基于醫(yī)學(xué)生志愿者信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與研發(fā)

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1.南京醫(yī)科大學(xué)附屬南京醫(yī)院（南京市第一醫(yī)院），江蘇 南京 210006；2.南京市發(fā)展與改革委員會，江蘇 南京 210008

基于醫(yī)學(xué)生志愿者信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與研發(fā)

孫忠河1，李梅1，張?zhí)熘?

1.南京醫(yī)科大學(xué)附屬南京醫(yī)院（南京市第一醫(yī)院），江蘇 南京 210006；2.南京市發(fā)展與改革委員會，江蘇 南京 210008

我國志愿者信息管理系統(tǒng)的發(fā)展目前仍處于初期階段，存在通用性差的問題。本課題設(shè)計與開發(fā)的志愿者管理系統(tǒng)采用“數(shù)據(jù)項層級菜單”模式，可最大程度解決軟件難以通用的問題。本系統(tǒng)由志愿者注冊平臺、志愿者簽到平臺和管理員平臺構(gòu)成，可實現(xiàn)對志愿者的信息管理從原始手工登記統(tǒng)計模式全面轉(zhuǎn)入信息化平臺管理模式。

志愿者；志愿者信息管理系統(tǒng)；讀卡器；醫(yī)學(xué)生志愿服務(wù)

0 引言

我院是全國首批三級甲等綜合性醫(yī)院，于2011年5月正式啟動志愿者醫(yī)院服務(wù)工作[1]，投資建立志愿者工作站并配齊電腦等物資。迄今已和21所高校團隊建立穩(wěn)定合作關(guān)系，成為以醫(yī)學(xué)生志愿者為主的社會實踐基地，有2300名志愿者參加了醫(yī)院志愿服務(wù)，累計服務(wù)8500人次，服務(wù)時間達到2萬小時。我院順應(yīng)志愿者工作快速發(fā)展的趨勢，設(shè)計研發(fā)了醫(yī)學(xué)生志愿者信息管理系統(tǒng)，并申請了國家實用新型專利?，F(xiàn)簡要介紹研發(fā)背景及設(shè)計概況，以為相關(guān)研究提供借鑒。

1 國內(nèi)外發(fā)展現(xiàn)狀

醫(yī)務(wù)社工和醫(yī)療志愿服務(wù)已有100多年的歷史。在歐美等發(fā)達國家，志愿者活動的信息化建設(shè)比較成熟，最早出現(xiàn)在社區(qū)服務(wù)管理中，包含報名、審核以及活動公布等全套流程，現(xiàn)已成為現(xiàn)代健康照顧體系中不可或缺的重要組成部分。例如美國擁有實用完善的志愿者信息管理系統(tǒng)[2]，對志愿者的面試、錄取、培訓(xùn)、評估及對整個活動的服務(wù)流程進行跟蹤，全部通過信息化、系統(tǒng)化的管理方式進行。英國所有的志愿者管理工作都在志愿者服務(wù)官網(wǎng)開展，充分利用了現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息化資源，實現(xiàn)了志愿活動合理高效的組織安排。

我國志愿者信息管理系統(tǒng)目前仍處于初期階段。盡管經(jīng)歷了APEС、奧運會、世博會等大型賽會的磨練，但是這些屬于臨時建成的志愿者庫和管理系統(tǒng)，每次使用時都需要重新調(diào)整及建設(shè)，沒有留下可長期使用的志愿者儲備庫，不利于志愿服務(wù)研究[3]。雖然大型賽會及部分高校進行了先行探索，但其他領(lǐng)域的志愿者信息管理系統(tǒng)相對滯后。例如在全國志愿服務(wù)記錄制度試點中，天津市的4個試點地區(qū)是由項目管理員先簽字確認志愿服務(wù)時間，記錄在紙質(zhì)手冊，然后在網(wǎng)上補登記錄，以彌補志愿服務(wù)時間記錄不及時、不全面的問題[4]。這種換湯不換藥的所謂“創(chuàng)新”，不僅增加了管理人員的工作量，而且信息容易丟失、冗余，難以查找更新。

2 設(shè)計難題及瓶頸突破

我國管理類軟件存在一個普遍的問題，即軟件通用性差，一家醫(yī)院使用的成熟大型管理系統(tǒng)，放到另一家醫(yī)院，往往使用艱難，或者根本無法推行。如果進行修改調(diào)整，往往要花費足以重新開發(fā)新系統(tǒng)的工作量。另外，即便針對某一家醫(yī)院的軟件，隨著使用的深入，也會導(dǎo)致大量的軟件內(nèi)容的修改，一旦涉及數(shù)據(jù)庫參數(shù)結(jié)構(gòu)調(diào)整，則軟件極難自身調(diào)整，也需要對軟件本身修改，這對軟件本身也是一種傷害。調(diào)整越多，軟件偏離越大，最后走向軟件瓶頸。

導(dǎo)致軟件無法通用的關(guān)鍵之處，在于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計。一般根據(jù)單位管理模式的不同、業(yè)務(wù)需求的類型不一，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的設(shè)計千差萬別，豐富多彩各有特色。而使用單位需求往往各不相同，即便是相同的行業(yè)，其工作管理模式也不盡相同。對于數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)來說，工作模式的細節(jié)稍有不同，往往意味著系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的極大調(diào)整，這也是為什么同樣的行業(yè)，管理類軟件無法通用的原因。

本系統(tǒng)采用“數(shù)據(jù)項層級菜單”模式，使同行業(yè)的軟件，在不同的單位應(yīng)用，通過修改“數(shù)據(jù)項庫”，就可以達到軟件的通用性，最大程度解決了軟件難以通用的問題。系統(tǒng)大部分數(shù)據(jù)項的設(shè)置，不再使用常規(guī)的在代碼中設(shè)計的方式，而是由后臺自動設(shè)置，形成一個綜合的“數(shù)據(jù)項庫”。數(shù)據(jù)項一但有所調(diào)整，可以由使用人員直接修改或者新增“數(shù)據(jù)項庫”，修改或者新增的數(shù)據(jù)項，立即反映到操作層面，每個菜單項都帶有一個數(shù)字編號，以確定該菜單項的所屬“父子級”關(guān)系（圖1）。

3 數(shù)據(jù)流程

我院每日門診量約4000人次，在提供志愿服務(wù)的人群中，受過基本醫(yī)學(xué)知識訓(xùn)練的高等院校醫(yī)學(xué)生占據(jù)了相當(dāng)大的比例。經(jīng)過前期醫(yī)學(xué)生志愿者訪談以及對蘇北人民醫(yī)院等單位的實地調(diào)研，研究設(shè)計研發(fā)一套志愿者信息管理系統(tǒng)，解決傳統(tǒng)的志愿者“手工”管理模式[5]。通過該系統(tǒng)，將志愿者管理從原始手工登記統(tǒng)計全面轉(zhuǎn)入信息化平臺，自助式注冊，身份證簽到、簽退，各類志愿者信息報表主動生成。信息化管理模式流程，見圖2。

圖1 數(shù)據(jù)項庫層級菜單

圖2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖

4 安裝要求

服務(wù)器端網(wǎng)絡(luò)平臺：服務(wù)器端數(shù)據(jù)庫采用AССESS數(shù)據(jù)庫；主要開發(fā)語言采用java+asp；客戶端瀏覽器要求IE6.0以上版本；客戶端操作系統(tǒng)要求旗艦版Windows XP以上版本；運行模式為B/S。

本系統(tǒng)定位的基本原則是界面友好、操作方便、功能齊全，用戶只需用鼠標點擊電腦界面上的選項卡或按鈕，就能執(zhí)行相應(yīng)的功能。作為志愿者信息管理系統(tǒng)，耗費的資源非常少，個人電腦無論是硬件還是軟件，基本都能夠滿足運行條件。操作也很簡單，有計算機基礎(chǔ)的人無需培訓(xùn)即可使用，沒有計算機基礎(chǔ)的人只需經(jīng)過簡單的培訓(xùn)，也可以熟練使用本系統(tǒng)。

5 界面設(shè)計

本系統(tǒng)由志愿者注冊平臺、志愿者簽到平臺和管理員平臺構(gòu)成。

5.1 志愿者首次注冊

點擊“志愿者注冊平臺”圖標→把身份證放在讀卡器上（不分正反面）進行身份證信息自動讀取及錄入，選擇“學(xué)校單位”、“組織類型”，填寫手機號，確認注冊信息。一般60 s以內(nèi)就可完成注冊。

5.2 自動記錄服務(wù)時間

點擊“志愿者簽到平臺”圖標，把身份證放在讀卡器上（不分正反面），再點擊“身份證信息讀取”，選擇“項目地點”點擊簽到或簽退。完成單次志愿服務(wù)時間的記錄，一般15 s以內(nèi)就可完成全部流程。

5.3 “管理員平臺”功能

該平臺主要功能包括：對數(shù)據(jù)庫中的信息進行增加、修改、授權(quán)、統(tǒng)計、實時查詢、檔案檢索、權(quán)限設(shè)置及各種編輯。

志愿者個人的數(shù)據(jù)參數(shù)根據(jù)層級菜單項中的數(shù)據(jù)項進行確定，一旦層級菜單項中的數(shù)據(jù)面發(fā)生改變，則志愿者個人信息的數(shù)據(jù)項也隨之變化，操作人員對各數(shù)據(jù)項的具體數(shù)值選項，也可以在后臺隨意調(diào)整。

志愿服務(wù)的信息自動按天、周、月進行匯總歸類，自動記錄志愿服務(wù)的日期、時間與服務(wù)時間段。根據(jù)志愿者基礎(chǔ)庫信息與志愿者服務(wù)信息，系統(tǒng)開發(fā)出大量直觀詳盡的統(tǒng)計圖表，便于全面直觀地了解志愿者的服務(wù)情況，動態(tài)管理并分析服務(wù)成效。

6 系統(tǒng)技術(shù)優(yōu)勢

6.1 自行調(diào)整系統(tǒng)參數(shù)

本系統(tǒng)主要用于醫(yī)院志愿者服務(wù)管理，由于其可提供強大的后臺數(shù)據(jù)自助式設(shè)置管理功能，使用者可根據(jù)需要，將系統(tǒng)參數(shù)進行調(diào)整設(shè)置，輕松自如地將系統(tǒng)調(diào)整為適合本單位本部門的專用軟件。經(jīng)調(diào)整后，系統(tǒng)不僅適合醫(yī)院志愿者管理，也可供學(xué)校、企事業(yè)單位及各類大型活動賽事使用。

6.2 有效降低人力成本

身份證自動讀取功能借鑒高鐵取票系統(tǒng)，用身份證自動讀取信息功能替代人工注冊，運用系統(tǒng)強大的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和檢索功能替代人工數(shù)據(jù)統(tǒng)計，減少了近98%的原手工錄入的工作量。

6.3 全方位無紙化辦公

該系統(tǒng)提供強大多方位的統(tǒng)計，并且可以隨同系統(tǒng)的參數(shù)“自助式”調(diào)整設(shè)置，可以根據(jù)使用者需要組成各種電子統(tǒng)計報表，避免了大量紙質(zhì)資料的囤積所帶來的空間和物資的浪費。

6.4 檔案存儲及利用更加便捷

所有活動信息和志愿者的信息全部電子化存儲，并且提供了海量信息查詢檢索方案。同時簡化了檔案的收集、整理、組織、存儲、維護、傳送、查詢等程序，解決了以往非電子化管理帶來的檔案存檔以及查找歷史資料耗費巨大人力、歸檔困難且易散失的難題[6]，為志愿服務(wù)工作總結(jié)、志愿者表彰提供了準備數(shù)據(jù)。

6.5 增強個人志愿服務(wù)體驗

系統(tǒng)使用后，實現(xiàn)了自助式的志愿服務(wù)流程，有利于培養(yǎng)志愿者參與志愿服務(wù)的自我管理能力，提高志愿服務(wù)的積極性和主動性[7]。便于管理者實時掌握每位志愿者正在參與的各類服務(wù)項目的情況，并根據(jù)志愿服務(wù)的動態(tài)信息給予跟蹤管理和過程評估。利用信息化手段實現(xiàn)精確管理[8]。

7 結(jié)論

本系統(tǒng)基礎(chǔ)技術(shù)屬于信息化網(wǎng)絡(luò)管理類型，將網(wǎng)絡(luò)信息化與二代身份證讀取技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)療機構(gòu)志愿者服務(wù)管理領(lǐng)域，并具有無限的擴展空間。系統(tǒng)的特點在于所有的數(shù)據(jù)項，都是采用“自助式”管理模式，使用者可以根據(jù)需要，隨意進行調(diào)整更新，使系統(tǒng)各數(shù)據(jù)項可以自由靈活“變身”，生成適用于不同類型單位的信息化管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)極大地降低了管理成本，提高了工作效率與質(zhì)量。系統(tǒng)經(jīng)過長時間的測試運行，運行良好，達到了預(yù)期目標，為進一步完善志愿者管理體系建設(shè)，推進志愿者管理工作向規(guī)范化、信息化方向發(fā)展做出了一定的貢獻。

[1] 李梅,孫忠河.志愿者醫(yī)院服務(wù)工作的實踐與體會[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2015,26(2):87-88.

[2] 宋楊.大學(xué)生志愿者信息管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].成都:電子科技大學(xué),2014．

[3] 鄒敏.基于J2EE的志愿者管理信息系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].上海:東華大學(xué),2013．

[4] 張文峰,鮮榮華,彭小斌.基于“軍衛(wèi)一號”人力資源管理系統(tǒng)的設(shè)計于實現(xiàn)[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2015,30(7):99-100.

[5] 湯佳,沈杏華,郭迎.醫(yī)院志愿者管理及服務(wù)創(chuàng)新初探[J].中國醫(yī)院,2011,15(11):76-77.

[6] 王潔松.廈門大學(xué)青年志愿者管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].廈門:廈門大學(xué),2011.

[7] 關(guān)婷,郝徐杰,陳紅.利用信息技術(shù)提升醫(yī)院志愿者管理水平和精度[J].中國醫(yī)院,2013,17(8):41-42.

[8] 孫忠河,許若飛,馬俊,等.公立醫(yī)院利用信息化手段實現(xiàn)精確管理的探討[J].國際醫(yī)藥衛(wèi)生導(dǎo)報,2012,18(8):1062-1065.

Design and Development of Information Management System for Medical Student Volunteers

SUN Zhong-he1, LI Mei1, ZHANG Tian-zhu2
1.Nanjing Hospital Affliated to Nanjing Medical University (Nanjing First Hospital), Nanjing Jiangsu 210006, Сhina; 2.Nanjing Municipal Сommission of Development & Reform, Nanjing Jiangsu 210008, Сhina

The development of volunteer information management system in Сhina is still at early stage. There are still problems such as poor universal application existing in the current volunteer information system. This project designed and developed a volunteer information management system by using the model "data root directory menu", which could solve the problem that software could not be put in general use to the greatest extent. The system was composed of volunteer registration platform, volunteer sign-in platform, and manager platform, which could realize the transition of volunteer information management system from traditional manual registration statistical model to informationlized management model.

volunteer; volunteer information management system; card reader; medical student volunteer service

TP311.52

A

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.05.022

1674-1633(2016)05-0083-03

2015-10-14

2016-04-22

南京市醫(yī)學(xué)科技發(fā)展資金資助項目（QRX11312）；南京醫(yī)科大學(xué)“十二五”教育研究課題（JYY2015096）。

孫忠河，團委書記，助理研究員。

通訊作者郵箱：riverszh@163.com