加強(qiáng)高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)耗材管理的思考

李衛(wèi)宏

（北京工商大學(xué)，北京 100048）

加強(qiáng)高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)耗材管理的思考

李衛(wèi)宏

（北京工商大學(xué)，北京 100048）

當(dāng)前高等學(xué)校耗材費(fèi)用逐年遞增，部分理工類院校實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)費(fèi)用甚至已經(jīng)超過(guò)實(shí)驗(yàn)設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用。由于國(guó)家對(duì)實(shí)驗(yàn)耗材尚無(wú)統(tǒng)一管理規(guī)范，以及各高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)耗材需求總量相差很大、重視程度不一，因此各高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)耗材管理發(fā)展非常不均衡。本文主要是針對(duì)實(shí)驗(yàn)耗材的特點(diǎn)，總結(jié)分析當(dāng)前高校實(shí)驗(yàn)耗材管理的主要模式，提出規(guī)范實(shí)驗(yàn)材料管理的對(duì)策，為各高校規(guī)范實(shí)驗(yàn)材料管理提供借鑒和參考。

高等學(xué)校；實(shí)驗(yàn)耗材；管理

實(shí)驗(yàn)耗材指高等學(xué)校用于教學(xué)、科研實(shí)驗(yàn)的材料、燃料、低值品和易耗品，是高等學(xué)校開(kāi)展教學(xué)科研實(shí)驗(yàn)的物質(zhì)基礎(chǔ)，也是高等學(xué)校國(guó)有資產(chǎn)的重要組成部分。隨著國(guó)家對(duì)科技的重視和實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革的深化，以及高等學(xué)校對(duì)教學(xué)、科研實(shí)驗(yàn)經(jīng)費(fèi)投入增加，高等學(xué)校用于采購(gòu)實(shí)驗(yàn)耗材的費(fèi)用、比重大幅增加，有的高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)耗材的費(fèi)用甚至超過(guò)了設(shè)備購(gòu)置的費(fèi)用。但當(dāng)前高等學(xué)校對(duì)于實(shí)驗(yàn)耗材的管理相對(duì)比較滯后，存在問(wèn)題也比較突出。加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)耗材管理，提升教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)使用效益，防止違規(guī)違紀(jì)問(wèn)題發(fā)生，已成為高等學(xué)校管理工作的重要課題。

1　實(shí)驗(yàn)耗材的特點(diǎn)

1.1種類繁雜

學(xué)校實(shí)驗(yàn)耗材通常包括化學(xué)試劑、細(xì)胞、材料、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、低值易耗品與零配件等，涉及學(xué)科眾多，型號(hào)品牌繁雜，且尚無(wú)統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)。以北京工商大學(xué)為例，僅加入實(shí)驗(yàn)耗材管理系統(tǒng)平臺(tái)的耗材就達(dá)200余萬(wàn)種，且不包括電子元器件等種類的耗材，但也只能滿足近半數(shù)教師的實(shí)驗(yàn)需求。

1.2存儲(chǔ)要求高

實(shí)驗(yàn)耗材特性各異，部分實(shí)驗(yàn)耗材有易燃、易爆、易腐蝕及劇毒性等特點(diǎn)，需要專人保管，按性質(zhì)分類存放，并有相應(yīng)的安全措施，安全要求非常高。同時(shí)部分實(shí)驗(yàn)耗材還具有易潮、易揮發(fā)、易分化、易氧化與見(jiàn)光易分解等特點(diǎn)，需要通風(fēng)、陰涼、避光與密封等不同的存儲(chǔ)條件，對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求非常高。

1.3采購(gòu)使用量小周期短

由于科研實(shí)驗(yàn)靈活性較強(qiáng)，所需實(shí)驗(yàn)耗材通常數(shù)量較少，但時(shí)間要求比較迫切。所購(gòu)實(shí)驗(yàn)耗材使用周期較短，有的甚至一次性就全部消耗完，使用監(jiān)管難度較大。

1.4處置監(jiān)管難度大

由于實(shí)驗(yàn)耗材具有消耗性，與固定資產(chǎn)不同，不能按照賬物相符要求檢查報(bào)廢情況，監(jiān)管比較困難，可能存在教師自行違規(guī)處置廢舊耗材的問(wèn)題，部分違規(guī)處置的實(shí)驗(yàn)耗材甚至可能對(duì)環(huán)境造成污染。

2　實(shí)驗(yàn)耗材管理的主要模式

2.1超市化管理模式

超市化管理模式與人們常見(jiàn)的超市實(shí)體店管理模式相似。首先，由管理部門遴選實(shí)驗(yàn)耗材供應(yīng)商，然后供應(yīng)商提供實(shí)驗(yàn)耗材在學(xué)校建立的實(shí)驗(yàn)耗材超市內(nèi)存放和展示，供應(yīng)商根據(jù)教師需求及庫(kù)存情況及時(shí)更新產(chǎn)品。教師在實(shí)驗(yàn)耗材超市內(nèi)選取所需產(chǎn)品，經(jīng)管理人員辦理出庫(kù)手續(xù)后，即可回到各自實(shí)驗(yàn)室使用。

該模式的主要優(yōu)點(diǎn)是：能夠縮短產(chǎn)品的購(gòu)置時(shí)間，對(duì)于展示區(qū)內(nèi)的產(chǎn)品，教師可以直接獲取；超市產(chǎn)品由供應(yīng)商更新，不易產(chǎn)生庫(kù)存積壓；便于對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收，確保賬物相符。但需要充足的實(shí)驗(yàn)耗材存放展示空間以及相當(dāng)規(guī)模的管理人員。適應(yīng)于實(shí)驗(yàn)耗材種類較少的單位，對(duì)于種類繁雜、數(shù)量較大的單位，管理成本較高。

2.2集中統(tǒng)管+庫(kù)存模式

由學(xué)校職能部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)耗材的采購(gòu)、驗(yàn)收、處置，建有專門的實(shí)驗(yàn)耗材庫(kù)，通常需依托校園網(wǎng)或?qū)Ｓ眯畔⒒脚_(tái)進(jìn)行。首先，需要學(xué)校遴選定點(diǎn)供應(yīng)商，并將供應(yīng)商可提供的產(chǎn)品在校園網(wǎng)或信息化平臺(tái)公布。教師選擇需要的實(shí)驗(yàn)耗材然后提交學(xué)校管理部門，由學(xué)校統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)，產(chǎn)品到貨后由庫(kù)房管理人員驗(yàn)收并集中入庫(kù)。教師使用實(shí)驗(yàn)耗材時(shí)，需到庫(kù)房領(lǐng)取，并辦理出庫(kù)手續(xù)。

該模式的主要優(yōu)點(diǎn)是：出入庫(kù)手續(xù)齊全，可以較好地實(shí)現(xiàn)對(duì)到貨情況的監(jiān)督；實(shí)驗(yàn)耗材隨用隨取，可有效降低耗材在實(shí)驗(yàn)室存放的安全問(wèn)題。但該種模式對(duì)庫(kù)管人員的要求較高，需要一定的專業(yè)知識(shí)。實(shí)驗(yàn)耗材庫(kù)房需要較高的建筑標(biāo)準(zhǔn)、完善的安全防護(hù)措施。另外，依托庫(kù)房管理必然會(huì)產(chǎn)生庫(kù)存積壓的問(wèn)題，如何妥善解決庫(kù)存積壓?jiǎn)栴}也是一個(gè)難題，這也是多數(shù)學(xué)校沒(méi)有建立或者取消實(shí)驗(yàn)耗材庫(kù)房的一個(gè)重要原因。

2.3集中統(tǒng)管+“零庫(kù)存”模式

該模式與上述模式相同之處是實(shí)驗(yàn)耗材的采購(gòu)、處置都由學(xué)校統(tǒng)一管理，學(xué)校需要統(tǒng)一對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行遴選。不同之處是不依托庫(kù)房管理，教師采購(gòu)的實(shí)驗(yàn)耗材由供應(yīng)商直接送至相關(guān)實(shí)驗(yàn)室。由于實(shí)驗(yàn)耗材沒(méi)有統(tǒng)一入庫(kù)，因此對(duì)實(shí)驗(yàn)耗材驗(yàn)收主要采取兩種方式：一種是實(shí)驗(yàn)耗材在送至實(shí)驗(yàn)室之前，先送到管理部門，由管理部門統(tǒng)一驗(yàn)收；另一種是由教師自行負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)耗材驗(yàn)收，管理部門只負(fù)責(zé)監(jiān)督抽查驗(yàn)收情況。

該模式的主要優(yōu)點(diǎn)是：管理成本較低，效益相對(duì)較高；由于不依托庫(kù)房管理，不用考慮庫(kù)存積壓和倉(cāng)庫(kù)安全問(wèn)題。該模式通常依托信息化管理平臺(tái)，便于記錄實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)全過(guò)程，有效監(jiān)管教師采購(gòu)情況。存在的主要不足是：實(shí)驗(yàn)耗材分散存放于各實(shí)驗(yàn)室內(nèi)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)實(shí)驗(yàn)室安全的檢查監(jiān)督。

2.4重點(diǎn)管理模式

重點(diǎn)對(duì)大額實(shí)驗(yàn)耗材和管控化學(xué)品統(tǒng)一管理，小額實(shí)驗(yàn)耗材和普通化學(xué)品由院系自行管理。該種模式的主要優(yōu)點(diǎn)是：學(xué)校付出的管理成本較小。但存在的問(wèn)題也較明顯，由于小額實(shí)驗(yàn)耗材由各院系自行管理，通常各院系難以安排專門的管理人員，實(shí)際上以教師自行管理為主，難以得到有效監(jiān)管。

3　加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)耗材管理的建議

規(guī)范實(shí)驗(yàn)耗材管理應(yīng)建立統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體系，并依托信息化管理平臺(tái)，對(duì)實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)、使用和處置全程加以監(jiān)管。

3.1應(yīng)建立統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)的管理體系

全校應(yīng)指定專門部門對(duì)實(shí)驗(yàn)耗材實(shí)施統(tǒng)一管理，牽頭對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)和服務(wù)能力進(jìn)行審查，從源頭上打好實(shí)驗(yàn)耗材管理基礎(chǔ)。同時(shí)應(yīng)監(jiān)督實(shí)驗(yàn)耗材驗(yàn)收、使用情況，按規(guī)定對(duì)全校廢舊實(shí)驗(yàn)耗材集中進(jìn)行處置。財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格對(duì)報(bào)銷憑證的審核，倒逼教師按學(xué)校的制度規(guī)定進(jìn)行采購(gòu)。學(xué)院要做好本單位實(shí)驗(yàn)耗材統(tǒng)一管理，對(duì)大額度實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)申請(qǐng)要嚴(yán)格審核，同時(shí)要經(jīng)常性到實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行抽查，切實(shí)監(jiān)督好實(shí)驗(yàn)耗材使用情況。實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格審核本實(shí)驗(yàn)室人員采購(gòu)申請(qǐng)，抽查驗(yàn)收到貨情況，并加強(qiáng)對(duì)人員的安全教育。通過(guò)職責(zé)明確的管理體系，確保實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)和使用安全。

3.2應(yīng)以信息化管理平臺(tái)為依托

實(shí)驗(yàn)耗材種類繁多、采購(gòu)量大批次多、涉及人員多、采購(gòu)周期短，采取手工記賬的方式管理非常困難。依托信息化平臺(tái)管理已成為高校規(guī)范實(shí)驗(yàn)耗材管理的趨勢(shì)，目前已有許多院校已經(jīng)建立信息化平臺(tái)規(guī)范實(shí)驗(yàn)耗材管理，且成效明顯。依托信息化平臺(tái)管理與采取手工記賬的方式管理相比優(yōu)勢(shì)明顯。一是數(shù)據(jù)登記更加簡(jiǎn)潔。對(duì)于重復(fù)的信息可以通過(guò)系統(tǒng)直接加載，無(wú)需反復(fù)的手工填寫，有效減少教師手工記錄的工作量。二是審批時(shí)間大幅縮減。實(shí)驗(yàn)耗材采購(gòu)需求通常比較緊急，采取紙質(zhì)單據(jù)簽批的方式，在審批過(guò)程要浪費(fèi)大量的時(shí)間。通過(guò)信息化平臺(tái)在線審批，審批時(shí)間將大幅縮短。三是查詢統(tǒng)計(jì)快速準(zhǔn)確。采取手工記賬的方式，如果進(jìn)行查詢統(tǒng)計(jì)需要花費(fèi)大量的時(shí)間。而采取信息化管理平臺(tái)，只需輸入查詢統(tǒng)計(jì)條件，結(jié)果便可由系統(tǒng)給出。

3.3線上線下方式并行實(shí)施

由于實(shí)驗(yàn)耗材種類繁雜，系統(tǒng)平臺(tái)的產(chǎn)品不可能滿足所有教師的采購(gòu)需求，應(yīng)采取線上線下采購(gòu)相結(jié)合的模式。系統(tǒng)平臺(tái)內(nèi)包含的產(chǎn)品要力爭(zhēng)滿足80%以上教師的采購(gòu)需求，對(duì)于平臺(tái)內(nèi)不能提供的實(shí)驗(yàn)耗材允許教師線下采購(gòu)，但也應(yīng)納入系統(tǒng)平臺(tái)進(jìn)行管理，需通過(guò)系統(tǒng)進(jìn)行申請(qǐng)，并在系統(tǒng)中錄入詳細(xì)的采購(gòu)信息。因此在信息平臺(tái)功能設(shè)計(jì)上，既要包含平臺(tái)采購(gòu)功能，也應(yīng)包含線下采購(gòu)申請(qǐng)審批功能，且線下采購(gòu)程序要比平臺(tái)采購(gòu)相對(duì)復(fù)雜，促使教師采購(gòu)平臺(tái)內(nèi)產(chǎn)品。同時(shí)應(yīng)對(duì)線下采購(gòu)信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)將采購(gòu)量較大的供應(yīng)商納入平臺(tái)管理。

3.4實(shí)行“零庫(kù)存”存儲(chǔ)方式

如果采用集中存儲(chǔ)、按需領(lǐng)用的方式，就需建立專門的實(shí)驗(yàn)耗材庫(kù)房。由于實(shí)驗(yàn)耗材庫(kù)房對(duì)建筑標(biāo)準(zhǔn)和安防措施要求非常嚴(yán)格，管理成本也非常高。在物流高度發(fā)達(dá)的今天，建議采取“零庫(kù)存”方式存儲(chǔ)方式，即教師采購(gòu)的實(shí)驗(yàn)耗材由供應(yīng)商直接送到指定的實(shí)驗(yàn)室，由教師自行存儲(chǔ)，這樣更符合人們的采購(gòu)習(xí)慣，也是比較便捷高效的采購(gòu)方式，更利于實(shí)驗(yàn)室研究工作開(kāi)展。只要實(shí)驗(yàn)室成員能夠適量按需購(gòu)買，減少實(shí)驗(yàn)室?guī)齑媪?，并?jīng)常性開(kāi)展安全教育，使師生熟悉實(shí)驗(yàn)耗材存儲(chǔ)使用常識(shí)，增強(qiáng)安全意識(shí)，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)情況能力，可以有效降低實(shí)驗(yàn)耗材帶來(lái)的存儲(chǔ)安全問(wèn)題。

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2016-07-20