淺議城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的重要性

袁亞菲

淺議城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的重要性

袁亞菲

Qian yi cheng shi gui hua dang an guan li gong zuo de zhong yao xing

現(xiàn)今，隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，城市規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，使得城市規(guī)劃的檔案管理工作任務(wù)也越來(lái)越繁重，為了使檔案管理工作更好地服務(wù)于城市規(guī)劃管理工作，新時(shí)期就要求我們的檔案管理工作人員，不斷提高自己的專(zhuān)業(yè)技能，跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，將城市規(guī)劃管理工作做好，進(jìn)而有效地促進(jìn)城市規(guī)劃工作的展開(kāi)。

一、城市規(guī)劃?rùn)n案管理的作用

城市規(guī)劃?rùn)n案管理是指在城市建設(shè)部門(mén)的專(zhuān)項(xiàng)工作過(guò)程中積累起來(lái)的各種與城市建設(shè)和規(guī)劃有關(guān)的圖紙、文檔等具有參考和保存價(jià)值的資料文獻(xiàn)。城市規(guī)劃工作檔案的政治方向和根本目的主要是為城市規(guī)劃管理工作服務(wù),其作用主要有兩個(gè)方面,即憑證作用和借鑒作用。檔案是歷史的憑證,是第一手參考材料。城市規(guī)劃?rùn)n案是當(dāng)時(shí)直接使用的文件資料轉(zhuǎn)化而來(lái)的,它客觀地記錄了過(guò)去的歷史情況,保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記。它不僅記錄了城市規(guī)劃工作歷史活動(dòng)的真實(shí)經(jīng)過(guò),還記錄了在各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)的思想發(fā)展、形成變化、工作成果以及經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。它對(duì)于記錄歷史、查考情況、更好地開(kāi)展工作,具有廣泛的參考作用。有檔案做依據(jù),研究和處理問(wèn)題就比較準(zhǔn)確迅速,從而提高了工作效率,促進(jìn)了城市規(guī)劃工作的正常開(kāi)展。

二、城市規(guī)劃?rùn)n案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的必要性

1.實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是規(guī)范檔案管理工作的需要

現(xiàn)代化的城市檔案管理要求相關(guān)部門(mén)制定嚴(yán)格的檔案管理程序和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)具體的工作環(huán)節(jié)都必須嚴(yán)格依照工作章程，對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的開(kāi)發(fā)和利用提出了更高的要求。

2.實(shí)現(xiàn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型是適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要

我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)已經(jīng)處于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，在市場(chǎng)機(jī)制下強(qiáng)調(diào)的是效率和公平，過(guò)去那種依靠政府的財(cái)政支持而安于現(xiàn)狀、不思進(jìn)取的舊思維已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求，城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作必須提高其工作質(zhì)量和服務(wù)水平，體現(xiàn)出該項(xiàng)工作在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下對(duì)城市建設(shè)和規(guī)劃工作的有益性和不可替代的價(jià)值。

三、現(xiàn)階段城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作中存在的問(wèn)題

1.檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

城市檔案管理工作人員往往是部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)人員或者不懂專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)的人員組成，業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，對(duì)提高檔案管理工作效率和質(zhì)量的意識(shí)淺薄，甚至有些管理人員對(duì)有些檔案的保密規(guī)則和檔案材料的歸檔、裝訂、搜集和保存等一系列基本的工作業(yè)務(wù)都不熟悉。在有些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的縣市里，一般都不設(shè)置專(zhuān)門(mén)的城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門(mén)，而是由其他相關(guān)部門(mén)代為管理檔案，這就造成了城市規(guī)劃?rùn)n案管理的混亂和無(wú)序，其工作效率也是非常低下，根本無(wú)法體現(xiàn)城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作對(duì)城市建設(shè)的智力支持功能。檔案管理人員普遍缺乏工作熱情，在檔案管理的過(guò)程中只是單純地保存資料和收藏資料，而沒(méi)有對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案資料做進(jìn)一步的分析和系統(tǒng)化的整理，尚未挖掘出更加具有價(jià)值的檔案信息。城市規(guī)劃?rùn)n案管理人員的業(yè)務(wù)水平低下是制約檔案管理事業(yè)發(fā)展的瓶頸，嚴(yán)重影響了城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作效率和質(zhì)量的提升。

2.城市規(guī)劃?rùn)n案管理的相關(guān)設(shè)施不健全

很多城市的城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作部門(mén)沒(méi)有健全的硬件設(shè)施，缺少檔案管理必備的基本軟件條件，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案管理室或者檔案管理室潮濕、陰暗，導(dǎo)致相關(guān)的城市規(guī)劃?rùn)n案發(fā)霉變質(zhì)等,影響了這些檔案的頁(yè)面美觀和文字顯示效果。在一些經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的城市基本沒(méi)有城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門(mén)，而是將相關(guān)的檔案管理工作交給建設(shè)局、文物局來(lái)處理，這極大地影響了城市檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。

3.檔案管理設(shè)施落后

二十一世紀(jì)是一個(gè)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，我國(guó)各個(gè)政府部門(mén)的電子政務(wù)建設(shè)也在如火如荼地開(kāi)展起來(lái)，試圖通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化的管理手段來(lái)提高政府部門(mén)的工作效率和為人民群眾提供更加便捷的服務(wù)以提升政府的公眾形象，但是在城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作領(lǐng)域，信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)卻沒(méi)有能夠有效開(kāi)展起來(lái)。在一些城市和地區(qū)，城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門(mén)的資料存儲(chǔ)庫(kù)房陰暗、潮濕、封閉，缺乏基本的防火、防盜措施，這樣不但不利于相關(guān)檔案文件的安全性保存，而且還造成了很多珍貴的檔案文件的發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等，嚴(yán)重影響了文獻(xiàn)頁(yè)面的美觀性和參考性，使很多資料和文檔發(fā)生了不可恢復(fù)的損害。在檔案管理工作中仍然采用的是傳統(tǒng)的手工作業(yè)的方式，管理效率低下，錯(cuò)誤率高，使得城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作在信息社會(huì)中難以發(fā)揮其應(yīng)有的功能，難以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

四、加強(qiáng)城市規(guī)劃?rùn)n案管理工作的措施

1.領(lǐng)導(dǎo)重視規(guī)劃?rùn)n案管理工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好規(guī)劃?rùn)n案管理工作的關(guān)鍵。抓好規(guī)劃?rùn)n案工作，需要有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在檔案庫(kù)房及相關(guān)設(shè)備等方面給予必要的保障。在辦公用房相對(duì)緊張的情況下，應(yīng)保證庫(kù)房面積，并投入大量資金購(gòu)置密集架等檔案裝具，設(shè)置檔案信息中心，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。應(yīng)責(zé)成專(zhuān)人將現(xiàn)有的規(guī)劃圖紙、資料等輸入微機(jī)，實(shí)行微機(jī)輔助管理，使每一個(gè)規(guī)劃項(xiàng)目、每一個(gè)規(guī)劃成果形成的檔案資料都方便可查。

2.提高規(guī)劃?rùn)n案管理人員的綜合素質(zhì)

要明確歸檔范圍，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)立卷歸檔制度，及時(shí)整理立卷。要努力拓寬收集渠道，保證收集材料的全面完整、真實(shí)可靠。檔案管理人員要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，要學(xué)習(xí)雙方面的知識(shí)，要不斷學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)劃建設(shè)方面的法律法規(guī)并盡可能多地接觸了解規(guī)劃建設(shè)業(yè)務(wù)，同時(shí)要學(xué)習(xí)新形勢(shì)下檔案管理方面業(yè)務(wù)。要熟悉館藏，對(duì)所管理的檔案資料做到了如指掌，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。要切實(shí)抓好各環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)工作。只有不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，拓寬檔案管理人員的知識(shí)面，才能適應(yīng)工作環(huán)境，駕輕就熟地干好此項(xiàng)工作。

3.完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

要完善城市規(guī)劃審批檔案信息化建設(shè)，首要的任務(wù)就是要完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，即根據(jù)實(shí)際需要配備計(jì)算機(jī)軟、硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，選擇先進(jìn)、成熟、適用的技術(shù)，使之能完成業(yè)務(wù)管理、事務(wù)管理、檔案利用服務(wù)等工作。同時(shí)，為了進(jìn)一步提高城市規(guī)劃審批檔案管理的技術(shù)水平，還應(yīng)努力與資源數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相互融合，構(gòu)成一個(gè)有機(jī)的整體，形成從數(shù)據(jù)錄入到數(shù)據(jù)管理再到數(shù)據(jù)加工輸出全過(guò)程的應(yīng)用。

4.實(shí)行科學(xué)管理

（1）實(shí)施綜合管理

將各門(mén)類(lèi)、各載體的相關(guān)規(guī)劃?rùn)n案都納入到集中、統(tǒng)一的管理范圍之內(nèi)，以維護(hù)檔案完整性與安全性，提升工作效率，為檔案資源更深度的開(kāi)發(fā)利用提供便利。對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案加強(qiáng)保護(hù)工作，改變以往在檔案出現(xiàn)破損后才開(kāi)始修復(fù)的工作模式，在資料檔案入庫(kù)前就對(duì)存放環(huán)境、資料破損的實(shí)際情況等多因素進(jìn)行研究分析，以預(yù)防為主，防治相結(jié)合。與此同時(shí)，利用復(fù)印、掃描、微縮等現(xiàn)代化科技手段，實(shí)時(shí)地做好檔案?jìng)浞莨ぷ?，以減少原件損耗，從一定程度上延長(zhǎng)相關(guān)檔案的使用壽命。

（2）實(shí)施目標(biāo)管理

結(jié)合實(shí)際，將定性管理變?yōu)槎抗芾?，層層分解目?biāo)并逐項(xiàng)進(jìn)行落實(shí)。

（3）標(biāo)準(zhǔn)化管理

制定相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)，讓各個(gè)步驟、各道工序、各個(gè)環(huán)節(jié)都做到有章可循。以現(xiàn)代化的管理技術(shù)為指導(dǎo)，加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，加強(qiáng)保護(hù)技術(shù)，充分發(fā)揮已有設(shè)備的潛力，探索現(xiàn)代化管理新方法。

（4）加強(qiáng)對(duì)城市規(guī)劃?rùn)n案管理的制度建設(shè)

一個(gè)嚴(yán)格、科學(xué)、合理的管理制度是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效運(yùn)行的基礎(chǔ)，城市規(guī)劃?rùn)n案管理部門(mén)應(yīng)該制定更加嚴(yán)格的制度標(biāo)準(zhǔn)，使得工作人員的每一項(xiàng)具體工作都能按照章程有條不紊地進(jìn)行，當(dāng)工作出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候及時(shí)追究相關(guān)工作人員的個(gè)人責(zé)任，將造成的損失降低最低，促使工作人員提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任感，對(duì)于激發(fā)其工作熱情也具有積極意義。

（5）實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問(wèn)題。因此，要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。檔案記載著豐富的信息，也匯集著大量的知識(shí)，是一種豐富的信息資源。相比其他的工作，檔案管理工作者可能會(huì)更加辛勞，因?yàn)闄n案管理工作繁瑣、復(fù)雜、重復(fù)性強(qiáng)，可能會(huì)相對(duì)枯燥，因此信息時(shí)代我們可以利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，省時(shí)省力，還確保檔案管理工作高效、高質(zhì)量的完成。因此實(shí)行現(xiàn)代化的檔案管理方案勢(shì)在必行。同時(shí)需要我們的檔案管理工作者有一定的耐心、責(zé)任心和勇于創(chuàng)新的精神。

（作者單位：湖北省棗陽(yáng)市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案館）