試論檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)

摘 要：自改革開放以來(lái)，經(jīng)濟(jì)全球化以及科技信息化的發(fā)展趨勢(shì)日益加深，我國(guó)的綜合國(guó)力得到明顯提高，各行各業(yè)的發(fā)展也日新月異。在此背景下，檔案管理越來(lái)越受到人們的關(guān)注，逐漸占有重要地位，但是在發(fā)展的同時(shí)，其也存在著一些問(wèn)題和不足，傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，需要不斷探索新的管理模式，以滿足信息時(shí)代的發(fā)展需求。因此，檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生，并迅速成為檔案管理未來(lái)發(fā)展的主要內(nèi)容。文章主要基于檔案管理信息化的含義進(jìn)行了介紹，同時(shí)分析了檔案管理信息化發(fā)展必然性的原因，最后提出了相應(yīng)的推動(dòng)檔案管理信息化的措施，希望可以為相關(guān)檔案管理人員提供幫助，僅供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；必然性：措施

引言

眾所周知，無(wú)論是什么性質(zhì)的單位部門，都設(shè)有檔案管理機(jī)構(gòu)，用來(lái)儲(chǔ)存相關(guān)人員的信息資源，以此為后期工作需要提供信息依據(jù)。所以，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)于單位組織來(lái)說(shuō)是不可或缺的，做好相關(guān)的檔案管理工作是檔案人員的基本任務(wù)，具有至關(guān)重要的作用。然而，在科學(xué)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)今時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)嚴(yán)重脫節(jié)，不符合時(shí)代的需求，需要相關(guān)管理人員積極探索新的管理方式，為做好檔案管理工作提供基礎(chǔ)條件?；诖耍瑱n案管理信息化成為新形勢(shì)下發(fā)展的必然趨勢(shì)。

1 檔案管理信息化的含義

檔案管理，主要就是指對(duì)相應(yīng)單位工作人員的檔案信息進(jìn)行管理。隨著近年來(lái)科技信息化的迅猛發(fā)展，檔案管理方式也發(fā)生了天翻地覆的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸被淘汰，而檔案管理信息化成為目前檔案部門的首要任務(wù)和工作內(nèi)容。檔案管理信息化是利用檔案信息資源數(shù)字化以及檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)間的相互轉(zhuǎn)化而合理配置檔案信息資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。檔案管理信息化為相關(guān)工作人員提供了很大的便利，也減少錯(cuò)誤發(fā)生的概率。

2 檔案管理信息化發(fā)展的必然性

2.1 檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)

現(xiàn)階段，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的相關(guān)部門中的設(shè)施都得到革新，更加信息化，檔案管理部門也是如此，各種相關(guān)設(shè)備配備齊全，如打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等等。檔案管理信息化具有軟硬件基礎(chǔ)，管理人員學(xué)習(xí)相應(yīng)的設(shè)備使用知識(shí)，了解使用規(guī)范，為日常檔案管理工作提供便利，使其更加簡(jiǎn)潔，減少錯(cuò)誤率的發(fā)生。除此之外，在相關(guān)軟件的建設(shè)上，檔案管理部門要配有檔案管理軟件，為檔案的收集以及儲(chǔ)存等提供方便，在最大程度上促使檔案管理向著信息化、科技化的方向邁進(jìn)。

2.2 完善的法律法規(guī)，規(guī)范的管理機(jī)制，統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的保證

檔案管理相關(guān)部門要建立完善合理的管理機(jī)制，以及科學(xué)健全的法律法規(guī)，并要求相關(guān)工作人員嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作。檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件就是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化，在會(huì)使用相關(guān)軟件的基礎(chǔ)上，明確檔案管理軟件的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，為掌握檔案管理內(nèi)容奠定基礎(chǔ)，同時(shí)也是衡量相關(guān)管理工作效率高低的標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)主要有：檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，以及各項(xiàng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等等。如果相關(guān)部門沒(méi)有明確制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，那么就會(huì)使得檔案管理工作混亂，無(wú)法有效地建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)信息。另外，即使制定相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，但是沒(méi)有嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案工作，也會(huì)導(dǎo)致檔案信息網(wǎng)絡(luò)無(wú)法暢通，更別提資源共享了。

2.3 檔案管理信息化是保管保護(hù)傳統(tǒng)檔案的必然要求

（1）傳統(tǒng)的檔案管理是通過(guò)人工對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行管理，在管理期間，會(huì)不可避免地發(fā)生損壞或者丟失等問(wèn)題，使得檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效管理，在一定程度上縮短了檔案信息的管理壽命，從而為相關(guān)人員帶來(lái)不必要的損失和麻煩。基于此，檔案管理信息化應(yīng)運(yùn)而生，并受到廣泛使用，檔案管理信息化不僅減少了工作人員的工作內(nèi)容，提高了工作效率，而且還減少了檔案信息的丟失或者破損的概率。檔案信息資源的數(shù)字化既能保護(hù)檔案原件，又能通過(guò)數(shù)字化軟件恢復(fù)受損的檔案信息，解決了由于紙張老化或者脆裂等原因而造成的查詢不變問(wèn)題，為檔案管理人員提供了極大的便利。

（2）除了減少檔案信息丟失或者破損等優(yōu)勢(shì)之外，檔案信息資源數(shù)字化還可以改變館藏內(nèi)的檔案結(jié)構(gòu)，減少了存儲(chǔ)空間，優(yōu)化了館藏。近年來(lái)，我國(guó)檔案信息大幅度增加，這給檔案管理人員的工作帶來(lái)了很大的難度和挑戰(zhàn)，而且需要大容量的檔案儲(chǔ)存載體，在查找時(shí)需要浪費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。檔案信息資源數(shù)字化可以利用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備解決檔案信息儲(chǔ)存困難的問(wèn)題，通過(guò)這種儲(chǔ)存方式，不僅能夠大大減少檔案管理人員的工作量，還可以提高檔案信息管理的工作率，使檔案管理工作更加便捷化、科學(xué)化、合理化。檔案管理適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，利用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，以此確保檔案管理的安全性以及穩(wěn)定性，最后實(shí)現(xiàn)檔案信息的傳輸、交換，以及資源共享。

3 推動(dòng)檔案管理信息化的措施

3.1 增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)和能力建設(shè)

檔案管理人員不僅要全面掌握檔案使用規(guī)范以及軟件設(shè)施，還要具有高度的責(zé)任意識(shí)，對(duì)工作負(fù)責(zé)，相關(guān)部門要加大力度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行素質(zhì)建設(shè)以及能力建設(shè)，提高檔案管理人員的服務(wù)觀念，以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行檔案管理工作，提高工作效率。能力建設(shè)，就是要求檔案管理人員要熟練掌握計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)施系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)，以此保障電子檔案信息的完整性和安全性。因此，檔案管理部門要定期組織工作人員進(jìn)行信息化教育培訓(xùn)，并制定完善合理的獎(jiǎng)罰機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的積極性，不斷提高專業(yè)知識(shí)水平，在日常工作中總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)提升自身的工作能力以及業(yè)務(wù)素質(zhì)。另外，還要指派專業(yè)人員進(jìn)行面對(duì)面的指導(dǎo)和交流，指出檔案管理人員在收集、整理，以及保存等工作上的不足之處，不定期與其他檔案部門人員進(jìn)行溝通和交流，學(xué)習(xí)不同方式的工作方法和經(jīng)驗(yàn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，促進(jìn)檔案部門的共同發(fā)展進(jìn)步。

3.2 配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備

檔案單位的各個(gè)部門之間的工作內(nèi)容存在差異，所以信息化手段以及設(shè)備也不統(tǒng)一，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)不兼容的現(xiàn)象，為檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)帶來(lái)了極大的阻礙，基于此，要配備統(tǒng)一、專業(yè)的軟硬件設(shè)備，為解決檔案資源數(shù)字化提供便利條件，并統(tǒng)一安裝規(guī)格一致的檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置以及設(shè)備運(yùn)行來(lái)實(shí)現(xiàn)信息檢索、自動(dòng)轉(zhuǎn)化，以及自動(dòng)全文保存等功能。因此，只有在配備統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)等軟硬件前提下，才能有效確保檔案管理信息化。

3.3 進(jìn)一步規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

在檔案管理機(jī)構(gòu)中，各個(gè)檔案信息資源之間存在著一定的邏輯關(guān)系，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)之間的相互轉(zhuǎn)化實(shí)現(xiàn)檔案信息管理，從而組成計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的依據(jù)。它同時(shí)也是整個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的有效保障，具有完整性以及安全性。因此，規(guī)范管理機(jī)制，統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理信息化的前提基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)資源共享的保障。

4 結(jié)束語(yǔ)

文章主要闡述了隨著科技信息的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不符合時(shí)代發(fā)展的要求，逐漸被社會(huì)所淘汰，而檔案管理信息化是檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，受到廣泛關(guān)注，相關(guān)檔案部門要及時(shí)更新配備軟硬件設(shè)施，為保障檔案信息通暢提供設(shè)施基礎(chǔ)。還要加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)以及能力建設(shè)，為檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]于雅萍.淺析新形勢(shì)如何做好檔案管理工作[J].Intelligence，2011，19.

[2]楊劍，粱娟.芻議高校檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題與對(duì)策[J].科技檔案，2009，104.

[3]崔穗旭.檔案值息化建設(shè)進(jìn)程中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].廣東檔案，2007，1.