檔案數(shù)字化建設(shè)的思考和建議

韓向斌，何祖華

（南京中醫(yī)藥大學(xué) 檔案館，南京 210023）

檔案數(shù)字化建設(shè)的思考和建議

韓向斌，何祖華

（南京中醫(yī)藥大學(xué) 檔案館，南京 210023）

本文針對(duì)檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備、過程實(shí)施和后期數(shù)字化數(shù)據(jù)及存儲(chǔ)設(shè)備的檢驗(yàn)3個(gè)環(huán)節(jié)，根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)出現(xiàn)的問題進(jìn)行了整理，并提出了具體的操作方案，從法律規(guī)范約束、環(huán)境安全控制、數(shù)字化內(nèi)容質(zhì)量把關(guān)3個(gè)方面來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，保證檔案的安全和數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。

數(shù)字化；安全；檔案；數(shù)字檔案

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息查詢速度和數(shù)量不斷提高，檔案信息工作不斷深入和推進(jìn)，為使館藏檔案得到更好的利用，檔案部門迎來了館藏檔案數(shù)字化的浪潮。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在檢索和查閱上都較為復(fù)雜，保存效果也較差，不利于檔案的開發(fā)利用，數(shù)字檔案存儲(chǔ)空間小、利用便捷，所以將紙質(zhì)檔案數(shù)字化成為檔案工作的主流趨勢(shì)，為了節(jié)約人力、物力資源，控制成本，數(shù)字化外包走上舞臺(tái)。南京中醫(yī)藥大學(xué)檔案館也加入了數(shù)字化的大軍，根據(jù)幾年來的數(shù)字化工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)工作中存在的問題做了總結(jié)和思考。

1　做好檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備

1.1進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，做好標(biāo)書

通常招投標(biāo)部門會(huì)根據(jù)標(biāo)書要求結(jié)合競(jìng)標(biāo)價(jià)格來確定中標(biāo)方，所以要得到滿意的競(jìng)標(biāo)商，首先要做好前期的調(diào)研和考察。對(duì)已經(jīng)完成數(shù)字化和正在進(jìn)行數(shù)字化的單位走訪，了解數(shù)字化服務(wù)公司的情況和數(shù)字化部門對(duì)該工作的意見，實(shí)地體會(huì)數(shù)字化現(xiàn)場(chǎng)工作并了解數(shù)字化流程和注意事項(xiàng)。征詢專家和相關(guān)行政機(jī)構(gòu)的意見，結(jié)合企業(yè)背景和檔案數(shù)字化外包規(guī)定，邀請(qǐng)符合條件的公司到單位競(jìng)標(biāo)，擇優(yōu)選擇。

1.2鑒定、統(tǒng)計(jì)要數(shù)字化的檔案，簽訂相關(guān)協(xié)議

1.3做好場(chǎng)地的安全設(shè)施布置

首先，工作室需要進(jìn)行全方位24小時(shí)監(jiān)控，要安裝前后攝像頭，保證360度無死角。其次，做好電子產(chǎn)品檢測(cè)，合同中規(guī)定禁止攜帶電子產(chǎn)品，但是檔案部門不可能對(duì)外包人員搜身，有效的辦法是采取電子探測(cè)，但自動(dòng)電子探測(cè)門的代價(jià)較高，掃描工作本身又短期性的；人工探測(cè)費(fèi)用可以接受，但是掃描人員較多，且出入頻繁，長(zhǎng)期守門也不現(xiàn)實(shí)，所以這個(gè)問題仍然不能得到很好的解決。最后，做好場(chǎng)地信號(hào)屏蔽，場(chǎng)地是無網(wǎng)絡(luò)的區(qū)域但是卻因?yàn)闂l件限制，可以接收手機(jī)信號(hào)和網(wǎng)絡(luò)信號(hào)，所以應(yīng)安裝信號(hào)屏蔽器。此外，U盤變得越來越小，越來越隱秘，裝飾品成了U盤的外衣，主機(jī)USB口也較隱秘，U盤插上去人眼幾乎都無法察覺，更不用說安裝在高處的攝像頭，因此還要拆去主機(jī)上的所有可能外設(shè)安插接口。

1.4與外包方提前協(xié)商，盡可能保證人員穩(wěn)定性

掃描工作較為枯燥，且含金量較低，工資偏低，工作人員多為年輕、低學(xué)歷人群，這就造成外包公司中掃描人員整體素質(zhì)偏低且流動(dòng)性大。而人員變動(dòng)由外包公司管轄，檔案部門無權(quán)干涉，這會(huì)造成后期檔案檢查中出現(xiàn)問題時(shí)權(quán)責(zé)不清，如檔案單頁丟失，掃描數(shù)據(jù)交接不清等問題，給檔案的安全性帶來極大的隱患。

1.5制訂數(shù)字化加工方案

按照《中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T 31—2005）紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的要求制訂加工方案，包括：前期準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)（借還檔案，掃描文件命名、電子目錄與紙質(zhì)目錄校對(duì)，紙質(zhì)目錄與紙質(zhì)原件校對(duì)），掃描中標(biāo)準(zhǔn)（確定文書、圖紙、照片等不同文件的格式、分辨率、大小、色彩度等參數(shù)；掃描操作規(guī)定，要保證紙張，頁碼順序、案卷順序、檔案盒都保持拆卷前的狀態(tài)，規(guī)定問題另行備注不可在原件上進(jìn)行，不能因加工或拆卷而造成對(duì)紙質(zhì)文件的損壞）、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)（確定檢查標(biāo)準(zhǔn)，文件歪斜、紙張大小與原件不符、頁碼順序不對(duì)、漏頁或重復(fù)、PDF文件未雙層處理、文件不清晰、光盤刻錄數(shù)據(jù)損壞、數(shù)據(jù)不全等重新處理）。

2　檔案數(shù)字化工作的實(shí)施

2.1借閱歸還檔案

第一次進(jìn)北大校園，我也好似劉姥姥進(jìn)了大觀園，感覺一切都是新鮮迷人的。北大之大，景色之奇，建筑之美，都超乎我的想象。

檔案應(yīng)遵循當(dāng)天借出、當(dāng)天歸還的原則。雙方工作人員均要在“數(shù)字化檔案借閱記錄”上登記、簽名，寫清案卷數(shù)量和卷號(hào)、借出和歸還時(shí)間、雙方負(fù)責(zé)人簽字。在檔案出庫(kù)入庫(kù)時(shí)都需清點(diǎn)清楚，出庫(kù)后數(shù)字化服務(wù)人員檢查有無缺損，入庫(kù)時(shí)檔案部門負(fù)責(zé)人檢查原件是否復(fù)原，數(shù)目、排序是否正確，有無缺頁損壞等問題。檔案應(yīng)及時(shí)還回到庫(kù)房，以免信息外漏或者丟失。通常，實(shí)際工作中，紙質(zhì)檔案較重且較多，搬運(yùn)過程只能記錄檔號(hào)和卷數(shù)，內(nèi)部雖有目錄但裝訂完了后很難做到一頁一頁的檢查，被遺漏或者訂錯(cuò)一頁或幾頁，如果紙質(zhì)的檔案常年未被利用，根本無法察覺，多年后再發(fā)現(xiàn)也無從確定是怎么弄錯(cuò)的；以件為單位的檔案，由于統(tǒng)計(jì)數(shù)量更加龐大，一份一份地查看更加不現(xiàn)實(shí)；檔案因年代過久，紙質(zhì)易因老化出現(xiàn)損壞；工作人員有時(shí)也因翻頁時(shí)動(dòng)作幅度較大造成原件受損；案卷過厚，數(shù)字化服務(wù)人員裝訂不仔細(xì)，個(gè)別紙張會(huì)錯(cuò)位，造成打孔時(shí)打在內(nèi)容上，破壞了原件等。因此，紙質(zhì)檔案交接過程中需要工作人員耐心、細(xì)致，制定技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和流程規(guī)范，保持操作的統(tǒng)一，保證紙質(zhì)、數(shù)字化檔案的安全。而目前好多檔案館庫(kù)房、辦公區(qū)較小，有的僅一墻之隔，掃描直接在庫(kù)房中進(jìn)行，雖然方便操作，節(jié)省了空間和時(shí)間，但給檔案的安全帶來了極大的隱患，所以這種情況要杜絕。

2.2檔案掃描過程

第一，拆卷。檔案不論是件、卷、盒，都應(yīng)遵從復(fù)原后保持檔案裝訂原貌的原則，所以在拆卷時(shí)要按照順序，一本本有序進(jìn)行，力度適中，以不損壞檔案為原則。第二，掃描。掃描的文件、圖片、圖紙都應(yīng)達(dá)到制定的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的要求，保持內(nèi)容、大小、色彩均與原件一致，應(yīng)按照文件編號(hào)處理、合成一份文件，按照規(guī)定的命名方式命名，等待掛接。通常，普通文件按300dpi黑白掃描，老舊泛黃檔案和彩頁按300dpi彩色掃描，并保存為PDF和JPEG兩種格式；照片掃描像素為600dpi以上，保存為JPEG格式；圖紙掃描像素根據(jù)圖紙大小調(diào)整，以內(nèi)容絕對(duì)清晰為標(biāo)準(zhǔn)，保存為TIF和PDF兩種格式。老舊泛黃檔案如果破損嚴(yán)重或無法直接掃描，還需要先進(jìn)行修復(fù)處理。掃描的圖片通常要進(jìn)行糾偏、去污、拼接、裁剪等技術(shù)處理。第三，裝訂。掃描完成后，應(yīng)將檔案按照檔案的裝訂原貌進(jìn)行重新裝訂，且應(yīng)注意保持檔案的頁碼、件號(hào)、卷號(hào)順序不變，內(nèi)容準(zhǔn)確、無遺漏。

3　檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)后期處理

3.1數(shù)字化數(shù)據(jù)檢查

掃描工作量大，重復(fù)性強(qiáng)，檔案具有相似性，掃描時(shí)容易造成漏頁，錯(cuò)頁的現(xiàn)象，因此，數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)要進(jìn)行質(zhì)量檢查。因?yàn)閿?shù)字化數(shù)據(jù)量巨大，采用抽檢的方式進(jìn)行檢查。通常，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于5%，合格率達(dá)到95%以上（含95%），認(rèn)為合格（合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%）。但實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，檔案需要絕對(duì)的完整、清晰和真實(shí)，抽檢對(duì)檔案工作來說存在有很大的問題。首先，掃描工作具有主觀性，和掃描個(gè)人認(rèn)真程度密切相關(guān)，所以常常發(fā)現(xiàn)掃描問題是扎堆出現(xiàn)的。其次，案卷需要裝訂，就容易出現(xiàn)頁碼遺漏、標(biāo)注錯(cuò)誤的現(xiàn)象，數(shù)字化過程也是二次糾正的一個(gè)好時(shí)機(jī)，而抽檢很難發(fā)現(xiàn)。最后，如招投標(biāo)、科研文件部分檔案不需要數(shù)字化，數(shù)據(jù)自然會(huì)出現(xiàn)斷碼的情況，抽檢很難排除缺頁原因是斷碼還是漏掃。況且由于數(shù)量巨大，一旦掛接入系統(tǒng)，后期利用中很難發(fā)現(xiàn)問題，一旦出現(xiàn)問題后，糾正也很麻煩。為了解決遺漏問題，可能檔案還要重新掃描、處理，然后再覆蓋系統(tǒng)數(shù)據(jù)、光盤數(shù)據(jù)、移動(dòng)硬盤的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)，還會(huì)給利用者帶來不便。所以本館采用一頁一頁檢查的方式，雖然耗時(shí)耗力，但一勞永逸。審核完畢后，一定要盡快針對(duì)問題進(jìn)行修改，再次檢查無誤后，必須負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)、簽字后方有效。

3.2存儲(chǔ)、備份數(shù)據(jù)檢查

電子數(shù)據(jù)需要載體存儲(chǔ)、備份，通常保存載體為光盤、移動(dòng)硬盤、服務(wù)器等。為保證數(shù)據(jù)安全，通常采用在線、離線備份和多套備份方式。所以檢查過程要針對(duì)不同的備份載體進(jìn)行。通常針對(duì)設(shè)備是否正常（光盤、移動(dòng)硬盤是否可讀）、數(shù)據(jù)是否可正常讀取、數(shù)據(jù)數(shù)量是否正確，數(shù)據(jù)內(nèi)容是否完整等標(biāo)準(zhǔn)檢查。檢查完成后離線備份數(shù)據(jù)需要進(jìn)行目錄著錄、粘貼標(biāo)貼、存放入庫(kù)等操作，以便今后的管理和利用。

3.3原文掛接

數(shù)字化數(shù)據(jù)檢查無誤后，可以將其掛接到系統(tǒng)中對(duì)應(yīng)的目錄下，開始進(jìn)行利用。因數(shù)字化文件數(shù)量巨大，通常采用批量掛接的方式，需要文件名稱與數(shù)據(jù)庫(kù)中目錄一一對(duì)應(yīng)，這是就體現(xiàn)了文件命名規(guī)則的重要性。掛接過程會(huì)出現(xiàn)電子目錄找不到，或者目錄多條的現(xiàn)象，就需要即使修改電子目錄，重新掛接該條數(shù)據(jù)。掛接完成后，需要針對(duì)掛接的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，通常問題有數(shù)據(jù)顯示不正常、文件打不開、掛接漏頁、掛錯(cuò)位置、文件格式錯(cuò)誤，無法下載等問題，因文件內(nèi)容本身就大，數(shù)據(jù)量又多，工作量也更加龐大，通常只能采取抽檢的方式進(jìn)行，抽檢的比率不得低于5%，合格率達(dá)到95%以上（含95%），認(rèn)為合格。掛接原文的錯(cuò)誤通常都是一眼就可發(fā)現(xiàn)的，且不涉及文件內(nèi)容，所以抽檢是可以保證檔案的真實(shí)有效性，后期利用發(fā)現(xiàn)問題后，只需要找出備份文件重新掛接即可，工作量也較小。

4　結(jié) 語

館藏檔案的數(shù)字化降低了檔案的保存成本，提高了檢索利用的便捷性，同時(shí)也有效推動(dòng)了檔案電子信息化進(jìn)程，對(duì)檔案事業(yè)的發(fā)展起到了積極的推動(dòng)作用。但因檔案數(shù)量巨大而催生的數(shù)字化外包，給檔案安全也帶了新的風(fēng)險(xiǎn)。檔案部門除了在數(shù)字化外包期間做好上述的工作，還應(yīng)增強(qiáng)工作人員的安全意識(shí)，對(duì)全館人員進(jìn)行數(shù)字化安全風(fēng)險(xiǎn)教育，讓檔案工作者做好數(shù)字化期間的監(jiān)督工作，確保數(shù)字化工作期間，檔案信息和原件得到最大程度的安全保障。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.127

G270.7

A

1673-0194（2016）16-0195-02

2016-07-02

2013年南京中醫(yī)藥大學(xué)校哲學(xué)社會(huì)科學(xué)基金項(xiàng)目（13XSK09）。