高校學籍管理與信息化管理系統(tǒng)的適應性研究

黃書樓，沈大強，梁 微，黃瑞捷

（1.廣西大學 教務處，南寧 530004；2.廣西壯族自治區(qū)教育廳 學生處，南寧 530021）

高校學籍管理與信息化管理系統(tǒng)的適應性研究

黃書樓1，沈大強1，梁 微1，黃瑞捷2

（1.廣西大學 教務處，南寧 530004；2.廣西壯族自治區(qū)教育廳 學生處，南寧 530021）

本文首先對當前高校學籍管理與各個高校教務管理系統(tǒng)對接存在的一系列現(xiàn)狀進行解析，進一步將問題細分為兩大模塊：人員管理和管理系統(tǒng)升級，之后筆者根據(jù)理論調(diào)查與工作經(jīng)驗提出相應的解決方案。最后，通過研究解析能夠一定程度地提高當前高校學籍管理的可操作性、準確性和高效性。

學籍管理；人員管理；信息化；管理系統(tǒng)

本文主要就高校學籍管理信息化的特性進行歸納分析，從而找出相應的解決方案。研究者通過多年的學籍管理工作以及與多個高校管理人員交流學習工作總結發(fā)現(xiàn)，學籍數(shù)據(jù)主要包括以下幾種特性。①數(shù)據(jù)量巨大。就一個普通一年招生3 000名學生的高校來講，本科四年就有12 000名在校生，再算上已經(jīng)畢業(yè)的學生，作為管理者每天可能要面對好幾萬學生數(shù)據(jù)包，而每個數(shù)據(jù)包都會包含幾十個字段，只要有1‰的數(shù)據(jù)需要查詢、修改或維護，那么就會花費管理者大量的時間。②數(shù)據(jù)重復性高。高校學生數(shù)據(jù)貫穿著學生從入學到畢業(yè)，涉及到繳費、選課、住宿、檔案等業(yè)務操作部門，數(shù)據(jù)不斷的推送和管理過程中就有大量的重復、冗余產(chǎn)生。③數(shù)據(jù)復雜性大。因為學籍數(shù)據(jù)包括學生個人基本信息、學籍狀態(tài)異動、學業(yè)修讀情況等信息，其復雜性可想而知。④數(shù)據(jù)安全性要求高。學籍管理信息涉及學生個人信息及個人隱私，對應的課程成績等檔案信息都是對系統(tǒng)安全提出了很高要求。

基于學籍數(shù)據(jù)以上特性，本文將從兩個方面進行分析研究：管理工作者如何做好調(diào)整以更好地適應信息化管理系統(tǒng)的要求；信息管理系統(tǒng)如何升級調(diào)整才能更完美地配合管理工作者的需求。

1　人員管理

1.1 信息化對管理人員提出更高要求

隨著信息技術的引入，學籍數(shù)據(jù)將不再以紙質(zhì)卡片、文本存檔這種簡單的方式存在。學籍數(shù)據(jù)基本實現(xiàn)電子化在各個部門中流轉，只要操作得當，其將給管理者帶來準確、高速的理想效果。然而，并不是所有管理工作者都能很好地適應這種轉變，特別是當前高校有經(jīng)驗的管理者，基本都是經(jīng)歷過紙質(zhì)文檔時代的洗禮，但不得不說部分人員在新的信息技術使用方面還有一定欠缺。因此，為適應信息化的要求，就要對管理者提出如下要求。

第一，主動提高信息技術實操能力，特別是基本的計算機操作。隨著信息技術的不斷深入，相關管理軟件也越來越多，管理人員要在日常工作過程中不斷學習、使用，才能掌握這些辦公軟件的基本操作及技巧。這將有利于系統(tǒng)管理信息化操作進程的推進，更有效地提高辦公效率。

第二，總結經(jīng)驗，加強交流。高校里面大量的二級學籍管理工作的工作性質(zhì)、內(nèi)容十分相近，有經(jīng)驗或者有技術的管理者在工作之余經(jīng)常把自己的工作技巧總結記錄下來，院校一級的管理負責部門定時、定期的組織交流活動，通過座談會等形式讓大家交流溝通，同時做好記錄。上級學籍管理部分還可以通過建立交流群的方式，遇到問題及時提出交流，有經(jīng)驗的老師提供方法，在交流中相互提高。如果學籍管理隊伍一旦發(fā)生人員變動，這些總結工作將讓新接手人員更好、更快地上手。另外，計算機技術較強的工作人員可以將自己開發(fā)的實用小軟件、小命令分享出來，幫助大家提高工作效率。

第三，建設一個穩(wěn)定的二級學籍管理人員隊伍。學籍管理是一個重復、繁瑣的工作，有經(jīng)驗的管理者往往比有技術的新管理者更有價值。學籍工作涉及大量的規(guī)章制度和常規(guī)內(nèi)容，有經(jīng)驗的工作人員在年復一年的重復工作中遇到了大量相似的問題并積累了簡單有效的解決方法，高校領導者應給予充分重視，加強學籍管理隊伍建設，提高應有待遇穩(wěn)定人員，最好能夠做到梯度培養(yǎng)。

1.2 做好數(shù)據(jù)準確入口把關

學籍管理將分為兩大塊：基礎數(shù)據(jù)和變動數(shù)據(jù)。對于基礎數(shù)據(jù)，院校級管理者應該核實數(shù)據(jù)的準確性后，從招生部門錄取數(shù)據(jù)中提取必要字段。因為涉及數(shù)據(jù)后續(xù)操作，必須保證數(shù)據(jù)與教育部學信網(wǎng)上學生的數(shù)據(jù)保持一致。對于涉及變動的數(shù)據(jù)如學籍異動、學院警示等數(shù)據(jù)，應該由院系管理者核查后由學生本人確定提交院校管理者處理，院校處理后應立即反饋給學生，并給予學生一定時間進行確認。

1.3 學籍管理與其他業(yè)務部門協(xié)調(diào)合作

學籍數(shù)據(jù)并不是獨立存在的，其涉及高校管理特別是教學管理的方方面面，要保證學籍數(shù)據(jù)的準確性，確保學籍管理工作順利進行，學籍管理工作者就必須做好與其他業(yè)務部門的協(xié)調(diào)管理工作。學籍管理是高校教學的一個重要組成部分，但是其更重要的是與教學管理其他科室的聯(lián)系，學籍數(shù)據(jù)是學生在大學學習過程中最基礎的數(shù)據(jù)，很多教學活動都必須以此數(shù)據(jù)為基礎展開，如學生選課、成績錄入、獎學金評定等。同時，其他教學數(shù)據(jù)也影響著學籍數(shù)據(jù)的變化，學生學習壓力過大申請休、退學，學生因違紀處分導致不能獲得學位授予資格等，只有及時溝通才能做到實時更新學生學籍數(shù)據(jù)，了解學生的最新動態(tài)。此外，現(xiàn)有高?；径际菍W工和教務分開辦公，在日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)雙方協(xié)調(diào)不足而導致學生信息收集不完整，特別是涉及學生學籍異動時，雙方職責不清導致無法準確掌握學生的最新學習動態(tài)，等到發(fā)現(xiàn)學生成績異常時就會耗費管理人員大量時間和精力去追查。因此，學籍管理者必須做好各方面的協(xié)調(diào)工作，一旦遇到多部門交叉的問題，應主動溝通，提高工作效率，同時避免錯誤出現(xiàn)。

人員管理是學籍信息化管理最基礎的一環(huán)，如果這個環(huán)節(jié)沒有處理好，即使引進再好的管理系統(tǒng)也沒有用。反之，管理人員素質(zhì)全面提高了，信息化的推進將事半功倍。

2　管理系統(tǒng)升級

2.1 做好重要字段修改安全提醒

在日常學籍管理工作中，最讓學籍管理者揪心的是，一些關鍵數(shù)據(jù)不小心被錯誤修改了，特別是有些數(shù)據(jù)提交修改了以后想要再改回來就要經(jīng)過大量繁瑣的程序，因此管理系統(tǒng)應該對重要字段、關鍵數(shù)據(jù)的修改進行提示，盡量避免忙中出錯，特別是有些如姓名、學號等內(nèi)容相近容易產(chǎn)生誤操作的信息應該予以重點提示。以畢業(yè)審核為例，院系管理者審核完畢提交數(shù)據(jù)時應該對作為關鍵審核字段的姓名、學號相似的數(shù)據(jù)進行提示，讓操作者花時間進行二次確認，確認無誤后再提交，這樣才能避免數(shù)據(jù)匯總后產(chǎn)生不必要的錯誤。另外，要做好一些基本數(shù)據(jù)字段的保護，像學號、姓名、考生號、身份證號等基礎數(shù)據(jù)都需要具有最高管理權限操作者才能進行修改操作，而且修改后應該有原始數(shù)據(jù)和更新數(shù)據(jù)的記錄，否則發(fā)現(xiàn)錯誤想改回來就很困難。最后，對于院校管理者的批量操作應該有個明確的引導過程，先對關鍵數(shù)據(jù)字段進行核對，核對無誤后再進行下一步操作，不能為了方便直接一步到位，其造成的錯誤將要花費管理者更多時間來矯正。

2.2 更人性化的智能操作

各個學校人員情況參差不齊，沒有辦法要求各二級學院學籍管理人員都具備較強的電腦操作能力，或者較好地學習能力。學籍管理系統(tǒng)應設計出更友好的界面，讓管理者能夠簡單明了地進行操作，其主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。

2.2.1 不同管理者應有不同操作界面

每個級別操作者都應該有相應界面，由系統(tǒng)開發(fā)者和院校管理者協(xié)調(diào)后將其主要操作模塊進行分類固化，而一些二級管理者在不刪除必要功能的基礎上可以根據(jù)自己的習慣和需要增加自己個性化設計。

2.2.2 加入引導功能

管理系統(tǒng)應該具備應有的引導功能，不管是熟練操作者還是初次使用者都能根據(jù)提示一步步完成操作。明確標示一些重要的學籍處理功能，對相應操作進行一一提示，避免遺落重要信息。

2.2.3 數(shù)據(jù)規(guī)范與自動匹配并存

學籍管理數(shù)據(jù)量大且準確度要求較高，管理人員在平時處理過程中尋找相關數(shù)據(jù)或者批量處理數(shù)據(jù)時經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)范性與原數(shù)據(jù)的準確性相矛盾，導致處理過程十分繁雜。通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)先進行自動匹配后，管理人員再進一步操作將節(jié)省大量精力，同時也能避免錯誤產(chǎn)生。

2.3 實現(xiàn)全面貫通的網(wǎng)上操作服務

真正的學籍管理信息化，應該能夠做到從學生提交申請到學校管理者審批都能在網(wǎng)上進行，不管所在高校是二級管理還是舊式管理模式，管理系統(tǒng)都應實現(xiàn)全面的網(wǎng)上操作，學生不需要拿著材料在各個部門之間奔走，管理者也不用一個個核對其紙質(zhì)材料與系統(tǒng)數(shù)據(jù)。下面以一名學生申請退學為例介紹一下系統(tǒng)應該實現(xiàn)的功能。

①學生端口，學生能夠在管理系統(tǒng)提出退學申請，提供相應材料電子版打包推送給院系管理者。②院系管理者將收到系統(tǒng)提示，最好能夠通過手機等通訊工具實現(xiàn)重要文件提醒，使管理者及時接收并處理信息。管理者收到材料后，對學生提交申請材料進行審核，符合要求的即可將才材料轉交院系領導審閱，院系領導二次審核無誤后提交學校處理。③學校層面最后核實學生相關材料無誤后，將退學結果以系統(tǒng)報表模板進行公示，公示結果后將文件轉發(fā)相應職能部門。④職能部門接受退學文件后，后勤部門清算其住宿等相關收費后提交財務部門，如果有欠費情況，則由財務部門通知學生繳清費用，經(jīng)過一系列流轉，如果學生沒有其他問題即可完成電子離校手續(xù)操作，提交學籍管理部門處理。⑤學籍管理部門接受最后結果后，打印學生肄業(yè)證書，同時在學信網(wǎng)上注銷學生相應信息，完成操作將文件轉存檔案部門。

學生可以在自己的客戶端上實時查看文件流轉情況，除了必要的繳清學費、交還學生證和領取肄業(yè)證書等操作需要親自到相應窗口處理外，其他步驟均能在網(wǎng)絡進行。能有效提高辦事效率，部門負責人不管在什么地方，只要有網(wǎng)絡就能進行審批操作，大大節(jié)約辦事時間。同樣，學籍異動的其他操作也與此類似，根據(jù)不同需要在不同職能部門之間流轉。

2.4 增加管理系統(tǒng)的輔助功能

根據(jù)各個高校的不同需求，管理系統(tǒng)還應適當增加一些功能模塊，方便學生操作，例如：①增加學生自主打印在校生成績系統(tǒng)。高?？梢蕴峁┩庠O機器，學生使用自己客戶端賬號直接打印具有對外效力的在校中外文成績單。②畢業(yè)生學歷信息查詢。已畢業(yè)學生的畢業(yè)信息可以在學校對外網(wǎng)站查詢，用人單位只要提供畢業(yè)生的身份證號和畢業(yè)證號即可自主核查學生在校成績、獲獎信息等情況。③學生家長查詢子女在校情況功能。學生家長只要將子女信息輸入系統(tǒng)，提供自己聯(lián)系方式，系統(tǒng)就能將該學生的當前學習情況反饋給家長，讓家長能夠?qū)崟r關注學生的最新動態(tài)，同時也能督促學生更好地在校學習。通過信息管理系統(tǒng)的輔助功能，學籍管理將會更加方便更人性化，滿足各方面的不同需求。④增加系統(tǒng)移動客戶端功能。隨著手機和平板電腦的使用，移動辦公給人們帶來了極大便利。在保證安全性的前提下，管理系統(tǒng)必須有加載移動APP應用功能，這樣才能使學生、教師或者管理者隨時隨地登陸系統(tǒng)，處理問題。

此外，學籍管理系統(tǒng)最重要的是其安全性能保障問題，可以引入類似銀行用戶的安全操作保護，特別是管理人員賬戶的使用必須確保是本人才能進入，建立身份識別系統(tǒng)，操作者要有相應權限才能進入系統(tǒng)。

3　結 語

學籍管理與信息化系統(tǒng)的合理協(xié)調(diào)關系著高校學生教學過程是否能夠順利有序進行。信息化管理系統(tǒng)為學籍管理者提供便利工作的同時也帶來了很多挑戰(zhàn)，管理者必須提高自己本身的素養(yǎng)以適應信息化的發(fā)展要求。而學籍管理者在與管理系統(tǒng)的磨合過程中，也會不斷提出自己的想法從而改進系統(tǒng)，讓系統(tǒng)不斷適應本校個性化的需求。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.119

TP311.52

A

1673-0194（2016）10-0173-02

2016-04-02

廣西教育科學“十二五規(guī)劃”2014年度廣西高校畢業(yè)生就業(yè)指導與學籍學歷管理研究（2014ZXS004）。