工程招標(biāo)代理的信息管理與具體運(yùn)用

摘 要：在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展進(jìn)程中，工程招標(biāo)代理作為具有公開市場競爭機(jī)制的重要行業(yè)之一，在工程建設(shè)領(lǐng)域中得到了快速的發(fā)展。工程招標(biāo)代理在工程招標(biāo)、工程勘查、工程監(jiān)理、工程施工等方面，為市場提供多元化的服務(wù)。當(dāng)前，我國建設(shè)工程招標(biāo)代理工作并不完善，仍然存在著需要改進(jìn)的地方。隨著信息化時(shí)代的到來，我國的工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在日常運(yùn)營的過程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息管理，合理運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步提高招標(biāo)投標(biāo)質(zhì)量，促進(jìn)工程招標(biāo)代理行業(yè)健康有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：工程招標(biāo)代理；信息管理；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

引言

從上個(gè)世紀(jì)八十年代起，我國開始進(jìn)行了招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)。隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國工程招標(biāo)代理在發(fā)展進(jìn)程中，招標(biāo)代理事業(yè)已經(jīng)取得了十分顯著的進(jìn)步。從數(shù)量與規(guī)模的角度來看，工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)經(jīng)歷了從無到有、由小到大、由少到多的過程。根據(jù)相關(guān)部門的不完全統(tǒng)計(jì)，可以了解到我國現(xiàn)有的各類工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，數(shù)量已經(jīng)超過5000家，發(fā)展速度非常迅猛。

工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在日常運(yùn)營過程中，為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，滿足市場需求，需要掌握多方面的信息。具體包括以下幾個(gè)方面。首先，工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對(duì)招標(biāo)人的意圖應(yīng)當(dāng)進(jìn)行充分地掌握。例如：招標(biāo)人對(duì)于工程的安全要求、質(zhì)量要求、工期、工程造價(jià)等信息。其次，工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對(duì)于投標(biāo)企業(yè)的實(shí)際情況，要進(jìn)行全面的了解。不僅包括投標(biāo)企業(yè)的技術(shù)水平、硬件設(shè)施等條件，還應(yīng)當(dāng)掌握投標(biāo)企業(yè)的財(cái)務(wù)狀況，了解投標(biāo)企業(yè)的整體素質(zhì)。最后，工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)還應(yīng)當(dāng)及時(shí)地關(guān)注評(píng)標(biāo)機(jī)構(gòu)及專家、招標(biāo)投標(biāo)管理機(jī)構(gòu)等的最新動(dòng)態(tài)，了解行業(yè)的最新發(fā)展方向。因此，在開展工程招標(biāo)代理工作中，加強(qiáng)對(duì)于信息的管理，能夠在很大程度上提高工作效率，對(duì)于工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的發(fā)展來講至關(guān)重要。

1 工程招標(biāo)代理存在的弊病

在經(jīng)濟(jì)水平不斷提高的背景下，我國城鎮(zhèn)化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，工程招標(biāo)代理行業(yè)近年來已經(jīng)得到了快速的發(fā)展。與過去相比，我國工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的數(shù)量不斷增多，工程招標(biāo)代理體系日益壯大，隨著相關(guān)制度的不斷完善，我國的工程招標(biāo)代理工作逐漸走向法制化道路。然而，在實(shí)際的運(yùn)營過程中，工程招標(biāo)代理工作仍然存在著一些弊病，阻礙了工程招標(biāo)代理行業(yè)的健康發(fā)展。一方面，受到各類工程招標(biāo)代理的管理制度約束的影響，工程招標(biāo)代理中存在的一些流程比較復(fù)雜，所需的時(shí)間周期也比較長。受這些條件的影響，在一些中小型的工程項(xiàng)目中，工程招標(biāo)代理這種形式難以得到有效的推廣與應(yīng)用，普及率比較低。另一方面，工程招標(biāo)代理行業(yè)的資質(zhì)門檻比較低，因此，不同的工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在技術(shù)水平、財(cái)務(wù)狀態(tài)、硬件設(shè)施等方面存在著很大的差異。另外，相關(guān)從業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)也存在一定的差異，專業(yè)素質(zhì)參差不齊。一些弄虛作假、暗箱操作等情況仍時(shí)有發(fā)生。

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國得到了快速的發(fā)展與應(yīng)用，當(dāng)前我國正處于網(wǎng)絡(luò)蓬勃發(fā)展的時(shí)代。信息的快速傳遞，不僅提高了數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣龋€能有效保障數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在工程招標(biāo)代理工作中，合理運(yùn)用信息技術(shù)，能夠有效提高招標(biāo)投標(biāo)等工作的效率，最大限度的避免由于信息不暢造成的資源浪費(fèi)。因此，加強(qiáng)工程招標(biāo)代理的信息管理，有利于提高工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的綜合實(shí)力，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 工程招標(biāo)代理對(duì)中信息管理的需求

當(dāng)前我國的工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，因其行業(yè)的特殊性，在運(yùn)營的過程中所涉及到的業(yè)務(wù)流程比較復(fù)雜。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，在工程招標(biāo)代理工作中，加強(qiáng)信息管理，將信息管理與各個(gè)流程有效的結(jié)合，不僅能提高工作效率，還能夠保證工程招標(biāo)代理工作的整體質(zhì)量。工程招標(biāo)代理的信息管理工作，可以劃分為以下幾個(gè)階段。（1）前期信息管理階段。（2）中期信息管理階段。（3）后期信息管理階段。在前期信息管理階段，主要的工作內(nèi)容是對(duì)招標(biāo)的工程項(xiàng)目信息進(jìn)行采集。工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在獲得代理項(xiàng)目后，應(yīng)當(dāng)在招標(biāo)企業(yè)委托范圍內(nèi)，承擔(dān)招標(biāo)事宜。在中期信息管理階段，工作的內(nèi)容主要是采集有關(guān)資格預(yù)審的信息、編制招標(biāo)文件，以及標(biāo)底所需的信息等。在后期信息管理階段，工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對(duì)于已經(jīng)掌握工程項(xiàng)目信息進(jìn)行有效的分析與利用，從而提高工程招標(biāo)代理工作的質(zhì)量；并且根據(jù)收集到的反饋信息，對(duì)于相關(guān)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行合理的補(bǔ)充與完善。

3 工程招標(biāo)代理中信息管理的具體運(yùn)用

3.1 信息管理的工作流程和基本要求

在工程招標(biāo)代理工作中，信息管理是重要的組成部分，與工程招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)聯(lián)系十分緊密。工程招標(biāo)代理的信息管理工作主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容。（1）項(xiàng)目的招投標(biāo)策劃；（2）標(biāo)書的網(wǎng)上預(yù)訂與下載；（3）相關(guān)文件的編制與審查；（4）項(xiàng)目公開的布告；（5）項(xiàng)目招投標(biāo)的答疑；（6）整套資料的最終歸檔。

在工程招標(biāo)代理工作中，要想實(shí)施全過程的信息管理，需要滿足以下幾個(gè)方面的基本要求。首先，對(duì)于項(xiàng)目工程招投標(biāo)的相關(guān)報(bào)表等內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)保證可以實(shí)時(shí)地查詢。其次，可以根據(jù)部門分類、委托人的選擇以及項(xiàng)目的分類等多種條件，對(duì)于項(xiàng)目工程招投標(biāo)的相關(guān)信息，進(jìn)行有效的篩選，以提高相關(guān)工作人員的查詢效率。再次，工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的從業(yè)人員，能夠依據(jù)自身的工作權(quán)限，對(duì)于所負(fù)責(zé)的具體項(xiàng)目及其運(yùn)行過程實(shí)現(xiàn)有效的跟蹤，及時(shí)掌握數(shù)據(jù)的變動(dòng)情況。最后，工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)崟r(shí)掌握的所有招標(biāo)代理項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況。

3.2 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的具體運(yùn)用

在工程招標(biāo)代理的信息管理過程中，應(yīng)當(dāng)建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫。具體包括：（1）工程招標(biāo)代理行業(yè)信息庫；（2）投標(biāo)企業(yè)信息數(shù)據(jù)庫；

（3）工程項(xiàng)目信息數(shù)據(jù)庫；（4）評(píng)委專家?guī)?。在建立業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫的過程中，應(yīng)當(dāng)做好各類信息資料的收集、分類、加工整理、儲(chǔ)存、傳遞和利用等一系列工作，以實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)掌握招標(biāo)代理的內(nèi)、外部信息。

3.3 業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)的具體運(yùn)用

在工程招標(biāo)代理的業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)中，加強(qiáng)信息管理需要注意以下幾點(diǎn)內(nèi)容。首先，應(yīng)當(dāng)建立并完善在線查詢登記開標(biāo)廳和評(píng)標(biāo)室。其次，該業(yè)務(wù)輔助系統(tǒng)能夠根據(jù)評(píng)標(biāo)報(bào)告模板，自動(dòng)生成相應(yīng)的評(píng)標(biāo)報(bào)告文本。最后，自動(dòng)生成中標(biāo)通知書、成交通知書和招標(biāo)結(jié)果通知書。

3.4 工程造價(jià)模塊的具體運(yùn)用

在工程招標(biāo)代理的業(yè)務(wù)流程中，工程造價(jià)屬于重要環(huán)節(jié)。因此，在工程造價(jià)這一模塊，同樣要加強(qiáng)信息管理，具體涉及到的內(nèi)容，包括以下幾個(gè)方面。（1）定額及其配套文件。（2）人工、材料、設(shè)備等各種要素價(jià)格信息。（3）各類工程造價(jià)指數(shù)。

3.5 招標(biāo)資料檔案的信息管理

在工程招標(biāo)代理中，為了保護(hù)資料的完整性與準(zhǔn)確性，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)招標(biāo)資料檔案的信息管理，以便于對(duì)項(xiàng)目的資料進(jìn)行查詢與調(diào)用。在實(shí)際的信息管理過程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)每個(gè)工程招標(biāo)代理的具體情況，實(shí)現(xiàn)不同層次的檔案信息管理。對(duì)于資料齊全的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)盡可能的實(shí)現(xiàn)全部資料歸檔。而對(duì)于資料欠缺的項(xiàng)目，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)催交的功能。

4 結(jié)束語

在工程招標(biāo)代理工作中，有效利用信息技術(shù)，提高工程招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的信息管理水平，不僅能夠最大限度的提高工作效率，還為有效解決傳統(tǒng)弊病，提供了全新的方法與思路，這對(duì)于促進(jìn)我國工程招標(biāo)代理事業(yè)的和諧與穩(wěn)定的發(fā)展，將起到至關(guān)重要的作用。

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