探討基層檔案管理存在的問題及對策

陳偉

摘 要：檔案作為機(jī)關(guān)、組織機(jī)構(gòu)或個人在各項活動中形成的文字、圖像、聲音及其他形式的原始記錄，具有較高的開發(fā)利用和存儲價值。檔案管理是檔案局的一項主要工作內(nèi)容，在新形勢下，應(yīng)深入分析當(dāng)下檔案管理存在的問題，并制定相應(yīng)的改進(jìn)與完善策略，以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，更好地為社會、經(jīng)濟(jì)與政治的發(fā)展提供基礎(chǔ)服務(wù)?；诖?，本文從檔案管理的重要性入手，探討了基層檔案管理存在的問題及對策，以供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：基層檔案；管理；問題；對策

中圖分類號： G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 1673-1069（2016）36-39-2

0 引言

檔案管理工作是基層檔案局工作的重要內(nèi)容之一，在我國社會與經(jīng)濟(jì)體制改革不斷深入的背景下，檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。檔案管理人員應(yīng)深刻認(rèn)識到檔案管理的重要性，并緊隨時代的發(fā)展步伐，利用先進(jìn)的管理理念和手段，提高檔案管理水平，為服務(wù)當(dāng)?shù)氐纳鐣c經(jīng)濟(jì)發(fā)展夯實基礎(chǔ)。下面就基層檔案管理存在的問題及對策展開分析。

1 檔案管理的重要性分析

檔案是實際使用價值消失后的具有參考和再次開發(fā)利用價值的憑證，是資料的終端。檔案局中的檔案管理工作是構(gòu)成整個社會科學(xué)能力的重要部分，為社會信息系統(tǒng)的順利建設(shè)提供了有力的依據(jù)?？傮w而言，檔案管理工作的范圍廣泛，涵蓋了科研、機(jī)構(gòu)組織、個人等多個領(lǐng)域，是推進(jìn)社會發(fā)展的重要因素之一。在我國改革開放的背景下，基層檔案管理的重要地位及作用日益凸顯，這就要求針對現(xiàn)階段基層檔案管理中存在的不足進(jìn)行分析、總結(jié)，在此基礎(chǔ)上制定科學(xué)合理、行之有效的管理策略，以完整、真實的檔案信息和資料，為地區(qū)經(jīng)濟(jì)的良好發(fā)展提供依據(jù)[1]。

2 目前基層檔案管理存在的問題探討

2.1 檔案管理意識不足

檔案管理意識是指導(dǎo)高效開展檔案管理工作的靈魂，但目前部分基層檔案管理人員缺乏全局管理意識，片面性認(rèn)識檔案管理工作，甚至認(rèn)為自身的工作不重要，導(dǎo)致檔案管理與各項建設(shè)缺乏有效的結(jié)合，無法為社會與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供真實、完整的依據(jù)。另外，檔案管理意識的不足還導(dǎo)致管理人員工作態(tài)度的不端正，不積極進(jìn)取，對先進(jìn)的管理理念和技術(shù)手段不加以學(xué)習(xí)，造成業(yè)務(wù)及自身的發(fā)展局限于單一的形式與范圍內(nèi)，嚴(yán)重影響了基層檔案管理水平的提升。

2.2 缺乏創(chuàng)新意識，全面性偏低

創(chuàng)新是民族進(jìn)步的靈魂，也是各項工作不斷進(jìn)步的動力。在目前基層檔案管理工作中，管理人員缺乏創(chuàng)新意識，導(dǎo)致檔案管理發(fā)展存在局部性、管理體制單一、管理理念與方法陳舊等問題，嚴(yán)重滯后于社會與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，無法滿足新時期對檔案管理的需求，不利于深化檔案管理改革。此外，創(chuàng)新意識與管理意識的缺乏在根本上是由于缺乏對檔案管理的全面認(rèn)識，導(dǎo)致工作檔案無法具體落實，并浪費了大量的資源，不完整的檔案資料、不協(xié)調(diào)的工作結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致基層檔案管理部門無法向社會提供及時、完善的服務(wù)，制約了檔案管理職能的充分發(fā)揮。

2.3 檔案管理體制不健全

從基層檔案管理的情況來看，檔案管理體制還不健全，主要體現(xiàn)在檔案管理缺乏必要的監(jiān)督檢查以及獎懲機(jī)制，沒有結(jié)合實際需求及時做好檔案資料借閱、存儲及修復(fù)工作。另外，對于檔案資料信息的收集整理、歸檔、查閱等方面沒有制定明確、細(xì)致的規(guī)定，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏條理性，管理人員在進(jìn)行檔案管理時無章可循，影響了檔案管理水平的進(jìn)一步提升。信息時代的檔案管理工作，信息化建設(shè)至關(guān)重要，但目前的情況是檔案管理信息化建設(shè)并不全面，一方面是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不完善；另一方面是管理人員掌握現(xiàn)代化設(shè)備的能力和意識不足，無法熟練地操作先進(jìn)設(shè)施，導(dǎo)致檔案管理效率和質(zhì)量得不到有效提升[2]。

3 改進(jìn)、完善檔案管理工作的有效策略

3.1 完善及創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案制度化建設(shè)

基層檔案管理應(yīng)實施百分制的“檔案檢查標(biāo)準(zhǔn)”形式，明確規(guī)定組織管理、業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用等方面的檢查內(nèi)容，并逐條對照確立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)及評分細(xì)則，特別強(qiáng)調(diào)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、檔案管理軟件及系統(tǒng)的使用、檔案編研的質(zhì)量、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化及數(shù)字化檔案室等方面的標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的制度化與標(biāo)準(zhǔn)化。另外，制度化的檔案管理建設(shè)應(yīng)堅持科學(xué)合理、便捷實用的原則。

首先，為了提高了檔案管理人員的專業(yè)能力，促進(jìn)其從事務(wù)型轉(zhuǎn)變到專業(yè)型的管理人員，基層單位應(yīng)建立競爭激勵機(jī)制、責(zé)任風(fēng)險體制和目標(biāo)管理體制，規(guī)范崗位責(zé)任，嚴(yán)明崗位紀(jì)律，實現(xiàn)競爭上崗、淘汰制、績效掛鉤的管理機(jī)制。同時為了保障機(jī)制建立后的有效落實，應(yīng)加強(qiáng)基層行政管理部門的宏觀管理職能，加強(qiáng)指導(dǎo)、核查以及監(jiān)管檔案管理業(yè)務(wù)，使基層檔案管理工作朝著標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展。

其次，除了建立完善的管理機(jī)制，基層檔案工作還要建立科學(xué)分析、創(chuàng)新研究的工作機(jī)制，以有效提高基層檔案管理工作的效率和質(zhì)量。通過建立完善的管理機(jī)制和研究、創(chuàng)新機(jī)制，明確基層檔案管理工作職責(zé)，使檔案管理工作有力、運轉(zhuǎn)靈活，提升基層檔案管理工作的高效性。

3.2 加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)

為了進(jìn)一步提升檔案規(guī)范化管理水平，應(yīng)積極建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室。首先，積極協(xié)調(diào)、溝通與宣傳，提起各單位對標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)工作的重視與支持，并將其納入總體工作目標(biāo)中；其次，檔案局應(yīng)定期舉辦標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)的培訓(xùn)活動，利用多媒體設(shè)施制定相應(yīng)的課件，以直觀、形象、圖文并茂的形式詳細(xì)講解組織管理、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息化建設(shè)、開發(fā)利用等主要內(nèi)容，明確標(biāo)準(zhǔn)檔案室建設(shè)的各項指標(biāo)；再者，通過多樣化的形式開展檔案服務(wù)。例如上門、電話、網(wǎng)絡(luò)等，指導(dǎo)單位的檔案管理業(yè)務(wù)，增強(qiáng)單位檔案的收集、整理及規(guī)范化綜合管理能力，做到有章可循；最后檔案局作為檔案管理主管部門，應(yīng)告訴重視檔案室的建設(shè)，明確工作職責(zé)、建立健全管理制度、完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案管理工作，夯實檔案管理的基礎(chǔ)。

3.3 結(jié)合現(xiàn)代化的技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

信息時代里各領(lǐng)域的發(fā)展離不開先進(jìn)的信息技術(shù)的支持，基層檔案管理應(yīng)堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、重點突破，需求導(dǎo)向、安全、合理適用、穩(wěn)步實施的原則，利用計算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)數(shù)字化檔案室，實施電子檔案管理，提高基層檔案管理工作的信息化水平。檔案管理領(lǐng)導(dǎo)要重視、支持檔案管理的信息化建設(shè)，加大信息化建設(shè)所需資源的投入力度，將建設(shè)經(jīng)費列入年度財務(wù)預(yù)算，并納入整體規(guī)劃、相關(guān)崗位職責(zé)以及員工績效考核范圍內(nèi)[3]。檔案管理人員要解放思想、創(chuàng)新管理理念，有組織、有計劃、有安排地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，綜合考慮檔案管理工作隨時代的發(fā)展而存在的變化因素，例如保管數(shù)量的增加、檔案載體形式以及技術(shù)手段的變化等因素，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，例如配置檔案管理軟件、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、大型數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。充分利用計算機(jī)軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)高效的信息處理功能，便捷、準(zhǔn)確地讀入、存儲和輸出數(shù)據(jù)，實現(xiàn)自動化的檔案檢索、存儲和管理功能，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的、落后的人工操作方式，切實提高基層檔案管理的工作水平，進(jìn)而滿足新形勢下的檔案服務(wù)需求。

3.4 提升檔案管理人員的綜合能力

基層檔案管理工作具有復(fù)雜性、專業(yè)性以及技術(shù)性等特點，要求檔案管理人員在具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力的同時具有較好的服務(wù)意識，以良好的職業(yè)素養(yǎng)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度以及飽滿熱忱的工作作風(fēng)。在新時代發(fā)展的需求，在加強(qiáng)檔案管理人員固有的檔案管理知識及操作系統(tǒng)的學(xué)習(xí)之外，必須注重管理人員操作新技術(shù)、新設(shè)備的能力，進(jìn)而高效、優(yōu)質(zhì)地進(jìn)行檔案管理工作。首先，定期組織、參與培訓(xùn)，鞏固基本的檔案管理知識和理念，同時加強(qiáng)對檔案管理工作的原理、特點以及原則方法的掌握；其次，強(qiáng)化管理人員利用計算機(jī)操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)的培訓(xùn)，積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)；最后，在收集、整理檔案的過程中需要注重對檔案資料的保護(hù)，還需要管理人員學(xué)習(xí)和掌握一定程度的修復(fù)已破損檔案或防治檔案破損的技術(shù)[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，基層檔案管理作為重要的職能部門，在新的形勢下需要進(jìn)一步完善檔案管理機(jī)制規(guī)范化、制度化及信息化建設(shè)，有效提升基層檔案管理的效率和質(zhì)量，為更好地服務(wù)社會奠定堅實的基礎(chǔ)。

參 考 文 獻(xiàn)

[1] 閆濟(jì)遠(yuǎn)，丁怡戈.煤炭企業(yè)基層檔案管理存在的問題與對策[J].中小企業(yè)管理與科技（下旬刊），2011，10：75-76.

[2] 南曉敏.淺析基層檔案管理工作中存在的問題和對策[J].山西檔案，2013，S1：215-216.

[3] 柳晶梅.基層檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].赤子（上中旬），2016，01：155.

[4] 李靜.基層檔案管理工作存在的問題及對策研究[J].黑龍江史志，2015，11：158.