鄂北工程合同管理的實(shí)踐與思考

丁俊芝，唐 鑫

（鄂北地區(qū)水資源配置工程建設(shè)與管理局（籌）,430071，武漢）

鄂北工程合同管理的實(shí)踐與思考

丁俊芝，唐 鑫

（鄂北地區(qū)水資源配置工程建設(shè)與管理局（籌）,430071，武漢）

鄂北工程；水資源配置；合同管理；建設(shè)目標(biāo)

鄂北地區(qū)水資源配置工程（簡稱鄂北工程）是國務(wù)院確定的172項(xiàng)節(jié)水供水重大水利工程之一，也是湖北省自主投資最大的水利工程。鄂北地區(qū)水資源配置工程建設(shè)與管理局以建立健全合同管理機(jī)構(gòu)、完善相關(guān)管理制度、不斷提升合同管理水平作為突破口，全力保障工程建設(shè)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

一、合同訂立情況

鄂北局根據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)并結(jié)合鄂北工程實(shí)際情況，制定了一系列的合同管理制度，并通過在合同管理過程中實(shí)行評審會(huì)簽、歸口管理、履約責(zé)任管理等方式，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制，提高合同管理質(zhì)量，規(guī)范各種合同行為，維護(hù)鄂北局的合法權(quán)益。截至目前，鄂北局簽訂各類合同共計(jì)420多份，總合同額已達(dá)125.4億元，其中施工類合同31份，合同額79億元;物資設(shè)備采購類合同16份，合同額23億元;監(jiān)理合同15份，合同額1.5億元；征地拆遷雙包干協(xié)議22份，合同額10億元；其他類合同80份（含質(zhì)量檢測類、咨詢類、科研類、招標(biāo)代理等合同），合同額0.5億元；部門類合同已達(dá)240余份。

二、合同管理主要做法

鄂北局作為合同管理主體，成立后及時(shí)設(shè)置了合同歸口管理部門并配備了專門的合同管理人員，通過強(qiáng)化管理隊(duì)伍建設(shè)、完善制度、聘請法律顧問加大合同審查力度等方式提高合同管理水平。

1.明確合同管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)

合同管理實(shí)行主管部門、職能管理部門和履約責(zé)任部門分層次管理，各部門按職責(zé)分工負(fù)責(zé)相關(guān)合同的履約管理。規(guī)劃與財(cái)務(wù)部作為鄂北局合同統(tǒng)一歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定合同管理的相關(guān)制度，指導(dǎo)、檢查、監(jiān)督合同履約管理工作，協(xié)調(diào)處理各類合同糾紛，其他部門按照各自的職責(zé)，配合規(guī)劃與財(cái)務(wù)部開展合同管理工作。

2.制定規(guī)章制度，規(guī)范日常合同管理行為

為確保合同管理和執(zhí)行有序，相繼制定了 《合同管理辦法》《合同履約責(zé)任管理辦法》《驗(yàn)工計(jì)價(jià)管理辦法》等,以文件形式明確了合同管理工作流程，明確了各個(gè)部門、各個(gè)履約責(zé)任人的職責(zé)和分工，在規(guī)范鄂北局合同文本制定、合同履約有效跟蹤管理、避免合同欺詐等方面起到了積極作用，從制度層面上提高鄂北局合同履約控制能力，保證了合同管理無死角。

3.配備專業(yè)合同管理人員

注重培養(yǎng)鍛煉懂法律、懂合同、懂專業(yè)的管理人員，不僅在局內(nèi)配備專人負(fù)責(zé)合同管理，各個(gè)現(xiàn)場建管部也設(shè)置了合同管理崗，合同管理人員全過程參與鄂北局合同的談判、起草、簽訂工作，并協(xié)助其他部門辦理合同變更、解除以及合同糾紛處理等事項(xiàng)。

三、合同管理的操作流程

鄂北局建設(shè)合同管理包含合同準(zhǔn)備、合同擬定、合同審核、合同談判、合同簽訂、合同履約、合同歸檔等多個(gè)環(huán)節(jié)的控制管理。

1.合同準(zhǔn)備及合同擬定階段

（1）加強(qiáng)合同示范文本管理，建立合同示范文本制度

根據(jù)項(xiàng)目類別分別采用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，合同條款細(xì)致嚴(yán)密。及時(shí)貫徹并執(zhí)行國家發(fā)布的最新政策，每年定期或不定期地對示范文本進(jìn)行修訂完善。2016年國家發(fā)布文件要求規(guī)范工程建設(shè)領(lǐng)域保證金，鄂北局及時(shí)修改合同條款，取消安全風(fēng)險(xiǎn)抵押金保函，同時(shí)對履約保函和質(zhì)量保證金的收取方式也做了相應(yīng)調(diào)整；2017年根據(jù)最新規(guī)定對質(zhì)量保證金的扣留比例也及時(shí)進(jìn)行了調(diào)減。

（2）通過合理設(shè)置合同條款，強(qiáng)化對施工單位的管理措施

如在合同中明確建設(shè)資金監(jiān)管的范圍、方式、內(nèi)容和各自的權(quán)責(zé)，并通過簽訂資金三方監(jiān)管協(xié)議，監(jiān)督施工單位資金的使用情況及其流向，確保項(xiàng)目資金安全；在對施工單位人員管理方面，增加主要管理人員更換處罰、履約考勤考核等條款，以解決施工過程中由于人員無序流動(dòng)導(dǎo)致合同目標(biāo)無法按期實(shí)現(xiàn)的問題；通過設(shè)置質(zhì)量、進(jìn)度、安全及文明施工強(qiáng)化措施考核條款，將該項(xiàng)費(fèi)用支付與考核情況掛鉤，讓施工單位積極參與競賽，形成“互學(xué)趕比超”的建設(shè)態(tài)勢。

（3）充分考慮合同條文的全面完整性，將合同雙方的責(zé)權(quán)利關(guān)系表達(dá)清楚

合同中明確規(guī)定施工單位應(yīng)承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)，如約定工程變更的補(bǔ)償范圍和補(bǔ)償條件，合同價(jià)格的調(diào)整條件，建設(shè)單位及監(jiān)理單位對設(shè)計(jì)、施工、物資設(shè)備供應(yīng)單位的認(rèn)可權(quán)和各種檢查權(quán)、考核權(quán)、索賠權(quán)等。

2.合同審核階段

合同審核是鄂北局合同管理過程中一項(xiàng)重要的內(nèi)容，其目的是通過業(yè)務(wù)部門、職能部門以及法律顧問的專業(yè)審核，對合同前置的審批流程及約定條款內(nèi)容進(jìn)行全面把關(guān)，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)。為了統(tǒng)一審查程序和標(biāo)準(zhǔn)，鄂北局通過制定制度文件細(xì)化合同審查要點(diǎn)和流程，在為鄂北局合同管理人員日常審核合同提供統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)的同時(shí)，也保證了橫向各部門和縱向各層級人員的審核職責(zé)不遺漏。

3.合同談判及合同簽訂階段

通過招標(biāo)投標(biāo)和政府采購流程確定中標(biāo)人，在合同簽訂之前嚴(yán)格執(zhí)行合同談判制度，組織對對方資格條件進(jìn)行復(fù)核，確保對方當(dāng)事人在實(shí)體方面滿足履行合同的各項(xiàng)條件。

對合同簽字人有相應(yīng)管理規(guī)定，要求簽字人理論上應(yīng)是單位法定代表人，其他人員在合同上簽字必須取得法定代表人簽署的授權(quán)委托書。為規(guī)范對外簽訂合同授權(quán)行為，鄂北局特制定了《合同授權(quán)管理辦法》，該辦法對簽約權(quán)限和授權(quán)方式做了明確規(guī)定。鄂北局授權(quán)的額度一般是根據(jù)合同金額等情況確定，50萬元以上的均由法定代表人簽署，50萬元以下的由法人授權(quán)簽署。

4.合同履約階段

合同履行管理是合同管理過程中最難控制的環(huán)節(jié)，鄂北局做了積極嘗試。如對施工合同的管理，為了確保工程進(jìn)度、有效控制工程質(zhì)量，促進(jìn)參建各方全面履行合同約定的義務(wù),鄂北局在合同履行過程中采取了一系列的管理措施來確保建設(shè)目標(biāo)(質(zhì)量、投資、工期)的實(shí)現(xiàn)。

（1）建立并落實(shí)合同履約責(zé)任制

明確合同履約責(zé)任部門、專業(yè)管理部門和協(xié)助配合部門。鄂北局根據(jù)合同簽訂情況，通過定期下文及時(shí)明確各類合同的履約責(zé)任部門及相關(guān)責(zé)任人，確保合同執(zhí)行有序、依規(guī)、高效。

（2）隨時(shí)掌握合同履行的動(dòng)態(tài)情況

定期對合同履約情況進(jìn)行摸底、統(tǒng)計(jì)和分析。依據(jù)合同條款，對承包方進(jìn)行人員變更管理和人員考勤管理，并嚴(yán)格按合同條款進(jìn)行違約處罰。對于承包方提出的有關(guān)合同履行問題，及時(shí)回復(fù)不拖延，及時(shí)查找合同履約過程中存在的問題和難點(diǎn)，評估各類合同執(zhí)行情況。

（3）建立合同監(jiān)督檢查制度

嚴(yán)格按照合同約定，檢查和督促合同的履行，建立監(jiān)督檢查制度，及時(shí)將合同履行情況進(jìn)行反饋。鄂北局將合同履約專項(xiàng)檢查作為工作突破口，通過定期或不定期對其人員到崗履職、機(jī)械設(shè)備到位、工程分包（轉(zhuǎn)包）、內(nèi)部合同管理情況等進(jìn)行全方位檢查，督促承包人誠信履約，并對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。

（4）制定合同變更原則及變更審批流程

通過制定合同變更原則及變更審批流程，合理設(shè)置合同在履行中發(fā)生變更、補(bǔ)充等事項(xiàng)專門通道，提高合同變更處理及價(jià)款結(jié)算工作效率。

四、存在的主要問題

目前，鄂北工程已完成總投資近50%，各個(gè)標(biāo)段施工正在如火如荼地進(jìn)行著，從當(dāng)前的施工進(jìn)展來看，大多數(shù)標(biāo)段內(nèi)控良好，履約能力強(qiáng)，發(fā)包人項(xiàng)目管理壓力和投資控制均在可控范圍內(nèi)。2016年鄂北工程質(zhì)量優(yōu)良率達(dá)到了95%，在全國重點(diǎn)工程中排名第二、在全湖北省排名第一。由于工程建設(shè)時(shí)間緊，任務(wù)重，在一年多的時(shí)間內(nèi)簽訂的合同超過400份，因此，合同管理工作還存在需要改進(jìn)的地方。

①在合同文本制定時(shí)，為強(qiáng)化管理措施和手段，設(shè)置了比較嚴(yán)格的合同條件，在項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，因外界因素的影響或承包人的不規(guī)范行為導(dǎo)致合同條款執(zhí)行較困難。

②施工單位工程分包合同簽訂存在不規(guī)范的現(xiàn)象，分包合同條款過于簡單模糊且未嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行報(bào)批備案，承包方與分包方之間合同界面不清。少數(shù)監(jiān)理單位雖設(shè)置了合同管理部門，但對承包單位的管理缺乏可行的合同管理體系和具體的操作流程，工程分包合同簽訂不規(guī)范。

③少數(shù)承包方合同管理意識較弱，沒有設(shè)立專門合同管理部門，在項(xiàng)目建設(shè)過程中還存在不按合同辦事的現(xiàn)象，出現(xiàn)問題不從自身找問題，而是習(xí)慣于找領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)。

④合同管理和索賠是高智力型、專業(yè)性強(qiáng)的工作，對合同管理人員的素質(zhì)要求高，而鄂北局合同管理人員大部分是畢業(yè)不久的年輕人，工作經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)不足，因此，對提高鄂北局整體合同管理水平提出了挑戰(zhàn)。

五、思考與建議

1.進(jìn)一步完善合同管理制度

首先要從完善制度入手，制定切實(shí)可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。規(guī)章制度一經(jīng)制定，除嚴(yán)格遵照執(zhí)行外，還應(yīng)有相應(yīng)的措施以保證該制度的及時(shí)更新，以適應(yīng)法律法規(guī)、政策方面的變化，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理等都處于有效的控制狀態(tài)。

2.進(jìn)一步提高合同管理水平

建設(shè)管理單位應(yīng)設(shè)置合同管理人員。合同管理人員需要有一定的專業(yè)技術(shù)知識、法律知識和造價(jià)管理知識等，應(yīng)善于根據(jù)建設(shè)工程合同的特點(diǎn),總結(jié)以往經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn),對建設(shè)中可能出現(xiàn)的情況,在簽訂合同時(shí)做出有利于工程造價(jià)控制的對策。

3.進(jìn)一步強(qiáng)化合同過程管理

應(yīng)建立合同履約檢查體系，采取靜態(tài)與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的履約監(jiān)督技巧，將合同的執(zhí)行情況納入全程掌控之中。對工程可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)也應(yīng)有充分的預(yù)估,妥善處理出現(xiàn)的問題，從而降低合同風(fēng)險(xiǎn)，減小因此而帶來的損失。

4.進(jìn)一步明確監(jiān)理履行合同管理的核心地位

監(jiān)理單位是項(xiàng)目實(shí)施過程中主要監(jiān)督、控制者之一，建設(shè)單位應(yīng)加強(qiáng)對監(jiān)理人的管理，制定相應(yīng)的考核辦法，督促監(jiān)理單位認(rèn)真、負(fù)責(zé)地監(jiān)管工程。

5.進(jìn)一步開展合同索賠與反索賠的研究

在合同履行中,執(zhí)行索賠制度可有效轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)，但建設(shè)單位往往缺乏索賠的意識和動(dòng)力。合同是索賠的依據(jù),索賠則是合同管理的延續(xù),應(yīng)深入理解合同的每一個(gè)條款,做好索賠與反索賠的研究，合理合法處理各種合同糾紛。

6.進(jìn)一步推行合同檔案信息化管理

隨著鄂北工程建設(shè)任務(wù)的不斷推進(jìn)，各種建設(shè)管理模式也在不斷創(chuàng)新，合同管理工作也增加了許多新的元素。作為建管單位，不僅要重視合同簽訂前的管理，更要注重合同簽訂后的履約管理，只有構(gòu)建符合實(shí)際、滿足鄂北工程建設(shè)管理需要的合同管理才是最佳的管理模式，合同管理工作永遠(yuǎn)在路上。

[1]楊偉.龍江水電站樞紐工程建設(shè)期合同管理[J].中國水利，2014（4）.

[2]馬虹.拉洛水利樞紐及配套灌區(qū)工程合同管理淺析 [J].中國水利，2016（20）.

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1000-1123（2017）22-0073-02

2017-10-11

丁俊芝，科員。

責(zé)任編輯 張金慧