國際水泥工程項目設備采購體會

吳小海

(中材國際海外事業(yè)發(fā)展公司，北京 100037)

1 設備采購是執(zhí)行國際水泥工程項目的重要環(huán)節(jié)

最近十余年來，隨著對外承包國際水泥工程項目的增多，已經(jīng)由最初的單純的設計咨詢、機電成套輸出及市場開發(fā)為主要目的轉(zhuǎn)變?yōu)橐怨こ添椖考刹⒆罱K盈利進而提升企業(yè)國際競爭力為主要目的。目前我司對外承包的國際工程項目多為EPC(或EP)總承包項目，涵蓋國際水泥工程項目的設計、采購供貨、現(xiàn)場施工、調(diào)試運行等全部環(huán)節(jié)。按項目合同分項金額和預算成本計算，通常而言，整個項目的設備采購成本將約占到項目總投資額的50%以上，設備采購預算的控制對整個工程項目的整體利潤有直接影響。

由于設備采購的金額占國際水泥工程項目總包合同的金額比例較大，所以，如何優(yōu)質(zhì)、齊備、及時、經(jīng)濟地進行設備采購供貨和有效管理，關系到項目目標能否順利實施，關系到項目整體的經(jīng)濟效益。與國內(nèi)水泥工程項目相比，國際水泥工程項目的設備采購供貨受資源環(huán)境、供貨商渠道、運作方式等因素的影響相對較大，如果沒有在思想上引起足夠的重視，會給整個項目的現(xiàn)場施工和調(diào)試運行留下隱患，甚至會急劇加大項目成本，減少項目的整體效益。因此，設備采購是執(zhí)行國際水泥工程項目的重要環(huán)節(jié)。

2 國際水泥工程項目設備采購的特點

2.1 技術(shù)性強

在國際水泥工程項目執(zhí)行過程中，設備招標采購文件對適用于該工程項目的設備等都有較詳細的技術(shù)參數(shù)要求，既有針對該項目的通用性要求，比如為該項目所采購的這些設備的運行環(huán)境條件(包括：氣候、自然環(huán)境、海拔位置、水文和地質(zhì)條件、用電參數(shù)、燃原材料情況等)，也有根據(jù)該工程項目的工藝設計要求，對特定設備的特定的技術(shù)參數(shù)性要求，比如針對某個風機(屬于工藝設備)，設備招標文件對其使用安裝的位置、風量和電機功率、葉片的材質(zhì)等有專門的技術(shù)參數(shù)要求。另外，不同的類別、項目性質(zhì)和咨詢公司的設計概念可能各不相同，采用設備和材料的標準也有差異。

2.2 流程復雜

國際水泥工程項目的設備采購流程復雜，通常包括：制定采購計劃和采購預算、遴選供貨商、制作招標文件、初步詢價、比價談判、提出定標意見和建議(根據(jù)項目的不同，簽訂采購合同，可能還同時需要將供貨商的資質(zhì)和技術(shù)方案圖紙等報送業(yè)主或咨詢公司審批)、談判及簽訂合同。國際水泥工程項目設備采購工作，往往需要向公司領導和項目經(jīng)理匯報工作，還需要與業(yè)主或咨詢公司、設計部門、現(xiàn)場項目部、國內(nèi)項目管理部、財務部、質(zhì)保部、物流運輸?shù)榷鄠€部門打交道，流程多且復雜。

2.3 采購任務重

國際水泥工程項目使用的設備種類和數(shù)量繁多，結(jié)合項目的整體工期計劃，采購任務往往較重，需要根據(jù)現(xiàn)場施工的順序，在較短的時間內(nèi)完成全部機械、電氣和自動化設備的采購。一條完整的水泥線，需要的設備數(shù)約2000臺套(整機)以上，以阿聯(lián)酋UCC項目為例，簽訂主機設備采購合同100余項(不含合同修訂)，既有從國內(nèi)采購的設備，也有從歐美轉(zhuǎn)口的設備，而按照項目工期，整個采購通常必須在7個月(最多一年)全部完成，任務相當繁重。

2.4 價格影響因素多

水泥工程項目的設備，影響其價格的因素較多。近五年來，受國內(nèi)企業(yè)的用工成本、稅收政策調(diào)整、國內(nèi)外鋼材和銅材市場價格波動等的影響，部分設備的價格變化較大，同時，用于國際水泥工程項目的設備價格不僅與其技術(shù)要求、型號、規(guī)格和質(zhì)量有關，還與訂貨數(shù)量、交貨方式、付款條件、包裝運輸方式及現(xiàn)場技術(shù)服務要求的不同而變化。國外轉(zhuǎn)口設備的采購還受貨幣匯率等變化的影響。

3 國際水泥工程項目設備采購中存在的問題

3.1 采購過程中缺乏有效的信息溝通

3.1.1 與設計部門

國際水泥工程項目的工期緊促，以完整的一條水泥生產(chǎn)線為例，工期通常在2～3年。部分設備(特別是非標設備)的生產(chǎn)制造周期較長(如高壓電機通常需要半年)，為了不影響現(xiàn)場施工進度，很多供貨周期相對較長的主機設備采購會提前在收到咨詢公司或業(yè)主確認圖紙的時間之前就著手進行，與供貨商簽訂采購合同有時采用的圖紙技術(shù)文件和數(shù)據(jù)單還是過程版的，與最終審批通過的文件有可能存在差異，如果沒有及時對設計文件狀態(tài)進行跟蹤或與設計部門沒有進行及時的技術(shù)交底，就可能造成供貨商生產(chǎn)出來的貨物到達現(xiàn)場之后不能滿足技術(shù)文件和現(xiàn)場項目實際安裝使用的要求，造成了設備返廠或在現(xiàn)場進行改造，給現(xiàn)場項目造成較大的經(jīng)濟損失，甚至影響工期。

3.1.2 與現(xiàn)場項目部

由于國際水泥工程項目通常采用EPC(或EP)總包合同的形式，業(yè)主對工廠調(diào)試運行和完工時所表現(xiàn)出來的實際性能結(jié)果非常關注。因此，我們在設備采購時必須結(jié)合項目現(xiàn)場的實際和客戶將來的工廠運行實際，僅憑借理論數(shù)值可能導致采購供貨到現(xiàn)場的設備脫離實際情況，不能滿足工廠運行的實際需求，進而導致與業(yè)主之間的技術(shù)和商務爭議，讓自己處于項目執(zhí)行的被動，也會影響項目的經(jīng)濟收益。以阿曼OCC項目雙轉(zhuǎn)子錘式石灰石破碎機設備的采購教訓為例，由于設備選型時，設計數(shù)據(jù)選取的原材料(石灰石礦石)含SiO2按3.25%，采購破碎機時也按8.7%的SiO2選型并供貨錘頭，而最后調(diào)試時才發(fā)現(xiàn)，實際業(yè)主生產(chǎn)使用的石灰石礦含有大量的泥沙巖，破碎機入料的平均含SiO2一般都高達20%以上，此情況導致錘頭磨損速度加快，生產(chǎn)維護成本增加。由于問題發(fā)現(xiàn)在工程項目的最終移交之前，此破碎機錘頭的磨損問題直接導致我公司處于技術(shù)和商務談判的被動，最后不得不重新另外訂購一套按材質(zhì)可以適應含高SiO2量的錘頭給業(yè)主才取得該車間的驗收證書。如果國內(nèi)采購部與阿曼現(xiàn)場項目部有溝通，能在采購破碎機設備時，對錘頭的材質(zhì)要求按現(xiàn)場業(yè)主的實際使用去配，此類事情就不會發(fā)生。

3.1.3 與安裝公司

國際水泥工程項目的施工是在項目所在國進行，而設備采購工作絕大多數(shù)的時候是在國內(nèi)完成，造成了設備的安裝施工與設備采購的脫節(jié)，以至于出現(xiàn)了項目后期很多增訂材料的情況發(fā)生，增加了大量的運輸?shù)冗^程費用。

3.1.4 與調(diào)試單位

在國際水泥工程調(diào)試過程中，經(jīng)常需要相關設備廠派出技術(shù)服務人員進行現(xiàn)場指導，設備廠在采購合同中往往會對技術(shù)服務的人數(shù)和工作時間量進行承諾，超出部分會另外收費。如果與調(diào)試單位缺乏交流與溝通，往往會造成技術(shù)服務人員提前進場或者延遲，形成了技術(shù)服務上的大量資金浪費，也容易影響調(diào)試運行的順利實施。尤其是國外轉(zhuǎn)口設備的技術(shù)服務，如果沒有做好派遣和使用計劃，會給項目增加巨大的額外成本。國外水泥工程項目的轉(zhuǎn)口設備(如立磨、篦冷機、機器人取樣化驗分析系統(tǒng))，常常需要從歐洲派遣服務工程師，由于歐洲人工成本很高，歐洲公司所派的技術(shù)服務工程師每天的工時費和加班費非常昂貴，高達1000～2000歐元每天，如果超合同時間服務的人工天數(shù)較多，給我們額外增加的合同成本也是巨大的。

3.1.5 與業(yè)主和咨詢公司

由于項目所在地不在中國，所采用的標準或規(guī)范也不同，我們在執(zhí)行國際水泥工程項目時與業(yè)主和咨詢公司在理念、思維方式存在差異，業(yè)主和咨詢公司對中國設備的性能和中國設備所采用的技術(shù)規(guī)范了解較少，給我們雙方的交流溝通造成困難。由于相互的不了解，設備采購和設備圖紙資料的審批經(jīng)常會受到業(yè)主的干涉與阻礙。如在項目合同簽訂的時候，進行供貨商推薦時，如果業(yè)主提供了供貨商清單的，往往比較被動，一般會被要求只能從清單中選擇廠家，這樣的約定會造成我們采購成本的增加；如果業(yè)主沒有強制提供供貨商清單的，我們在推薦供貨商時往往如果力度不夠或資料不完整，就難被業(yè)主認可，導致設備資料和圖紙的審批時間較長，進而造成采購過程的周期時間增加。

3.2 對制造廠或制造廠或供貨商缺乏有效的管理

對制造廠或制造廠或供貨商缺乏有效的管理，與制造廠和供貨商之間缺乏有效的信息傳遞，也會造成上述3.1所列情況的發(fā)生。執(zhí)行國際水泥工程項目是一項系統(tǒng)工程，無論是從前期的市場開發(fā)(投標報價)，還是項目中間階段的執(zhí)行，以及項目完工后的售后服務，都離不開制造廠和供貨商的支持。

制造廠或供貨商的選擇評估是設備采購工作的核心，制造廠或供貨商的選擇標準以“QCDS”即質(zhì)量、成本、交付與服務并重的原則。

4 如何做好國際水泥工程項目的設備采購

鑒于設備采購工作在執(zhí)行國際水泥工程項目過程的重要性，為減少設備采購所產(chǎn)生的問題，降低設備采購成本和風險，從采購環(huán)節(jié)增加項目收益，我認為應該注意從以下幾個方面去做：

(1)總包單位應根據(jù)本公司的人力資源情況，調(diào)遣有技術(shù)和工程經(jīng)驗并熟悉設備采購合同的人員組建采購部，為項目實施優(yōu)質(zhì)、高效的設備采購提供組織機構(gòu)保障。

(2)根據(jù)企業(yè)自身的特點，建立健全設備采購的管理規(guī)章制度及管理辦法。為實施國際水泥工程項目的設備采購提供可靠和強有力的制度保障。同時，對于采購部門的人力資源績效考核，也要按照履行設備采購業(yè)務的實際制定相對應的政策。

(3)建立健全設備供貨商評價制度，建立設備的合格供貨商庫，與制造廠或供貨商保持較好的合作關系。水泥建材設備行業(yè)的圈子，相對其它工業(yè)行業(yè)而言，是較小的，每類設備的制造廠和供貨商數(shù)量范圍都是有限的，對于已經(jīng)執(zhí)行完的水泥工程項目，我們對參與供貨的設備廠的履約情況和設備質(zhì)量要進行評價，建立供貨商庫，這樣在新的國際水泥工程項目實施時，可以節(jié)省我們在采購階段遴選供貨商的時間和成本。與設備制造廠和供貨商建立較好的合作關系，可以使總包單位在長期設備采購的合作中獲得設備排產(chǎn)計劃的優(yōu)先保證和成本上的議價優(yōu)勢。

(4)借助企業(yè)的計算機辦公系統(tǒng)，建立采購信息管理平臺。國際水泥工程的設備采購是一項系統(tǒng)的活動，信息貫穿于整個采購過程，在采購管理的流程中包含物資采購計劃、預算報批、招標比價、合同簽訂等眾多流程。通過對設備采購的平臺信息化管理，可以加強對于采購數(shù)據(jù)的跟蹤、分析和反饋，積累經(jīng)驗并可以更科學的指導新項目設備采購策略的制定

(5)規(guī)范設備采購合同的文本，加強合同風險控制。由于設備采購量較大，在國際水泥工程項目啟動采購之前，通常應結(jié)合項目及項目總包合同的實際，制定通用的設備采購合同范本，將共性的條款放在通用條款，將特定設備的要求放在特殊條款，分類編輯。采購過程要特別注意避免出現(xiàn)以上第三條3.1條款所列舉的幾個問題，要貼切項目總包合同的要求和現(xiàn)場設備使用運行的實際。設備采購合同的范本供采購部門在簽訂各個設備采購合同時借鑒和使用，以便可以提高合同談判和簽約的效率。同時，設備采購合同是雙方執(zhí)行的依據(jù)，對合同中的商務條款應逐條明確并符合相關法律、法規(guī)要求。合同簽約之前應采取多級審核后方可簽字蓋章，每一條款都應仔細斟酌，既要避免合同要素條款的漏項，也要避免技術(shù)要求的漏項，還要避免出現(xiàn)商務執(zhí)行中的不平等及定義和用詞含混不清等情況，減少法律糾紛和不必要的經(jīng)濟損失。