yù)算申報與執(zhí)行的差異，有利于提高預(yù)算執(zhí)行的準(zhǔn)確性。

2.固化財務(wù)審核體系，提升內(nèi)部控制效果

財務(wù)報銷系統(tǒng)以個人為流程起點，其后依次經(jīng)過的審核節(jié)點分別為相關(guān)部門報銷人員會簽、部門管理員初審、財務(wù)人員審核、部門領(lǐng)導(dǎo)審批、財務(wù)人員終審，并最終進(jìn)入付款流程，較好地固化了財務(wù)審核體系，任何環(huán)節(jié)的缺失都將無法處理報銷單據(jù)，提升了內(nèi)部控制的效果。

（1）個人填報固化原始單據(jù)

個人依據(jù)需報銷的發(fā)票填寫報銷單據(jù)，在提交下一個環(huán)節(jié)之后，本人無法對單據(jù)進(jìn)行修改，除非單據(jù)被某個環(huán)節(jié)退回修改。本環(huán)節(jié)可防范信息被竄改的風(fēng)險。

（2）相關(guān)部門人員會簽

個人填寫完整的報銷單據(jù)需經(jīng)過相關(guān)部門人員會簽，即完成對原始單據(jù)及其相關(guān)活動的真實性進(jìn)行確認(rèn)，提高報銷單據(jù)的真實性及可靠性。

（3）部門管理員初審

部門管理員負(fù)責(zé)對本部門所有單據(jù)進(jìn)行初步審核并統(tǒng)計。審核的內(nèi)容包括：原始單據(jù)的數(shù)量是否齊全、電子報銷單與原始單據(jù)是否匹配；統(tǒng)計報銷人員的現(xiàn)金報銷情況。

（4）財務(wù)人員初審

財務(wù)人員初審包括：原始票據(jù)的真實性，票據(jù)的合規(guī)性，報銷單是否與原始憑證的金額一致，報銷事項是否符合規(guī)定、需經(jīng)過哪一層級的領(lǐng)導(dǎo)審批等。

（5）領(lǐng)導(dǎo)審批

領(lǐng)導(dǎo)審批包括部門領(lǐng)導(dǎo)審批和局領(lǐng)導(dǎo)審批。部門領(lǐng)導(dǎo)對限定金額以下的內(nèi)容進(jìn)行審批，局領(lǐng)導(dǎo)對限定金額以上以及特殊事項進(jìn)行審批。

（6）財務(wù)人員再審

報銷單據(jù)在提交給出納之前，財務(wù)人員需對報銷單據(jù)進(jìn)行二次審核，包括報銷單據(jù)流程是否已經(jīng)完成、支出科目是否準(zhǔn)確、項目分類選擇是否合適、報銷單據(jù)是否可以進(jìn)入付款程序。

經(jīng)過以上6個程序，完成原始單據(jù)的合規(guī)合理性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、報銷標(biāo)準(zhǔn)是否符合規(guī)定等財務(wù)報銷流程。財務(wù)系統(tǒng)根據(jù)節(jié)點要求，將財務(wù)審核體系固定下來，財務(wù)報銷流程在財務(wù)系統(tǒng)的構(gòu)建過程中逐步完善，預(yù)算業(yè)務(wù)控制、收支業(yè)務(wù)控制在一定程度上得到加強。

3.實現(xiàn)財務(wù)電子數(shù)據(jù)資源共享

財務(wù)電子數(shù)據(jù)資源實現(xiàn)了共享，這一共享不僅包括財務(wù)人員內(nèi)部之間的共享，而且包括相關(guān)業(yè)務(wù)人員對于財務(wù)數(shù)據(jù)資源的共享。

（1）實現(xiàn)財務(wù)人員電子數(shù)據(jù)資源的共享

財務(wù)人員可以隨時查看數(shù)據(jù)統(tǒng)計情況，特別是數(shù)據(jù)系統(tǒng)對預(yù)算執(zhí)行效果有明晰的展現(xiàn)，免去了財務(wù)人員從用友財務(wù)系統(tǒng)查找填寫數(shù)據(jù)的繁瑣，增加了數(shù)據(jù)提取的準(zhǔn)確性、真實性與方便性。

（2）實現(xiàn)相關(guān)人員電子數(shù)據(jù)資源的共享

預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺不僅僅是財務(wù)人員的平臺，更是所有相關(guān)人員的參與平臺。平臺記錄相關(guān)人員費用的預(yù)算申請情況、費用使用情況，本人可以通過該平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)的匯總查詢，全局所有員工高度參與了該平臺的運行，增加了該平臺數(shù)據(jù)提取的準(zhǔn)確性、豐富性及有效性。

4.充分發(fā)揮財務(wù)信息的決策價值

由于預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)取數(shù)的廣泛性、時效性、準(zhǔn)確性，預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺能夠充分發(fā)揮財務(wù)信息的決策價值。

（1）合理估計與安排存量預(yù)算的使用

提取預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺的預(yù)算執(zhí)行情況統(tǒng)計表，可以結(jié)合存量預(yù)算的使用情況，在現(xiàn)有的經(jīng)費安排內(nèi)，合理調(diào)整安排下一年度預(yù)算的使用情況，使預(yù)算經(jīng)費使用更趨于合理。

（2）合理評價部門預(yù)算執(zhí)行情況

預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺可以生成按部門或按項目的預(yù)算執(zhí)行匯總表，也可以分科目、分項目或分部門列出預(yù)算數(shù)與執(zhí)行數(shù)對比表，并進(jìn)行差異比較。由此直觀地反映了預(yù)算執(zhí)行情況，有助于合理評價部門預(yù)算執(zhí)行情況，提高預(yù)算的準(zhǔn)確性和執(zhí)行力度。

四、主要創(chuàng)新點

1.實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)的全員參與，財務(wù)業(yè)務(wù)在線上實現(xiàn)全流轉(zhuǎn)

預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺以個人為流程起點，在職員工每一個人均有權(quán)限登陸和申請使用，實現(xiàn)了財務(wù)系統(tǒng)的全員參與；財務(wù)業(yè)務(wù)在線上實現(xiàn)全流轉(zhuǎn)，提高了財務(wù)系統(tǒng)的使用效率，也提升了財務(wù)預(yù)算、決算在全局職工中的影響力，容易發(fā)揮預(yù)算的引導(dǎo)和控制作用。

2.實現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)的嵌入工作

預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺將全年預(yù)算數(shù)據(jù)以表格形式嵌入其中，方便使用人進(jìn)行對比和分析，極大地滿足了財務(wù)預(yù)決算的需要。

3.網(wǎng)上完成財務(wù)制單

預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺報銷單設(shè)計簡單，功能選擇更加客戶化，報銷人員不需要有很專業(yè)的財務(wù)知識就可以進(jìn)行財務(wù)報銷操作，極大地減少了報銷填單時間。通過流程形成的報銷單據(jù)可以作為記賬憑證的依據(jù)，方便財務(wù)人員進(jìn)行賬務(wù)處理和歸類。

五、相關(guān)建議

1.與水文綜合辦公系統(tǒng)相聯(lián)，加強流程控制

水文綜合辦公系統(tǒng)某些與財務(wù)報銷關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)絕大部分還尚未進(jìn)行強制性關(guān)聯(lián)。如出差報銷單填寫時強制關(guān)聯(lián)出差審批單，但其他的諸如會議費、培訓(xùn)費等支出審批單尚未在系統(tǒng)進(jìn)行強制關(guān)聯(lián)。如能進(jìn)行強制關(guān)聯(lián)，對于相關(guān)費用的預(yù)算將會起到相應(yīng)的控制作用。

2.與財政支付系統(tǒng)相聯(lián)，加強資金支付控制

預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺若能與財政支付系統(tǒng)相聯(lián)，進(jìn)入付款流程后可直接生成數(shù)據(jù)指令進(jìn)行支付，財務(wù)人員僅需核對相關(guān)信息，免去手工的再次錄入，將極大地提高財務(wù)工作效率。當(dāng)系統(tǒng)進(jìn)行支付后，可自動生成支付憑證，電子數(shù)據(jù)進(jìn)入財務(wù)系統(tǒng)，形成財務(wù)賬務(wù)處理等。

3.構(gòu)建各部門費用考核支持系統(tǒng)

構(gòu)建各部門費用考核支持系統(tǒng)，第一，可將預(yù)算執(zhí)行金額、時間、內(nèi)容等具體要求按各部門預(yù)算細(xì)化至各時間節(jié)點，并通過預(yù)算管理與財務(wù)報銷平臺進(jìn)行提醒；第二，根據(jù)實際執(zhí)行情況，計算統(tǒng)計差異率，并定期通報；第三，通過系統(tǒng)考核結(jié)果對部門下年度預(yù)算申報進(jìn)行限制，得分較低的部門，系統(tǒng)將直接控制其預(yù)算申報的金額及內(nèi)容。

4.進(jìn)一步固化基礎(chǔ)設(shè)置，為財務(wù)分析提供支撐

進(jìn)一步將會計科目、項目類型、部門信息、人員信息、分析年份等內(nèi)容作固化設(shè)置，方便進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行情況對比，為水文局“一張圖”提供原始數(shù)據(jù)支撐，確保與水利財務(wù)信息管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合，達(dá)到內(nèi)部分析使用數(shù)據(jù)和外部報送數(shù)據(jù)的一致性。

[1]王順金.財務(wù)業(yè)務(wù)一體信息化技術(shù)研究[M].北京：北京理工大學(xué)出版社，2012.

Establishment of information system for financial management by hydrological organizations in Yangtze River Basin

//Ye Lianhe,Liu Zengming,Huang Nan,Hu Tingting,Wang Lihai

The maximization of benefit generated from funds utilization cannot be realized if simplified financial accounts and accounting methods are adopted and attention is only paid on submission of financial accounts rather than internal finance analysis and management.Taking the advantage of information system,the Hydrological Bureau of Changjiang Water Resource Commission(CWRC)has combined and integrated the management of budget,contract and reimbursement,so that the business can be integrated with financial management along with the enhancement of financial management capability.Introductions are made on information system by using the platform of budget management and reimbursement of the bureau as the case.

Yangtze hydrology;finance;information system

P33+F27

B

1000-1123（2017）19-0033-03

2017-09-26

葉連和，財務(wù)處處長，高級會計師，主要從事財務(wù)管理等工作。

責(zé)任編輯 張金慧