醫(yī)院后勤檔案的意義與對(duì)策

◎夏京艷

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醫(yī)院后勤檔案的意義與對(duì)策

◎夏京艷

隨著醫(yī)療改革的不斷推進(jìn)，醫(yī)院的工作也逐漸呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的趨勢(shì)，醫(yī)院后勤檔案管理工作是醫(yī)院檔案管理的重要部分之一，加強(qiáng)醫(yī)院后勤檔案管理對(duì)提升檔案管理水平的作用無(wú)可比擬。本文首先研究了醫(yī)院后勤檔案管理的意義，隨后分析了醫(yī)院后勤檔案管理工作中存在的問(wèn)題，最后根據(jù)這些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)具有針對(duì)性的解決醫(yī)院后勤檔案管理問(wèn)題的對(duì)策。

醫(yī)院的檔案主要來(lái)自資產(chǎn)管理、科研、行政及后勤四個(gè)方面，是由圖片、文字、音像等不同載體完成的歷史記錄。醫(yī)院后勤檔案管理涉及的主要內(nèi)容包括設(shè)備運(yùn)行、保潔滅害、水電氣等日常類(lèi)管理以及醫(yī)院建設(shè)、綠化、維修、設(shè)計(jì)、招標(biāo)等建設(shè)類(lèi)管理，若醫(yī)院還會(huì)開(kāi)展業(yè)務(wù)外包活動(dòng)，則外包業(yè)務(wù)檔案管理也屬于醫(yī)院后勤管理的范疇。信息時(shí)代下，醫(yī)院后勤檔案管理在維護(hù)醫(yī)院權(quán)益、促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展、提高管理效能等方面的作用非同小可，因此對(duì)醫(yī)院后勤檔案進(jìn)行高效率管理是時(shí)代所趨。

醫(yī)院后勤檔案管理的意義

為醫(yī)院建設(shè)及規(guī)劃發(fā)揮憑證作用。 當(dāng)代醫(yī)院為了適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，一直在不斷地?cái)U(kuò)大規(guī)模，但是醫(yī)院在擴(kuò)建過(guò)程中，需要有初始的建設(shè)數(shù)據(jù)、文件、資料等檔案提供真實(shí)的歷史依據(jù)及發(fā)展現(xiàn)狀，而后勤檔案就是這類(lèi)重要的檔案，記錄了包含房產(chǎn)、人員及設(shè)備等整個(gè)管理活動(dòng)的全部信息，不僅能為開(kāi)展后期工作進(jìn)行決策提供咨詢(xún)材料及參考依據(jù)，還能為醫(yī)院建設(shè)及規(guī)劃發(fā)揮憑證作用。

為醫(yī)院日常管理發(fā)揮參考作用。醫(yī)院后勤檔案不僅需要記錄整個(gè)管理活動(dòng)的開(kāi)展過(guò)程，還要記錄活動(dòng)的結(jié)構(gòu)，也就是說(shuō)，所有的后勤檔案都必須是真實(shí)的記錄，不僅要為總結(jié)和研究工作發(fā)展規(guī)律提供科學(xué)依據(jù)，還要為提升工作水平與效率提供重要資料，為醫(yī)院日常管理發(fā)揮參考作用。

為醫(yī)院發(fā)展提供強(qiáng)力保障。醫(yī)院建設(shè)及管理過(guò)程當(dāng)中的最原始資料就是醫(yī)院后勤檔案。該檔案的目的是記錄醫(yī)院后勤部門(mén)在維修管理、物業(yè)管理、基本建設(shè)、綠化保潔、被服洗滌以及生活保障方面的工作狀態(tài)，可以為醫(yī)院的發(fā)展提供強(qiáng)有力的保障。近幾年，由于醫(yī)院后勤設(shè)備的不斷更新，結(jié)構(gòu)的復(fù)雜化，導(dǎo)致設(shè)備日常維護(hù)工作難度較大，保存這些大型設(shè)備檔案的完整性也越來(lái)越被重視，加上后勤部門(mén)的日常工作量大，工作內(nèi)容繁瑣，又與其他部門(mén)緊密協(xié)作，所以醫(yī)院后勤檔案在數(shù)量上相比其他檔案也是遙遙領(lǐng)先，該檔案的保存價(jià)值極高。

醫(yī)院后勤檔案管理工作中存在的問(wèn)題

后勤檔案歸檔系統(tǒng)不完善。檔案歸檔工作是檔案管理工作的核心，但事實(shí)上，有很多的大中型醫(yī)院都忽略了后勤檔案管理的重要性，導(dǎo)致醫(yī)院后勤檔案歸檔系統(tǒng)不完善、制度不健全，沒(méi)有全面而系統(tǒng)的后勤檔案整理流程，也沒(méi)有設(shè)立統(tǒng)一明確的檔案管理。在某些醫(yī)院開(kāi)展后勤檔案管理工作時(shí)，管理人員沒(méi)有按照確定的編制要求程序化地進(jìn)行后勤檔案分類(lèi)規(guī)整，而是僅僅憑借經(jīng)驗(yàn)整理，看似工作做得詳細(xì)整齊，實(shí)則無(wú)章可循，極易引起后期檔案查找的不便。

后勤檔案管理人員意識(shí)薄弱。由于醫(yī)院后勤檔案管理部門(mén)人員的道德素養(yǎng)水平參差不齊，流動(dòng)性強(qiáng)，且管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，大部分醫(yī)院的后勤檔案管理人員管理意識(shí)都不強(qiáng)，在其工作時(shí)容易導(dǎo)致檔案資料流向不明、檔案資料收集不全等管理工作脫節(jié)現(xiàn)象，再者，很多醫(yī)院并未設(shè)立后勤檔案管理部門(mén)，甚至各類(lèi)檔案分散在不同的部門(mén)的不同人員中，這些人員如果不能自覺(jué)地在項(xiàng)目實(shí)施后及時(shí)歸檔，將導(dǎo)致后勤檔案不齊全，無(wú)法為醫(yī)院的日常管理及日后規(guī)劃工作提供及時(shí)、有效的參考依據(jù)。

維修等工作檔案記錄不詳。隨著醫(yī)療改革的發(fā)展，醫(yī)院在科室結(jié)構(gòu)及規(guī)模上都做出了相應(yīng)的調(diào)整與擴(kuò)大，如果某科室在進(jìn)行改造維修或者重新裝修工作，那么不僅房屋的樣貌會(huì)發(fā)生改變，原先部門(mén)的結(jié)構(gòu)也會(huì)產(chǎn)生變化，這些變化應(yīng)當(dāng)集中反映在后勤檔案當(dāng)中，然而實(shí)際操作中，并沒(méi)有很多的醫(yī)院會(huì)對(duì)這些繁雜的變化及時(shí)地逐一記錄，導(dǎo)致檔案記錄不全面、不詳細(xì)，喪失了其作為“重要記錄存儲(chǔ)器”的使用價(jià)值。

解決醫(yī)院后勤檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

完善后勤檔案管理制度。為了發(fā)揮制度的規(guī)范和指導(dǎo)作用，建立科學(xué)且合理的后勤檔案管理制度不可或缺。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)各部門(mén)在積極提供具有留存價(jià)值資料的同時(shí)，延伸檔案內(nèi)容的收集范圍，以支持檔案管理，并參照新醫(yī)療改革而的要求與目標(biāo)，結(jié)合醫(yī)院自身后勤檔案管理現(xiàn)狀，及時(shí)加以制度的改進(jìn)，保證后勤檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。例如，在醫(yī)院進(jìn)行修建時(shí)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人要及時(shí)收集修建工作中（從施工到竣工）的所以協(xié)議及文件，及時(shí)交予后勤檔案管理人員收集，再由后勤檔案管理人員進(jìn)行整理，最后按照規(guī)定的建檔方式進(jìn)行歸檔，保證修建檔案資料準(zhǔn)確且齊全，若有遺漏，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，這樣一來(lái)，后勤檔案才能發(fā)揮其整體功能。

加強(qiáng)后勤檔案管理人員培訓(xùn)。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立專(zhuān)門(mén)的后勤檔案管理部門(mén)，并加強(qiáng)高素質(zhì)后勤專(zhuān)業(yè)化管理人才的隊(duì)伍建設(shè)，讓每一位后勤檔案管理人員都對(duì)其管理職責(zé)熟記在心，并制定責(zé)任制度，一旦后勤檔案管理工作發(fā)生疏漏，責(zé)任到個(gè)人，以提高后勤檔案管理工作的效率，避免在后勤檔案管理中產(chǎn)生不必要的疏漏。另外，檔案管理人員在進(jìn)行后勤檔案移交時(shí)，必須按照醫(yī)院指定的交接流程及制度，不可隨意交至不相關(guān)的人手中，保障醫(yī)院后勤檔案資料的完整、真實(shí)以及機(jī)密性。

推動(dòng)后勤檔案電子化發(fā)展。受電子信息技術(shù)的發(fā)展的影響，我國(guó)的檔案管理資料也實(shí)現(xiàn)了載體的多元化。醫(yī)院檔案的形式不再局限于文字，而是出現(xiàn)了音像及電子數(shù)據(jù)形式，為科研及醫(yī)院發(fā)展創(chuàng)設(shè)了一條捷徑，因此，醫(yī)院后勤部門(mén)應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的利用，以掃描條形碼的形式、磁盤(pán)的存儲(chǔ)模式實(shí)現(xiàn)電子化檔案收集，推動(dòng)后勤檔案電子化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)后勤檔案電子化管理。

綜上所述，在競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈、高速信息化發(fā)展的今日，強(qiáng)化后勤檔案管理是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院后勤管理高效化的重要方式之一，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)意識(shí)到開(kāi)展后勤檔案管理是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的艱巨任務(wù)，應(yīng)當(dāng)在推進(jìn)信息化建設(shè)的同時(shí)完善相關(guān)檔案管理制度，在為管理工作及決策者提供有效備查依據(jù)的同時(shí)，提高后勤管理服務(wù)質(zhì)量，提升醫(yī)院整體水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

（工作單位：荊州市中心醫(yī)院）