檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐探討

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化建設(shè)已成為了當(dāng)前我國(guó)檔案建設(shè)的新趨勢(shì)?；ヂ?lián)網(wǎng)的普及，使得檔案建設(shè)朝著數(shù)字化的方向發(fā)展，所以，為了適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)。換而言之，研究與建設(shè)數(shù)字化檔案具有非常重要的理論意義和現(xiàn)實(shí)意義。文章通過分析建設(shè)檔案數(shù)字化的可行性，旨在強(qiáng)調(diào)建設(shè)數(shù)字化檔案的過程中應(yīng)當(dāng)考慮的一些問題，以供相關(guān)工作人員參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；實(shí)踐

引言

在經(jīng)濟(jì)與科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在著易損壞、效率低占用空間大等問題，很難滿足當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際需求。因此，應(yīng)對(duì)海量的數(shù)據(jù)膨脹，充分利用信息技術(shù)以構(gòu)建數(shù)字化檔案成為了必然選擇。檔案的數(shù)字化建設(shè)最早出現(xiàn)在美國(guó)，主要是指運(yùn)用相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)等手段，將紙質(zhì)檔案逐漸的轉(zhuǎn)換為電子文件，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案的保存與檢索，最終建成科學(xué)有序的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)這一理念漸漸的滲入到其他的國(guó)家或地區(qū)。檔案信息經(jīng)過數(shù)字化處理后，具有很多優(yōu)勢(shì)，具體表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。首先，能夠減少紙質(zhì)檔案的磨損。其次，有利于檔案的檢索與利用，提高工作效率。最后，隨著云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，通過有效整合的方式，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)字化信息的資源共享，減少大量的重復(fù)性工作。因此，我國(guó)應(yīng)當(dāng)加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，實(shí)現(xiàn)更高效率的檔案管理，為社會(huì)提供更加快速、靈活、多元化的服務(wù)方式。

1 建設(shè)檔案數(shù)字化的可行性

近年來，檔案信息化的發(fā)展非常迅速，“電子檔案”、“數(shù)字檔案館”、“數(shù)字檔案云平臺(tái)”等檔案管理理念也相繼的被提出。在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程中，已經(jīng)取得了一定的成績(jī)。但是，由于我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)還處于研究與探索的初級(jí)階段，無(wú)論是技術(shù)層面、合作方面，還是數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化方面，都不可避免存在一定的問題，制約著數(shù)字化檔案的發(fā)展。使得我國(guó)的大部分檔案管理工作仍然呈現(xiàn)出以下幾個(gè)方面的問題。首先，整體的效益比較低。其次，資源的不均衡分布。再次，資金的投入量比較大。最后，存在著資源的重復(fù)性建設(shè)等問題。

因此，要想做好檔案的數(shù)字化建設(shè)工作，需要依據(jù)具體的實(shí)際情況，從客觀的角度分析構(gòu)建數(shù)字化檔案的可行性。如果缺乏必要的可行性分析，進(jìn)行盲目的建設(shè)，不僅浪費(fèi)了大量的資源，還不利于檔案管理工作的有效開展。通常來講，科學(xué)、合理的檔案數(shù)字化建設(shè)需要同時(shí)滿足以下幾個(gè)方面的條件。第一，具備必要的技術(shù)條件。在檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，如果缺乏技術(shù)條件的支持，那么數(shù)字化建設(shè)只能停留在表面，無(wú)法投入到實(shí)際的應(yīng)用階段。其中，涉及到的技術(shù)條件包括：多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、安全防護(hù)技術(shù)等。換而言之，這些技術(shù)條件是建設(shè)數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)。第二，需要建設(shè)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施，包括局域網(wǎng)、信息網(wǎng)以及資源網(wǎng)。如果缺乏完善的網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施，那么數(shù)字化的檔案信息就無(wú)法得到有效的傳輸。因此，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，同樣是構(gòu)建數(shù)字化檔案的基礎(chǔ)條件。第三，在資金方面符合檔案數(shù)字化建設(shè)的條件。在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程中，涉及到很多方面的影響因素，是一項(xiàng)比較復(fù)雜的系統(tǒng)工程。如果缺乏充足的資金支持，或者是對(duì)于資金的使用存在錯(cuò)配、浪費(fèi)等不合理現(xiàn)象，都將影響數(shù)字化檔案建設(shè)的最終成果。第四，在人才方面同樣需要滿足檔案的數(shù)字化建設(shè)需求，尤其是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的維護(hù)與管理方面的專業(yè)人才。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方案的制定

通過上文的分析，可以了解到構(gòu)建數(shù)字化檔案需要滿足多個(gè)條件，任務(wù)相對(duì)來說比較艱巨。所以，通過可行性分析之后，仍然需要制定行之有效的實(shí)施方案，以降低數(shù)字化檔案在建設(shè)過程中遇到的阻力，保證其能夠順利的進(jìn)入到建設(shè)階段，進(jìn)而為社會(huì)提供更加多元化的服務(wù)方式。制定方案的過程中，需要注意以下幾個(gè)方面的問題。

2.1 制定科學(xué)合理的實(shí)施目標(biāo)

在構(gòu)建數(shù)字化檔案的過程中，要想制定一個(gè)滿足客觀需求的實(shí)施方案，首先需要確立科學(xué)、有效并且合理的實(shí)施目標(biāo)。一旦實(shí)施目標(biāo)不合理，那么數(shù)字化檔案即使建成以后，也難以有效的投入使用。因此，應(yīng)當(dāng)成立專門的領(lǐng)導(dǎo)小組，依據(jù)當(dāng)前的現(xiàn)狀以及未來一定時(shí)間內(nèi)可能的發(fā)展趨勢(shì)，共同商議，最終制定出科學(xué)的、符合實(shí)際的實(shí)施目標(biāo)。

2.2 明確實(shí)施的要素

在構(gòu)建數(shù)字化檔案的過程中，應(yīng)當(dāng)依據(jù)已制定好的實(shí)施目標(biāo)，明確具體的實(shí)施要素。這樣才能有效保障目標(biāo)的順利執(zhí)行。在數(shù)字化的過程中，需要重點(diǎn)實(shí)施的項(xiàng)目或者是領(lǐng)域，也就是我們常說的實(shí)施要素。具體包括：檔案目錄的數(shù)字化建設(shè)、檔案全文的信息化與數(shù)字化、檔案數(shù)字化局域網(wǎng)建設(shè)等方面。由于這些不同的要素具有不同的指標(biāo)體系，在建設(shè)的過程中，如果缺乏有效的融合，就會(huì)在很大程度上影響建設(shè)后的使用效果。因此，必須采取適當(dāng)?shù)拇胧龠M(jìn)這些實(shí)施要素相互融合，為建設(shè)數(shù)字化檔案奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3 建立檔案數(shù)字化的保障系統(tǒng)

在構(gòu)建數(shù)字化檔案的過程中，還需要建立相應(yīng)的保障系統(tǒng)。因?yàn)闄n案信息的數(shù)字化如果缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，那么在實(shí)際應(yīng)用的過程中會(huì)出現(xiàn)很多問題，比如說資源無(wú)法共享、數(shù)據(jù)無(wú)法有效傳輸?shù)?。所以，建立完善的檔案數(shù)字化保障機(jī)制具有非常重要的意義。檔案數(shù)字化的保障機(jī)制主要包括以下幾個(gè)方面：（1）組織機(jī)制。（2）運(yùn)行機(jī)制。（3）管理機(jī)制。（4）人、才、物等方面的相關(guān)技術(shù)支持。（5）其他保障機(jī)制。

3 檔案數(shù)字化中信息的利用

數(shù)字化檔案在應(yīng)用的過程中，為了提供更加快捷、高效的服務(wù)，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段，并且改變傳統(tǒng)的操作方式。具體需要注意以下兩個(gè)方面的問題。其一，應(yīng)當(dāng)加大數(shù)字化建設(shè)的力度，尤其要注重對(duì)于檔案內(nèi)容的處理與維護(hù)。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源與檔案內(nèi)容不相符的情況，將直接影響到檔案管理的工作效率，不利于檔案數(shù)字化的發(fā)展。要知道，檔案數(shù)字化建設(shè)是主要的發(fā)展趨勢(shì)，應(yīng)當(dāng)做好相關(guān)工作，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸有效的開展。其二，在數(shù)字化建設(shè)的過程中，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案的具體價(jià)值，權(quán)衡數(shù)字化處理的力度。因?yàn)樵跀?shù)字化處理檔案信息的過程中，不僅涉及到相關(guān)的技術(shù)，還需要考慮到相應(yīng)的成本與收益。如果缺少必要的分析，那么在數(shù)字化處理的過程中，容易產(chǎn)生不必要的資源浪費(fèi)，這對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)來講，增加了建設(shè)成本，進(jìn)而降低了建設(shè)的價(jià)值，使其變得沒有實(shí)際的意義。

4 結(jié)束語(yǔ)

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展帶來的不僅僅是成本的節(jié)約，生活的便利，還從根本上改變了人們的工作方式，極大地提高了社會(huì)生產(chǎn)效率。因此，在檔案管理中，同樣需要有效的利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，以提高工作效率。文章通過分析建設(shè)檔案數(shù)字化的可行性，強(qiáng)調(diào)了在制定檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方案中，首先，應(yīng)當(dāng)制定科學(xué)合理的實(shí)施目標(biāo)；其次，明確實(shí)施的要素；最后，建立檔案數(shù)字化的保障系統(tǒng)。現(xiàn)階段我國(guó)的檔案數(shù)字化建設(shè)仍然處于初級(jí)階段，但是可以預(yù)見，隨著計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，檔案管理將實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化、虛擬化，并逐步完善并解決當(dāng)前存在的問題，通過轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，為社會(huì)公眾提供更加靈活、快速、多元化的服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)高效率的現(xiàn)代化檔案管理。

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