中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)探索

楊思煒

（陜西中醫(yī)藥大學(xué)，陜西 咸陽 712046）

中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)探索

楊思煒

（陜西中醫(yī)藥大學(xué)，陜西 咸陽 712046）

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)的普遍應(yīng)用，高校檔案信息化建設(shè)逐漸被提上工作日程，針對(duì)集專業(yè)及傳統(tǒng)文化特色于一身的中醫(yī)院校而言，檔案信息化建設(shè)顯得更加迫切，必須充分意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，弄清楚目前的建設(shè)現(xiàn)狀，才能從本質(zhì)上加快中醫(yī)院校的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

中醫(yī)院校；檔案；信息化建設(shè)

中醫(yī)院校作為一類專業(yè)性極強(qiáng)的高等院校，肩負(fù)著為祖國培養(yǎng)現(xiàn)代化中醫(yī)藥人才的重任。中醫(yī)院校檔案部門所存檔案是對(duì)該校各項(xiàng)工作的真實(shí)歷史記錄，是反映學(xué)校在日常教學(xué)、科研、生產(chǎn)、行政管理等各項(xiàng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的珍貴資料，特別是在中醫(yī)藥特色中國傳統(tǒng)文化的繼承與發(fā)展方面起到了十分重要的作用。近年來，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，無紙化辦公的進(jìn)程逐漸加快，隨之產(chǎn)生了大量電子類、數(shù)字類文件、資料。結(jié)合《高等學(xué)校檔案管理辦法》中所提出的“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”的基本要求，中醫(yī)院校檔案部門急需順應(yīng)時(shí)代潮流，在全國高校建設(shè)數(shù)字化校園的大背景下進(jìn)一步加快進(jìn)行檔案信息化建設(shè)工作。

1　中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

1.1 思想觀念陳舊，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏了解

中醫(yī)院校是專業(yè)性很強(qiáng)的高等院校，其主要是以傳播中醫(yī)藥文化、培養(yǎng)中醫(yī)藥人才為主要任務(wù)和目的。往往忽視了檔案管理工作如果做好了，也會(huì)對(duì)中醫(yī)院校的發(fā)展和進(jìn)步起到推動(dòng)作用。無論是校領(lǐng)導(dǎo)還是學(xué)校各歸檔部門，往往很簡單地認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就是購置軟硬件，將紙質(zhì)版的檔案信息資料變成電子版的資料。但事實(shí)上，高校檔案信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來加強(qiáng)高校的檔案信息資源的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)、開發(fā)、利用等一系列復(fù)雜的系統(tǒng)工程，若大家認(rèn)識(shí)不到這點(diǎn)，那么檔案信息化建設(shè)從一開始就會(huì)走向誤區(qū)。

1.2 缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，沒有完善的制度約束

目前國內(nèi)各大高校大多已經(jīng)開展了檔案信息化建設(shè)工作，但都是各自為戰(zhàn)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。高校與高校之間缺乏交流與合作，總會(huì)造成建設(shè)漏洞和弊端，容易造成資源浪費(fèi)和效率低的問題。對(duì)于中醫(yī)院校來說，其思想觀念更加保守，與學(xué)校其他部門或兄弟院校一起合作的情況不多，軟件系統(tǒng)兼容性不好，容易形成信息孤島的現(xiàn)象，無法使檔案信息資源集中統(tǒng)一管理。此外，相應(yīng)的制度不完善，檔案管理人員工作起來沒有制度約束和制度激勵(lì)，容易造成工作懈怠、熱情低等問題，這將直接影響學(xué)校檔案信息建設(shè)進(jìn)度。

2　中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)的建議

2.1 強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)的重要性意識(shí)

首先，通過大力宣傳，在校內(nèi)進(jìn)一步深化檔案信息化工作的重要性?？梢酝ㄟ^開展各檔案館藏特色專題檔案展覽、檔案知識(shí)競賽等一系列活動(dòng)來宣傳檔案工作的重要性，使大家意識(shí)到檔案工作的重要性，從而引起關(guān)注。其次，開設(shè)相關(guān)講座，讓大家了解到檔案信息化建設(shè)不僅是將紙質(zhì)檔案變成電子檔案的過程，還包括一系列利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)進(jìn)行加工、存儲(chǔ)、傳輸、共享的過程。

2.2 制定并完善相應(yīng)的制度

針對(duì)很多高校在檔案信息化建設(shè)過程中的混亂局面，有必要制定一系列的制度來規(guī)范檔案信息化建設(shè)工作。首先，建立電子檔案管理歸檔、存儲(chǔ)、加工、利用、管理制度，確保檔案信息資源的安全性和可用性。其次，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、標(biāo)準(zhǔn)、傳輸模式等，確保檔案信息資源在傳輸、存儲(chǔ)過程中的完整性。最后，完善檔案信息資源管理的標(biāo)準(zhǔn)，與OA對(duì)接，使檔案信息資源得到集中統(tǒng)一的管理，從而在檔案利用上也更加有效率。

2.3 加大資金投入力度

高校檔案信息化建設(shè)首先離不開軟硬件的支持，這是檔案信息化建設(shè)的基本保障。如建立檔案網(wǎng)站、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)、購置數(shù)據(jù)傳輸及存儲(chǔ)設(shè)備等均需要大量資金的投入，同時(shí)還要不斷更新與維護(hù)這些軟硬件設(shè)備。對(duì)于中醫(yī)院校來講，傳統(tǒng)保守的思維模式使學(xué)校檔案事業(yè)的發(fā)展緩慢，因此更需要學(xué)校及領(lǐng)導(dǎo)的支持，以確保檔案信息化建設(shè)順利進(jìn)行。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)及信息技術(shù)能力的培養(yǎng)

檔案信息化建設(shè)需要一批具備檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、文字圖片處理能力、數(shù)據(jù)處理及存儲(chǔ)能力、信息管理知識(shí)的專業(yè)型、復(fù)合型人才。因此，中醫(yī)院校本身就比其他綜合類高校更加保守和傳統(tǒng)，需要中醫(yī)院校檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，建立有效的激勵(lì)機(jī)制，一方面要引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人才，另一方面要支持現(xiàn)有檔案管理人員針對(duì)自己的弱項(xiàng)進(jìn)行有針對(duì)性的專業(yè)技能培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。最終提高中醫(yī)院校檔案管理人員的信息加工與處理能力和應(yīng)對(duì)信息時(shí)代應(yīng)該具備的現(xiàn)代化服務(wù)能力。

3　結(jié) 語

中醫(yī)院校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的工程，不是一朝一夕即可完成的，不僅需要檔案部門的努力，還需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的支持和學(xué)校各部門的通力配合。在建立“數(shù)字校園”的大背景下，只有充分運(yùn)用檔案管理學(xué)理論，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、通訊技術(shù)、電子文件管理等多種知識(shí)，改變觀念、拓寬思路、提高認(rèn)識(shí)、勇于實(shí)踐、建立標(biāo)準(zhǔn)和制度，中醫(yī)院校的檔案信息化建設(shè)工作才能取得突飛猛進(jìn)的發(fā)展，祖國的中醫(yī)藥文化事業(yè)才能得到進(jìn)一步傳承與發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

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［3］路長蘭.高校檔案管理信息化建設(shè)問題探究［J］.中國管理信息化，2014（2）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.122

G270.7

A

1673-0194（2016）10-0177-01

2016-04-02