檔案現(xiàn)代化管理中的基礎(chǔ)工作

張金來(lái)

（天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，天津 300350）

檔案現(xiàn)代化管理中的基礎(chǔ)工作

張金來(lái)

（天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院 教務(wù)處，天津 300350）

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案的管理也在發(fā)生著變化，由于長(zhǎng)期積累，檔案資源信息量也在增加，檔案管理出現(xiàn)了新的問(wèn)題，給檔案的利用帶了不便。面對(duì)檔案現(xiàn)代化管理出現(xiàn)的情況，如何做好檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)性工作是需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。本文圍繞檔案基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題，提出實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作管理程序及措施，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理、將檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，對(duì)推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程的幾個(gè)方面作了分析。

檔案；現(xiàn)代化；管理；基礎(chǔ)工作

檔案管理現(xiàn)代化是推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的客觀要求。隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，檔案的種類(lèi)數(shù)量也在增加，給保管和利用帶來(lái)諸多方面的問(wèn)題。同時(shí)利用者也對(duì)檔案工作提出了更高的要求，使信息技術(shù)現(xiàn)代化的管理模式能夠?yàn)槠涮峁﹤€(gè)性化服務(wù)。檔案現(xiàn)代化無(wú)疑是推動(dòng)檔案管理工作快速發(fā)展的動(dòng)力。信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案管理工作帶來(lái)了新的契機(jī)。建立計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是要做好檔案工作基礎(chǔ)，將收集、整理、著錄等一系列前期的檔案資源進(jìn)行計(jì)算機(jī)數(shù)字化處理轉(zhuǎn)換，達(dá)到現(xiàn)代信息化檔案管理的技術(shù)要求。就目前而言仍有許多檔案管理部門(mén)（檔案館室），出現(xiàn)基礎(chǔ)工作做的不扎實(shí)、管理不規(guī)范現(xiàn)象，需要通過(guò)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，來(lái)適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。

1　檔案管理基礎(chǔ)工作存在的問(wèn)題

檔案基礎(chǔ)工作主要體現(xiàn)在檔案的收集、鑒定、整理、編目、編研、銷(xiāo)毀、保管、利用、統(tǒng)計(jì)與管理等方面，如果某一項(xiàng)做得不規(guī)范就會(huì)給檔案的管理工作帶來(lái)麻煩和不便，檔案基礎(chǔ)工作做的好壞與否直接影響檔案現(xiàn)代化的進(jìn)程，筆者探究發(fā)現(xiàn)，目前檔案館室檔案現(xiàn)代化建設(shè)參差不齊、問(wèn)題較多，只注重保管、應(yīng)付，效率低下，影響了檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.1檔案的整理過(guò)程中分類(lèi)不清鑒定不明

界定把握不準(zhǔn)確，出現(xiàn)類(lèi)別疊加現(xiàn)象。對(duì)檔案的鑒定管理工作把握不清，如保管期限的鑒定、檔案銷(xiāo)毀的鑒定、歸檔文種的確定等。檔案的分類(lèi)甄別不清，是檔案管理工作實(shí)務(wù)中經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題，給檔案的檢索、利用帶來(lái)困難。

1.2卷內(nèi)索引目錄不完整，組卷、立檔不規(guī)范

缺少規(guī)范化的卷內(nèi)案卷目錄要求，卷內(nèi)文件目錄文字填寫(xiě)表述不齊全，有的只有卷內(nèi)目錄，沒(méi)有“卷內(nèi)備考表”或者空缺檔案號(hào)章，不標(biāo)頁(yè)碼或標(biāo)注位置不規(guī)范。組卷、立檔文種、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、責(zé)任者、時(shí)間等含混不清，檔案卷脊與卷內(nèi)標(biāo)引發(fā)生沖突，含糊不清、相互混淆，給檢索利用帶來(lái)不便。

1.3檔案管理人員專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)低

檔案管理人員素質(zhì)的高低直接影響著檔案管理的質(zhì)量，檔案基礎(chǔ)工作做的不好是檔案管理人員素質(zhì)不夠高，表現(xiàn)在幾個(gè)方面：一是檔案工作人員缺乏較高的業(yè)務(wù)能力；二是缺乏掌握適應(yīng)現(xiàn)代化信息技術(shù)發(fā)展技能要求；三是創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)，管理意識(shí)停留在傳統(tǒng)模式上。

2　加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)的有效措施

提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序。要求檔案管理收集、整理、鑒定、著錄保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一規(guī)范的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。按照《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，有組織、有步驟地實(shí)施。檔案基礎(chǔ)工作，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的要求，強(qiáng)化創(chuàng)新管理機(jī)制。

2.1制訂完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作方案

檔案基礎(chǔ)要以《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案管理基礎(chǔ)工作夯實(shí)的重點(diǎn)。首先，檔案收集要完整齊全，從檔案的歷史沿革縱向角度看，要保持檔案連續(xù)性。從時(shí)間節(jié)點(diǎn)的角度看，要保持檔案的完整性。做到歸檔不遺漏、檔案不會(huì)缺失。這是檔案整理工作的前提準(zhǔn)備工作。以天津電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)籍檔案為例，學(xué)籍的立檔要從其建校以來(lái)至今，歷屆畢業(yè)生在校期間學(xué)歷過(guò)程都要進(jìn)行歸檔中，并保持學(xué)籍檔案種類(lèi)收集齊全，歷屆所有學(xué)生不能出現(xiàn)空檔現(xiàn)象。這樣才能方便利用，精確查找，提高管理效率。其次，要特別注重電子文件的收集歸檔，要按照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》要求來(lái)做，注意規(guī)范文件的存儲(chǔ)格式，不同文件要區(qū)別對(duì)待，做到不同格式的轉(zhuǎn)換，以確保電子文件的完整和數(shù)據(jù)的安全，這也是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)前提。

2.2組卷建檔要規(guī)范

檔案的規(guī)范化是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，包括卷內(nèi)文件目錄的填寫(xiě)、歸檔案卷號(hào)的確定、件號(hào)、頁(yè)碼、卷內(nèi)備考表、機(jī)構(gòu)問(wèn)題及責(zé)任者等內(nèi)容，其不能出現(xiàn)頁(yè)碼不清、標(biāo)題不清、目錄不清的現(xiàn)象。要以《歸檔文件整理規(guī)則》為依據(jù)，實(shí)行規(guī)范化組卷、整理，同時(shí)立檔也要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，為利用信息化技術(shù)手段管理做好基礎(chǔ)性工作。

2.3建立統(tǒng)一協(xié)調(diào)的組織工作機(jī)制

建立檔案統(tǒng)一協(xié)調(diào)的組織機(jī)制是對(duì)檔案有組織、有步驟地進(jìn)行科學(xué)管理的有效機(jī)制，遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理規(guī)定辦法，制定本館的規(guī)章制度、辦法，循序漸進(jìn)科學(xué)組織、協(xié)調(diào)管理，不能因人而異。

2.4提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能素質(zhì)

檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)直接影響檔案管理的質(zhì)量，加強(qiáng)檔案工作人員的素質(zhì)尤為重要。在當(dāng)今社會(huì)快速發(fā)展的今天，需要培養(yǎng)具備復(fù)合型專業(yè)技能的檔案管理人才，具備創(chuàng)新理念，能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需要。管理人員要做到基礎(chǔ)業(yè)務(wù)扎實(shí)、技術(shù)能力強(qiáng)，能夠熟悉掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)及“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展需求，推進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展。

3　利用現(xiàn)代信息技術(shù)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段

檔案現(xiàn)代化管理中的基礎(chǔ)工作是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化的前提，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)是推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的重要手段。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，必將提高檔案現(xiàn)代管理的水平，由計(jì)算機(jī)管理向網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的延伸，并向著物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)的拓展發(fā)展。這些現(xiàn)代技術(shù)工具為檔案的現(xiàn)代化管理打開(kāi)了想象空間，如“智慧檔案館”的構(gòu)建，“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的架構(gòu)體系，都是檔案現(xiàn)代化創(chuàng)新的工具。

3.1檔案現(xiàn)代化管理是檔案基礎(chǔ)工作的延伸

檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理規(guī)劃化的工作過(guò)程，是創(chuàng)新發(fā)展的要求，是檔案基礎(chǔ)工作的延伸。隨著信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理現(xiàn)代化程度將會(huì)越來(lái)越高，為此利用計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)是檔案現(xiàn)代化管理的重要保障。

3.2發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案現(xiàn)代化管理中的重要作用

檔案的現(xiàn)代化管理夯實(shí)了檔案管理的基礎(chǔ)，如今人們的生活節(jié)奏越來(lái)越快，社會(huì)的參與度越來(lái)越高，對(duì)檔案的利用會(huì)越來(lái)越廣，希望用快捷、個(gè)性化的方式獲取對(duì)檔案的利用，現(xiàn)代化的管理手段正好適應(yīng)了這一需求。為此加快檔案信息化、現(xiàn)代化管理，推進(jìn)檔案基礎(chǔ)工作具有重要意義。

4　結(jié) 語(yǔ)

實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須做好基礎(chǔ)性工作，檔案管理者要注重檔案基礎(chǔ)建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息化技術(shù)手段，提高檔案檢索、查找的效率。在當(dāng)代信息技術(shù)，如互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)快速發(fā)展之時(shí)，檔案管理要不斷創(chuàng)新，推動(dòng)檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

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