實施“三化”管理，實現(xiàn)提效目標

（ 隆化縣人力資源和社會保障局，河北 承德 068150）

[摘 要] 文書檔案管理是機關(guān)事業(yè)單位的重要工作之一。做好文書檔案管理工作是提升機關(guān)單位行政效率的重要前提。因為文書檔案是機關(guān)事業(yè)單位開展相關(guān)業(yè)務(wù)工作的重要記載，所以對于文書檔案的管理必須要堅持準確、及時與安全的基本原則。在牢牢把握文書檔案管理基本原則的基礎(chǔ)上，借鑒有關(guān)文書檔案管理方面的先進經(jīng)驗，結(jié)合保障局文書檔案管理工作實際，淺顯論述保障局文書檔案管理工作的一些策略。

[關(guān) 鍵 詞] 保障局；文書檔案；管理策略

[中圖分類號] G273 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）06-0167-01

文書是指機關(guān)單位在工作活動中使用的體式完整、內(nèi)容系統(tǒng)并具有特定格式的文字材料，是機關(guān)單位開展工作的重要紐帶。因此，文書管理是各個機關(guān)單位管理工作的重要組成部分。準確、及時、安全管理文書是文書管理工作的基本原則。文書管理主要包括發(fā)文管理、收文管理和文書保存等三個方面。下面圍繞文書保存，即文書檔案管理工作，結(jié)合保障局文書檔案管理工作的實際情況，簡略論述保障局文書檔案管理工作的一些策略。

一、規(guī)范化——做好文書檔案管理工作的根本基礎(chǔ)

準確性是機關(guān)單位文書檔案管理工作的主要原則之一。因此，為確保文書檔案管理工作的準確性，就必須要對文書檔案工作進行規(guī)范化的管理。規(guī)范化管理文書檔案是做好文書檔案管理工作的根本基礎(chǔ)。結(jié)合保障局文書檔案管理工作實際，規(guī)范化管理文書檔案主要應(yīng)該從以下幾個方面入手：（1）甄別文書，即根據(jù)文書的內(nèi)容確定文書是否具有保存價值。此項工作非常重要，一定要謹慎對待。文書管理工作者要嚴格按照國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的有關(guān)規(guī)定，甄別挑選出一些不具有保存價值的文書，經(jīng)過一定的審批手續(xù)，審批通過后，由專人負責(zé)銷毀。（2）分門別類，即根據(jù)文書的內(nèi)容對文書進行分類。按照《國務(wù)院行政機關(guān)公務(wù)處理辦法》的規(guī)定，公文種類主要分為10類15種，即命令（令），決定、決議，指示，布告、公告、通告，通知，通報，報告、請示，批復(fù)，函，會議紀要等。文書管理工作者要嚴格按照這些種類對具有保存價值的文書進行分類管理。（3）立卷歸檔，即將文書裝訂成冊并及時移交檔案部門管理。文書管理工作者要將各種各類文書按照一定的時間順序裝訂成冊，并記錄在案。裝訂過程一定要仔細認真，不可將文書檔案倒裝、錯裝。

二、科學(xué)化——做好文書檔案管理工作的必然要求

及時性是機關(guān)單位文書檔案管理工作的主要原則之一。因此，為確保文書檔案管理工作的及時性，就必須要對文書檔案工作進行科學(xué)化的管理?？茖W(xué)化管理文書檔案是做好文書檔案管理工作的必然要求。在立足保障局文書檔案管理工作實際的基礎(chǔ)上，要從以下幾個方面對文書檔案進行科學(xué)化的管理：（1）編排電子目錄，即在規(guī)范化管理文書檔案的基礎(chǔ)上，編排出與其相配套的完整的電子目錄。文書檔案管理工作人員在編排電子目錄的時候，必須要做到文書的標題完整、收發(fā)時間準確、處理方式以及歸檔位置記載清晰等。（2）備份電子文檔，即做好文書電子文檔的保存與備份工作。文書檔案管理工作人員首先要將文書電子文檔進行規(guī)范分類，然后要把這些文書檔案的電子文檔存放到指定計算機中的指定位置。最后，為防止因計算機故障造成電子文檔丟失，要認真細致地做好電子文檔的備份工作。

三、制度化——做好文書檔案管理工作的重要保障

安全性是機關(guān)單位文書檔案管理工作的主要原則之一。因此，為確保文書檔案管理工作的安全性，就必須要對文書檔案工作進行制度化的管理。制度化管理文書檔案是做好文書檔案管理工作的重要保障。結(jié)合保障局文書檔案管理工作實際，制度化管理文書檔案應(yīng)從以下幾方面著手：（1）制定保障局文書檔案管理工作人員崗位職責(zé)。崗位職責(zé)要從提升文書檔案管理工作人員業(yè)務(wù)水平，規(guī)范文書檔案管理行為，確保文書檔案管理工作安全等方面做出詳細的規(guī)定。崗位職責(zé)的制定要力爭做到全、細、實，要具有明確的導(dǎo)向性和較強的可操作性。（2）制定保障局文書檔案管理工作細則。工作細則要從文書檔案歸檔要求、歸檔范圍、歸檔時間、卷宗管理以及檔案利用等方面做出細致的規(guī)定。工作細則重在“細”，即力爭要涉及保障局文書檔案管理工作的方方面面，努力做到面面俱到。另外，工作細則也必須要有明確的導(dǎo)向性和較強的可操作性。文書檔案管理工作細則要在實施過程中不斷完善，做到與時俱進。當(dāng)然，除此之外，為了確保文書檔案管理工作的安全性，還可以對這些制度做一些相應(yīng)的補充，如保障局文書檔案安全保密規(guī)定、保障局文書檔案借閱與調(diào)用規(guī)定等。

綜上所述，在保障局文書檔案管理過程中，要在嚴格遵循文書檔案準確、及時和安全原則的基礎(chǔ)上，引導(dǎo)與督促文書檔案管理工作人員對保障局文書檔案進行規(guī)范化、科學(xué)化和制度化的管理。通過規(guī)范化、制度化和科學(xué)化的管理文書檔案，為實現(xiàn)全面提升保障局行政工作效率目標暢通渠道。簡言之，對保障局文書檔案要實施“三化”管理，借此實現(xiàn)提效目標。

參考文獻：

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