電子檔案管理存在的問題及對策

劉悅捷

（濟南泉城公園管理處，濟南 250002）

電子檔案管理存在的問題及對策

劉悅捷

（濟南泉城公園管理處，濟南 250002）

隨著信息化技術的不斷發(fā)展和進步，辦公系統(tǒng)也逐漸朝著電子化和自動化的方向發(fā)展。電子檔案管理就是一種典型的信息化技術的產(chǎn)物，它的廣泛應用給傳統(tǒng)的檔案管理造成了巨大的挑戰(zhàn)。與傳統(tǒng)的檔案管理相比而言，電子檔案的管理效率高，使用方便、快捷，因此在企業(yè)辦公中應用電子檔案非常有必要。本文首先分析了電子檔案在檔案管理中的應用，然后分析了電子檔案應用中出現(xiàn)的問題，并提出了完善電子檔案管理的有效對策。

電子檔案；管理；信息化技術

1　電子檔案管理的作用

1.1電子檔案可以大大提高工作效率

針對目前的實際情況來看，在長期的社會發(fā)展過程中，各項基礎設施建設也得到了進一步的優(yōu)化與完善。檔案數(shù)量的增加，使檔案管理工作面臨著更大的問題。相對于傳統(tǒng)檔案管理來說，電子檔案管理具有更高的效率，能夠有效地減少工作量，對于檔案管理工作效率與水平的提升，起著重要的促進作用。

1.2電子檔案便于查詢

傳統(tǒng)檔案管理過程中，檔案的查詢十分費力，且紙質(zhì)檔案堆積如山，需要耗費大量的人力、物力。但是電子檔案則不同于紙質(zhì)檔案，僅僅需要相關的索引查找便可以實現(xiàn)快速借閱。再加上網(wǎng)絡技術的出現(xiàn)與普及，進一步提升了電子檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的重視程度。為此，應當對電子檔案信息化進行不斷的研究、調(diào)查和總結，在已有基礎上實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新，并且規(guī)范操作流程、完善制度及優(yōu)化電子檔案等工作，保證電子檔案管理的安全性及完整性。

2　現(xiàn)階段電子檔案管理中存在的問題

2.1管理水平相對較低

由于電子檔案管理在我國起步較晚，導致其目前仍然處于初步發(fā)展階段，管理水平較低。再加上對檔案管理人員培訓教育的欠缺，導致其在進行軟件的選購時缺乏足夠的辨別能力，從而使檔案管理當中的現(xiàn)代化管理技術不能充分發(fā)揮出其自身的重要作用。

2.2安全隱患相對較高

隨著網(wǎng)絡與計算機技術的普及，人們可以任意地進入因特網(wǎng)中獲取信息與數(shù)據(jù)，這也就導致許多文件通過網(wǎng)絡來發(fā)布與流轉(zhuǎn)，而在實際的電子文件傳輸過程中，就常常會出現(xiàn)泄密問題。

2.3電子文檔的真實性易被破壞

從本質(zhì)上來說，由于電子文件本身有著較高的分離性與可變性，如果被更改，將很難對其進行識別。在形成了電子檔案之后，工作人員通過相應的操作，來將其存貯到辦公自動化系統(tǒng)當中，實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的共享。這樣一來，就會導致電子檔案很容易被復制與修改，并且不存在正本與副本之間的差異。這就會導致電子檔案原本的形式特征與內(nèi)容不復存在，真實性與完整性受到嚴重的影響。

2　提高電子檔案管理有效性的對策

2.1加強電子檔案信息的安全性

相關的檔案管理部門必須強化自身的安全意識，并且能夠?qū)ΜF(xiàn)代化網(wǎng)絡安全技術進行合理的運用，以此來提高網(wǎng)絡及電子檔案信息的安全性。此外，因為電子檔案信息一般都是存儲在相關的介質(zhì)上，然后通過對介質(zhì)的安全保管，來實現(xiàn)對信息的安全管理。所以說，在進行電子檔案的安全管理時，要求管理人員必須建立一個適合于光盤與磁盤等介質(zhì)的保管環(huán)境，來提高信息管理的安全性。

2.2完善電子檔案信息服務體系

企業(yè)應當建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并通過對各項基礎數(shù)據(jù)的開發(fā)與利用，來實現(xiàn)對電子檔案信息數(shù)據(jù)的優(yōu)化整合，開展企業(yè)檔案咨詢業(yè)務服務。與此同時，企業(yè)應當完善檔案信息資源體系，來對檔案信息進行良好的歸檔處理，促進數(shù)據(jù)資源的科學共享。此外，還要進一步加強對現(xiàn)代信息技術的應用，以此來為電子檔案的科學管理，提供最有力的技術保障。

2.3規(guī)范操作流程，完善管理制度

在電子檔案管理過程中，需要重視網(wǎng)絡安全性操作、管理工作人員職業(yè)道德及綜合素質(zhì)等諸多問題，并且對相關工作人員進行定期培訓，加強工作人員的綜合管理技能。其次，還要鍛煉工作人員的操作能力，使其掌握操作技巧，熟練掌握管理工作要點，從而在一定程度上提高管理工作效率，節(jié)約工作時間，與此同時，應該結合實際情況，進一步完善內(nèi)部管理制度。

2.4加強對電子檔案管理人才的培養(yǎng)

相關的領導與管理部門，必須加強檔案管理工作，并通過加強對管理人員的技能培訓，來為企業(yè)的檔案管理，培養(yǎng)一批現(xiàn)代化的高素質(zhì)管理人才。與此同時，還要優(yōu)化對人員招聘與隊伍建設，為企業(yè)儲備更多優(yōu)質(zhì)的電子檔案管理人才，以此來為企業(yè)的電子檔案管理打下堅實的基礎。

2.5優(yōu)化工作人員服務方法

首先，檔案管理工作人員要對內(nèi)部信息有充分的了解，并且能夠挖掘、發(fā)現(xiàn)內(nèi)部信息資源，合理地對資源進行處理加工，使之與光盤制作、電子化及多媒體等技術相融合。其次，及時儲存電子信息，奠定良好的管理工作基礎。最后，檔案管理工作人員應當秉承“為人民服務”的工作態(tài)度，為所有人員提供“微笑式”服務，當然，最重要的一點是構建先進網(wǎng)絡服務體系，提供電子檔案的在線咨詢服務。

3　結 語

隨著計算機技術和網(wǎng)絡技術的普及和發(fā)展，電子檔案在企業(yè)中的應用也越來越廣泛。企業(yè)要不斷地規(guī)范電子檔案操作流程、制度，優(yōu)化電子檔案，并對管理工作進行全面的創(chuàng)新與完善，以此來促進電子檔案管理安全性的全面提升，并進一步提升企業(yè)的檔案管理質(zhì)量。

主要參考文獻

［1］陶麗萍.電子檔案管理在推進檔案工作信息化建設中的應用［J］.露天采礦技術，2010（4）.

［2］朱建興.淺析流程管理在電子檔案管理系統(tǒng)中的應用［J］.辦公室業(yè)務，2016（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.131

G270.7

A

1673-0194（2016）16-0200-01

2016-07-02