Word表格也能“飛”起來

劉飛

在表格操作與數(shù)值計算方面，Excel要比Word更顯高效。然而Word表格其實(shí)也蘊(yùn)含著許多操作技巧，熟練掌握之后，效率也會超高的。

1. 快速制作表格

快速克隆制作

Word中制作表格莫過于在模板的基礎(chǔ)上通過“克隆”快速生成表格。為此，先將光標(biāo)定位在文檔中需要插入表格之處。接下來依次選擇菜單命令“表格→快速表格”，在彈出的表格模板列表中選擇與自己期望值最接近的表格模板（圖1）。之后，如果對表格的某些部位不滿意，可在選中表格后，通過“設(shè)計”和“布局”兩個菜單下的設(shè)計和布局修改工具按鈕，對表格進(jìn)行局部修整。

快速自動填寫

總覺得Excel中的自動填充很給力，Word中卻感覺無從下手。其實(shí)，Word照樣可以自動填充。例如，要給61班的學(xué)生編號，分別為611、612……，默認(rèn)的Word編號樣式中只有1、2……這樣的編號。這時，在Word表格里選中要填入序列內(nèi)容的單元格，單擊“開始→段落”功能組中的“編號”設(shè)置列表，選擇“定義新編號格式”選項(xiàng)，在“定義新編號格式”窗口中先在“編號樣式”欄選擇“無”，然后在“編號格式”欄內(nèi)輸入61，光標(biāo)置于61之后，選擇“編號樣式”為“1，2，3…”，單擊“確定”退出，就可以看到表格按照預(yù)期編好號了（圖2）。

2. 快速編輯表格

快速選中表格二法

要對表格進(jìn)行編輯操作，首先要能選中表格?？焖龠x擇表格有兩種方法，第一種是將鼠標(biāo)指針移動到表格左上角，出現(xiàn)四向箭頭圖標(biāo)時點(diǎn)擊，即可選中整個表格。還有一種方法是在表格中任意點(diǎn)擊，然后通過依次點(diǎn)擊“布局→選擇→選擇表格”菜單命令，也可以選中整個表格（圖3）。

快速平衡表格列寬

在編輯Word表格時，大家通常都是拖動表格線來調(diào)整列寬。其實(shí)，如果在拖動表格線時，配合使用不同的功能鍵，可以獲得不同的調(diào)整效果。按住Ctrl鍵的同時拖動表格線，表格線左邊的單元格列寬改變，增加或減少的列寬由其右方的列共同分擔(dān)或分享，整個表格的寬度維持不變；按住Shift鍵的同時拖動表格線，只改變表格線左方的列寬，其右方的列寬不變，整個表格的寬度將有變動（圖4）；按住Alt鍵的同時拖動，標(biāo)尺上會顯示出各列的寬度，其拖動結(jié)果與普通拖動方法相同。

3. 表格快速轉(zhuǎn)換

Word表格快速合并

如果要將列數(shù)不同的兩個表格之一的某些行合并到另一個表格中，例如需要將如圖所示的第二個表的前兩行合并到第一個表的最后（圖5）。選中第二個表的前兩行，執(zhí)行復(fù)制Ctrl+C；然后將光標(biāo)定位到第一個表之后的換行符處，執(zhí)行Ctrl+V命令，這樣表2的前兩行就附著在表1的末端了。合并表格列的方法也大致相同。

Word表格快速分解

如果要將一張表格從中間分為兩張，把光標(biāo)定位到需要分離的下一個表格的第一行，然后按下“Ctrl+Shift+Enter”組合鍵，這樣整個表格就會被一分為二，并且兩個表格中間會自動加入一個空行，可以輸入其他內(nèi)容（圖6）。

Word表格快速添行

如果要在表格最后添加一個新的行，只需將光標(biāo)移到表格的最后一個單元格中，按下“Tab”鍵，即可快速插入一行。若需要添加多行，如法炮制即可。

網(wǎng)頁為媒轉(zhuǎn)換表格

在Excel中無法將表格保存為Word格式，若需要將Excel表格快速轉(zhuǎn)換為Word表格，可先在Excel中打開該表格，并另存為HTML網(wǎng)頁；然后在Word中打開該網(wǎng)頁文件，編輯之后保存為Word的DOCX格式即可。

4. 表格快速計算

快速獲知表格行列數(shù)

不同于Excel表格中有清晰行列數(shù)標(biāo)志，Word中沒有這個指示，因而難以判斷表格的行列數(shù)。如果Word中的表格比較長，如何快速獲知其行列數(shù)呢？我們可以在選中表格后，通過右鍵菜單命令“表格屬性”，在屬性窗口的行、列選項(xiàng)卡下直接看到標(biāo)示的行數(shù)或列數(shù)。此外，還可用給某一列添加項(xiàng)目編號的方法，獲得直觀的行數(shù)顯示。

表格快速自動求和

Word表格的計算比較“含蓄”，它不像Excel表格那樣張揚(yáng)，但這并不表示W(wǎng)ord無法計算。以行列小計求和為例，只需將光標(biāo)置于最后的單元格，執(zhí)行“布局→數(shù)據(jù)→公式”命令，在公式窗口中填寫“=SUM（LEFT）”并確定，即可算出左側(cè)的數(shù)據(jù)之和（圖7）。類似的，將其中的LEFT替換為RIGHT、ABOVE、BELOW，分別表示計算右側(cè)、上方、下方單元格的小計。這四個參數(shù)還可以組合使用，中間用半角逗號隔開。例如“=SUM（LEFT，ABOVE）”表示計算單元格左側(cè)和上方數(shù)據(jù)之和。