檔案業(yè)務指導工作存在的問題及對策

◎孫穎

檔案業(yè)務指導工作存在的問題及對策

◎孫穎

檔案業(yè)務指導是檔案管理工作中至關重要的部分，其業(yè)務能力的好壞直接影響到檔案事業(yè)發(fā)展的快慢。在經濟快速發(fā)展的今天，檔案管理的數(shù)量和種類都逐漸增多，涉及的范圍也越來越廣，加之信息技術的廣泛應用，給檔案業(yè)務指導工作帶來巨大的挑戰(zhàn)。本文首先分析了當前檔案業(yè)務指導工作中存在的問題，進而提出了相關的解決對策，以期進一步完善檔案業(yè)務指導工作，促進我國檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

伴隨時代的發(fā)展，社會的進步，我國檔案管理工作也取得了一定的成就。檔案業(yè)務指導作為檔案管理中不可或缺的工作，對于促進我國檔案事業(yè)快速發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。近年來，隨著檔案管理水平的提升，信息化檔案管理的建設，人們對于檔案管理工作的重視程度也逐漸加深，與此同時，檔案業(yè)務指導工作中存在的問題也漸漸暴露出來，阻礙了檔案管理工作的進一步發(fā)展。因此，必須采取有效措施對檔案業(yè)務指導工作中的問題進行解決，從而使檔案業(yè)務指導工作更加科學、全面，推動我國檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展。

檔案業(yè)務指導工作存在的問題

缺乏對檔案指導工作的重視。通過調查可以發(fā)現(xiàn)，有些檔案管理單位的檔案指導工作開展的有聲有色，而有些單位卻一直將檔案指導工作停留在表面，沒有切實發(fā)揮指導作用，究其原因主要還是由于思想上的不重視。有的檔案單位過分重視經濟效益，認為檔案指導工作不僅不能使單位在短時間內獲得較高的經濟收益，而且還需要投入人力、物力、財力，效果還不一定明顯，因而，領導的主觀意識決定了檔案指導工作在其單位中并沒有樹立較高的地位。此外，檔案指導工作能力的提升來自于長期的經驗積累，而有些檔案管理單位人員調動過于頻繁，擔任檔案指導工作的人員經常是剛熟悉了業(yè)務就被調離其他崗位，這對檔案指導工作的提升是極其不利的。

指導觀念陳舊。檔案業(yè)務指導工作在很長時間以來被誤認為是事后監(jiān)督工作，也就是在檔案整理工作完畢后對其進行進一步的檢查。正是由于這種陳舊的指導觀念，導致檔案指導工作長期處于被動狀態(tài)，沒能及時發(fā)揮其指導作用，經常出現(xiàn)一些檔案已經歸檔成文才發(fā)現(xiàn)資料并不完整，失去了其參考價值。檔案業(yè)務指導工作應該具有主動性和前瞻性，尤其針對一些重大的工程、科研項目等的檔案管理工作，檔案指導必須要提前介入，確保檔案資料的完整和準確。

指導方法落后。傳統(tǒng)的檔案業(yè)務指導一直采用面對面、手把手的方法，并且指導工作具體、細致，但是，這樣的方法需要耗費工作人員大量的時間和精力。伴隨檔案業(yè)務量的擴大，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的指導方法顯然無法滿足當前業(yè)務需求，同時，檔案管理人員僅憑自己的力量也無法開展大量的業(yè)務指導工作，如果不改變傳統(tǒng)指導方法，會給工作人員造成巨大的壓力，不利于檔案業(yè)務指導工作的開展。

檔案業(yè)務指導人員綜合素質較低。伴隨信息時代的到來，檔案管理工作也步入了信息化，計算機技術的應用給檔案管理工作帶來了極大的便捷，不僅提高了檔案管理工作效率，而且使檔案管理更加科學、可靠。與此同時，這對于檔案業(yè)務指導人員的綜合素質提出了更高的要求。然而，當前很多檔案業(yè)務指導人員并不能盡快適應現(xiàn)代化的工作模式，對于先進的電子設備操作也不熟練，給檔案業(yè)務指導工作帶來極大困擾。

完善檔案業(yè)務指導工作的對策

加強對檔案業(yè)務指導工作的重視程度。要想切實做好檔案業(yè)務指導工作，充分發(fā)揮指導工作的作用，檔案管理單位的領導首先要從思想上認識到檔案業(yè)務指導工作的重要程度。有了領導的帶動，才能端正工作人員對檔案業(yè)務指導工作的態(tài)度，提高其工作積極性和主動性，進而將檔案業(yè)務指導作用充分發(fā)揮出來，促進檔案管理事業(yè)的進步。在如何加強對檔案業(yè)務指導工作的重視的問題上，檔案管理單位要做好宣傳工作，比如利用6.9國際檔案日宣傳檔案管理工作的重要性，增強檔案業(yè)務指導人員的責任心和使命感。

改變指導觀念。在充分認識到檔案業(yè)務指導工作的重要性后，就要改變過去陳舊的指導觀念，將事后監(jiān)督轉變?yōu)槭虑皡⑴c，化被動管理為主動參與，對于檔案資料形成的整個過程進行監(jiān)督和指導，確保檔案資料的準確、完整，使檔案管理工作更加科學、有序，提高檔案資料的利用價值。

改變傳統(tǒng)指導方法。首先，檔案管理工作規(guī)模的擴大導致業(yè)務指導工作很難做到面面俱到，因此，必須將微觀指導與宏觀指導有機結合。對檔案管理中的重點、難點要切實做好微觀指導，既要保證檔案管理工作的整體質量，又要發(fā)揮宏觀指導作用。其次，加大對檔案管理工作的執(zhí)法力度。一些單位之所以不夠重視檔案業(yè)務指導工作，使其長期流于表面形式，正是因為沒有明確的規(guī)章制度對其進行約束和懲罰。因而，要使檔案業(yè)務指導工作真正落實，必須制定專門的規(guī)章制度，用以規(guī)范和約束相關人員的行為。

提高檔案業(yè)務指導人員的綜合素質。目前從事檔案指導工作的人員既要有良好的政治素質和豐富的專業(yè)知識素質，也要具備適應新形勢的基本素養(yǎng)，掌握必要的計算機網絡信息技術，以適應新形勢下檔案業(yè)務指導工作服務的需要。首先，加強繼續(xù)教育，樹立終身學習理念。在系統(tǒng)專業(yè)知識更新的基礎上，更加注重網絡計算機、信息文化知識的學習，提高現(xiàn)代化管理技能。其次，加強業(yè)務交流。要經常有組織、有目的的帶領檔案人員參加學術研討或業(yè)務交流活動，為檔案人員建立一個專業(yè)信息交流平臺，以此取長補短，共同進步。

結束語：總而言之，當前檔案業(yè)務指導工作中仍然存在缺乏對檔案指導工作的重視、指導觀念陳舊、指導方法落后以及檔案業(yè)務指導人員綜合素質較低等問題，不利于檔案管理事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為了有效完善檔案業(yè)務指導工作，必須加強對檔案業(yè)務指導工作的重視程度、改變指導觀念、改變傳統(tǒng)指導方法以及提高檔案業(yè)務指導人員的綜合素質，進而提高檔案業(yè)務指導水平，使檔案業(yè)務指導意義得到充分發(fā)揮，推動我國檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

（作者單位：北京市平谷區(qū)檔案局）