淺談現(xiàn)代醫(yī)院物資供應鏈中二級庫管理

李維嘉，張雷，錢建國，吳正灝

1.上海理工大學 醫(yī)療器械與食品學院，上海 200433；2.復旦大學附屬華山醫(yī)院 裝備科，上海 200040

淺談現(xiàn)代醫(yī)院物資供應鏈中二級庫管理

李維嘉1,2，張雷2，錢建國2，吳正灝2

1.上海理工大學 醫(yī)療器械與食品學院，上海 200433；2.復旦大學附屬華山醫(yī)院 裝備科，上海 200040

二級庫管理的推廣使得醫(yī)院在物資供應鏈上的管理更加全面，完成了從庫房到科室、從科室到病人的全跟蹤。為核算管理提供了有力的數(shù)據(jù)支持。二級庫管理系統(tǒng)的功能采用模塊化設計，包括科室需求管理、二級庫管理、綜合業(yè)務查詢、報表統(tǒng)計、基礎數(shù)據(jù)維護。此外實現(xiàn)二級庫個性化管理，根據(jù)不同臨床需求開發(fā)一物一碼管理、智能化提醒功能和多系統(tǒng)界面整合。用現(xiàn)代化手段和二級庫管理不斷優(yōu)化物資供應鏈，實現(xiàn)醫(yī)療物資精細化管理、“零庫存”目標。

醫(yī)用物資；二級庫；供應鏈；精細化管理

引言

在醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷推進下，2014版《醫(yī)療器械監(jiān)督管理條例》中對醫(yī)院用醫(yī)療器械、醫(yī)用耗材的使用單位提出更加全面、更加完善的管理要求。而在新的醫(yī)療技術、科技革新的沖擊下，各類的醫(yī)用物資使用量、使用品種、使用價值也在不斷的增加，物資供應鏈管理在醫(yī)院運營中所占據(jù)的地位越來越重要。同時隨著醫(yī)院精細化管理的推進，管理的難度也在不斷的增加。以往的物資管理系統(tǒng)，即一級庫管理，功能出現(xiàn)一定的局限性。物資僅完成從庫房到科室的記錄，不能完成對出庫物資的全跟蹤，出現(xiàn)數(shù)據(jù)斷流，使核算管理缺乏有力的數(shù)據(jù)支持。為完善管理過程，掌握物資流向，對物資系統(tǒng)進行二級庫管理方面的開發(fā)顯得十分必要。

1 二級庫定義

二級庫一般指各科室、病區(qū)在醫(yī)院物資一級庫領用材料后形成的庫存，通過設立二級庫，將醫(yī)院物資管理的觸角下沉到科室，為精細化管理奠定了基礎，實現(xiàn)了物資的計劃、采購、領用、使用及收費的全過程管理。對耗材的銜接收發(fā)起到了關鍵的作用，能有效控制材料管理中常見的冒領、亂領、錯用、亂用的現(xiàn)象，進而降低醫(yī)療成本。

2 基于物資供應鏈下的二級庫實施

2.1 醫(yī)用耗材二級庫整體設計核心

目前華山醫(yī)院的二級庫房建立在中心庫房的管理之下，以4個目標為核心制定相應管理制度[1]：① 降低庫存減少資金占用：提升供應鏈效率，加快庫存周轉(zhuǎn)，為庫存物資設置高儲、低儲、安全量警戒線，在確保臨床正常使用的情況下將庫存量減少，并通過系統(tǒng)實時掌握全院各級庫房庫存情況；② 及時供應滿足臨床需求：使用網(wǎng)絡物資訂單管理，使得請領請購一體化。淘汰了紙質(zhì)申領單統(tǒng)一使用電子訂單，易于保存方便管理；③ 使用安全確保病人利益：利用條形碼實現(xiàn)批次效期管理和病人追溯，通過微信驗收控制不良事件；④ 成本控制杜絕不合理浪費：對可收費材料使用流程化管理、消耗材料使用定額管理與事前控制，為精細化成本核算提供數(shù)據(jù)支持[2]。醫(yī)院二級庫流程見圖1。

圖1 醫(yī)院二級庫流程圖

2.2 醫(yī)用耗材二級庫功能模塊

二級庫能滿足我院臨床科室對于日常醫(yī)用耗材、供應商等管理工作，功能主要分為以下五大模塊（圖2）。

（1）科室需求管理：主要針對臨床醫(yī)生、護士或者技師在日常工作中對消耗性材料提出的需求進行管理，由耗材管理員進行統(tǒng)一審核并上報至中心庫房。該模塊能對訂單進行統(tǒng)一管理、追溯訂單執(zhí)行進度、根據(jù)高低儲自動請領。

（2）二級庫管理：對二級庫出入庫物資進行記錄。詳細記錄出庫物資的使用情況，申請人、使用時間物資批號等。完善管理過程，避免數(shù)據(jù)斷流，掌握物資流向。

（3）綜合業(yè)務查詢：可以實時查詢二級庫庫存情況和物資使用歷史情況。

（4）報表統(tǒng)計：匯總當月耗材入庫明細、使用情況。在物資供應鏈集中配送的模式下各科室可以根據(jù)報表統(tǒng)計及時調(diào)整庫存、上報使用情況、控制經(jīng)費支出。

（5）基礎數(shù)據(jù)維護：統(tǒng)計歸納各類產(chǎn)品信息、供應商資質(zhì)、廠家授權、業(yè)務聯(lián)系方式和醫(yī)保代碼等數(shù)據(jù)。其中為了各科室方便使用，對二級庫物資字典添加了“選擇”和“歸類”功能?？剖椅镔Y管理員可以對物資字典內(nèi)的產(chǎn)品設置請領、請購權限，對金額較高或植入類產(chǎn)品設置專人請購權限或定額請領。此外可以通過套餐設置可以對同類產(chǎn)品或同品牌產(chǎn)品進行“歸類”，方便臨床使用人員查找。

圖2 醫(yī)院二級庫功能模塊

2.3 醫(yī)用耗材二級庫的精細化管理

采用更加全面、完善的二級庫制度勢必為了追求更加精細化的管理。在現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的輔助下可以有效、快速的完成出庫、入庫、登記等操作[3]。但是與原來隨心所欲的使用耗材相比仍然是加重了職能科室與臨床科室的工作量。為了在有限人力資源的情況下，貫徹國家衛(wèi)計委、醫(yī)院管理要求，根據(jù)不同的醫(yī)用耗材、不同的管理要求等級，針對不同科室開發(fā)了二級庫系統(tǒng)。目前根據(jù)我院臨床需求已經(jīng)開展支具室二級庫、檢驗科二級庫、試劑二級庫、供應室二級庫、手術室通用材料二級庫、普外科手術室二級庫、神經(jīng)外科手術室二級庫、 眼科手術室二級庫、DSA二級庫、心導管室二級庫。共覆蓋醫(yī)用耗材3000多種，使用耗材金額超過1億元。

以我院檢驗科二級庫為例。檢驗科所使用的體外診斷試劑與普通耗材相比有著保存條件苛刻、有效期較短的特點。體外診斷試劑的冷鏈運輸要求較高，一般需要保存2～8℃的冷藏，避光并不能倒置。而它的有效期相比較于普通耗材的一年至兩年試劑的有效期往往只有3～6個月，所以避免試劑過期、防止誤使用過期體外診斷試劑是檢驗科長效機制的重點工作。針對試劑的特殊性，對檢驗科二級庫采用一物一碼的管理模式。在供應商出庫時通過網(wǎng)絡登錄一物一碼管理平臺為試劑打印條形碼。條形碼是系統(tǒng)按照公式規(guī)則賦予試劑，其中包含了試劑的批號、有效期、規(guī)格、供應商等信息。由中心庫房接收并出庫至檢驗科二級庫，檢驗科在接收時可以查詢每樣試劑的條形碼。在領用出庫時必須使用條碼槍掃描條形碼，如果條形碼所記錄的有效期已經(jīng)過期系統(tǒng)則會提出警告并禁止使用。與此同時通過條形碼所記錄下的所有試劑有效期可以通過系統(tǒng)設置提前提醒，避免試劑過期造成科室經(jīng)濟損失。通過一物一碼的管理模式確保體外診斷試劑的安全使用，防止不安全事件的發(fā)生。同時通過提前預警合理安排試劑的使用順序避免造成科室、醫(yī)院的經(jīng)濟損失[4]。

2.4 個性化智能提醒功能

電子化管理相較于紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢除了方便保存，還能實時統(tǒng)計證件、耗材的動態(tài)情況[5]。為了將電子化管理的優(yōu)勢更好的應用在臨床科室管理中，為每個二級庫提供了個性化設置智能提醒窗口。各科室二級庫可以根據(jù)特點自由設置智能提醒窗口的內(nèi)容：過期產(chǎn)品注冊證、過期授權書、為處理采購訂單、高儲低儲等。也可以設置日期提起預警[6]。

2.5 不良事件追溯

不良事件除了第一時間安置病人外，及時追溯源頭避免事件擴大也是處置過程中重要的一步。二級庫房管理延續(xù)了中心庫房以條線碼為核心的閉環(huán)管理[7]。通過不良事件中使用耗材的批號在業(yè)務綜合查詢中逐步向上追查改耗材院內(nèi)周轉(zhuǎn)流程：科室領用時間領用人、中心庫房出庫時間、驗收員驗收時間與驗收結(jié)果。并且配合微信驗收時的產(chǎn)品照片可以清晰、迅速的反應耗材的使用情況[8]。

3 醫(yī)院二級庫管理的探討

3.1 多系統(tǒng)整合

隨著二級庫精細化管理的全面鋪開，已經(jīng)涉及醫(yī)院多方面業(yè)務。然而HIS系統(tǒng)、消毒滅菌系統(tǒng)等軟件仍然是各科室甚至全院必要的功能。二級庫管理作為全院物資供應鏈的精細化管理面向科室的窗口端，可以滿足不同臨床科室的要求，但是作為面向全院物資供應鏈的系統(tǒng)要做到十八般武藝樣樣精通是不可能的。系統(tǒng)對接在二級庫推廣過程中成為了首要難題，需要各科室積極配合和雙方軟件供應商的協(xié)調(diào)。

3.2 “零庫存”的持續(xù)改進

隨著二級庫管理的推廣，由科室提交的申請更加貼近各科室的耗材使用情況、分布特點[9]。將中心庫房的庫存量分散至各個科室后，仍將加強對科室耗材管理員的培訓與指導，分析月耗材使用量報表幫助臨床科室減少庫存量。同時優(yōu)化采購流程，精簡供應商與科室的P2P配送方式，加快物資周轉(zhuǎn)流轉(zhuǎn)，努力實現(xiàn)“零庫存”[10]。

4 醫(yī)院二級庫管理展望

目前醫(yī)用耗材信息較多，代碼種類較為復雜。產(chǎn)品注冊證、生產(chǎn)批號、醫(yī)保代碼等信息在進入醫(yī)院物資供應鏈時需要通過手動輸入系統(tǒng)內(nèi)，工作量大且容易出現(xiàn)錯誤。缺少統(tǒng)一標準的產(chǎn)品“身份證”，簡化醫(yī)用耗材錄入物資供應鏈流程，擴大物資追溯范圍[11]。

在社會飛速發(fā)展、科技持續(xù)進步的現(xiàn)代醫(yī)療背景下，精細化、個性化的醫(yī)療就診勢必為未來發(fā)展方向。而國家的各項法律政策也鼓勵支持醫(yī)院采用先進的、信息化的管理手段。每一位病人就診情況、醫(yī)用耗材使用次數(shù)、植入物的實時情況記錄的不但是病人的安全、健康，更為下一位病人的就醫(yī)提供了詳實的數(shù)據(jù)支持[12]。做好醫(yī)院數(shù)據(jù)化管理、二級庫精細化管理是醫(yī)院前進的必經(jīng)之路。

[1] 黃娌君.統(tǒng)籌把握與分級管理—對醫(yī)院衛(wèi)生材料二級庫建立的分析[J].管理觀察,2014,9(25):183-184.

[2] 由寶劍,肖篤,田一寧.衛(wèi)生材料二級庫管理模式研究與實踐[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2012,19(1):76-78.

[3] 廉維,商弘,殷樹宏,等.醫(yī)用高值耗材二級庫條形碼的管理方法與效果[J].中國醫(yī)院管理,2013,33(2):64-65.

[4] 欒紅娟.醫(yī)用物資二級庫的實現(xiàn)[J].中國醫(yī)療設備,2012,29 (2):129,134.

[5] 王菲.淺析醫(yī)用衛(wèi)生材料的二級庫管理模式[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2014,25(1):88-89.

[6] 丁度吉,林宇騰.醫(yī)用高值耗材二級庫條形碼應用[J].醫(yī)療裝備, 2014,(11):66-68.

[7] 李德漢.醫(yī)用低值耗材溢庫控制方法探討[J].醫(yī)學與社會,2015, (11):49-51.

[8] 湯黎明,戚仕濤.醫(yī)院醫(yī)學工程科技術管理規(guī)范專題五醫(yī)院醫(yī)用耗材(庫房)管理技術規(guī)范探討[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2009, 30(7):94-96.

[9] 劉婕.臨床科室醫(yī)用耗材閉環(huán)管理的探討[J].中國衛(wèi)生信息管理雜志,2014,(2):113-117.

[10] 張小明,謝婉花,曾華.基于JCI標準的醫(yī)院二級庫房管理[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2015,(2):127-129.

[11] 王鳳.精細化管理在醫(yī)用耗材二級庫的實踐[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2015,(6):123-125.

[12] 朱學明.過程控制在手術室高值耗材管理中的應用[J].當代護士(中旬刊),2013,(11):146-147.

Grade Ⅱ Storehouse Management in Material Supply Chains of the Modern Hospital

LI Wei-jia1,2, ZHANG Lei2, QIAN Jian-guo2, WU Zheng-hao2
1. School of Medical and Food Engineering, University of Shanghai for Science and Technology, Shanghai 200433, China; 2. Department of Equipment, Huashan Hospital of Shanghai Fudan University Medical College, Shanghai 200040

The promotion of Grade Ⅱ storehouse in the hospital makes the management of products supply chain more perfect and realizes full-round tracking from the warehouse to the department and from the department to the patient, which provided a powerful data support for accounting management. The function of the Grade Ⅱ storehouse adopted modular design, including department requirement management, Grade Ⅱ storehouse management, comprehensive business queries, statistics report, and basic data maintenance. Moreover, personalized management of Grade Ⅱ storehouse was realized and code management, intelligent reminder function and integration of multi-system interface was developed according to different clinical requirements. In order to realize the medical products elaborating management and zero inventory, modern methods and Grade Ⅱ storehouse management should be adopted to continuously optimize the material supply chain.

medical materials; grade II storehouse; supply chain; delicacy management

R197.323.1

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.11.041

1674-1633(2016)11-0140-03

補充說明

田書暢等刊登于《中國醫(yī)療設備》2016年第31卷第10期醫(yī)院數(shù)字化板塊的《醫(yī)院護理人員管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)》（文章頁碼：93-94）基金項目：南京市醫(yī)學科技發(fā)展資金“青年工程”人才培養(yǎng)專項經(jīng)費資助項目（QRX11033）。

蔣紅兵，研究員級高級工程師，主要從事醫(yī)療儀器與器械研究。

2016-02-18

2016-03-01

通訊作者：錢建國，高級工程師。

通訊作者郵箱：jianguo_qian@sina.com

通訊作者郵箱：cmdjhb@126.com