鄂北工程檔案規(guī)范化管理實(shí)踐

黃健萍，陳 娟

（鄂北地區(qū)水資源配置工程建設(shè)與管理局(籌)，430071，武漢）

鄂北工程檔案規(guī)范化管理實(shí)踐

黃健萍，陳 娟

（鄂北地區(qū)水資源配置工程建設(shè)與管理局(籌)，430071，武漢）

水資源配置工程；檔案管理；規(guī)范化；鄂北地區(qū)

鄂北地區(qū)水資源配置工程自2015年1月正式開展建設(shè)以來(lái)，水利部提出要將其作為一個(gè)標(biāo)志性工程來(lái)抓，在全國(guó)樹立一面旗幟；湖北省委、省政府提出要把工程作為“一號(hào)工程”來(lái)主導(dǎo)實(shí)施，積極爭(zhēng)創(chuàng)“大禹獎(jiǎng)”和“魯班獎(jiǎng)”，打造“一流示范工程”和“綠色生命工程”。作為工程建設(shè)重要內(nèi)容之一，鄂北地區(qū)水資源配置工程檔案工作在湖北省水利廳的高度重視和支持下，圍繞“建一流工程，交優(yōu)質(zhì)檔案”工作目標(biāo)，在“收齊、管好、用活”上下功夫，推動(dòng)組織領(lǐng)導(dǎo)、建章立制、及時(shí)收集、科學(xué)分類、規(guī)范整理等工作逐步走上標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化軌道。

一、落實(shí)檔案工作責(zé)任

1.重視檔案工作，避免重建輕管

堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步推進(jìn)、齊頭并進(jìn)。2015年1月鄂北局組建運(yùn)行之初，湖北省水利廳黨組統(tǒng)籌謀劃部署，充分考慮到檔案工作對(duì)工程建設(shè)的重要性，首批調(diào)入的26名人員中就有檔案管理工作人員，其中包括1名正高級(jí)職稱的檔案專家。將檔案工作納入全局重要工作內(nèi)容，召開專題會(huì)議研究檔案管理工作，安排檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，確保任務(wù)、責(zé)任、措施、人員、經(jīng)費(fèi)“五個(gè)落實(shí)”。提出“人人都是檔案員”思路，切實(shí)擔(dān)負(fù)起及時(shí)收集、規(guī)范整理、按時(shí)歸檔的責(zé)任，營(yíng)造了良好的檔案工作氛圍。

2.健全工作機(jī)制，打好工作基礎(chǔ)

成立了鄂北工程檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確局主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)，局綜合部歸口管理檔案工作，領(lǐng)導(dǎo)小組成員各負(fù)其責(zé)具體抓好落實(shí)；購(gòu)置檔案工作設(shè)施設(shè)備，建立檔案室，配備專（兼）職檔案管理人員；組建包括項(xiàng)目法人、代建、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位在內(nèi)的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系群，堅(jiān)持統(tǒng)分結(jié)合、協(xié)調(diào)配合，形成“上下聯(lián)動(dòng)、橫向到邊、縱向到底、齊抓共管”的工作局面。檔案工作機(jī)制不斷健全，全面促進(jìn)了檔案管理工作的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、安全性和實(shí)效性，同時(shí)有效解決了檔案工作中遇到的重大問(wèn)題，協(xié)調(diào)理順了與上級(jí)部門及地方主管部門的關(guān)系，為高標(biāo)準(zhǔn)、高起點(diǎn)抓好檔案工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.開展專項(xiàng)督查，壓實(shí)工作責(zé)任

工程建設(shè)實(shí)施以來(lái)，按照檔案管理規(guī)范化相關(guān)要求，把檔案規(guī)范化管理工作納入工程建設(shè)督查重要內(nèi)容，對(duì)已招標(biāo)完成的34個(gè)標(biāo)段和60多家參建單位的檔案管理工作狠抓檢查督辦，壓緊壓細(xì)壓實(shí)檔案工作責(zé)任，堅(jiān)持做到“六個(gè)不放過(guò)”：材料不齊全不放過(guò)、資料不真實(shí)不放過(guò)、分類不科學(xué)不放過(guò)、書寫不規(guī)范不放過(guò)、手續(xù)不齊備不放過(guò)、整理不規(guī)范不放過(guò)，確保檔案達(dá)到“內(nèi)容真實(shí)、收集齊全、分類準(zhǔn)確、編排有序、裝訂整齊、入庫(kù)美觀”要求。省水利廳、鄂北局定期赴工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)開展檔案工作檢查，不定期邀請(qǐng)水利部長(zhǎng)江水利委員會(huì)檔案專家進(jìn)行檔案工作督導(dǎo)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，限期整改落實(shí)，對(duì)工作規(guī)范、責(zé)任落實(shí)到位的單位及個(gè)人進(jìn)行表彰通報(bào)，對(duì)工作不力、責(zé)任落實(shí)不到位的單位及部門給予一定經(jīng)濟(jì)處罰，以常態(tài)化督辦督導(dǎo)、制度化獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的態(tài)度和決心，層層傳導(dǎo)檔案工作壓力，確保工程檔案經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)。

二、嚴(yán)格管理標(biāo)準(zhǔn)

1.強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)，堅(jiān)持從檔案工作源頭抓起

基于檔案管理工作繁瑣復(fù)雜的特性，采取超前介入方式，提前謀劃?rùn)n案工作頂層設(shè)計(jì)，積極改變“工程建設(shè)期間抓工程，工程結(jié)束后抓檔案”的管理模式，堅(jiān)持從工程檔案材料形成的源頭抓起，及時(shí)收集、整理、歸檔工程建設(shè)各個(gè)時(shí)期的文件材料，實(shí)行動(dòng)態(tài)收集、全過(guò)程管理。在簽訂工程前期文件編制協(xié)議時(shí)，明確由編制單位負(fù)責(zé)統(tǒng)一收集、整理相關(guān)文件材料，鄂北局成立之時(shí)即明確了檔案管理人員，并按照協(xié)議迅速辦理完成了前期文件材料的整理、移交工作；同時(shí)遵循檔案材料形成的規(guī)律，提倡和鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與工程項(xiàng)目的前期劃分、中期施工管理、后期的運(yùn)行維護(hù)，這既有利于工程建設(shè)的規(guī)范推進(jìn)，又有利于檢查檔案資料是否系統(tǒng)規(guī)范，也避免了檔案資料強(qiáng)行分離整編、跨檔整編等問(wèn)題的發(fā)生，進(jìn)而保障了檔案工作的完整性和系統(tǒng)性。

2.強(qiáng)化同步管理，堅(jiān)持檔案與工程建設(shè)同步

始終堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同頻共振，切實(shí)做到同步規(guī)劃、同步建設(shè)、同步管理，落實(shí)“六納入”。①納入計(jì)劃管理。在全局制定年度、季度、月計(jì)劃任務(wù)時(shí)，一并制定檔案工作計(jì)劃，并逐一細(xì)化檔案工作內(nèi)容、要求、責(zé)任等。②納入合同管理。在編制和簽訂工程項(xiàng)目合同時(shí)，明確參建各方檔案工作要求，使檔案工作數(shù)量、質(zhì)量、移交時(shí)間和違約處罰等有據(jù)可查、有據(jù)可依；在合同尾款結(jié)算環(huán)節(jié)，要求參建各方按照合同約定提供檔案資料清單，核對(duì)無(wú)誤后，由檔案人員出具證明，方可進(jìn)行尾款結(jié)算。③納入建設(shè)管理。在開展工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度、生態(tài)等工作督查時(shí)，對(duì)工程檔案資料進(jìn)行全程跟蹤監(jiān)督，確保工程檔案管理工作始終處于可控狀態(tài)。④納入工程例會(huì)。在召開工程例會(huì)時(shí)，將檔案工作納入例會(huì)議程，檔案管理人員全程參會(huì)，及時(shí)了解、解決檔案工作中的相關(guān)問(wèn)題。⑤納入創(chuàng)建考核。在考核文明工地創(chuàng)建時(shí)，將檔案管理工作納入考核內(nèi)容，制定考核標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)行“一季度一考核一通報(bào)”。⑥納入驗(yàn)收管理。在進(jìn)行工程驗(yàn)收時(shí)，堅(jiān)持“工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收不合格則工程竣工驗(yàn)收不通過(guò)”原則，把檔案管理工作切實(shí)貫穿在工程建設(shè)全過(guò)程。

3.強(qiáng)化制度建設(shè)，按規(guī)章制度開展檔案工作

根據(jù)《檔案法》《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》等系列法律法規(guī)和制度要求，結(jié)合水利工程檔案工作特點(diǎn)和鄂北工程實(shí)際，先后制定下發(fā)了《鄂北局檔案管理制度》《鄂北局歸檔文件整理辦法》《鄂北局檔案工作目標(biāo)管理責(zé)任制度》等13項(xiàng)檔案規(guī)章制度，對(duì)檔案管理工作目標(biāo)、檔案管理人員工作職責(zé)、檔案收集等檔案工作各個(gè)方面提出規(guī)范要求，力爭(zhēng)杜絕錯(cuò)歸檔、漏歸檔、不歸檔等現(xiàn)象的發(fā)生。特別是《鄂北地區(qū)水資源配置工程檔案管理辦法》對(duì)工程檔案的收集、分類、整理、歸檔、驗(yàn)收、考核獎(jiǎng)懲、規(guī)范整理細(xì)則等作了詳細(xì)說(shuō)明和細(xì)致要求，成為全局檔案工作指南。今后將會(huì)在后續(xù)檔案工作中不斷完善制度，逐步形成“檔案制度指導(dǎo)工作實(shí)踐、工作實(shí)踐完善檔案制度”的良性循環(huán)，使工程檔案管理始終處于科學(xué)、規(guī)范、高效的制度化管理狀態(tài)。

三、加大工作力度

1.兼收并蓄，狠抓思路創(chuàng)新

為確保工程檔案工作與時(shí)俱進(jìn)、形成特色，積極開展“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”活動(dòng)，先后赴南水北調(diào)工程、遼西北供水工程、浙東調(diào)水工程、荊江航道整治工程等開展檔案工作調(diào)研，邀請(qǐng)長(zhǎng)江委、省檔案局、省水利廳等檔案專家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，學(xué)習(xí)探討新形勢(shì)下檔案工作做法與經(jīng)驗(yàn)。此外，還計(jì)劃通過(guò)公開招標(biāo)投標(biāo)的形式，吸納具有優(yōu)質(zhì)檔案工作資質(zhì)的單位或企業(yè)，把先進(jìn)建設(shè)理念和管理模式引進(jìn)工程，力求在與優(yōu)秀單位或企業(yè)不斷滲透融合中提升自身檔案工作水平。

2.強(qiáng)化陣地，狠抓教育培訓(xùn)

工程開工不久就邀請(qǐng)長(zhǎng)江委檔案館、省水利廳辦公室專家授課，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全方位業(yè)務(wù)知識(shí)集中培訓(xùn)，同時(shí)積極開展“檔案培訓(xùn)到現(xiàn)場(chǎng)”工作，一方面學(xué)習(xí)和了解工程檔案管理工作的規(guī)范，另一方面注意理論聯(lián)系實(shí)際，使培訓(xùn)過(guò)程做到“學(xué)習(xí)有載體、實(shí)踐有抓手、培訓(xùn)有成效”，確保培訓(xùn)達(dá)到圓滿效果。此外，專門列支檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，購(gòu)買了相關(guān)設(shè)施設(shè)備，籌備建設(shè)了鄂北局檔案室，全方位提升了檔案工作軟硬實(shí)力。

3.拓展范圍，狠抓檔案管理工作

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，以磁、電、光等為載體的電子檔案和聲像檔案應(yīng)運(yùn)而生，并成為鄂北工程檔案信息資源的重要組成部分。鄂北局緊跟形勢(shì)，全面拓展資料收集范圍，形成豐富的工程檔案資料：一是狠抓重點(diǎn)工程、重大事件、重要會(huì)議等專題資料收集，形成有分量、有深度、有影響、有價(jià)值的工程檔案；二是按照國(guó)家檔案局提出實(shí)施檔案 “存量數(shù)字化、增量電子化”戰(zhàn)略，大力推進(jìn)鄂北局檔案信息化建設(shè)，初步建成了以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺(tái)，以檔案信息管理系統(tǒng)為支撐，以檔案目錄中心、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案利用平臺(tái)為基礎(chǔ)，以《信息系統(tǒng)和信息設(shè)備使用保密管理辦法》等制度規(guī)范為保障的檔案信息化體系。鄂北局充分利用檔案信息化成果，真正實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享，有效利用；三是改變以前“坐、等、靠、要”的收集方式，主動(dòng)采取集中收集與隨時(shí)收集、現(xiàn)場(chǎng)收集與跟蹤收集、提前收集與事后補(bǔ)充、定點(diǎn)收集與全面收集等方式，全面收集整理各類工程檔案資料，大大提高了檔案歸檔率、準(zhǔn)確率和完整率。

四、結(jié) 語(yǔ)

檔案工作記錄歷史、服務(wù)現(xiàn)實(shí)、指導(dǎo)未來(lái)，當(dāng)前鄂北工程建設(shè)正大規(guī)模集中推進(jìn)，全力做好工程檔案管理工作，是項(xiàng)目法人的應(yīng)盡職責(zé)。鄂北局將緊緊圍繞檔案管理 “規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化”要求，創(chuàng)新機(jī)制、強(qiáng)化管理，不忘初心、砥礪奮進(jìn)，進(jìn)一步把鄂北工程檔案工作抓實(shí)抓細(xì)抓好，努力實(shí)現(xiàn)“建一流工程，交優(yōu)質(zhì)檔案”的工作目標(biāo)。

[1]焦昊，何偉剛.拉洛水利樞紐工程檔案管理的實(shí)踐[J].中國(guó)水利,2016(20).

[2]袁玉娟.加強(qiáng)水利工程檔案同步管理的思考[J].中國(guó)水利,2015(15).

TV68+G251

B

1000-1123（2017）22-0077-02

2017-10-11

黃健萍，教授級(jí)高級(jí)工程師。

責(zé)任編輯 安天杭