檔案信息資源開發(fā)影響因素及對策分析

李啟俠

(長春高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管委會檔案室，吉林 長春130012)

檔案信息資源作為信息資源中的重要部分，在科技不斷創(chuàng)新、資源共享以及信息網(wǎng)絡(luò)化的影響，傳統(tǒng)的檔案信息管理已經(jīng)不能跟上社會發(fā)展的步伐，需要不斷改進管理模式，針對管理中存在的問題，提出相應(yīng)的解決辦法，提高管理水平。

1 影響檔案信息資源開發(fā)的因素

科技的進步以及信息化發(fā)展，給檔案信息資源開發(fā)工作造成了一定的影響，而且這些影響因素是不斷變化的，對檔案信息資源開發(fā)工作影響較大的具體包括：管理者意識比較落后、檔案設(shè)施不完善、管理模式比較落后等。首先是管理者意識比較落后，主要體現(xiàn)在處理檔案信息資源工作時，還是以傳統(tǒng)的管理方式為主，對于一些先進的辦公技術(shù)，沒有充分的利用，在一定程度上阻礙著檔案信息資源的開發(fā)水平，檔案工作隊伍沒有重視該項工作的重要性以及意義，存在意識淡薄的現(xiàn)象，負責檔案工作的隊伍整體水平不高。

其次，在檔案設(shè)施建設(shè)過程中，由于缺乏資金的投入，造成檔案設(shè)施不夠完善，尤其是邊遠地區(qū)或者落后地區(qū)，其檔案設(shè)施的建設(shè)比較落后，尤其是與發(fā)達地區(qū)相比，其檔案信息資源不能及時共享，在使用檔案信息資源時，存在著時間與空間上的問題，造成了使用效率低下等問題，軟件設(shè)施不能有效的與硬件設(shè)施相互配合，使其具有的作用未充分的發(fā)揮出來，一些地區(qū)還未完成檔案信息資源局域網(wǎng)的建設(shè)，造成在管理檔案時，只能進行檢索與制作目錄，資金的缺乏給信息中資源開發(fā)工作，造成了巨大的影響。

最后，傳統(tǒng)管理模式依然存在，管理模式相對落后，受到計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等的影響，改變了人們接收信息的方式，拓寬了人們?nèi)〉眯畔①Y源的渠道，加之管理者受思維定式的影響比較嚴重，對于新型技術(shù)或者管理觀念，很難做到第一時間便接收與利用，造成了檔案信息資源開發(fā)工作難以快速發(fā)展，其中有些單位還是以紙質(zhì)文獻為主，將電子檔案放在次要位置，檔案信息資源不可以靈活的利用，在一定程度上，給檔案信息資源的開發(fā)工作，造成嚴重的影響，況且影響檔案信息資源開發(fā)的因素是相互作用的，由此增加了開發(fā)工作的困難程度。

2 合理開發(fā)檔案信息資源的對策

2.1 轉(zhuǎn)變檔案信息資源開發(fā)的思想觀念

就我國檔案資源開發(fā)工作的現(xiàn)狀來看，要想不斷地提高檔案信息資源的管理水平，實現(xiàn)更好的開發(fā)與利用檔案信息資源，需要在思想上進行轉(zhuǎn)變，首先就要轉(zhuǎn)變管理者對檔案信息資源開發(fā)與利用的觀念，使其樹立起與時俱進的觀念，提高其重視開發(fā)檔案信息資源意識，將落后的檔案信息資源管理制度加以改進。

除了管理者需要轉(zhuǎn)變思想外，負責檔案管理工作的人員也需要改變其管理思維模式，及時適應(yīng)新的檔案信息觀念，相關(guān)從業(yè)人員需要不斷地學習新的檔案管理知識，擴大檔案知識層面，以提高自身適應(yīng)現(xiàn)代檔案信息資源管理工作，而檔案管理部門要重視對相關(guān)人員的管理，重視培養(yǎng)人員的工作素養(yǎng)，對其進行定期的培訓，主要針對先進的開發(fā)與管理技術(shù)做好培訓，使基層工作人員可以充分的利用這些技術(shù)，提高檔案信息資源開發(fā)水平，提高檔案人員的綜合素質(zhì)，除了具備基本的檔案文獻編研的能力，包括對檔案信息資源的整理、立卷以及鑒定等內(nèi)容，除此之外還需要具備圖形設(shè)計以及電腦操作技能等，在日常工作中還需要及時了解相關(guān)知識，為檔案開發(fā)工作做好基礎(chǔ)保障工作。

2.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施

要想做好檔案信息資源的開發(fā)與利用，需要在日常的生活中，加強對檔案信息管理設(shè)施的建設(shè)力度，為開發(fā)檔案信息資源提供充足的物質(zhì)保證，做好檔案信息資源的開發(fā)工作，可以提高檔案資源的建設(shè)水平，由于檔案資源建設(shè)工作主要是對檔案信息資源進行收集與整理，同時還需要做好檔案記錄工作，由此需要構(gòu)建檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，推動現(xiàn)代檔案信息資源管理的發(fā)展，建立數(shù)據(jù)庫利用搜索引擎等技術(shù)，可以實現(xiàn)信息資源快速查找，在一定程度上可以節(jié)約大量的人力、物力，而且檔案信息資源平臺的構(gòu)建，可以實現(xiàn)信息資源的共享，同時可以提高檔案信息資源開發(fā)效率與水平，為進行檔案調(diào)閱使用或者檔案歸檔時，提供方便快捷的使用途徑，實現(xiàn)檔案信息資源的時空操作，使檔案信息資源的利用效率不斷提高，最終實現(xiàn)檔案信息資源的開發(fā)與利用。

提高檔案室的條件，由于檔案信息資源的主要載體是紙質(zhì)材料或者光盤等，這些載體對于環(huán)境的要求比較高，而且在檔案信息資源的利用過程中，也需要在自然環(huán)境中進行傳遞，所以極易受到自然環(huán)境的威脅，尤其是儲藏室與信息控制機房的環(huán)境，需要做好防塵、防電磁與靜電的干擾，同時還需要做好防雷電等措施，保持檔案信息資源儲藏室的環(huán)境衛(wèi)生，這也是保證檔案信息資源安全性的重要手段之一，同時要嚴格控制存放檔案信息資源室內(nèi)溫度，尤其是一些光盤等材質(zhì)的載體，容易受到溫度的影響，由此需要溫度嚴格的控制在合理范圍內(nèi)。

2.3 做好檔案信息資源的安全保障工作

檔案信息資源是當今社會發(fā)展的重要能源，對于國家和社會以及企業(yè)而言，檔案信息資源都有著重要的作用，其在社會發(fā)展、文化的傳承與發(fā)展、經(jīng)濟的發(fā)展等方面，都發(fā)揮著積極的作用，由此做好檔案信息資源的安全管理工作，是保障國家、社會、企業(yè)利益的重要手段，有效的發(fā)揮檔案資源的價值，利用先進的技術(shù)，完善檔案信息資源的安全系統(tǒng)，做好保護檔案信息資源的工作。

我國檔案信息資源的安全建設(shè)工作還處在剛剛起步的階段，相關(guān)的法律法規(guī)還不夠完善，未能給檔案信息資源提供完整的法律依據(jù)以及保護，尤其是當出現(xiàn)檔案信息資源泄漏或者資源被竊取情況后，沒有具體的、完善的法律法規(guī)進行處理，由此需要相關(guān)部門制定出具體的、科學的、針對性的保護檔案信息資源安全的法律法規(guī)，嚴厲打擊不法分子竊取檔案信息資源的行為，充分發(fā)揮法律的作用，保護檔案信息資源，為其營造一個安全的使用環(huán)境。

2.4 加大資金與技術(shù)的投入力度

政府部門需要不斷地加大資金投入力度，為開發(fā)檔案信息資源工作提供物質(zhì)保障，現(xiàn)代的檔案信息資源的管理與開發(fā)，需要利用大量的計算機設(shè)備以及其他先進設(shè)備，這也是制約著檔案信息資源開發(fā)工作發(fā)展的重要因素，由此加大資金的支持力度，加快現(xiàn)代檔案室的建設(shè)，同時做好電子檔案的推廣使用，政府可以與專業(yè)的軟件公司進行合作，完善檔案信息資源管理系統(tǒng)，同時還需要加大技術(shù)的投入，加強檔案信息資源安全技術(shù)的研究力度，做好檔案信息資源安全技術(shù)的自主研發(fā)工作，開發(fā)具有自主知識產(chǎn)權(quán)保障且安全性比較高的檔案信息管理技術(shù)，保證用來儲存檔案信息資源與利用的關(guān)鍵設(shè)備，是由我國進行自主研制并生產(chǎn)的。

由于現(xiàn)代檔案信息資源的開發(fā)與使用，主要是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主，極易出現(xiàn)黑客盜取信息資源的情況，而且極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊，需要加強檔案信息資源系統(tǒng)防火墻的建設(shè)，提高網(wǎng)絡(luò)檔案資源使用環(huán)境的安全性，嚴格規(guī)范使用者按照正確操作方法使用檔案信息資源，針對極易出現(xiàn)的安全性問題，做加大處理力度，做好防范措施，針對檔案信息資源的安全現(xiàn)狀，進行不斷地分析與總結(jié)，針對經(jīng)常出現(xiàn)的問題，提出具體的解決辦法，同時制定出一套完善的檔案管理制度，加強對檔案信息資源管理與開發(fā)工作的監(jiān)督與檢查，將保證檔案信息資源安全性作為主要內(nèi)容。

3 結(jié)束語

檔案信息資源的開發(fā)是在檔案信息資源管理的基礎(chǔ)上進行的，而保證檔案信息資源的安全性是管理工作中的重要內(nèi)容，文中對影響檔案信息資源開發(fā)水平的重要因素做了簡單的論述，主要從管理者的思想觀念、工作人員工作素養(yǎng)、技術(shù)與資金的投入、檔案管理制度等方面進行詳細的論述，意在為提高我國檔案信息資源開發(fā)的水平，提供可參考的建議。

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