論事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)

劉 惠

(武漢產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)督檢驗所，湖北 武漢 430015)

0 引言

現(xiàn)代電子信息技術(shù)的發(fā)展，對社會的各方面產(chǎn)生了質(zhì)的飛躍。信息技術(shù)迅速在各行各業(yè)應(yīng)用起來，檔案管理也不例外，檔案信息化建設(shè)已在全國各地開展著。然而在檔案信息化建設(shè)中出現(xiàn)了一系列問題，值得我們引以為戒。本文主要針對事業(yè)單位檔案中存在的問題進(jìn)行分析，并提出建設(shè)性意見，以利于檔案信息化更好地建設(shè)。

1 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，以計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用在各個行業(yè)。傳統(tǒng)檔案的歸檔整理方式、保存方法、檢索、查詢等手段等已無法滿足當(dāng)今社會發(fā)展的需要，逐步被計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為代表的信息技術(shù)所取代?，F(xiàn)代一些電子政務(wù)、電子商務(wù)、OA辦公自動化系統(tǒng)，電子文件在線傳輸、批閱等等，使檔案管理發(fā)展的環(huán)境和形勢發(fā)生了很大變化。因而，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)已成為各個檔案部門責(zé)無旁貸的歷史責(zé)任和必然選擇。事業(yè)單位接受黨委和政府的領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置黨組或者黨委會，屬于國家機(jī)關(guān)編制一類等獨特的屬性，另外隨著事業(yè)單位的逐步轉(zhuǎn)企改制，事業(yè)單位檔案管理日趨復(fù)雜，動態(tài)管理成為必要。再加上事業(yè)單位的檔案則有著記錄機(jī)構(gòu)發(fā)展歷史、組織變化、人事任免以及重大歷史活動等職能。它能為單位的發(fā)展與改革提供歷史依據(jù)，為人員的聘用提供參考。為適應(yīng)新時代新形勢下事業(yè)單位的發(fā)展，實施檔案信息化管理，促使事業(yè)單位檔案工作取得突破性進(jìn)展尤為重要。

2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)存在的問題

2.1 事業(yè)單位檔案工作日益邊緣化

當(dāng)前,事業(yè)單位的很多領(lǐng)導(dǎo)把業(yè)務(wù)的發(fā)展當(dāng)作單位的中心工作,認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要。但實際上,事業(yè)單位的檔案則有著記錄機(jī)構(gòu)發(fā)展變化、人事任免、以及重大歷史活動等職能。它能為單位的發(fā)展與改革提供歷史依據(jù)，為人員的聘用提供參考。由此可見事業(yè)單位檔案管理工作的重要性,事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)必須對檔案的管理足夠重視,才能為單位的發(fā)展?fàn)幦〉阶畲蟮睦妗?/p>

2.2 事業(yè)單位檔案管理者素質(zhì)薄弱

近些年，隨著事業(yè)單位轉(zhuǎn)企改制的啟動，很多事業(yè)單位對組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，對管理層次進(jìn)行削減，,對管理人員進(jìn)行裁剪，精簡管理結(jié)構(gòu)，以降低管理成本,提高事業(yè)單位轉(zhuǎn)企后的市場應(yīng)變能力。這集中表現(xiàn)為，許多事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)與人員成為裁減的對象，導(dǎo)致他們檔案管理的積極下降。另外檔案管理員在事業(yè)單位大多數(shù)年齡偏大，所受的文化教育水平不高，大多數(shù)是中專畢業(yè)，管理檔案的專業(yè)人員在事業(yè)單位中是比較匾乏的,大多數(shù)檔案的管理人員只是兼職，沒有參加過專業(yè)的檔案管理知識的培訓(xùn)。從而導(dǎo)致許多事業(yè)單位檔案管理員素質(zhì)普遍偏低，大多數(shù)檔案管理者只是停留在對檔案進(jìn)行分類整理、歸檔或者把紙質(zhì)檔案錄入電腦等簡單的檔案管理流程，這些難以滿足檔案管理信息化的要求。

2.3 事業(yè)單位檔案信息管理方式實效不高

一些事業(yè)單位負(fù)責(zé)檔案管理部門面對信息化浪潮，精密鑼鼓開始積極行動起來。他們引進(jìn)大量先進(jìn)的設(shè)備，運用先進(jìn)的儀器設(shè)備一方面，脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存，另一方面，對實體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。然后，在檔案管理系統(tǒng)軟件的幫助下，它提供了網(wǎng)絡(luò)的信息檢索或瀏覽。但許多機(jī)構(gòu)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目引進(jìn)設(shè)備檔案管理，對檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想指導(dǎo)，對檔案信息化建設(shè)的根本目的缺乏深刻認(rèn)識，重視檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的開發(fā)利用，忽視檔案信息資源。因此，檔案信息化建設(shè)的實際效果不高。

2.4 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)安全的防護(hù)制度不健全

在事業(yè)單位日常工作中，難免會涉及到一些國家機(jī)密文件，在此類文件的歸檔過程，進(jìn)行信息化處理時，要注重文件資料的安全，確保涉密資料的安全。但是有的事業(yè)單位沒有從管理制度上建立相應(yīng)的安全防范機(jī)制，在整個運行過程中，缺乏行之有效的安全檢查和應(yīng)對保護(hù)制度。雖然有些單位出臺了一些檔案安全保密制度，但遠(yuǎn)不能滿足檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全管理的發(fā)展需求。

2.5 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)技術(shù)水平落后

檔案管理要實現(xiàn)信息化，必須要達(dá)到相應(yīng)硬件水平作為支撐，特別是信息化管理技術(shù)、設(shè)備的依賴性較強(qiáng)。檔案管理信息化首先要求保證檔案信息的安全，檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全的前提條件下，杜絕駭客、病毒危害檔案管理信息化工作的實施，確保檔案信息化建設(shè)。然而，大多數(shù)事業(yè)單位檔案的管理技術(shù)、設(shè)備比較陳舊老化，僅僅只是擁有幾臺電腦，把資料錄入電腦再進(jìn)行掃描等等，雖部分設(shè)備雖能做到網(wǎng)絡(luò)連接一體化，但是難以升級，無法防止網(wǎng)絡(luò)病毒對檔案信息化管理來帶的潛在危害。

3 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)對策分析

3.1 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)

為適應(yīng)信息化檔案管理工作的要求，檔案工作人員職責(zé)不單單只是檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計、排列和檢索編制等工作，還需要具備應(yīng)用電子計算機(jī)編目檢索、存貯及調(diào)用檔案，以及檔案信息安全的維護(hù)等職責(zé)。檔案工作人員不僅要掌握檔案學(xué)的專業(yè)知識，還要熟練掌握計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)知識，還要具備較強(qiáng)的信息獲取、交流、傳播、鑒定、評估、加工、提煉能力。檔案管理人員的素質(zhì)應(yīng)當(dāng)實現(xiàn)"一專多能"的基本素質(zhì)結(jié)構(gòu),朝著復(fù)合型人才的方向發(fā)展。使檔案人員由傳統(tǒng)的“檔案保管者”變?yōu)椤皺n案信息資源的管理者和傳播者”，成為檔案信息建設(shè)的行家里手。事業(yè)單位應(yīng)建立以檔案管理型人才為基礎(chǔ)，復(fù)合性人才為重點的高科技人才為骨干的檔案干部隊伍體系，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念，檔案管理業(yè)務(wù)知識，滿足檔案信息化建設(shè)的需要。

3.2 搭建事業(yè)單位檔案信息資源管理平臺

檔案信息的建設(shè)離不開信息技術(shù)，檔案信息資源是檔案信息工作的源泉。利用信息技術(shù)手段，建立檔案信息資源管理平臺，做好檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的操作優(yōu)化、優(yōu)化編目和檢索查詢等方面的應(yīng)用功能，保證檔案信息管理系統(tǒng)資源的安全，保證檔案資源豐富、系統(tǒng)化，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享。建設(shè)現(xiàn)有的文件、檔案信息發(fā)布平臺和查詢使用系統(tǒng)，方便快捷的向公眾提供檔案服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案的社會服務(wù)功能。通過對檔案信息的處理、提煉、檔案信息資源的深度開發(fā)和挖掘，依托網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)，實現(xiàn)了檔案編輯成果的有機(jī)結(jié)合，實現(xiàn)了文本、聲音、圖像、圖片等多種形式的有機(jī)結(jié)合，真正實現(xiàn)了檔案信息開發(fā)的目標(biāo)。

3.3 建立事業(yè)單位檔案信息安全管理的長效機(jī)制

事業(yè)單位應(yīng)建立檔案信息安全管理的長效機(jī)制，樹立“只有安全發(fā)展才能科學(xué)發(fā)展”的理念，嚴(yán)格落實檔案“八防”制度，確保檔案安全管理警鐘長鳴、責(zé)任到位、無縫銜接。檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)或數(shù)據(jù)庫一旦出現(xiàn)問題，應(yīng)迅速啟動應(yīng)急方案，使檔案信息系統(tǒng)恢復(fù)正常。做好檔案安全技術(shù)體系的建立，特別是在進(jìn)口、傳輸、使用的過程中做好安全把控，采取安全保護(hù)措施，有效保護(hù)檔案的安全，確保萬無一失。

3.4 做好事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)的有效接軌

隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，做好檔案管理系統(tǒng)和事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的有效接軌尤為重要。這樣可以適時接收在辦公自動化過程中形成的電子文件信息，并將這些數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)化成為數(shù)字檔案，從而大大提高了檔案管理效率。通過加大檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施的投入力度，通過對網(wǎng)絡(luò)、計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、圖像識別、處理軟件等設(shè)備，從而雙紙質(zhì)文件和電子文件歸檔，逐步實現(xiàn)文件的集成，電子文件和紙質(zhì)文件的同步網(wǎng)絡(luò)管理，然后通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)的各部門檔案的收集、整理、存儲、統(tǒng)計、檢索和利用的各個方面實現(xiàn)計算機(jī)控制和對不同來源和不同格式的數(shù)字檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化處理等等，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)和事業(yè)單位辦公自動化系統(tǒng)的有效接軌。

4 總結(jié)

事業(yè)單位檔案信息化是一項長期性、艱巨性、復(fù)雜性的系統(tǒng)工程。要實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，除了要引起領(lǐng)導(dǎo)重視，加大硬軟件設(shè)施投入外，還需要加大檔案復(fù)合型人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，以及建立檔案信息安全管理的長效機(jī)制之外，還要保持事業(yè)單位檔案信息化與社會信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)三方面的一致性。事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)是一個漫長的過程，并不是一蹴而就的。檔案信息化建設(shè)需遵循自身發(fā)展規(guī)律，從實際出發(fā)，分步實施，積極穩(wěn)妥地推進(jìn)進(jìn)程。

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