畜牧獸醫(yī)執(zhí)法文書和案卷立卷注意事項(xiàng)

文│王彥麗（河南省南樂縣農(nóng)牧局）卓衛(wèi)杰（河南省濮陽(yáng)縣農(nóng)牧局）

法制建設(shè)

畜牧獸醫(yī)執(zhí)法文書和案卷立卷注意事項(xiàng)

文│王彥麗（河南省南樂縣農(nóng)牧局）卓衛(wèi)杰（河南省濮陽(yáng)縣農(nóng)牧局）

畜牧獸醫(yī)執(zhí)法文書制作的好壞直接影響行政執(zhí)法的質(zhì)量，案卷立卷歸檔也是畜牧獸醫(yī)綜合執(zhí)法工作的重要組成部分。當(dāng)前，畜牧獸醫(yī)執(zhí)法案卷中文書制作還存在許多問題，比如案卷中對(duì)違法事實(shí)認(rèn)定不清，引用法律不準(zhǔn)確，執(zhí)法程序不規(guī)范等。因此，規(guī)范準(zhǔn)確地制作執(zhí)法文書和案卷，使畜牧獸醫(yī)綜合執(zhí)法在依據(jù)、程序、方式等各方面都符合法律規(guī)范，保證辦案質(zhì)量，是當(dāng)前畜牧獸醫(yī)執(zhí)法過程的中一項(xiàng)重要而緊迫的工作。本文對(duì)畜牧獸醫(yī)執(zhí)法文書制作和案卷立卷時(shí)的注意事項(xiàng)進(jìn)行淺析，供畜牧獸醫(yī)執(zhí)法人員參考。

一、畜牧獸醫(yī)執(zhí)法文書制作的注意事項(xiàng)

1.立案是整個(gè)行政處罰的啟動(dòng)程序。立案是畜牧獸醫(yī)行政處罰機(jī)關(guān)對(duì)具體違法行為啟動(dòng)一般處罰程序的標(biāo)志，必須經(jīng)行政處罰機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)生效。立案程序作為行政處罰程序的啟動(dòng)程序，是案件程序中的一個(gè)獨(dú)立部分，除了依法適用簡(jiǎn)易程序的案件外，都要經(jīng)過立案程序，否則就會(huì)導(dǎo)致程序違法。應(yīng)當(dāng)注意，立案一般是整個(gè)案卷的起始點(diǎn)，首先立案，其次才能進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查取證、詢問筆錄等。

2.對(duì)違法當(dāng)事人的認(rèn)定要正確。案卷中當(dāng)事人認(rèn)定錯(cuò)誤，就會(huì)導(dǎo)致違法主體無法確定，進(jìn)而使得違法者輕易逃避法律制裁。動(dòng)物衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法案卷中的當(dāng)事人分為單位和個(gè)人兩種。當(dāng)事人是單位的，應(yīng)當(dāng)填寫其注冊(cè)登記的名稱；當(dāng)事人是公民個(gè)人的，應(yīng)當(dāng)填寫其身份證上的姓名。

需要注意的是，個(gè)體工商戶應(yīng)當(dāng)以營(yíng)業(yè)執(zhí)照上登記的經(jīng)營(yíng)者為當(dāng)事人。有字號(hào)的，以營(yíng)業(yè)執(zhí)照上登記的字號(hào)為當(dāng)事人，但應(yīng)同時(shí)注明該字號(hào)經(jīng)營(yíng)者的基本信息。營(yíng)業(yè)執(zhí)照上登記的經(jīng)營(yíng)者與實(shí)際經(jīng)營(yíng)者不一致的，以登記的經(jīng)營(yíng)者和實(shí)際經(jīng)營(yíng)者為共同訴訟人。

3.詢問筆錄應(yīng)當(dāng)規(guī)范。詢問筆錄記載了證人所提供的證言，具有法律的嚴(yán)肅性，其對(duì)于獲取證據(jù)、全面分析研究案情、進(jìn)行行政處罰具有很大作用。但是在執(zhí)法人員辦案時(shí)，詢問筆錄卻經(jīng)常出現(xiàn)各種不規(guī)范的現(xiàn)象，比如案卷中的詢問筆錄通常都有開始時(shí)間，但是執(zhí)法人員往往容易忘記記錄結(jié)束時(shí)間；有的執(zhí)法人員擔(dān)心案卷復(fù)雜化，不告知當(dāng)事人依法享有的陳述申辯或者聽證的權(quán)利；更有甚者，執(zhí)法人員在詢問時(shí)，心中沒有提綱或草稿，經(jīng)常簡(jiǎn)單地詢問幾句當(dāng)事人的自身情況，不能把違法行為實(shí)施的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、動(dòng)機(jī)、手段、過程、結(jié)果等情況問清楚。這樣種種不規(guī)范的現(xiàn)象將直接影響詢問筆錄作為法定證據(jù)的效力。

總之，執(zhí)法人員在做詢問筆錄時(shí)，詢問主體應(yīng)是行政處罰機(jī)關(guān)的執(zhí)法人員；詢問對(duì)象必須是當(dāng)事人及相關(guān)人員；詢問之前要充分了解案情；詢問時(shí)應(yīng)當(dāng)告知被詢問人權(quán)利義務(wù)；同時(shí)要掌握有關(guān)詢問方法。

4.現(xiàn)場(chǎng)檢查（勘驗(yàn)）筆錄應(yīng)當(dāng)遵循合法性、紀(jì)實(shí)性、準(zhǔn)確性原則?，F(xiàn)場(chǎng)檢查（勘驗(yàn)）筆錄是在行政執(zhí)法辦案過程中，依法對(duì)違法活動(dòng)有關(guān)的物品和違法現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行檢查（勘驗(yàn)）時(shí)所做的書面記錄，是對(duì)被檢查（勘驗(yàn)）的物品、場(chǎng)所等客觀存在的反映，也是對(duì)檢查（勘驗(yàn)）過程的真實(shí)寫照，是固定、保全證據(jù)的一種方法。其應(yīng)當(dāng)遵循合法性原則：比如執(zhí)法人一定要有執(zhí)法證，否則筆錄不具有法律效力；紀(jì)實(shí)性原則：比如現(xiàn)場(chǎng)檢查去了兩次，要如實(shí)地記錄兩次檢查筆錄；準(zhǔn)確性原則：文字表述不能有“大概、大約”等字眼，涉及的數(shù)字要準(zhǔn)確。

另外，如果要移交公安司法機(jī)關(guān)，現(xiàn)場(chǎng)必須要有見證人簽字，否則公安司法機(jī)關(guān)可能不接受案件；如果案子達(dá)不到移交的標(biāo)準(zhǔn)，見證人可有可無，要根據(jù)案子的實(shí)際情況辦案。

5.行政處罰事先告知書要選擇正確。行政處罰事先告知書有兩種，一種是適合一般案件；一種是適合聽證案件。在實(shí)際執(zhí)法辦案的時(shí)候，執(zhí)法人員常常不知道辦理的案子應(yīng)當(dāng)采用哪種行政處罰事先告知書，從而造成執(zhí)法程序錯(cuò)誤。

《行政處罰法》第四十二條規(guī)定，行政機(jī)關(guān)做出責(zé)令停產(chǎn)停業(yè)、吊銷許可證或者執(zhí)照、較大數(shù)額罰款等行政處罰決定之前，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)告知當(dāng)事人有要求舉行聽證的權(quán)利……

根據(jù)《〈河南省行政機(jī)關(guān)執(zhí)法條例〉實(shí)施辦法》（河南省政府令27號(hào)）第二十條，有下列情形之一的罰款為較大數(shù)額罰款：（一）對(duì)非經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的違法行為實(shí)施罰款一次達(dá)到或者超過1000元的；（二）對(duì)無違法所得的經(jīng)營(yíng)性違法行為實(shí)施罰款一次達(dá)到或者超過10000元的；（三）對(duì)有違法所得的經(jīng)營(yíng)性違法行為實(shí)施罰款一次達(dá)到或者超過30000元的。

6.適用法律要準(zhǔn)確。對(duì)于法律適用要按照《立法法》的規(guī)定，遵循“上位法優(yōu)于下位法、新法優(yōu)于舊法、特別法優(yōu)于一般法”的適法原則。法律的效力高于行政法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章。行政法規(guī)的效力高于地方性法規(guī)、規(guī)章。

7.法律規(guī)定用語(yǔ)要準(zhǔn)確。案卷中所引用的法律規(guī)定要嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確，執(zhí)法人員在制作案卷時(shí)，不能隨意添加或刪減內(nèi)容。比如“無獸藥生產(chǎn)許可證生產(chǎn)假獸藥案”，貌似沒有問題，但實(shí)際的法律條款卻不是這樣描述的，在《獸藥管理?xiàng)l例》第五十六條中寫的是“無獸藥生產(chǎn)許可證生產(chǎn)獸藥的”，執(zhí)法人員擅自添加一個(gè)“假”字，就讓案卷顯得執(zhí)法用語(yǔ)不嚴(yán)謹(jǐn)。

8.正確行使自由裁量權(quán)。行使自由裁量權(quán)必須合理公正，依法進(jìn)行，只能在法律法規(guī)規(guī)定的范圍內(nèi)行使，不能超越行政機(jī)關(guān)的職權(quán)。在畜牧獸醫(yī)行政執(zhí)法的時(shí)候，執(zhí)法人員常常因?yàn)橥樾幕蛩叫纳米詼p免行政處罰。比如執(zhí)法人員對(duì)于“依法應(yīng)當(dāng)檢疫而未檢疫案”，如果涉案生豬價(jià)值較大，比如20萬元，依照《動(dòng)物防疫法》第七十八條規(guī)定，以及參考《河南省畜牧系統(tǒng)行政處罰裁量標(biāo)準(zhǔn)》，應(yīng)當(dāng)處罰動(dòng)物貨值的40%～50%，即應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)事人罰款8萬～10萬元，但在實(shí)際辦案中，執(zhí)法人員常因?yàn)橥樾纳米詫⒘P款減少至幾千元。這明顯是超過了自由裁量權(quán)的范圍。

9.畜牧獸醫(yī)行政執(zhí)法文書的其他注意事項(xiàng)。

（1）文書設(shè)定的欄目，應(yīng)當(dāng)逐項(xiàng)填寫，不得遺漏和隨意修改。無須填寫的，應(yīng)當(dāng)用斜線劃去。

（2）文書中“案由”填寫為“違法行為定性+案”，例如：無獸藥經(jīng)營(yíng)許可證經(jīng)營(yíng)獸藥案。在立案和調(diào)查取證階段文書中“案由”應(yīng)當(dāng)填寫為“涉嫌＋違法行為定性＋案”。

（3）詢問筆錄、現(xiàn)場(chǎng)檢查（勘驗(yàn)）筆錄、查封（扣押）現(xiàn)場(chǎng)筆錄、聽證筆錄等文書，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)交當(dāng)事人閱讀或者向當(dāng)事人宣讀，并由當(dāng)事人逐頁(yè)簽字蓋章或捺指印確認(rèn)。當(dāng)事人拒絕簽字蓋章或拒不到場(chǎng)的，執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)在筆錄中注明，并可以邀請(qǐng)?jiān)趫?chǎng)的其他人員簽字。記錄有遺漏或者有差錯(cuò)的，可以補(bǔ)充和修改，并由當(dāng)事人在改動(dòng)處簽章或捺指印確認(rèn)。

（4）需要交付當(dāng)事人的外部文書中設(shè)有簽收欄的，由當(dāng)事人直接簽收；也可以由其成年直系親屬代簽收，并注明與當(dāng)事人的關(guān)系。文書中沒有設(shè)簽收欄的，應(yīng)當(dāng)使用送達(dá)回證。

二、案卷立卷歸檔的注意事項(xiàng)

畜牧獸醫(yī)執(zhí)法機(jī)構(gòu)結(jié)案后，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)及時(shí)立卷歸檔，交由檔案管理人員及時(shí)存檔；立卷歸檔是整個(gè)畜牧獸醫(yī)綜合執(zhí)法工作中的重要組成部分。

1.案卷文書排列順序要正確。案卷立卷歸檔時(shí)，決定文書應(yīng)當(dāng)在前面，依據(jù)的材料在后面；正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；原件在前，更正補(bǔ)充在后。應(yīng)當(dāng)注意簽發(fā)稿和送達(dá)回證應(yīng)作為該文書材料的附件。

具體的案卷裝訂順序應(yīng)當(dāng)如下：案卷封皮；案卷目錄；行政處罰決定書；立案審批表；當(dāng)事人身份證明；詢問筆錄；現(xiàn)場(chǎng)檢查（勘察）筆錄；抽樣取證憑證；先行登記保存證據(jù)審批表，證據(jù)登記保存清單，登記物品處理通知書；查封（扣押）審批表，查封（扣押）決定書；行政強(qiáng)制措施處理決定書、鑒定意見；檢驗(yàn)報(bào)告、銷售單據(jù)、許可證等有關(guān)證據(jù)材料；案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告、行政處罰審批表；責(zé)令改正通知書；行政處罰事先告知書；陳述（申辯）筆錄；行政處罰聽證會(huì)通知書、聽證筆錄、行政處罰聽證；行政處罰決定審批表；送達(dá)回證（包括行政處罰決定書送達(dá)回證和行政處罰事先告知書送達(dá)回證等）；執(zhí)行的票據(jù)等材料，沒收物品的處理記錄材料等；履行行政處罰決定催告書，強(qiáng)制執(zhí)行申請(qǐng)書；行政處罰案件結(jié)案審批表；行政處罰結(jié)案報(bào)告；備考表等。

需要注意的是行政處罰決定書是整個(gè)案卷的核心，應(yīng)當(dāng)放在案卷的卷首，立案審批表應(yīng)放在它的后面。備考表是整個(gè)案卷立卷歸檔的說明，應(yīng)放在案卷的最后。2016年河南省畜牧局下發(fā)了新的行政處罰文書格式范本，其中案件調(diào)查終結(jié)報(bào)告、行政處罰審批表代替了以前的案件處理意見書。

2.案卷頁(yè)碼編寫要正確。案卷內(nèi)的文書材料經(jīng)過系統(tǒng)排列后，應(yīng)當(dāng)逐頁(yè)編碼。文書材料的頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字，在每頁(yè)正面右上角或背面左上角編寫。案卷的封皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)碼。同時(shí)要注意每份文書內(nèi)部也要編寫一個(gè)順序號(hào)，比如共3頁(yè)的行政處罰決定書中的第2頁(yè)底部正中間應(yīng)當(dāng)編碼（第2頁(yè)/共3頁(yè)）。

3.案卷目錄編寫格式應(yīng)符合要求。卷內(nèi)目錄應(yīng)當(dāng)按照卷內(nèi)文書材料已經(jīng)排列好的編碼填寫，標(biāo)明起止頁(yè)碼。比如案卷調(diào)查終結(jié)報(bào)告是11～14頁(yè)。目錄應(yīng)當(dāng)包括文書名稱、文書編號(hào)、文書編寫日期、文書序號(hào)等信息。

4.案卷裝訂符合要求。一般程序案件的文件材料，每卷不超過2厘米或200頁(yè)，過多的時(shí)候應(yīng)當(dāng)按照程序順序分冊(cè)定卷。如果是簡(jiǎn)易程序的案件，可以是多個(gè)案件合并組卷。裝訂前，應(yīng)當(dāng)拆除文件上的金屬物，對(duì)破壞、不合規(guī)矩要求的文件進(jìn)行修補(bǔ)或裱糊。裝訂的時(shí)候應(yīng)采用“三孔一線”的裝訂方法，裝訂后應(yīng)當(dāng)檢查文書材料有無漏訂現(xiàn)象，在卷底裝訂線上加貼封紙，并加蓋騎縫章。