人事檔案管理現(xiàn)代化

沈春萍

摘要：檔案的形式體現(xiàn)著人類的進步，而伴隨著計算機的誕生，各個行業(yè)的工作形式都在發(fā)生改變，檔案工作也不例外。本文主要從檔案的現(xiàn)代化管理、人事檔案信息系統(tǒng)、人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)來進行論述。

關(guān)鍵詞：人事檔案；計算機；網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案的本質(zhì)是直接的、原始的歷史記錄。

一、人事檔案與人事檔案現(xiàn)代化管理

人事檔案來源于人事管理活動，是進行人事管理的條件和依據(jù)。把在人事管理活動中形成的人事材料，按照一定的原則和方法進行整理立卷，就成為人事檔案。人事檔案是人事部門有組織、有目的活動的結(jié)果，并在其活動過程中不斷地得到補充。人事檔案是以個人為立卷單位，按照一定的原則和方法整理歸檔的材料。

人事檔案現(xiàn)代化管理，就是把現(xiàn)代化管理思想和先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理過程中，以提高工作效率和延長人事檔案壽命，更好地服務(wù)于社會的管理活動。人事檔案現(xiàn)代化管理涉及到管理人員思想的現(xiàn)代化、管理方法的現(xiàn)代化、管理技術(shù)的現(xiàn)代化（包括計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等）。人事檔案隨著人員所在單位的變動而流轉(zhuǎn)。人事檔案應(yīng)該真實地反映一個人的歷史全貌。

隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人事檔案信息計算機管理也日漸普及。計算機為人事檔案信息自動化管理提供了有效的技術(shù)手段?，F(xiàn)在檔案管理采用XHM、HTML網(wǎng)頁腳本語言和服務(wù)器端編程環(huán)境ASP、PHP、JSP、ASP.NET等在互聯(lián)網(wǎng)上建立站點，通過Accese、SQLServer、MySql數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的支持，提供遠程人事檔案信息服務(wù)。隨著寬帶互聯(lián)網(wǎng)的開發(fā)應(yīng)用，以聲音、圖像為主體的多媒體事檔案信息將可在網(wǎng)上快速傳遞。

二、人事檔案管理信息系統(tǒng)

人事檔案管理主要包括數(shù)據(jù)錄入、更新、修改、刪除，信息查詢分析，數(shù)據(jù)統(tǒng)計，編寫報表等功能。統(tǒng)計又包括：簡單統(tǒng)計、二維統(tǒng)計、通用統(tǒng)計、常用統(tǒng)計、單項統(tǒng)計，按照不同的要求可以選擇不同的統(tǒng)計方法。設(shè)置是對各人員庫的選擇，有在職人員庫、離退休人員庫、調(diào)轉(zhuǎn)人員庫、其他人員庫等。人事管理是所有廠礦、公司、企事業(yè)單位、政府機關(guān)所必需的，人事檔案管理系統(tǒng)包括對人事檔案信息的錄入、查詢、更新、統(tǒng)計、打印輸出等。如果人工直接統(tǒng)計管理的話，工作量將很大。用計算機管理可使人們從繁重的勞動中解脫出來，僅一些簡單的操作便可及時、準確地獲得需要的信息。而以前手工方工檢索檔案，靠人工摘錄、統(tǒng)計、綜合、分析各種人事檔案數(shù)據(jù)，既費人力又費時間，容易漏檢。

人事檔案計算機管理系統(tǒng)至少應(yīng)具有以下幾個方面的功能：密碼設(shè)置，每個操作人員均有自己的密碼，可以防止非系統(tǒng)人員進入本系統(tǒng)，確保人事檔案信息的安全性；權(quán)限設(shè)置，設(shè)置每個操作人的權(quán)限，使各人有各人的操作范圍，不能超過自己的范圍操作。一般只有負責(zé)人員可以進行權(quán)限設(shè)置；初始化，將計算機中保留的上一次操作后的結(jié)果清除，以備重新查詢、更新、統(tǒng)計、輸出等功能的執(zhí)行；更新，為了存放人事檔案的所有數(shù)據(jù)，系統(tǒng)將每一名職工的檔案分為人事卡片、個人簡歷、家庭成員、社會關(guān)系等表分別存放。所以檔案更新包括對個表的記錄修改、刪除、添加等操作；檔案查詢，查詢是人事檔案管理和利用的前提。一個使用的系統(tǒng)應(yīng)提供盡可能多的檢索途徑，減少檢索過程中的限制；檔案統(tǒng)計，包括統(tǒng)計文化程度、技術(shù)職務(wù)、政治面貌、年齡、工資等個人檔案信息；檔案輸出，可以輸出個人檔案、全體檔案、人事卡片、單位名冊等到屏幕或打印機上；其他操作：包括修改密碼、設(shè)置權(quán)限、打印預(yù)覽、打印等；退出，可以存儲退出或直接退出。

三、人事檔案信息的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

知識經(jīng)濟作為影響當今世界發(fā)展的一個重要趨勢，正在蓬勃興起。知識經(jīng)濟是當代高科技對社會作用日益深化的產(chǎn)物。充分地開發(fā)利用社會所有信息資源，實現(xiàn)社會中各種信息資源、信息技術(shù)資源的充分共享是信息社會的基本特征。

人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺是基于互聯(lián)網(wǎng)的信息提供和查詢網(wǎng)站。眾所周知，以單機和局域網(wǎng)組成的人事檔案信息管理系統(tǒng)，其應(yīng)用范圍受到很大限制，一般只能滿足單個部門或單位的使用要求，這一管理形式在一定的時期起主流作用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，為人力資源的合理配置和人才市場的有效管理，提供了空前便捷的條件。

人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺的服務(wù)對象比較容易界定，即本單位的職工和非本單位的個人。只要考慮好如何為他們提供有效的服務(wù)即可。人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺主要為用戶提供人事檔案信息查詢服務(wù)。其包括：用戶注冊——包括本單位用戶注冊和非本單位用戶的注冊。信息查詢——如何實現(xiàn)快速準確的信息查詢，也是人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺需要真正解決的問題。用戶服務(wù)—包括注銷用戶、刪除資料、修改資料、修改信息、接收信息、刊登信息。這部分功能的實現(xiàn)是整個網(wǎng)站的中心工作。

四、現(xiàn)代檔案工作者所具備素質(zhì)

廣義檔案專業(yè)隊伍的概念包括所有從事檔案事業(yè)及相關(guān)工作的人員。從研究檔案理論和從事高等教育的專家、學(xué)者、教授，到從事檔案報刊和出版業(yè)的記者編輯；從各級檔案行政管理機構(gòu)的公務(wù)人員，到各級各類檔案館（室）的專業(yè)技術(shù)人員；狹義檔案專業(yè)隊伍的概念，專指在檔案館（室）等業(yè)務(wù)技術(shù)工作崗位上從事專業(yè)技術(shù)工作享受檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)待遇的檔案專業(yè)技術(shù)人員。

人才的本質(zhì)特征是具有強烈的敬業(yè)精神。具有敬業(yè)精神的前提首先是必須具備優(yōu)秀的政治思想素質(zhì)，沒有正確的世界觀，就難以樹立無私奉獻的人生觀。檔案工作人員要符合職業(yè)道德要求。要具有豐富的知識，與時俱進的掌握計算機基本操作知識。

檔案是人類社會活動的必然產(chǎn)物，檔案的形式和內(nèi)容直接反映了人類社會的文明進步程度。