水電站檔案驗收中存在的問題淺析
——以錦屏一級水電站為例

王 鑫

（長江水利委員會工程建設監(jiān)理中心，430000，武漢）

水電站檔案驗收中存在的問題淺析
——以錦屏一級水電站為例

王 鑫

（長江水利委員會工程建設監(jiān)理中心，430000，武漢）

錦屏一級水電站；檔案驗收；檔案管理；檔案

一、概 況

錦屏一級水電站工程位于四川省涼山彝族自治州木里縣和鹽源縣交界處雅礱江大河灣干流河道上，是雅礱江下游從卡拉至河口河段水電規(guī)劃階梯開發(fā)的龍頭水庫，距河口358 km，距西昌市直線距離約75 km。錦屏一級水電站是中國也是世界目前最高雙曲拱壩，大壩高305 m。水庫正常蓄水位1 880 m，死水位1 800 m，正常蓄水位以下庫容77.65億m3，調節(jié)庫容49.1億m3，屬年調節(jié)水庫。電站裝機6臺，單機容量600 MW。該工程由混凝土雙曲拱壩、壩后水墊塘及二道壩和右岸地下引水發(fā)電系統(tǒng)等組成，工程主要任務是發(fā)電，兼顧調蓄、防洪及攔沙。

2005年11月12日主體工程正式開工，2013年12月23日拱壩澆筑到頂，2014年8月24日錦屏一級首次蓄水至設計高程1 885 m。

2016年5月30日至6月2日,錦屏水電站檔案預驗收，根據預驗收專家組的意見,業(yè)主統(tǒng)一組織開展整改。為檢驗整改效果和順利通過驗收，10月中旬開展專家咨詢，2016年11月13日至11月16日錦屏一級水電站開展檔案驗收并順利通過。

二、錦屏一級水電站工程檔案驗收中存在的主要問題

檔案驗收部門組織專家對錦屏一級水電站進行檔案驗收，按照檔案歸檔完整性、準確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性及其他要求將所存在的問題歸納如下：

1.完整性方面

①業(yè)主總部報獎申報文件收集不全；

②工程早期聲像檔案歸檔不完整，2008年前視頻文件未歸檔，2008年以前少數(shù)照片收集不全；

③移民監(jiān)理檔案收集整理不全；

④質量缺陷處理照片收集歸檔較少，個別單位質量缺陷臺賬未歸檔；

⑤個別項目文件缺批復性文件；

⑥個別單位油物試驗人員的資質文件和特殊工種年審文件未歸檔；

⑦存在分部工程驗收劃分、分部驗收申請表、分部工程質量評定表、分部工程質量評定表、分部工程驗收文件數(shù)量不一致。

2.準確性方面

①少數(shù)案卷及文件題名不準確，個別竣工圖題名擬寫不準確，存在與施工圖重名的情況；

②部分水工項目竣工圖框未引用水工格式；

③部分竣工圖圖框簽字與竣工圖章簽字不對應；

④部分管理性文件引用標準不全；

⑤錦屏一級樞紐驗收大綱摻雜其他不相干內容；

⑥個別項目文件存在代簽字現(xiàn)象；

⑦地下廠房監(jiān)理對金屬結構工程個別門槽質量評定比完工日期早；

⑧CⅣ標段項目劃分有錯誤。

3.系統(tǒng)性方面

①消缺文件未組專卷，跟著驗收評定文件組卷歸檔；

②質量缺陷處理照片未組專卷，處理前、處理時、處理后的文件分散在不同的案卷中；

③少數(shù)項目文件存在重復歸檔。

4.規(guī)范性方面

①少數(shù)項目使用表格未統(tǒng)一；

②科研檔案保管期限劃分不統(tǒng)一，少數(shù)案卷封面與卷內封面保管期限不一致；

③個別檔案案卷目錄與實體檔案檔號不一致，個別案卷掛接電子文件與紙質文件不對應；

④個別照片檔案卷內目錄編號有待統(tǒng)一完善；

⑤存在將復印件歸入正本，且個別復印件不清楚，個別證件照未按照1∶1 進行復??；

⑥個別案卷裝訂順序錯誤；

⑦巖芯檔案照片檔案信息管理系統(tǒng)分類不準確。

5.其他方面

①各參建單位未針對所負責項目制定具體歸檔范圍；

②主廠房監(jiān)理總結報告中未對檔案進行評價；

③竣工圖章加蓋在圖紙背面，不利于掃描和信息掛接；

④前期管理局各部門文件歸檔不及時；

⑤檔案庫房溫濕度記錄儀顯示時間與當前時間不一致，后期改造的兩個檔案庫房未安裝攝像頭。

三、存在問題的原因分析

錦屏一級水電站檔案預驗收中發(fā)現(xiàn)的問題主要有以下特點：

①從檔案驗收存在的問題分析，所有的問題都是個別、極少部分地存在，未出現(xiàn)系統(tǒng)性的、大面積的問題，歸檔文件總體質量是滿足驗收要求。

②錦屏一級工程開工早，工程建設周期長，人員流動大，給檔案收集、整理造成了一定的難度，對檔案完整性造成了挑戰(zhàn)。

③檔案從業(yè)人員的業(yè)務水平參差不齊，各參建單位配置的人員剛進場時，基本未從事過檔案專職，工程前期大部分從業(yè)人員基本上是按照業(yè)主頒發(fā)實施細則和相關檔案規(guī)程規(guī)范的要求摸索檔案整理歸檔，這樣就給檔案歸檔進度、規(guī)范性、完整性造成了挑戰(zhàn)。

④驗收時大部分問題都出在工程前期，主要是因為工程前期各方都在重視基礎設施建設、人員設備進場安排、各單位之間相互銜接等，對于檔案的重視不夠，甚至有部分單位認為檔案是實體工程完工后的事情，沒能從源頭把控，給后續(xù)的檔案歸檔的及時性、系統(tǒng)性造成了挑戰(zhàn)。

⑤工程前期各單位沒有統(tǒng)一認識，也沒有宣貫相應的規(guī)程規(guī)范，也沒有定期（不定期）組織對進場人員進行的檔案專項培訓，在文件鑒定、分類、題名編寫、檔案歸檔范圍以及各類實施細則中檔案部分的編寫等沒有明確指導性意見，沒有統(tǒng)一的要求，沒有明確哪些文件需要歸檔，哪些文件不需要歸檔，少數(shù)已經歸檔的文件只見征求意見稿不見最終稿，給檔案歸檔準確性造成了挑戰(zhàn)。

四、問題整改與經驗總結

1.問題整改

①明確了歸檔原則，檔案資料按照“誰形成、誰承辦、誰負責”的原則進行整理歸檔。

②理清了思路，由業(yè)主統(tǒng)一組織清理，對檔案內容進行全面普查，梳理出需要修改的案卷，將這些問題明確責任單位、責任人及整改完成時間。

③按照驗收意見需要補充的文件，應結合工程實際，各方達成一致（有可能要求參建多方補簽名），補充收集（編輯）相應的文件確保案卷之間的有機聯(lián)系，并及時整理歸檔。

④按照驗收意見需要完善的文件，應結合規(guī)程規(guī)范要求進行確認，確需完善的根據要求完善，尤其是工程建設中規(guī)程規(guī)范更新后的要求與舊版要求不一致的情況需重點清查，重新梳理工程執(zhí)行標準清單，完善規(guī)程規(guī)范清理工作。

⑤按照驗收意見需要調整的文件，對于需要調整順序、替換原件、更新編號、剔除重復歸檔及不相干內容等的文件，按照要求落實責任人調整文件內容確保案卷分類的科學，組卷的合理，并及時整理歸檔。

⑥對于竣工圖與施工圖重名的情況，統(tǒng)一在題名加“竣”字；對于竣工圖框引用不準確的，安排責任單位按要求修改。

⑦對已信息掛接的電子版與紙質版文件不一致的，責任單位安排專人全面清查掛接信息，重新掃描掛接，確保一致。

⑧對檔案案卷目錄與文檔實體不一致的查找出原因，及時根據問題調換相關內容。

⑨對表格不統(tǒng)一的問題，簽字相關各方要統(tǒng)一協(xié)調，表格簽字單位及時將統(tǒng)一表格提供給簽字各方會簽，力爭所有歸檔表格統(tǒng)一、完整。

⑩巖芯檔案照片檔案信息管理系統(tǒng)分類不準確，按照巖心檔案照片在檔案信息管理中掛入實物檔案分類下的要求整改，確保實物與照片對應；及時調整檔案庫房溫濕度顯示時間確保與現(xiàn)在一致，未加裝攝像頭的加裝攝像頭，確保檔案庫存安全；經查證屬代簽字的，由當事人及時補簽字。

2.經驗分享

①文件內容及其深度必須符合國家有關現(xiàn)行的勘測、設計、施工、監(jiān)理等方面技術規(guī)范、標準、規(guī)程和合同要求及相關工作流程與施工工藝流程；文件內容必須真實、完整、準確、規(guī)范、系統(tǒng)，與工程實際相符，決不允許偽造或與事實不符，各類簽字蓋章手續(xù)完備。

②項目文件收集應遵循檔案整理規(guī)律，如往來文函收集必須遵循“閉合原則”，施工技術文件必須依據經過審批的項目劃分為主線進行收集；工程建設過程中所形成的全部文件資料在歸檔前應根據相應的規(guī)程規(guī)范有關規(guī)定，并按業(yè)主檔案管理實施細則的要求，由文件形成單位進行整理。具體步驟：文件清理→文件鑒定→文件分類→文件組卷→檔案排列→檔案編目→案卷裝訂→案卷著錄→歸檔審查、驗收→歸檔移交。

③建設項目文件的形成和具體承辦單位在歸檔前，必須對項目所形成的全部文件材料按檔案管理要求進行查漏補缺；應根據項目文件具有的憑證、查考作用和歷史研究價值來判定是否歸檔，并確定其保管期限。

④各參建單位應按照收集歸檔責任分工建立健全項目文件的材料收集歸檔制度和預立卷制度，按照工程項目建設程序的不同階段、文件材料產生的時間，分別做好預立卷。

⑤工程文件涉及部門較多，應遵循不重復歸檔的原則，按照“誰形成、誰承辦、誰負責”的原則進行整理歸檔，以免造成不必要的冗繁；文件分類按照項目劃分要求分類卷，將同類同性質的文件組成卷，減少后期資料預驗收工作量。

⑥文件題名是資料檢索的前提條件，題名應準確、完整和不重復，能準確反映文件內容，以便開展檔案驗收和檔案接收部門區(qū)分、檢索相應的文件。

⑦水電工程建設周期長，人員流動大，檔案管理工作經手人較多，所以檔案資料的整理工作應工程同步進行，及時整理歸檔，不能“秋后算賬”。

⑧檔案介質必須統(tǒng)一，用70 g及以上，210mm×297mm標準的A4紙，對于大于A4幅面的需端正折成A4幅面，對于小于A4幅面的應粘貼在A4紙上。

⑨隨著科學技術的進步，現(xiàn)在大多數(shù)單位使用的公章都是回墨印章或是光敏印章，這些印章有方便、快捷、干凈等特點，但都是加注印油（不是用印泥），通過多年的水電工程檔案管理經驗，印油經過3至5年后會出現(xiàn)滲透、褪色、模糊等，給檔案歸檔清晰完成性留下隱患，所以最好是采用印泥加蓋公章。

⑩所有文件資料在歸檔時都需要留足裝訂線位置，在文件資料形成的過程中需引起重視，否則在歸檔時需要花費大量的人力和時間來裁邊、貼邊，影響了檔案歸檔進度的同時也影響了檔案的美觀性。

五、結 語

錦屏一級水電站工程規(guī)模巨大，影響深遠，國內國際關注度高。這次檔案驗收的經驗告訴我們，在工程建設前期應加大檔案管理宣傳力度，加強檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)培訓，建立健全檔案歸檔管理制度，工程建設中期能夠穩(wěn)定檔案管理專業(yè)隊伍，留住業(yè)務技術能手，強化建設過程中檔案資料質量控制，運用信息技術提高檔案管理工作效率，為工程建設后期的工程項目檔案驗收能減少很多不必要的環(huán)節(jié)和返工工程量，為工程減少不必要的人力、物力和財力投入。

TV7

B

1000-1123（2017）12-0037-03

2017-05-22

王鑫，工程師，主要從事水利水電工程監(jiān)理工作。

責任編輯 李建章