工程歸檔過程中由傳統(tǒng)歸檔到電子歸檔轉(zhuǎn)變遇到的問題

武朝彥

（中鐵工程設(shè)計(jì)咨詢集團(tuán)有限公司太原設(shè)計(jì)院 信息圖文中心，太原 030013）

工程歸檔過程中由傳統(tǒng)歸檔到電子歸檔轉(zhuǎn)變遇到的問題

武朝彥

（中鐵工程設(shè)計(jì)咨詢集團(tuán)有限公司太原設(shè)計(jì)院 信息圖文中心，太原 030013）

本文分析了工程歸檔過程中由傳統(tǒng)歸檔到電子歸檔轉(zhuǎn)變遇到的問題，并提出了科學(xué)有效的管理工程電子檔案的方法，以期促進(jìn)工程電子文檔管理效率和水平的提升。

檔案管理；工程歸檔；電子歸檔

21世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)獲得了迅猛的發(fā)展，傳統(tǒng)的工程檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展，為了更好地滿足時(shí)代發(fā)展的需求，必須要運(yùn)用電子化手段進(jìn)行檔案存儲(chǔ)工作。在這種背景下逐漸形成了工程電子檔案，這種全新的管理模式建立在原有檔案管理工作基礎(chǔ)上，但同原有存儲(chǔ)方式不同，主要存儲(chǔ)載體為計(jì)算機(jī)。在數(shù)字化的環(huán)境中，借助電子化設(shè)備，能夠使用多樣化的載體對(duì)檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)。檔案管理人員能夠利用相關(guān)設(shè)備對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行進(jìn)一步的處理和查看。在電子化辦公的環(huán)境下，工程電子設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)多種不同形式文件、信息的存儲(chǔ)，不會(huì)占用大量的空間，簡化了工程電子檔案的傳輸和處理步驟，大大提高了檔案的管理和處理效率，然而在使用過程中也存在一些不容忽視的問題，急需找到出有效策略。從而發(fā)揮電子歸檔模式的優(yōu)勢(shì)。

1　工程電子檔案管理存在的問題

我國的工程電子檔案管理的理念比較落后，造成這種狀況的主要原因是工作人員對(duì)工程電子檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，仍習(xí)慣采用過去紙質(zhì)檔案管理的方式。筆者根據(jù)多年的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)在工程電子檔案管理方面主要存在以下問題。

1.1 對(duì)工程電子檔案認(rèn)識(shí)不足

有的工作人員沒有充分認(rèn)識(shí)到工程電子檔案的意義及重要性，未能及時(shí)歸檔、處理工程電子檔案；有的沒有采取安全防范措施，使工程電子檔案容易被非法訪問、非法改動(dòng)或者損壞；還有部分人員在沒有進(jìn)行鑒別的情況下就存儲(chǔ)所有的工程電子檔案，甚至有人將硬盤作為工程電子檔案的唯一存儲(chǔ)載體，日積月累，工程電子檔案的數(shù)量非常龐大，增加了管理和使用難度，因此，需對(duì)工程電子檔案經(jīng)常進(jìn)行收集、整理和歸檔。

1.2 工程電子檔案的保存問題

通常紙質(zhì)文件的保存時(shí)間較長，但要求管理人員嚴(yán)格落實(shí)相應(yīng)的保管制度。電子檔案的存儲(chǔ)模式同傳統(tǒng)的存儲(chǔ)模式存在較大的差異，計(jì)算機(jī)設(shè)備是工程電子檔案存儲(chǔ)的載體，依靠相關(guān)設(shè)施才能夠?qū)n案信息進(jìn)行保存、調(diào)取、利用和查看。鑒于此，工程電子信息很容易出現(xiàn)與載體相互分離的狀況，數(shù)據(jù)被篡改、盜取的可能性較大，也會(huì)因?yàn)殡娔X病毒出現(xiàn)丟失和泄漏等現(xiàn)象，這些因素直接影響了工程電子檔案的利用效率，影響了檔案的安全性。

1.3 工程電子檔案的保存受設(shè)備更新、升級(jí)的影響

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，計(jì)算機(jī)設(shè)備也在不斷更新、升級(jí)，部分原有工程電子檔案因?yàn)楦袷?、文件類型等因素的影響，不能在全新的環(huán)境中進(jìn)行高效的存儲(chǔ)，不利于提高工程電子檔案利用效率。

1.4 工程電子檔案與辦公自動(dòng)化間的聯(lián)系分析

從整體上看，辦公自動(dòng)化為工程電子檔案的存儲(chǔ)提供了堅(jiān)實(shí)的保障，然而工程電子檔案管理軟件、辦公自動(dòng)化軟件兩種類型的軟件存在一定的差異，無法實(shí)現(xiàn)兼容，增大了工程電子檔案歸檔難度。檔案管理系統(tǒng)都是由檔案行政管理機(jī)構(gòu)所研制的，但是各個(gè)企業(yè)內(nèi)部的管理人員是設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的主體，因此必然會(huì)導(dǎo)致兩大系統(tǒng)存在不兼容的問題，這就對(duì)工程電子檔案歸檔工作提出了更高的要求。

2　工程電子檔案科學(xué)有效管理的方法

只有把工程電子檔案管理好、開發(fā)利用好，才能更好地為企業(yè)提供服務(wù)。那么，如何對(duì)工程電子檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理呢？

2.1 抓住工程電子檔案管理的要點(diǎn)

對(duì)于工程電子檔案，在管理的過程中要摒棄傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，結(jié)合工程電子檔案的基礎(chǔ)特點(diǎn)，研究和設(shè)計(jì)出更有效、更具針對(duì)性的管理模式。檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)載體使用實(shí)踐、計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行周期都會(huì)對(duì)工程電子檔案的存儲(chǔ)時(shí)間產(chǎn)生一定的影響，管理工作的技術(shù)性要求較高。要想使工程電子檔案具有完整性、有效性及真實(shí)性，還要做好安全防護(hù)。

2.2 采取有效措施，提升工程電子檔案管理水平

在管理工程電子檔案的過程中，一定要融合傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理特點(diǎn)。一般來說，TXT、DOC、AVI、MP4為文字型多媒體電子檔案的主要存儲(chǔ)格式，而音頻電子檔案的通用格式為MP3；在形成和處理工程電子檔案時(shí)選擇合適的格式，這樣就可以使工程電子檔案歸檔管理更加便捷，無需進(jìn)行長時(shí)間的格式轉(zhuǎn)換操作，整體效率較高。

在對(duì)電子檔案進(jìn)行保存的過程中，一定要進(jìn)行備份處理，存儲(chǔ)的載體要具備良好的耐用性和持久性，并做好故障預(yù)防、處理工作，對(duì)文檔復(fù)制操作設(shè)置相應(yīng)的密碼，提高工程電子檔案的安全性、可靠性。

防盜是工程電子檔案管理工作的重中之重，直接影響著安全防護(hù)工作質(zhì)量，所以一定從室內(nèi)環(huán)境入手，將室溫調(diào)整到最優(yōu)的狀態(tài)，為檔案的安全存儲(chǔ)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。微機(jī)系統(tǒng)必須安裝殺毒軟件，發(fā)揮多種先進(jìn)殺毒技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，可以利用防火墻來加強(qiáng)管理，并做好殺毒、監(jiān)控等工作，從源頭上控制病毒的侵入。

3　結(jié) 語

工程電子檔案具有傳統(tǒng)檔案文件不可替代的優(yōu)勢(shì)，隨著時(shí)代的發(fā)展，電子檔案應(yīng)用越來越廣。本文對(duì)于工程電子檔案管理中存在的一些普遍問題，提出了一些管理辦法，希望能夠進(jìn)一步提升工程電子檔案管理工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)工程電子檔案管理向著更加規(guī)范、科學(xué)的方向發(fā)展，從而加快工程歸檔的信息化發(fā)展進(jìn)程。

主要參考文獻(xiàn)

［1］游蘭菊.電子文件與紙質(zhì)檔案的差距及管理［J］.棗莊學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（4）.

［2］謝維麗.淺析加強(qiáng)電子文件的管理［J］.中國科技信息，2005（9）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.125

G271

A

1673-0194（2016）10-0180-01

2016-04-08