央企辦公室精細化管理的必要性及其實施

周 麗

(廣西電網有限責任公司玉林供電局，廣西 玉林 537000)

習近平總書記在《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》中指出，要發(fā)揮辦公室的整體效能，權衡大事小事、急事緩事，抓大事不放，抓急事先辦；溝通上下左右，做到上情下達、內外有別，使各項工作有條不紊地進行。實施精細化管理，是提升辦公室效能的關鍵。

1 精細化管理的必要性：時代發(fā)展的要求

精細化管理是我國企業(yè)管理實踐的必經之路，是真正落實科學發(fā)展觀的具體體現(xiàn)。精心是態(tài)度，精細是過程，精品是成績。精細化管理是一種理念，一種文化。它是源于發(fā)達國家(日本20世紀50年代)的一種企業(yè)管理理念，它是社會分工的精細化，以及服務質量的精細化對現(xiàn)代管理的必然要求，是建立在常規(guī)管理的基礎上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源和降低管理成本為主要目標的管理方式。

現(xiàn)代管理學認為，科學化管理有三個層次：第一個層次是規(guī)范化，第二層次是精細化，第三個層次是個性化。精細化管理的過程就是將管理責任具體化、明確化的過程，也是每一個管理者的責任到崗、到位、盡職的過程。

2 精細化管理的內涵

2.1 不斷學習是實現(xiàn)精細化管理的第一源泉

非學無以立德，非學無以廣才，非學無以成事。改革需要智慧，創(chuàng)新需要本事，智慧和本事都來源于學習。事有所成，必是學有所成。不學習就沒有前途，不學習就不能與眾不同，不可能實現(xiàn)又好又快發(fā)展。要大力倡導學習的風氣，強調與時俱進地學習。首先是要學習黨的理論、路線、方針、政策，同時要學些哲學，明方向，提層次，升境界，用以指導工作；其次是要學業(yè)務、學技術、學管理，學習國內外先進企業(yè)的經驗、先進的管理、先進的技術，提高自主創(chuàng)新的能力；第三要學習修身養(yǎng)性的知識，豐富涵養(yǎng)，凈化心靈，提高境界，廉潔自律，做一個有知識、有品位、有層次、負責任的人。

2.2 不斷實踐是實現(xiàn)精細化管理的不竭動力

要理論聯(lián)系實踐。在實踐中學習，在學習中實踐，循環(huán)往復，經?？偨Y交流工作中的得失，善于發(fā)揚已有成功經驗，補足和改正工作中的不足與疏漏，使辦公室工作不落俗套，每走一步都有一個進步。管理水平的提高需要上下聯(lián)動，需要我們不斷地實踐，特別是按照上級指明的方向、目標和任務來開展豐富的持續(xù)有效的實踐活動，并通過這些實踐活動來實現(xiàn)并檢驗工作管理的“轉變”。

2.3 不斷精細是實現(xiàn)精細化管理的必由之路

精細化管理就是落實管理責任，將管理責任具體化、明確化，它要求每一個管理者都要到位、盡職。精細化管理的特征，可以用精、準、細、嚴四個字來概括。精：精是做精，精益求精，追求最好，不僅把產品做精，也把服務和管理工作做到極致，挑戰(zhàn)極限；準：準是準確的信息與決策，準確的數據與計量，準確的時間銜接和正確的工作方法；細：工作細化、管理細化特別是執(zhí)行細化；嚴：嚴是嚴格控制偏差，嚴格執(zhí)行標準和制度。由此可見，要實現(xiàn)工作管理由粗到細的轉變，不斷實施精細化管理、不斷拓展精細化管理的領域是必由之路。

3 辦公室精細化管理實施過程

辦公室的六大職能即指導、管理、參謀、服務、協(xié)調、監(jiān)督，乍聽起來，除了服務和管理，其余都是“虛”的多。實際上，就目前我局辦公室工作而言，卻是“實實在在”的：公文處理、文稿撰寫、會議紀要、辦公電話、網絡OA、信息宣傳、打字文印、辦公用品、報紙雜志、來信來訪、機要保密、會議會務、食宿接待、檔案收存、圖書閱覽等等，達二三十項之多，都是需要人、財、物、時間等資源來運作的。這些業(yè)務運作的過程就是體現(xiàn)指導、管理、參謀、服務、協(xié)調、監(jiān)督職能的過程。雖然工作面、點是“林林總總”，但工作管理和質量卻不能“林林總總”，要體現(xiàn)章法、規(guī)則，更要體現(xiàn)精細化，這樣才能真正落實“指導、管理、參謀、服務、協(xié)調、監(jiān)督”六大神圣職能。精細化管理有很多要求、指標、表單，這里不一一列出，本人僅就管理所及和思想水平所及，提出一些想法和做法，以期在與時俱進、堅持不懈的“認識—實踐—認識”的不斷循環(huán)中逐步實現(xiàn)辦公室工作管理由粗向細轉變。

3.1 進一步加強員工培訓和教育

“工欲善其事”，不僅要“必先利其器”，更重要的是要“利其人”。企業(yè)無論怎樣信息化、標準化，工作都是需要“人”去實現(xiàn)的。人力資源是第一資源。因而，首先要通過不斷的長期的教育、培訓，開發(fā)好人力資源，培養(yǎng)好人力資源，使其成為“優(yōu)質資源”、“優(yōu)良資產”。教育和培訓要注意幾點：一是“舍得”，要舍得安排員工到局層面和局外部去培訓學習，特別是到上一級對口專業(yè)部門掛職、觀摩、鍛煉學習，不要強調工作忙、走不開而放棄員工出去培訓的機會；二是“學得”，要有意識地鼓勵員工有針對性地多學習、多讀書、多思考、多動筆，開展各種形式的主題讀書活動，不久前我局開展的局慶二十五周年征文活動就是很好的方式和載體；三是“貫得”，就是要開好每周的部務會，有計劃、有目的、有步驟的向員工宣貫標準、制度、上級文件和會議精神，講評工作得失特別是大型工作實踐活動之后的工作得失，讓員工在共享、評價過程中教育自己、提高自己；四是“用得”，要大膽的有意識的給員工壓擔子，使其在實踐、運用、工作的過程中自己教育自己，自己培訓自己，不斷提高自身水平和能力。

3.2 進一步開展辦公室清潔工程

進入某個辦公室，桌面一堆堆、柜內一沓沓、地面一攤攤、缸桶一把把，琳瑯滿目，又臟又亂，這樣的辦公環(huán)境會給人一個什么印象呢？首先是壓抑不爽，其次是管理混亂。管理精細化請從“清潔工程”開始！俗話說，一室不掃，何以掃天下？不耕好自己的一畝三分地，又怎樣去管好“社會主義廣闊大天地”？辦公室各個辦公點按5S管理的要求開展“整理、整頓、清掃、清潔、習慣”活動，不僅僅是“清潔”二字問題，而是“打破舊思維、舊習慣，建立新思維、新習慣”的問題，是政治和修養(yǎng)的問題。

3.3 進一步完善崗位使用手冊

現(xiàn)在我們每一個崗位都有工作標準，關鍵業(yè)務都有管理標準、技術標準和作業(yè)指導書，三大標準體系的建立對于加強管理是十分重要和有效的。但是，目前的工作標準都是比較簡單的，只是一般化地明確了職責、上崗條件、方法內容、考核等內容，遠遠達不到“手冊”(即使是“簡明手冊”或“快速索引手冊”)的要求。因此，我們要像“手機使用手冊”一樣建立崗位使用手冊，手冊只針對崗位而不針對人，使得人人對照手冊可操作，乃至可工作。這就要求手冊的操作性強，即對每個崗位按業(yè)務、按流程、按步驟列出操作內容、標準要求、注意事項和相鄰崗位的關系，體現(xiàn)關鍵業(yè)務作業(yè)指導書的要求甚至高于它、細于它、可操作性強于它。

3.4 進一步健全績效管理體系

辦公室工作點多面廣，僅憑一個月甚至一個季度的績效考核，起不到加強和細化管理的作用，而且考核只是結果性的，對于過程性的甚至是“中間隱蔽工程”如果沒有實時性的監(jiān)管措施，很容易留下隱患。因此，要建立健全工作巡查制度，管理人員根據標準、規(guī)范、制度的要求開展定期不定期的、明的暗的巡視、檢查、監(jiān)督，遇到違規(guī)違章現(xiàn)象，則采用工作憑單方式，像交警處理違章開罰單一樣，開單留憑，到開展季度績效考核時一并考核，同時實時地有針對性地及時采取得力措施督促整改存在問題以防止隱患積留。

3.5 進一步加強信息化和標準化工作

對于已經信息化的，如局內網絡、OA系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等，要加強維護和管理，積極開展技改、功能和潛力挖掘工作，使這些信息系統(tǒng)能夠健康、高效的運作，甚至能夠創(chuàng)造增值服務。對于沒有信息化的，如辦公用品管理、檔案一些子系統(tǒng)、一些費用管理和分析等，有條件信息化的要及時爭取進行信息化，沒有條件信息化的要建立規(guī)范性表單開展分析和管理。對于工作標準和崗位手冊，沒有形成標準體系的，要積極、及時建立標準，指導實踐；已經建立了標準的，不能認為已經“畢其功于一役”，要結合結構變化、職責變動、內涵豐富、功能延伸等實際進行滾動修編，以利于更好地指導工作實踐活動。

[1] 習近平.秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心[Z].1990.

[2] 汪中求.細節(jié)決定成敗Ⅱ[M].北京：新華出版社，2012.