新形式下檔案管理工作的規(guī)范化分析

王崢

摘要：檔案管理在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和我國社會的發(fā)展中都發(fā)揮著重要的作用，隨著檔案管理現(xiàn)代化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會檔案管理的需求。在檔案管理上，由于檔案管理的體系比較復(fù)雜需要對檔案進(jìn)行信息化管理，對每一項程度和工作都進(jìn)行規(guī)范的管理，才能達(dá)到更好的檔案管理的效果。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

引言：在檔案管理工作中，需要對檔案的各種信息進(jìn)行管理，還需要進(jìn)行實(shí)體管理和信息管理，是一項比較復(fù)雜的工作，在管理上具有多、亂和雜的特點(diǎn)，因此檔案管理的效果往往不理想。在新形勢下，對檔案管理提出了更高的要求，為了有效的對檔案進(jìn)行管理，必要要從檔案管理的每一個細(xì)節(jié)出發(fā)，進(jìn)行規(guī)范化的管理，才能有效提高檔案管理的水平。

1.我國檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理體系不完善

從目前我國的檔案管理上來看，我國還缺乏完善的檔案管理體系。近年來，我國的社會經(jīng)濟(jì)得到了快速的發(fā)展，很多企業(yè)也在不斷發(fā)展，企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，檔案管理是一項重要的工作，雖然很多企業(yè)都對檔案管理提出了更高的重視，但是大多數(shù)企業(yè)在管理的過程中卻沒有建立完善的檔案管理體系。由于檔案管理的體系不夠完善，導(dǎo)致企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，很多方面的內(nèi)容并沒有落實(shí)管理，并且在管理的過程中也沒有按照一定的程序和規(guī)范來進(jìn)行管理，很多操作都不夠規(guī)范。在新形勢下，企業(yè)也應(yīng)該對檔案管理進(jìn)行改革，但是在實(shí)際情況中，大多數(shù)的企業(yè)依然使用傳統(tǒng)的檔案管理方式進(jìn)行管理，導(dǎo)致管理的效率低下，甚至?xí)霈F(xiàn)很多問題。

1.2對檔案管理沒有提出應(yīng)有的重視

檔案管理在企業(yè)的發(fā)展過程中以及我國社會的發(fā)展過程中都發(fā)揮著重要的作用，尤其是在新形勢下，為了提高企業(yè)的市場競爭力，更應(yīng)該重視檔案的管理工作。但是從目前的情況來看，在很多企業(yè)和行業(yè)中，都對檔案管理沒有提出應(yīng)有的重視，而是一味的過于重視企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。正是由于思想上的不重視，導(dǎo)致在檔案管理的過程中，管理人員的責(zé)任意識不強(qiáng)，很多工作都是隨隨便便完成，并沒有嚴(yán)格按照一定的制度或者規(guī)范來進(jìn)行管理，對企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展也造成了一定的不利影響。

1.3檔案管理的手段比較落后

在新形勢下，各種信息技術(shù)和電子技術(shù)的應(yīng)用越來越廣泛，在很多領(lǐng)域都得到了廣泛的應(yīng)用。但是在很多企業(yè)中，在檔案管理上依然采用比較落后的管理手段和方式，沒有融入先進(jìn)的管理理念，還是沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理和手段管理的方式。在新形勢下，各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)都得到了快速的發(fā)展，利用這些先進(jìn)的技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，可以大大提高檔案管理的效率，減少管理失誤。但是企業(yè)卻沒有建立檔案管理的網(wǎng)絡(luò)管理體系，不適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。

2.新形勢下檔案管理規(guī)范化的手段

2.1提高對檔案管理的重視

在檔案管理的過程中，要想提高檔案管理的效果和效率，首先應(yīng)該提高人們對檔案管理的重視程度。在新形勢下，企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中，要想對檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，首先就是應(yīng)該提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的中國式程度，讓企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)識到檔案管理和檔案規(guī)范化管理的作用。在新形勢下，企業(yè)之間的競爭力變得越來越激烈，作為企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，要想加強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，加強(qiáng)檔案管理是非常必要和重要的。通過檔案的規(guī)范化管理，可以提高企業(yè)的資源利用效率，實(shí)現(xiàn)各種資源的最大化利用，同時對人力資源也能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)化配置。市場競爭歸根結(jié)底就是人才的競爭，通過檔案管理可以提高人才的優(yōu)化配置，因此對于提高企業(yè)的市場競爭力也是非常重要的。

2.2不斷完善檔案管理體系

在新形勢下，檔案管理工作變得更加復(fù)雜，企業(yè)在發(fā)展過程中，需要面臨各種多元化的信息，加大了檔案管理工作的難度，要想加強(qiáng)檔案管理的有效性，必須要不斷完善檔案管理的體系。如果檔案管理體系不夠完善，在實(shí)際的管理過程中，很多工作都無法落實(shí)，檔案管理工作的效率也得不到保證。必須提高檔案管理的效率，必須要不斷完善檔案管理體系。在檔案管理的工作中，必須要對檔案管理的每一項工作都規(guī)范化，在檔案的收集、整理和記錄中，都要進(jìn)行詳細(xì)的記錄，這樣在后期查證中才更方便。另外，在對企業(yè)的檔案進(jìn)行管理的時候，應(yīng)該根據(jù)檔案類型的不同區(qū)別管理，例如設(shè)備檔案、人力資源檔案以及物資檔案中，應(yīng)該區(qū)分開來，進(jìn)行分類管理和集中處理，這樣才能使整個檔案管理工作更加規(guī)范和有序，才能提高檔案管理的效率。

2.3對檔案進(jìn)行信息化管理

在新形勢下，為了適應(yīng)社會的需求，企業(yè)在對檔案進(jìn)行管理的時候，應(yīng)該充分利用各種先進(jìn)的技術(shù)和手段，例如各種計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，才能有效提高檔案管理的效率。在新形勢下，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理是非常必要的。在構(gòu)建檔案管理的信息化系統(tǒng)時，企業(yè)應(yīng)該針對自身的發(fā)展需求以及具體的檔案類型來構(gòu)建信息化系統(tǒng)。在構(gòu)建的過程中，企業(yè)應(yīng)該參考一些成熟的檔案管理信息系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上結(jié)合實(shí)際的情況進(jìn)行構(gòu)建，不斷摸索和制定出符合自身企業(yè)發(fā)展的檔案管理信息化系統(tǒng)。構(gòu)建了信息化系統(tǒng)之后，還需要對管理人員的信息化水平進(jìn)行培訓(xùn)。

結(jié)語：在新形勢下，為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化管理，首先應(yīng)該提高管理者對檔案規(guī)范化管理的重視程度，并不斷完善檔案管理體系，建立完善的規(guī)范化檔案管理體系，構(gòu)建檔案管理的信息化系統(tǒng)。