論知識(shí)管理對(duì)檔案管理的創(chuàng)新

姚 文

（中航工業(yè)第一飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院十二所，西安 710089）

論知識(shí)管理對(duì)檔案管理的創(chuàng)新

姚 文

（中航工業(yè)第一飛機(jī)設(shè)計(jì)研究院十二所，西安 710089）

本文敘述了知識(shí)管理的理念以及檔案管理與知識(shí)管理的內(nèi)在聯(lián)系，闡述了知識(shí)管理對(duì)檔案管理的影響，提出應(yīng)用知識(shí)管理推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的策略。

知識(shí)管理；檔案管理；信息資源

進(jìn)入21世紀(jì)，知識(shí)作為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的核心力量，在社會(huì)眾多領(lǐng)域發(fā)揮著越來(lái)越大的作用。而知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種全新管理，它越來(lái)越成為眾多企事業(yè)單位為適應(yīng)新時(shí)期要求和保持核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要選擇。人們重視知識(shí)、追求知識(shí)、視知識(shí)為財(cái)富。而檔案信息資源中蘊(yùn)含著豐富的知識(shí)，檔案信息資源已成為促進(jìn)社會(huì)進(jìn)步的重要力量，這已經(jīng)引起了人們高度的重視。檔案管理作為信息資源管理的重要組成部分，面對(duì)知識(shí)管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正逐步從傳統(tǒng)管理模式向知識(shí)管理模式演變。那么知識(shí)管理對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式到底帶來(lái)了哪些影響，面向知識(shí)管理的企業(yè)檔案管理模式應(yīng)采取哪些措施和變革，不斷向前發(fā)展，是本文試圖要探討的問(wèn)題。

1　知識(shí)管理是全新的管理理念

知識(shí)管理是一種理念，目前知識(shí)管理的定義為狹義和廣義兩種，狹義的知識(shí)管理主要是針對(duì)知識(shí)本身的管理，廣義的知識(shí)管理不僅包括對(duì)知識(shí)本身的管理，還包括對(duì)與知識(shí)有關(guān)的各種資源和無(wú)形資產(chǎn)的管理，涉及知識(shí)組織、知識(shí)設(shè)施、知識(shí)資產(chǎn)、知識(shí)人員等全方位、全過(guò)程的管理。這里提到的檔案工作中的知識(shí)管理，是一種符合新時(shí)期企事業(yè)單位檔案館發(fā)展的全新管理理念，即將知識(shí)管理理論與檔案工作實(shí)際相結(jié)合的管理思想和方法。其目的就是要通過(guò)對(duì)檔案信息資源靜態(tài)的顯性知識(shí)和人們?cè)诳蒲猩a(chǎn)過(guò)程中大腦所形成的隱性知識(shí)進(jìn)行收集、篩選、分類(lèi)、整理與編研，并在動(dòng)態(tài)知識(shí)庫(kù)體系中進(jìn)行存儲(chǔ)、傳播和應(yīng)用，為利用者提供最有效的知識(shí)共享平臺(tái)，為單位創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)效益。

2　知識(shí)管理與檔案管理的關(guān)系

檔案管理是一項(xiàng)歷史悠久的管理活動(dòng)，從古代到現(xiàn)代，檔案管理經(jīng)歷了漫長(zhǎng)的道路，經(jīng)過(guò)了實(shí)體管理、信息管理和知識(shí)管理等三個(gè)階段的發(fā)展演變過(guò)程。第一階段檔案實(shí)體管理主要是對(duì)在科研生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)中所產(chǎn)生的原始實(shí)體狀態(tài)檔案資料進(jìn)行的管理工作，主要包括檔案文件材料的收集、分類(lèi)、整理、鑒定、保管、編研及存儲(chǔ)等內(nèi)容。檔案管理的第二階段就是信息管理階段，就是利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化管理、電子文檔一體化管理、信息利用網(wǎng)絡(luò)化管理，是一種比較先進(jìn)的管理方式。檔案管理第三階段也就是知識(shí)管理階段，其實(shí)質(zhì)是針對(duì)社會(huì)對(duì)信息的需求進(jìn)行分析研究，能夠在最需要的時(shí)間將最需要的知識(shí)傳遞給最需要的人，以便幫助人們獲取有效的信息知識(shí)，并將其獲得的信息知識(shí)服務(wù)于科技活動(dòng)中，從而達(dá)到為社會(huì)創(chuàng)造出更大經(jīng)濟(jì)效益的目的。

知識(shí)管理本質(zhì)上就是人們?cè)谥R(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，對(duì)知識(shí)創(chuàng)新的需求而發(fā)展起來(lái)的一種新型的管理模式，知識(shí)管理的主要組成元素是數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、人和共享。人是知識(shí)活動(dòng)的主體，將顯性知識(shí)和人頭腦中的隱形知識(shí)結(jié)合起來(lái)，相互轉(zhuǎn)換，發(fā)揮人的潛能，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)平臺(tái)，快捷、迅速地把信息知識(shí)傳遞給需要利用的人，從而達(dá)到知識(shí)共享。檔案是一種信息的載體，離開(kāi)了這種載體，知識(shí)的獲取、創(chuàng)造、儲(chǔ)存及傳遞都將無(wú)法繼續(xù)。知識(shí)管理不僅是對(duì)知識(shí)載體、知識(shí)信息、知識(shí)實(shí)踐活動(dòng)的管理，同時(shí)也是對(duì)檔案工作的管理，對(duì)顯性知識(shí)的管理和檔案人員頭腦中隱性知識(shí)的管理。這些管理已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的管理理念和范圍。由此可知，知識(shí)管理與檔案管理有著內(nèi)在的聯(lián)系，密不可分。但同時(shí)，知識(shí)管理又是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展。

3　知識(shí)管理對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的影響

3.1 知識(shí)管理使傳統(tǒng)檔案管理的職能發(fā)生變化

知識(shí)管理作為一種新的思維方法，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理職能產(chǎn)生了很大的影響，使過(guò)去重視檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)變?yōu)樽⒅貦n案信息知識(shí)的管理，使過(guò)去注重查據(jù)憑證的功能轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，把注重文檔歸檔管理變?yōu)橹鲃?dòng)參與，把對(duì)檔案控制管理變?yōu)橹R(shí)提供資源的共享，把過(guò)去傳統(tǒng)的借閱方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑?wù)。這樣一來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理職能發(fā)生了深刻變化，原來(lái)檔案部門(mén)的檔案保管員轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒅R(shí)的開(kāi)發(fā)者，成為知識(shí)的管理者、提供者及決策咨詢(xún)者。

3.2 知識(shí)管理改變了傳統(tǒng)檔案管理的業(yè)務(wù)流程

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理工作對(duì)現(xiàn)行文件管理和歸檔后的文件管理有著一條明顯界限。而知識(shí)管理是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代產(chǎn)生的一種新型的管理模式，會(huì)導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的過(guò)程發(fā)生變化，必然會(huì)引起企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造。把知識(shí)管理應(yīng)用到檔案管理工作中，檔案管理者就會(huì)依據(jù)文件生命周期理論，把文件檔案看作一個(gè)不可分割的文件連續(xù)體，實(shí)現(xiàn)文件檔案一體化管理，對(duì)檔案業(yè)務(wù)流程重新梳理，對(duì)文件生命周期的全過(guò)程重新設(shè)計(jì)。因此，知識(shí)管理可以引起傳統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)流程的改變。

3.3 知識(shí)管理豐富了傳統(tǒng)檔案信息資源的種類(lèi)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，檔案管理主要是進(jìn)行檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)以及提供利用等管理工作。檔案管理工作更多地注重檔案保管控制，檔案的利用率很低。而知識(shí)管理要求信息知識(shí)共享，這就要求檔案部門(mén)必須構(gòu)建多樣化特色的知識(shí)庫(kù)。檔案部門(mén)應(yīng)借助知識(shí)管理的理念，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的二次開(kāi)發(fā)，形成多種特色的檔案信息資源，使檔案信息資源多樣化，以滿足社會(huì)各類(lèi)人員對(duì)檔案知識(shí)的需求。

3.4 知識(shí)管理促進(jìn)了檔案管理人員素質(zhì)的提高

知識(shí)管理不僅對(duì)企業(yè)檔案管理提出了更高的要求，而且對(duì)檔案管理人員的工作水平也提出了更高的要求。應(yīng)用知識(shí)管理到檔案管理工作中，必然會(huì)要求檔案人員不僅要具備檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，還要具備多方面的素質(zhì)，比如：廣博的知識(shí)結(jié)構(gòu)、創(chuàng)造性的思維能力，特別是現(xiàn)代信息技術(shù)操作能力，信息獲取、信息分析和信息加工處理能力等，只有這樣才能勝任新時(shí)期的檔案管理工作，才能做好檔案工作中的知識(shí)管理。

4　應(yīng)用知識(shí)管理進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新的必要性

有創(chuàng)新才會(huì)有發(fā)展，有發(fā)展才會(huì)有進(jìn)步。知識(shí)管理作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的一種全新管理，它越來(lái)越成為各企事業(yè)檔案部門(mén)適應(yīng)時(shí)代要求、自我發(fā)展和保持核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要選擇。

4.1 時(shí)代發(fā)展的需要

眾所周知，檔案部門(mén)經(jīng)歷了從傳統(tǒng)管理到科學(xué)管理和信息化管理漫長(zhǎng)的歷史軌跡。館藏檔案的載體也由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體發(fā)展到電子、網(wǎng)絡(luò)等多種載體形式，而服務(wù)方式也從傳統(tǒng)單一的服務(wù)形式向網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)、電子閱覽、多媒體和數(shù)據(jù)庫(kù)等多種服務(wù)形式發(fā)展，所有這一切都使檔案的管理模式發(fā)生了根本性的變化。隨著網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，人類(lèi)知識(shí)產(chǎn)量空前浩繁，獲取知識(shí)的途徑更加便捷，但是面對(duì)知識(shí)冗余、知識(shí)泛濫的情況，人們?nèi)狈Λ@得有效知識(shí)的能力。在這種情況下，檔案部門(mén)引入知識(shí)管理理論和管理模式，最大限度獲取、挖掘、利用和傳播檔案知識(shí)，滿足利用者的需求，凸顯了時(shí)代發(fā)展的需要。

4.2 自身發(fā)展的需要

檔案部門(mén)是信息管理的組織機(jī)構(gòu)，其服務(wù)宗旨是滿足利用者對(duì)各種檔案信息資源的需求。而知識(shí)分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)，檔案知識(shí)管理也是對(duì)顯性知識(shí)和隱形知識(shí)的管理，其實(shí)質(zhì)相應(yīng)表現(xiàn)為對(duì)檔案信息資源實(shí)體的管理和對(duì)人的大腦智力資源的管理，盤(pán)活資源，進(jìn)行組合，使其得到充分利用。于此同時(shí)，人們的管理思維、管理設(shè)施、操作手段等都有了不同程度的發(fā)展和轉(zhuǎn)變，這一切正好說(shuō)明了，檔案管理自身的發(fā)展起了質(zhì)的變化。

4.3 檔案服務(wù)功能的需要

不管是傳統(tǒng)檔案館還是數(shù)字檔案館，服務(wù)是其不變的宗旨，也是其永恒的主題。檔案部門(mén)實(shí)施知識(shí)管理就是創(chuàng)新服務(wù)方式，更好地滿足利用者的需求。將知識(shí)管理應(yīng)用于檔案管理創(chuàng)新中，檔案部門(mén)就可將核心競(jìng)爭(zhēng)力定位于知識(shí)服務(wù)，以利用者的需求為調(diào)節(jié)手段，以知識(shí)為本、以服務(wù)為核心，在檔案管理的服務(wù)觀念、服務(wù)手段、服務(wù)形式等各方面進(jìn)行拓展和深化，不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)功能，提高檔案知識(shí)服務(wù)的質(zhì)量。

5　應(yīng)用知識(shí)管理推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的策略

如何應(yīng)用知識(shí)管理推進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，筆者認(rèn)為可通過(guò)管理組織創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、管理文化創(chuàng)新及優(yōu)化人力資源等策略來(lái)實(shí)現(xiàn)，在思路、途徑和方法上不斷創(chuàng)新、不斷探索，這樣知識(shí)管理就能應(yīng)用到檔案管理工作中，就能保持檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

5.1 開(kāi)展管理組織創(chuàng)新，構(gòu)建知識(shí)管理行政管理體系

構(gòu)建知識(shí)管理行政管理體系，這是檔案管理組織結(jié)構(gòu)的變革和創(chuàng)新。按照知識(shí)管理的理念，現(xiàn)代檔案館必須再設(shè)計(jì)和變革組織結(jié)構(gòu)，建立新的知識(shí)管理行政管理體系，創(chuàng)建一個(gè)能促進(jìn)學(xué)習(xí)、積累知識(shí)和知識(shí)共享的良好氛圍和環(huán)境，減少管理層次，便于相互溝通交流，為知識(shí)創(chuàng)新掃除障礙，拉近領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的距離，調(diào)動(dòng)和發(fā)揮員工的積極性，以便利于提高工作效率，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益。

5.2 開(kāi)展制度創(chuàng)新，不斷完善知識(shí)管理職能

知識(shí)管理就是要做好知識(shí)積累、傳播、共享，但是要做好這些工作，必須要有嚴(yán)格的制度作保障。首先，要建立知識(shí)管理運(yùn)作機(jī)制，這主要是包括知識(shí)管理投入機(jī)制、系統(tǒng)建設(shè)管理、知識(shí)交流機(jī)制、知識(shí)發(fā)布制度等內(nèi)容，這是為了確保知識(shí)管理和傳播的各項(xiàng)措施到位。其次，要建立知識(shí)管理的績(jī)效機(jī)制，績(jī)效機(jī)制的主要功能是要對(duì)個(gè)人和單位的管理成果進(jìn)行審查和評(píng)定，以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，順利推進(jìn)知識(shí)管理工作向前發(fā)展。再次，要建立知識(shí)管理激勵(lì)機(jī)制，包括對(duì)知識(shí)薪酬、支付制度、知識(shí)培訓(xùn)制度和知識(shí)淘汰制度等的編制。

5.3 開(kāi)展技術(shù)創(chuàng)新，搭建知識(shí)管理信息平臺(tái)

要想成功地在企業(yè)檔案工作中進(jìn)行知識(shí)管理，就必須要構(gòu)建一套完整有效的知識(shí)管理信息系統(tǒng)，才能將海量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和呈現(xiàn)，才能讓知識(shí)共享，方便人們快速查詢(xún)和利用，從而提高檔案業(yè)務(wù)水平和工作效率。首先，搭建知識(shí)整合平臺(tái)，把館藏檔案、文件、業(yè)務(wù)流程、網(wǎng)絡(luò)信息、辦公信息以及檔案外部獲得的信息和知識(shí)進(jìn)行集中，然后進(jìn)過(guò)優(yōu)化篩選、分類(lèi)、編研、創(chuàng)新、整合，最后以恰當(dāng)合理的形式集成存儲(chǔ)，形成各種主題的知識(shí)庫(kù)，以便提供服務(wù)。其次，搭建知識(shí)轉(zhuǎn)換平臺(tái)，建立知識(shí)管理系統(tǒng)，發(fā)揮人的潛能，促進(jìn)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)相互轉(zhuǎn)換，在轉(zhuǎn)換中創(chuàng)造新的知識(shí)，并將經(jīng)過(guò)實(shí)踐驗(yàn)證的有價(jià)值的知識(shí)存儲(chǔ)起來(lái)，以便應(yīng)用。第三，搭建知識(shí)傳播平臺(tái)。知識(shí)管理的本質(zhì)是知識(shí)共享，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，采用多樣化傳播方式，把知識(shí)和信息傳遞給所需要的人，從而實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。

5.4 優(yōu)化人力資源，建立高素質(zhì)的人才隊(duì)伍

為了做好檔案管理中的知識(shí)管理，就需要有一支素質(zhì)高、能力強(qiáng)、結(jié)構(gòu)合理的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍。由于傳統(tǒng)管理模式的影響，長(zhǎng)期以來(lái)形成了檔案管理人員素質(zhì)偏低、人才結(jié)構(gòu)不合理、真正懂得知識(shí)管理的人比較短缺的現(xiàn)象。因此，要做好知識(shí)管理工作，就必須加強(qiáng)對(duì)人才的培養(yǎng)，以保障檔案知識(shí)管理工作的順利開(kāi)展和推進(jìn)。

綜上所述，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，檔案部門(mén)應(yīng)該順應(yīng)這種潮流，積極探索，不斷創(chuàng)新，深化和拓展知識(shí)管理在檔案管理工作的應(yīng)用，最大限度挖掘出檔案信息資源的潛在價(jià)值，為社會(huì)創(chuàng)造出更大的物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.117

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A

1673-0194（2016）10-0169-02

2016-04-08